Bedarfsanalyse – 7 magische Fragen für die Anforderungsermittlung beim Kunden
Dienstag 14 Uhr, irgendwo auf der Schwäbischen Alb. Herr Mayerhofer hat Dich zur gemeinsamen Bedarfsanalyse eingeladen. Die Geschäftsprozesse seines Maschinenbauunternehmens sollen digitalisiert werden. Das ist doch genau Dein Ding. Im Erfassen, Analysieren und Automatisieren von Geschäftsprozessen hast Du über 10 Jahre Erfahrung, darfst auf insgesamt 25 erfolgreiche Projekte zurückblicken. Hier kann Dir keiner etwas vormachen. Du bist Herrn Mayerhofers Unternehmensberater. Oder etwa nicht?
Bedarfsanalyse – Prüfen der Grundvoraussetzungen für Beratung
Es ist soweit. Ein potentieller Beratungskunde hat Dich für eine Bedarfsanalyse eingeladen. Offenbar hat er ein unternehmerisches Problem oder Ziel und sieht in Dir und Deiner Beratung einen Weg dieses zu lösen.
Herzlichen Glückwunsch. Das persönliche Bedarfsgespräch ist ein großer Schritt nach vorn in Richtung Beratungsangebot. Im Termin gilt es nun die Herausforderung zu erkunden und erste Lösungsansätze zu entwickeln, beispielsweise mittels einer Problem-Ziel-Beschreibung oder dem Projektsteckbrief.
Für Consultants Business as Usual. Die Gefahr: All zu schnell geht es ausschließlich um die technischen Details, das Fachliche Kleinklein, den Projekteinzelheiten. Dabei sollten erst einmal die Grundvoraussetzungen für eine Zusammenarbeit stehen, die Magischen 7 Fragen während der Bedarfsanalyse.
In meinen Anforderungsermittlungsterminen nutze ich dazu eine kleine Checkliste. Mit Hilfe von offenen Fragen kläre ich ab, ob alle sieben Voraussetzungen für meine Beauftragung als Unternehmensberater erfüllt sind. Nachfolgend das Tool im Überblick.
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Voraussetzung #1: Ist die Person ein Kunde?
Was? Weshalb denn diese Frage? Natürlich ist die Person mir gegenüber ein Kunde! Schließlich arbeitet diese beim Kundenunternehmen.
Doch halt. Kundenmitarbeiter ist nicht gleich Kundenmitarbeiter. Ein Kunde ist tatsächlich ein Beratungskunde von Dir, falls dieser über Deine Beauftragung entscheiden darf. Das US-Amerikanische Beraterurgestein Alan Weiss spricht hierbei vom Economic Buyer.
Empfehler (Profiteure Deiner Beratung, z.B. Fachbereich), Nörgler (Verlierer Deiner Beratung, z.B. Fachbereich), Beeinflusser (Bewertung Deiner Beratung, z.B. andere Beratungen), Abzeichner (Bestätiger Deiner Berater, z.B. Einkauf) – Personen mit diesen Rollen nützen Dir nichts, da sie nicht über Deinen Zuschlag entscheiden.
Was Du brauchst, ist den Entscheider. Stelle dazu Fragen wie die Folgenden:
- „Wer ist für das Endergebnis im Unternehmen verantwortlich?“
- „Wer beauftrag in Ihrem Haus externe Beratungsleistungen?“
- „Über welchen Schreibtisch müssen Beratungsangebote im Regelfall wandern?“
- „Welche Person entscheidet über den Start des Projektes?“
„Man sollte seine Pipeline immer auffüllen, indem man immer weiter Kontakte knüpft. Im Grunde sollte man immer mehr Kontakte treffen können als man Zeit hat.“
– Brian Tracy, US-amerikanischer Sachbuchautor
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Voraussetzung #2: Hat der Kunde ein Problem bzw. Bedarf?
Ein Kunde, der vor keiner Herausforderung steht und bei dem sonst keine Wünsche offen sind, ist schlecht. Zumindest schlecht für Dein Beratungsgeschäft. Erst wenn ein wichtiger Schmerz besteht, ein dringendes Anliegen existiert, ein brennendes Thema wirklich kratzt – dann wird es für den Unternehmensberater wie Dich interessant.
Dringend und wichtig ist dabei besser als nur dringend bzw. nur wichtig. Kosten- und Wachstumsziele sind gut, gesetzliche Anforderungen (weil im Regelfall dringend und wichtig) meist besser. Hier brennt sprichwörtlich dem Kunden der Kittel.
Erneut ein einige offene Fragen um auszutesten, ob ein wirklicher wichtiger Bedarf besteht bzw. ein Problem dringend aus dem Weg geräumt werden muss:
- „Wenn Sie in einem einem Jahr auf Ihren Bereich zurückblicken, was soll sich alles geändert haben?“
- „Mit Blick auf die Ist-Situation: Was könnte aus Ihrer Sicht besser laufen?“
- „Was passiert mit Ihrer Abteilung, wenn Sie nichts tun, also am Status Quo festhalten?“
- „Worin besteht der Hauptnutzen des Projektes für Ihr Unternehmen, Ihr Bereich bzw. Sie selbst?
Manfred Schröder: Bedarfsanalyse im erklärungsbedürftigen B2B Vertrieb (5.5 Minuten)
Voraussetzung #3: Glaubt der Kunde, dass ihm Unternehmensberater helfen können?
Du sprichst mit dem Entscheider für das Beratungsprojekt. Auch äußert dieser ein gravierendes Problem bzw. spricht von einem akuten Bedarf. Das heißt jedoch nicht automatisch, dass er in der Einbestellung von Unternehmensberatern eine geeignete Lösung für sich sieht.
Auf einen Topf passen immer mehrere Deckel. Er könnte auch seine Mitarbeiter fragen, sich bei einer Nachbarabteilung kundig tun oder das ganze Thema in Eigenregie und Wochenendarbeit leisten. Als nächstes wirst Du rausbekommen müssen, ob externe Consulting Leistungen für ihn überhaupt eine Lösung darstellen. Beim Prüfen der dritten Voraussetzung helfen Dir erneut offen gestellte Fragen:
- „Was haben Sie in dieser Sache in der Vergangenheit bereits unternommen?“
- „Auf welche Weise werden Herausforderungen wie diese normalerweise in Ihrem Unternehmen gelöst?“
- „Welche Erfahrung besitzt Ihre Abteilung mit dem Einbezug externen Kräften?“
- „Welchen Beitrag erwarten Sie bei diesem Thema von einem Consultant?“
„Ich bin überzeugt, dass etwa die Hälfte dessen, was die erfolgreichen Unternehmer von den nicht erfolgreichen unterscheidet, reine Beharrlichkeit ist.“
– Steve Jobs, US-Amerikanischer Unternehmer
Kriterium #4: Hat der Kunde Zugriff auf ein Beratungsbudget?
Problem bzw. Ziel, Entscheidungsgewalt und der Wunsch nach externer Unterstützung ist das Eine, ein ausreichend dotiertes Projektbudget, auf welches auch noch zugegriffen werden darf, das Andere.
„Ohne Moos nix los.“ – auch nicht im Consulting. Prüfe im Rahmen der Bedarfsanalyse daher ab, ob und welchen Preis der potentielle Beratungskunde bezahlen kann und will. Oder anders ausgedrückt, welchen monetären Schmerz er für die Beseitigung des Missstands oder Befriedung des Bedarfs ertragen kann. Passende Fragen dazu sind:
- „Wer entscheidet bei Ihnen in der Firma über die Budgets für Beratungsunternehmen?“
- „Welchen finanziellen Rahmen haben Sie für die Lösung des Problems vorgesehen?“
- „Wie viel ist Ihnen die Erfüllung des Bedarfs Wert?“
- „An welche Investitionshöhe denken Sie bei diesem Projekt?“
Hartmus Sieck: Das perfekte Verkaufsgespräch in 8 Schritten (10,5 Minuten)
Voraussetzung #5: Weiß der Kunde, dass Du ihm in seinem Thema helfen kannst?
Okay. Ein Kunde hat also ein akutes Problem, sieht Consulting als probates Mittel dieses zu auszuräumen und hat auch Zugriff in die Schatzkiste. Soweit so gut.
Nur kennt Dich dieser mögliche Kunde überhaupt? Weiß er von Dir, Deinen Fachkompetenzen, Projekterfahrungen und Beratungsnutzen? Und ist ihm klar, dass genau Du ihm in seiner Angelegenheit ein großes Stück weiterbringen kannst?
Was nützt Dir das renommierteste Kundenunternehmen, das spannendste Digitalisierungsprojekt, das stattlichste Honorar, wenn er Dich nicht als Schlüssel für sein (Problem-)Schloß wahrnimmt?
Hilfreich sind im Gespräch folgende Fragen, gerne auf Basis Deiner Unternehmenspräsentation:
- „Herr Kunde, wie haben Sie von unserer Beratungsboutique erfahren?“
- „Was wissen Sie von uns und unseren Consulting Services?“
- „In welcher Situation waren Sie in der Vergangenheit bereits einmal Kontakt mit unserer Firma?“
- „Inwieweit sind Sie an einer unserer Fallstudien zu Ihrem Thema interessiert?“
„Die Meisten denken, dass ‚Verkaufen‘ dasselbe ist wie ‚Reden‘. Aber die erfolgreichsten Vertriebler wissen, dass Zuhören das wichtigste Element ihres Jobs ist.“
– Roy Bartell, US-Amerikanischer Verkaufsexperte
Voraussetzung #6: Traut der Kunde Dir zu, dass Du seine Problem lösen kannst?
Ein Kunde, der von Dir weiß, ist nicht unbedingt ein Kunde, der Dir auch die Lösung seines Problems bzw. die Befriedigung seines Bedarfs zutraut. Wissen und Zutrauen sind zwei unterschiedliche Paar Schuhe.
Erst wenn der potentielle Kunde von Deinen methodischen, fachlichen und sozialen Beratungsfähigkeiten überzeugt ist und die zwischenmenschliche Chemie zwischen Euch stimmt, kommt es zur Mandatsvergabe.
Spricht Dich ein Kunde direkt an, beispielsweise aufgrund Deines Blogartikels bzw. Fachbuchs, besitzt Du einen entscheidenden Vorteil. Der Kunde traut Dir seine Aufgabe bereits zu. Ansonsten unterstützen Dich folgende Fragen, das Vertrauen in Deine Fähigkeiten auszuloten:
- „Weshalb haben Sie sich gerade an unser Beratungshaus gewendet?“
- „Was denken Sie: Können wir Ihnen in Ihrer Angelegenheit weiterhelfen?“
- „Wie gedenken Sie die vor Ihnen liegende Herausforderung mit uns in Angriff zu nehmen?“
- „In welcher Rolle sehen Sie uns für Ihr Projekt?“
Wird geladen ...Voraussetzung #7: Hast Du Interesse an dem Beratungsauftrag?
Ein Kunde hat ein Problem, welches er mit Dir zusammen als seinen Trusted Advisor lösen möchte. Zudem hat er ein Budget allokiert. Eigentlich ein Idealfall. Eigentlich.
Denn nicht unbedingt passt der Beratungseinsatz auch zu Dir. Vielleicht fällt Dein Tagessatz zu bescheiden aus. Oder das Projekt erfordert durchgehend vier Reisetage pro Woche. Oder das Thema ist für Dich strategisch uninteressant. Oder. Oder. Oder.
Es gibt zig Gründe, warum Du ein angebotenes Engagement in den Wind schlagen solltest. Konfrontiere Dich daher nach der Bedarfsanalyse mit folgenden Fragen:
- „Was nützt mir und meiner Beratung das Kundenprojekt?“
- „Auf was verzichte ich, wenn ich die Zusammenarbeit mit diesem Kunden in dieser Sache eingehe?“
- „Welches Bauchgefühl habe ich bei diesem Consulting Engagement?“
- „An welcher Stelle stehe ich nach dem das Engagements vorüber ist?“
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Fazit
Bevor ein Kunde eine Beratungsleistung bei Dir beauftragt, müssen sieben Grundvoraussetzungen erfüllt sein. In einer Bedarfsanalyse solltest Du neben den fachlichen Details diese Voraussetzungen durch gezieltes Fragen prüfen.
Können Du und der Kunde alle sieben Punkte mit einem ‚Ja‘ beantworten und umschiffst Du obendrein gekonnt die 7 Akquiseklippen, ist die Basis einer gemeinsamen Zusammenarbeit gelegt.
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