Das Unternehmensprofil – wichtige Firmeninfos rasch erfassen

Als Unternehmer, Vertriebsleiter oder Partnermanager bzw. deren Berater bist Du mit folgenden Fragen konfrontiert:

• Wie lassen sich die wichtigsten Informationen zu unseren Wettbewerbern übersichtlich zusammenfassen?
• Mit welchem Werkzeug können wir die Akquise bei Neukunden vorbereiten?
• Was hilft bei der wirtschaftlichen Einschätzung unserer Partnerunternehmen?

Unterstützung findest Du in einem Unternehmensprofil und dem Verfahren des Company Profilings.

---

Ergebnis: Wichtige ökonomische Zahlen, Daten und Fakten zu einem Unternehmen zusammengefasst

Teilnehmer: mind. 1 Person (Ersteller)

Dauer: mind. 15 Minuten (je Größe der Organisation und Informationsverfügbarkeit)

Utensilien: Notebook, Internet & Office Software

Zweck

Mit einem Unternehmensprofil erfasst Du die wichtigsten Eckdaten einer Firma und setzt diese in einen wirtschaftlichen Kontext. Stelle Dir einen Steckbrief vor, der alle wesentlicher Infos zu einer Partner-, Kunden- oder Wettbewerbsorganisation standardisiert, übersichtlich und leicht verständlich auf einer Seite zusammenfasst.

Als Informationswerkzeug lässt sich das Unternehmensprofil für verschiedene Aufgaben heranziehen.

• Bei potentiellen Neukunden fungiert das Papier als Grundlage für die Bedarfsanalyse und das Beratungsangebot. Prägnant fasst es zusammen, in welcher organisatorischen Struktur sich Dein Kundenkontakt bewegt und welchen unternehmerischen Rahmenbedingungen er ausgesetzt ist.
• Bei einer bestehenden Zusammenarbeit erleichtert das Unternehmensprofil den raschen Einstieg in ein laufendes Engagement. Auf einen Blick lernt der neue Kollege das Geschäftsmodell, die internen Strukturen und das wirtschaftliche Umfeld der Partner- bzw. Kundenfirma kennen.
• Schließlich hilft ein Unternehmensprofil Deine Marktbegleiter und ihre Wertangebote systematisch zu erfassen, zu bewerten sowie Folgeschritte abzuleiten.

Anders als das Persona-Konzept – welches die Demographie, Wünsche, Hobbies, Tätigkeiten etc. einer Zielperson möglichst realitätsnah beschreibt – fasst das Unternehmensprofil die harten Zahlen, Daten und Fakten über eine Organisation zusammen. Es geht Dir bei der Unterlage um die ökonomischen Hintergründe einer Firma, nicht die Probleme, Eigenheiten oder Jobs eines einzelnen Akteurs.

Synonyme für das Unternehmensprofil sind Unternehmenssteckbrief, Firmenkurzprofil, Organisationsprofil oder die beiden englischen Pendants Company Profile bzw. Business Profile.

---

Aufbau

Struktur – prägnant und übersichtlich

Wie der Projektsteckbrief, die Persona oder die Interviewlandkarte passt auch ein Unternehmensprofil auf eine DIN-A4 Seite bzw. eine Präsentationsfolie. Die Limitierung auf das Wesentliche und die Standardisierung des Formats haben mehrere Vorteile:

• Übersichtlichkeit – In wenigen Minuten kann sich der Leser des Profils ein Bild zur Firma verschaffen.
• Vergleichbarkeit – Alle Infos stehen immer an identischer Stelle, erlauben das schnelle Wechseln und Zurechtfinden auf mehreren Kundenprofilen.
• Aufwandsreduktion – Das regelmäßige Pflegen einer einzelnen Seite generiert weniger Aufwand als die Aktualisierung eines mehrseitigen Dokuments.

Inhalte – relevant und verknüpft

Neben dem Namen des Unternehmens, ein Link auf die Firmenwebseite, die Geschäftsmission sowie das Logo im Titel, solltest Du folgende Merkmale im Unternehmensprofil festhalten:

• Allgemeine Informationen: Unternehmensname, Rechtsform, Hauptsitz
• Historie: Gründer, wichtige Meilensteine, Firmenzusammenschlüsse
• Management & Eigentümer: Aufsichtsrat, Vorstand, Geschäftsführung
• Schlüsselkennzahlen: Gesamtumsatz, Gewinn (der letzten fünf Jahre)
• Finanzdaten: Aktienkurs, Kursentwicklung, Börsennachrichten
• Mitarbeiter: Gesamtzahl, Deutschland, Hintergrund, Stellenausschreibungen, Organisationsstruktur
• Angebotsportfolio: wichtige Produkte und Dienstleistungen sowie Alleinstellungsmerkmale
• Branche: Trends, Einflüsse, Branchenreife
• Umfeld: Wettbewerber, Kunden, Partner
• Weiterführende Infos: Hinweise auf Webseiten, Wirtschaftspresse, Studien, Jahrbücher

In der Fußzeile eines Profils notierst Du mit Autor und das Datum der letzten Änderung zudem Meta-Informationen.

In Abhängigkeit, in welcher Branche das Unternehmen tätig ist, welchen Zweck das Profil erfüllen soll, wer der Empfänger der Informationen ist und wie sich die Datenlage gestaltet, fügst Du weitere Felder hinzu bzw. entfernst nicht relevante Zellen. Achte darauf, dass alle Infos weiterhin auf eine Seite bzw. Folie passen. Ein Unternehmensprofil verkürzt und abstrahiert.

Zusatzinhalte – sinnvoll und informativ

Gerne kannst Du auf zusätzlichen Begleitseiten weitere relevante Infos ergänzen. Dies müssen nicht zwangsläufig von Dir recherchiert Inhalte sein, sondern können auch Unternehmensdiagramme, -tabellen, -graphiken etc. sein.

Berätst Du beispielsweise bereits bei einem Technologieunternehmen in der Forschungs- & Entwicklungsabteilung, fügst Du im Anhang interne Organigramme, Entscheidungsprozesse, Strategiepläne etc. hinzu. Natürlich sind die Unterlagen fortan als geheim zu behandeln.

---

Anwendung

Ein Unternehmensprofil kannst Du allein oder im Team erstellen. Verteile vor einem parallel durchgeführten Company Profiling die Rechercheaufgaben, beispielsweise entlang der Inhaltsfelder oder den zu sichtenden Informationsquellen. So gehst Du sicher, dass wirklich alle Infos erhoben werden bzw. keine Arbeit doppelt erledigt wird.

1. Vorbereiten

Halte den Zweck und die Zielgruppe für das Unternehmensprofil fest.

• Unterstützt das Profil die Akquise eines Neukunden?
• Sollen die Wettbewerber strukturiert erfasst werden?
• Wird eine Übersicht über die aktuellen Partnerunternehmen benötigt?

Optimiere den Aufbau des Profils entlang der Wissensbedarfe. Setze Dir zudem ein Zeitlimit für die Erstellung und beschaffe Dir relevante Input-Daten.

2. Recherchieren

Die erste Fassung eines Unternehmensprofils erstellst Du weniger als einer halben Stunde. Nutze das Web und recherchiere die wichtigsten Kenndaten. Gute Quellen für das Profil sind…

• die Unternehmenswebseite,
• aktuelle Geschäftsberichte,
• die Unternehmenspräsentation,
• Wissensportale wie Wikipedia (speziell bei großen Firmen) sowie
• die Eigendarstellung der Organisation in sozialen Netzwerken.

3. Nutzen

Lege das Unternehmensprofil an einer prominenten Stelle im Intranet bzw. internen Dateilaufwerken Deiner Firma ab oder klinke den Steckbrief direkt in Euer Customer Relationship Management (CRM) System ein.

Verlinke die Steckbriefe auch in den Onboarding Dokumenten für neue Kollegen. Ein Neuankömmling erhält so direkt die wichtigsten Partner, Wettbewerber- und Bestandskundeninfos.

4. Aktualisieren

Spendiere dem Unternehmensprofil ein jährliches Update.

• Stimmen die Firmenvorstände noch?
• Ist das Unternehmen inzwischen in neue Geschäftsfelder vorgedrungen?
• Wie reagiert die Börse auf jüngste Meldungen des Unternehmens?

Maximal 15 Minuten, dann sollte ein Profil wieder top-aktuell sein.

---

Beispiele

Unternehmensprofil einer Firma für Spezialchemie und Hochleistungsmaterialien

Nachfolgend das Unternehmensprofil für die Evonik Industries AG. Den Steckbrief habe ich in Vorbereitung eines Enterprise Architecture Management Trainings im Sommer 2018 erstellt.

---

Vor- & Nachteile

Pro

• Das Unternehmensprofil zwingt Dich zur Auseinandersetzung mit einer Organisation. Um alle Felder des Steckbriefes sinnvoll zu befüllen, musst Du Dich mit der Zielfirma beschäftigen.
• Das Profil hat einen großen Nutzerkreis. Neben Dir profitieren Deine Kollegen, Mitarbeiter und Vorgesetzte von den kompakt zusammengefassten Fakten über eine Organisation.
• Wissen = Business. Je mehr Du über einen Kunden, Partner oder Wettbewerber weißt, desto bessere Entscheidungen zur Akquise, Zusammenarbeit oder Weiterbeauftragung kannst Du fällen.
• Ein Unternehmensprofil ist flexibel einsetzbar. Egal ob für Kunden, Lieferanten, Konkurrenten oder die eigene Organisation – passe den Steckbrief einfach an die Zielorganisation und die Informationsbedarfe der Empfänger an.

Contra

• Das Unternehmensprofil ist eine statisch beschreibende Sicht auf eine Organisation. Der Steckbrief hilft, eine Firma einzuordnen. Mehr auch nicht.
• Wie bei allen Sekundärdatenerfassungen generiert auch die Zusammenstellung eines Unternehmensprofils zeitlichen Aufwand. Bei großen Organisationen bist Du meist mit zu viel, bei kleinen mit zu wenig Daten konfrontiert.
• Ein Unternehmen und sein Umfeld wandeln sich. In Folge veraltet auch Dein Unternehmensprofil und Bedarf stetiger Pflege. Entscheide bewusst, ob sich diese wiederkehrende Beschäftigung mit einer Organisation auszahlt, oder ein angestaubtes Profil viel lieber archiviert werden sollte.

---

Praxistipps

Tipp 1 – Zugriffsrechte auf Profil einschränken

Bei einem Unternehmensprofil handelt es sich um vertrauliche, bisweilen auch geheime Informationen. Das Material ist weder für Deine Wettbewerber und Geschäftspartner, noch für Deine weiteren Kunden bestimmt. Gerade wenn die Sammlung auch firmeninterne Details enthält, sollten nur Deine Kollegen und Du Zugriff auf das Datenmaterial besitzen.

Tipp 2 – Für Ausbildungszwecke heranziehen

Nutze ein Unternehmensprofil als Ausbildungswerkzeug. Bitte dazu Deine Juniorkollegen ein neues Profil zu erstellen bzw. ein aktuelles auf Vordermann zu bringen. Für die Aufarbeiten sollen die Neuzugänge zudem Consulting Methoden wie SWOT Analyse, PESTEL Framework, Five Forces Modell oder Desk Research zum Einsatz zu bringen. Neben der Zielorganisation beschäftigen sich die neuen Mitarbeiter gleichzeitig mit grundlegenden Beratungstechniken, lernen damit doppelt.

Tipp 3 – Bei Zeitnot an Experten outsourcen

Verschiedene Firmen haben sich auf das sogenannte Company Profiling spezialisiert. Gegen Bezahlung erstellen die Profiler für Dich die Steckbriefe ausgesuchter Unternehmen und fassen die Ergebnisse in einem Bericht nebst empfohlenen Maßnahmen zusammen. Neben Sekundärdatensuche wird E-Mailing und Telefonrecherche bemüht. Falls Zeit Dein größtes Problem ist, sind diese – meist nach Branchen gegliederten – Dienstleister einen Versuch wert.

Tipp 4 – Vor Gespräch mit dem Neukunden erstellen

Bahnt sich im Vertrieb ein Gespräch bei einem potentiellen Neukunden an, dann solltest Du ein Kundenprofil anfertigen. Während der Bedarfsanalyse merken Entscheider, wenn Du Dich im Vorfeld mit ihrer Firma und ihren Herausforderungen auseinandergesetzt hast.

Tipp 5 – Zur Vorbereitung des Job Interviews nutzen

Auch für die Bewerbung auf eine Position an einem für Dich neuen Unternehmen kannst Du vom Werkzeug Gebrauch machen. Komplettiere den Steckbrief vor dem Job Interview und beschäftige Dich mit Deinem möglichen Arbeitgeber. Im Gespräch mit dem Personaler lässt Du Dein Wissen über die Zielfirma an der einen oder anderen Stelle durchblitzen.

---

Ursprung

Company Profiling und das resultierende Unternehmensprofil habe ich bei Prof. Dirk Lippold kennengelernt. Der Gastprofessor, Autor und Unternehmensberater empfiehlt das Tool für Vertriebs- und Ausbildungszwecke. Auch Firmen-Investoren, PR-Verantwortliche und Strategie-Verantwortliche nutzen Werkzeug.

---

Bonusmaterial

Young Entrepreneur Forum: 8 Steps to Write a Business Profile – 3-minütiger Clip zu den Inhalten und der Erstellung des Unternehmensprofils