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Zeit sparen bei E-Mails – 10 effektive Maßnahmen

Durchschnittlich 90 Minuten kosten E-Mails einen Büromitarbeiter pro Arbeitstag. Das sind bei einem 8h-Tag immerhin knapp 20 Prozent der Gesamtarbeitszeit. Mag der reguläre Arbeitstag für Consultants häufig länger als 8 Stunden sein, so ist es sicherlich nicht die Anzahl der zu bearbeitenden elektronischen Nachrichten. Aber gilt bei E-Mails tatsächlich das Prinzip „Viel-hilft-Viel“? Oder darf es nicht ruhig etwas weniger Mailingarbeit sein? Wie es Dir als Berater gelingt, Deine Zeit für E-Mails spürbar zu reduzieren erfährst Du in diesem Beitrag.

E-Mails in Zahlen

112,5 Milliarden. Statistisch gesehen wurde diese Menge an E-Mails im Durchschnitt an einem beliebigen Tag im Jahr 2015 versendet und empfangen (siehe Webtipp). An einem einzigen Tag! Aber es geht noch konkreter. So verarbeitet ein durchschnittlicher deutscher Büromitarbeiter pro Monat rund 600 Mails (siehe Webtipp). Tendenz steigend. Legt man nun zu Grunde, das für das Lesen einer E-Mail ca. 30sec und für das Verfassen zwischen 3-4min erforderlich sind, wird einem der hohe tägliche Zeitbedarf für E-Mails rasch klar.

Auch Consultants machen von der E-Mail-Mania keine Ausnahme. Auf sie prasseln jeden Arbeitstag Duzende elektronische Nachrichten von Kunden, Kollegen und dem Arbeitgeber ein. Zeit Gegenmaßnahmen zu treffen und den Arbeitsaufwand mit E-Mails spürbar zu reduzieren. Wie Du gute E-Mails schreibst, habe ich Dir bereits im Beitrag E-mails schreiben – 33 Praxistipps für perfekte elektronische Nachrichten gezeigt. In diesem Artikel erfährst Du nun, wie Du beim E-Mail Management sehr viel Zeit sparen kannst.

10 Maßnahmen um beim E-Mailing Zeit zu sparen

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Maßnahme 1: Eine einzige Mailbox führen
Normalerweisen verfügt eine Person über nie mehr als zwei Briefkästen: einen für die Privatwohnung sowie einen fürs Büro. Warum sollte sie auch mehr Briefkästen verwalten? Immerhin kostet das Öffnen, Kontrollieren und Schließen der Kästen wertvolle Zeit.

Genau wie beim Briefkasten halte ich es mit meinen E-Mailkonten. So betreue ich genau ein privates und ein berufliches Konto. Nur zwei Accounts – Aktiv. Die Nachrichten aller anderen Konten, z.B. Zweit-Mail, Kundenmailing (falls möglich), soziale Netzwerke wie Xing und Facebook, usw. leite ich auf diese jeweilige Hauptkonten um. Das spart Zeit beim Ein- und Ausloggen. Zudem ist alles an einer Stelle und ich muss mir nur ein einziges Passwort merken.

Maßnahme 2: Alle Alarmfunktionen deaktivieren
Stell Dir vor es ist Samstag. Du bist zu Hause, sitzt am Tisch und trinkst einen Kaffee. Plötzlich läutet die Türglocke. Der Briefträger steht auf der Schwelle. In der Hand hält er eine an Dich adressierte Sendung. Für 3 Sekunden zeigt er Dir das Kuvert, dreht sich anschließend um und steckt das Papier in Deinen Briefkasten. Klingt seltsam, oder?

Vielleicht beim Briefträger. Bei E-Mails scheint dieses Phänomen keinen zu stören. Ich erlebe viele Kunden und Kollegen, welche die Alarmfunktionen ihres E-Mailprogramms, Smartphones und Tablets genau mit dieser Einstellung konfiguriert haben. Beim Eintreffen einer Nachricht gibt es dann ein großes Tam Tam. Das lenkt ab und stiftet keinen Mehrwert. Meine Alarm- und Benachrichtigungsfunktionen habe ich alle deaktiviert. Weniger Fremdbestimmung und mehr Fokus lautet meine Devise.

Maßnahme 3: Nach dem „Inbox Zero“-Prinzip handeln
Wie viele Briefe passen in einen Briefkasten? Sicherlich sehr viele. Irgendwann stößt aber auch der größte Kasten an seine Grenzen und muss gelehrt werden. Zu beobachten insbesondere nach der Urlaubszeit im Sommer. Der eigene Briefkasten quillt dann über vor Briefen, Magazinen und Postwurfsendungen. Eine komplette Leerung tut Not.

Auch meinen E-Mailposteingang (Inbox) halte ich auf Null, d.h. Zero. Nach dem Getting-Things-Done Prinzip lese ich jede ankommende Nachricht genau einmal. Muss ich nichts tun, archiviere ich das gute Stück. Falls mein Zutun benötigt wird, dann handle ich bei kleinen Aufgaben unter 5 Minuten sofort. Bei zeitlich aufwendigeren Themen, markiere die E-Mail rot und erledige die damit verbundene Aufgabe später. Das war’s auch schon.

Maßnahme 4: E-Mailfilter einsetzen
Wenn ich abends nach einem langen Bürotag nach Hause komme, gilt mein erster Gang dem Briefkasten. Dort hole ich die während des Tages eingetroffene Post ab. Beim zurücklaufen zur Wohnung scanne ich durch die Sendungen. Was erscheint wichtig und dringend (z.B. Rechnungen), was ist nur wichtig aber nicht dringend (z.B. Urlaubskarten) und was besitzt den Anschein weder wichtig noch dringend zu sein (z.B. Werbung). In meiner Wohnung angekommen lege ich dann jede Sendung auf einen dieser drei Stapel.

Analog verfahre ich mit meinem E-Mailkonto. Nur das ich die Aufteilung hier nicht selbst durchführen muss, sondern dies von einer Filterfunktion automatisch übernommen wird. Diese sortiert rigoros alle Newsletter in einen speziellen Ablageordner. Auch E-Mails auf welchen ich nur in Kopie stehe, finden sofort ihren Wegen in einen Ordner namens „CC“. Mein Posteingang bleibt somit aufgeräumt. Ich spare Energie für die wesentlichen Dinge.

Maßnahme 5: Von unnötigen Infomails abmelden
Nach über 20 Jahren Online-Shoping könnte man glauben, der gute alte Print-Katalog haben keine Zukunft mehr. Mein Briefkasten belehrt mich eines besseren. Regelmäßig lagern in diesem Outdoor-Handbücher, Mode-Journale und Camping-Magazine großer Händler und Markenhersteller. Und das, weil ich irgendwann einmal mein Interesse signalisiert habe. In Abständen schreibe ich die Unternehmen an, bitte ihre Kataloglieferung einzustellen.

Ähnlich halte ich es auch bei E-Mails. Interessieren mich Info-Nachrichten, Newsletter oder Anzeigehinweise nicht (mehr), bestelle ich diese rigoros ab. Einmal im Jahr, meist zu Beginn im Januar, führe ich dazu eine E-Mailaboinventur durch. Alles was ich 12 Monate nicht oder kaum gelesen habe, fliegt raus.

Maßnahme 6: E-Mailbedarf kommunizieren
Mein erster richtiger Job war Zeitungsausträger. Nach Wechsel in die 7. Schulklasse verteilte ich jeden Samstag 500 Werbesendungen in einem nahegelegenen Wohngebiet. Die Arbeit war hart, aber am Monatsende hatte ich somit 100 Deutsche Mark mehr auf dem Konto. Immer wieder betonte mein erster Arbeitgeber, keine Sendungen in Briefkästen zu werfen auf denen der Satz „Bitte keine Werbung“ steht. Die Personen, so mein Vorgesetzter, seien nicht an solchen Postwurfsendungen interessiert.

Sieht man mal vom Spam-Filter ab, gibt es beim E-Mailing leider kein „Bitte keine Werbung einwerfen“ Schild. Aus diesem Grund werde ich selbst aktiv und kommuniziere an die Projektkollegen und das Back-Office, falls ich bestimmte Nachrichten nicht erhalten möchte. Dabei beziehe ich die E-Mailkultur des aktuellen Auftraggebers mit ein (siehe Webtipp). Wenn es dort so Sitte ist, dass jede Person zwecks Absicherung einkopiert werden muss, dann kann und werde ich das in meiner Rolle als Consultant nicht ändern.

Maßnahme 7: Mailing en-bloc abarbeiten
Endlich ist er da, der Sommerurlaub. Es wurde auch Zeit, die vergangenen 8 Monate im Office waren arbeitsreich und kräftezehrend. Jetzt sitzt Du am Strand auf einem Liegestuhl. Vor Dir das Meer, über Dir der blaue Himmel und unter Dir die feinen Sanddünen. Plötzlich fällt Dir Dein Vorsatz für diese Ferien ein: Urlaubsgrüße an Freunde, Bekannte und Kollegen versenden. Du kommst direkt zum Punkt, kaufst 10 Postkarten, 10 Briefmarken inklusive einem Kugelschreiber und schreibst alle Grüße in 90 Minuten runter. Fertig.

Exakt auf diese Weise verfahre ich mit meinen E-Mails. Zwei bis drei Mal pro Arbeitstag kümmere ich mich um den Stapel eingegangener Nachrichten und arbeite diesen hintereinander ab. Anschließend verfasse ich für jede (aus meiner Sicht) notwendige neue Kommunikation eine eigene E-Mail und sende alles geschlossen raus. „Batching“ heisst auch für elektronische Nachrichten das Zauberwort.

Maßnahme 8: E-Mails sparsam versenden
„Wie man in den Wald hinein ruft so schallt es heraus“ lautet ein deutsches Sprichwort. Doch schallt es auch, falls man überhaupt nicht ruft? Für klassische Postsendungen trifft die Annahme auf jeden Fall zu: je weniger Briefe und Karten Du schreibst, desto weniger erhältst Du in der Regel auch.

Für E-Mailing kann ich das gleiche bestätigen. Weniger Mails senden, führt zu weniger Mails empfangen. So überlege ich mir bei jeder Nachricht ganz genau, ob die E-Mail das beste Kommunikationsmittel ist, worin der Mehrwert meiner Zeilen für den Empfänger besteht und wer ebenfalls von dem Inhalt (inoffiziell) wissen muss (in CC und BCC). Nur selten leite ich elektronische Post weiter oder antworte allen in der E-Mail stehenden Empfängern (siehe Webtipp). Gänzlich verzichte ich auf automatische Lesebestätigungen. Schließlich versende ich eine E-Mail auch nicht immer sofort sondern lasse sie noch etwas 30 Minuten im Postausgang „ruhen“. Fällt mir dann noch ein wichtiger Fakt ein, muss ich nicht noch eine weitere E-Mail hinterherschicken.

Maßnahme 9: Anfragen nicht sofort beantworten
Angenommen Du erhältst per Post eine wichtige Mitteilung die dringend beantwortet werden muss. Beispielsweise schickt Dir Deine Bank einen Brief, in welchem Sie Dich bittet Deine Kontosituation zu klären. Wann setzt Du Dich hin und verfasst eine schriftliche Rückmeldung? Sicherlich nicht innerhalb der ersten 5 Minuten nach dem Erhalt der Nachricht.

Wie der Austausch per Brief ist auch E-Mailing ein sogenanntes asynchrones Kommunikationsmittel. Das Senden und Empfangen einer (elektronischen) Nachricht findet versetzt statt, keiner der Kommunikationspartner muss auf den anderen warten. Daher muss auch nicht sofort reagiert werden. Beispielsweise lasse ich mir mit der Antwort mehrere Stunden Zeit, stelle dabei sicher, jede E-Mailanfrage innerhalb 24 Stunden zu beantworten.

Maßnahme 10: Alternatives Kommunikationsmittel wählen
Neben dem klassischen Postwesen gab es immer schon alternative Formen des Fernmeldewesens. So werden bis heute Nachrichten auch per Rauchzeichen, Kurieren oder den Geräuschen von Instrumenten wie dem Waldhorn ausgetauscht. Der Einsatz des Kommunikationsmittels ist situationsabhängig.

Nicht immer ist die E-Mail mein erstes Mittel der Wahl. Entwickelt sich z.B. eine elektronische Korrespondenz zum inhaltsarmen Mail-Ping-Pong, greife ich zum Telefonhörer. Alternativ bitte ich um ein persönliches Treffen und nutze dann mit Stimme, Mimik/Gestik, Flipchart, etc. die gesamte Bandbreite des verfügbaren Kommunikationskanals.

Fazit

In meinem Berufsleben habe ich viele Personen getroffen, die stolz darauf waren am Tag mehrere hundert E-Mails zu bekommen. Warum? Schließlich ist die E-Mail im beruflichen Kontext das Sinnbild für zusätzliche Arbeit. Mit den vorgestellten Maßnahmen gelingt es Dir Dein tägliche Volumen der elektronischen Nachrichten spürbar zu senken. Dabei verpasst Du nichts, bist weiterhin up-to-date und hast schließlich mehr Zeit für die inhaltliche Arbeit beim Kunden.

> Welche Prinzipien beherzigst Du um beim E-Mailing produktiv zu sein? Gerne als Kommentar.

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