Angebotsanfrage im Consulting – beim Call for Proposal Zeit & Nerven sparen

„Schicken Sie mir bitte ein Angebot samt Ihrem Tagessatz.“. Als Unternehmensberater kennst Du diese Aufforderung. Ein potentieller Kunde scheint Interesse an einer Zusammenarbeit mit Dir zu hegen. Es kommt zur Angebotsanfrage. Das Problem: Ein maßgeschneidertes Angebot zu konzipieren und ordentlich aufzubereiten kostet Zeit. Und Energie. Obendrein bist unsicher, ob der Kunde wirklich mit Dir arbeiten möchte. Was also tun?

Zeit sparen beim Call for Proposal – leichtgewichtige Alternativen zum Beratungsangebot

Nicht immer muss es sofort ein ausführliches Beratungsangebot sein. Je nach…

• Anfragetyp (z.B. offizielle Ausschreibung, spontane Kurzanfrage),
• Kundenbeziehung (z.B. langjährige Zusammenarbeit, Erstgespräch) sowie
• Handlungsdruck (z.B. Sofortbeginn, Nice-to-have Beratung)

ist es sinnvoll, dass Du dem Kunden auf seinen Angebotswunsch alternative Dokumente bereitstellst bzw. Deiner finalen Consulting Offerte Standardunterlagen voranschaltest.

Schauen wir uns zunächst Dein verfügbares Arsenal an Angebotsdokumenten an. Anschließend beleuchten wir, welches Antwortpapiere Du bei welchem Typ von Angebotsanfrage auf den Tisch legen solltest.

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Angebotsanfrage – mögliche Antwortdokumente des Beraters

Preisinformation (engl. Price Information)

Mit Hilfe einer Preisinformation skizzierst Du für den möglichen Kunden den finanziellen Rahmen Deiner Beratungsleistung. Das Papier ist rechtlich unverbindlich. Der Interessent nutzt die Infos beispielsweise für interne Budgetanträge. Zudem entscheidet er, ob eine Zusammenarbeit mit Dir für ihn preislich überhaupt in Frage kommt.

> Eine Preisinformation lässt sich in weniger als eine Stunde Zeitaufwand erstellen. Nutze eine Standardvorlage und passe diese bei Bedarf geringfügig auf die Angebotsanfrage an.

Konzeptionelles Angebot (engl. Conceptual Proposal)

Als Fundament eines Beratungsangebots erstellst Du eine konzeptionelle Vereinbarung der Zusammenarbeit. Datenquelle ist eine Bedarfsanalyse mit dem Interessenten. Die Unterlage enthält die Kundenziele, deren Nutzen sowie Metriken zur Messung der Zielerreichung. Optional führst Du die wichtigsten Lieferergebnisse des Engagements auf.

> Ein Konzeptionelles Angebot fällt gröber und allgemeiner als ein Beratungsangebot aus. Je Umfang des skizzierten Engagements, benötigst Du dennoch bis zu einem halben Tag für seine Entwicklung.

Beratungsangebot (engl. Proposal)

Mit einem Beratungsangebot reagierst Du auf die mündliche oder schriftliche Anfrage eines potentiellen Kunden nach Deiner Beratungsleistung. Im Dokument hältst Du rechtlich verbindlich fest, unter welchen Bedingungen und zu welchem Preis Du bereit bist, dem Kunden bei seiner Zielerreichung zu unterstützen. Zusätzlich gibst Du Auskunft darüber, nach welchem Ansatz Du vorgehen wirst und welche Ergebnisse von Dir zu erwarten sind.

> Ein maßgeschneidertes Beratungsangebot frisst Zeit – je größer und länger der Projektumfang, desto aufwändiger der Erstellungsprozess. Ein Gesamtzeitbedarf von mehreren Redaktionstagen ist keine Seltenheit.

Kostenvoranschlag (engl. Cost Estimate)

Mit einem Kostenvoranschlag lieferst Du dem Interessenten eine genaue Berechnung der voraussichtlichen Kosten der im Konzeptionellen Angebot definierten Leistungen.

Ist der Voranschlag rechtlich verbindlich, verpflichtest Du Dich die Beratungsarbeit im angegebenen finanziellen Rahmen zu erbringen. Mit einem rechtlich unverbindlichen Voranschlag informierst Du lediglich über den ungefähren Investitionsrahmen.

> Die Entwicklung eines Kostenvoranschlags kommt zusätzlich zur Erstellung Deiner konzeptionellen Offerte hinzu. Rechne mit mehreren Stunden Extraaufwand.

Angebotsanfrage – typische Anfragedokumente des Kunden

Leistungsanfrage (engl. Request for Information, RfI)

Auf Basis einer Leistungsanfrage ermittelt ein Interessent, ob Du seinen Beratungsbedarf grundsätzlich erfüllen kannst. Sein Ziel ist die Sondierung des Marktes hinsichtlich Leistungen und Preise.

> Du antwortest mit einem standardisierten Konzeptionellen Angebot aus der Schublade sowie einer Preisinformation. Beide Dokumente markierst Du als rechtlich unverbindlich.

Preisanfrage (engl. Request for Quote, RfQ)

Mit einer Preisanfrage möchte der potentielle Kunde von Dir wissen, mit welchem Ansatz und zu welchem Honorar Du ein von ihm beschrieben Beratungsbedarf adressieren würdest. Für eine Auskunft benötigst Du eine Problembeschreibung sowie Scope und Mengengerüste.

> Als Antwort sendest Du ein individuelles Konzeptionelles Angebot sowie einen Kostenvoranschlag. Beide Papiere sind als rechtlich unverbindlich unterzeichnet.

Ausschreibung (engl. Request for Proposal, RfP / Call for Proposal, CfP)

Der mögliche Kunde wendet sich mit einer formalen Ausschreibung an Dich und bittet um ein Beratungsangebot. Im Ausschreibungsdokument erklärt er die Hintergründe, Ziele, Anforderungen sowie Liefergegenstände für das bevorstehende Beratungsprojekt.

> Du entgegnest mit einem rechtlich verbindlichen Beratungsangebot.

Aufforderung zur Angebotserweiterung (engl. Request for Feature, RfF)

Zusatzbedarfe und Anpassungen an der ursprünglichen Ausschreibung äußert der Kunde in einer Angebotserweiterung.

> Als Antwort lieferst Du eine angepasste Fassung Deines Beratungsangebots. Dieses ist in seiner geänderten Fassung nun die rechtlich verbindlich Grundlage der Zusammenarbeit.

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Was Du tun kannst

• Liefere bei unpräzisen bzw. unverbindlichen Angebotsanfrage ein Konzeptionelles Angebot von der Stange inklusive einer generellen Preisinformation. Begründe die Musterunterlage mit fehlenden Projektdetails.
• Schenkt Dir der potentielle Kunde für Problem- und Lösungsdefinition seine Zeit und Aufmerksamkeit, reagierst Du mit einem Konzeptionellen Angebot. Auch schlägst Du vor das Vorab-Papier zum rechtsgültigen Beratungsangebot zu verfeinern.
• Für Ausschreibungen und verbindlichen Anfragen reagierst Du mit einem Beratungsangebot. Wäge Deinen Einsatz ab. Recycle vorhandenes Angebotsmaterial und achte auf die Klippen im Akquiseprozess.