14 Interviewtechniken – als Consultant erfolgreich den Informationsschatz heben

Es gehört zum Consulting wie die Milch zum Café Latte: das Interview. Hauptziel des Gesprächs zwischen Berater und Interviewten ist der Wissenstransfer. Implizite im Kopf des Gesprächspartners schlummernde Fakten sollen durch kluge Fragen explizit gemacht werden. Dabei ist das Interview immer ein Gespräch in beide Richtungen, ein Austausch auf Augenhöhe. Wie Du mit den richtigen Interviewtechniken aus jedem Deiner Meetings wahre Erfolgsgespräche machst, verrate ich Dir in diesem Beitrag.

Interviewtechniken

Das Interview – mehr als nur eine Frage-Antwortrunde

Im Consulting ist ein Interview ein Gespräch zwischen Berater und mindestens einer Personen mit dem Zweck, Informationen zu erheben. Das können Fakten über Fachprozesse, Details zu einem IT-System oder auch Infos bzgl. einer Geschäftsstrategie sein. Obwohl der Kontext, die Beziehung zum Interviewpartner, das Thema, der Ton, etc. von Gespräch zu Gespräch variieren, habe sich für mich im Laufe der Jahre eine Reihe von effektiven Interviewtechniken herauskristallisiert. Nachfolgend teile ich diese mit Dir, unterscheide dabei zwischen vor-, während und nach dem Interview.

Interviewtechniken I: vor dem Gespräch

Eine gute Vorbereitung bildet den Grundstein eines erfolgreichen Interviews. Hier solltest Du nicht schludern sondern mit System vorgehen. Folgende Prinzipien kann ich Dir mit auf den Weg geben.

1. Offiziell machen 
Die Ergebnisse eines Interviews verbessern sich merklich, wenn Du den Stellenwert des Gesprächs erhöhst. Die beginnt mit einer offiziellen Einladung an den Interviewpartner welche die Gesprächspunkte zusammenfasst. Auch sollte der Vorgesetzte des Interviewten über das Gespräch informiert sein, dieses am besten selbst angeregt haben.

2. Interviewleitfaden verwenden
Ein Interviewleitfaden ist eine Frageliste die Du vor dem Gespräch erstellst und an den zu Befragenden versendest. Der Leitfaden dient euch beiden als Instrument der Vorbereitung. Mit ihm durchdringt ihr die Themen und strukturiert euer Gespräch.

3. Gegenperspektive einnehmen
In einem Unternehmen verfolgt jeder Mitarbeiter seine eigenen persönlichen Ziele. In Vorbereitung des Interviews solltest Du das Interview aus Perspektive Deines Gesprächspartners betrachten. Welche Interessen pflegt er? Was sind seine Individualziele? Verfolgt er eine geheime Agenda? Wenn es mit dem Projektziel nicht in Konflikt steht und überschaubare Mehrarbeit bedeutet, versuche ich meist den persönlichen Zielen des Befragten nachzukommen.

4. Gesprächsvorlage nutzen
Damit Du Dich zu 100 Prozent auf Deinen Gesprächspartner und seine Antworten konzentrieren kannst, solltest Du eine Interviewvorlage verwenden. Das Template gibt Deinem Interview einen Rahmen, strukturiert euer Gespräch. In meinen Interviews notiere ich auf der Vorlage immer alle Fragen. Somit vergesse ich in der Hitze der Diskussion kein Thema.

Interviewtechniken II: während des Gesprächs

Das Herzstück eines Interviews ist das Gespräch mit dem Interviewten selbst. Wie immer gilt: Übung macht den Meister. Je mehr Gespräche Du führst, desto ausgeprägter werden Deine Fragetechniken und die Kenntnisse des Dir gegenüber sitzenden Menschen werden.

1. Paarweise interviewen
Falls möglich, sollte Dich ein Beraterkollege beim Interview entlasten. Eine Person konzentriert sich voll und ganz auf den Interviewten und den Gesprächsfluss, die andere notiert die Antworten sowie Auffälligkeiten im Gespräch. In wichtigen Interviews kralle ich mir meist einen Junior-Consultant der für mich die Schriftführung übernimmt und parallel die Interviewtechniken lernt.

2. Kontext geben
Nicht immer weiß Dein Gesprächspartner, wozu euer Interview dient bzw. wie dieses im Gesamtprojekt einzuordnen ist. Zu Beginn Eurer Diskussion solltest Du Deinem Interviewpartner daher abholen, ihm einen Gesprächsrahmen geben. In diesem erklärst Du die Ziele des Gespräches, unterstreichst die zentrale Rolle des Interviewten und führst auf, wozu die Ergebnisse zukünftig genutzt werden.

3. Zuhören, zuhören, zuhören
Aktives Zuhören ist das A&O eines Interviews. Du benötigst Informationen von Deinem Interviewpartner nicht andersherum. Achte auf Deine Körpersprache, während Du dem Befragte folgst. Diese sollte positiv ausfallen, öfters ein freundliches Nicken und Bestätigen enthalten.

4. Antworten paraphrasieren
Der kleine Bruder des aktiven Zuhörens ist das Paraphrasieren. Wiederhole die Aussagen des Interviewten regelmäßig. Das bestätigt dessen Fachkompetenz und stellt dabei gleichzeitig Fakten noch einmal in den Raum. Gemeinsamt habt ihr somit die Möglichkeit zu überprüfen, ob Du die Ausführungen richtig verstanden hast bzw. ob ein Aspekt detaillierter hinterfragt werden sollte.

5. Nicht zu viel verlangen
Zu denken, dass ein einziges Gespräch den Stein der Weisen zu Tage fördert wäre naiv. Ein Interview ist immer eine Gespräch in beide Richtungen. Oft dient das erste Treffen den Gesprächspartner persönlich kennenzulernen, sich aneinander zu gewöhnen. Der Informationsschatz wird stückweise geborgen, Gespräch für Gespräch, Antwort um Antwort.

6. Mit Bedacht fragen
Fragen solltest Du mit Bedacht stellen. Geht es zum Beispiel um ein Synergieprojekt bei welche interne Mitarbeiter mittelfristig eine andere Aufgabe übernehmen werden, wäre es unklug das Gespräch mit einer Frage über die aktuelle Position zu stellen. Ich beginne meine Interviews meistens mit weniger sensiblen Fragen. Nachdem der Interviewte und ich warm sind und eine Beziehung aufgebaut haben, geht es dann ans Eingemachte.

7. Feinfühlig vorgehen
Eng verbundenen mit dem vorangehenden Prinzip ist die erstklassige Behandlung Deines Interviewpartners. Als interviewender Consultant besitzt Du in der Regel eine gewisse Macht gegenüber diesem. Nutze diese Macht mit Verstand! Daher: kein Bloßstellen oder ausquetschen wie eine Zitrone. Baue stattdessen eine persönliche Beziehung zum Interviewten auf, würdige diesen und behandle ihn höflich und zuvorkommend. Im Meeting seit ihr Partner mit einem gemeinsamen Ziel. Sei interessiert und im hier und jetzt!

8. Columbo-Taktik anwenden
Wie der Schauspieler Peter Falk in der Krimi-letzte Columbo solltest Du eine letzte Frage beim Gehen stellen. Häufig befindet sich der Interviewpartner zu diesem Zeitpunkt bereits außerhalb des Gesprächsrahmens, ist mit seinen Antworten weniger zurückhaltend. Speziell in politisch aufgeheizten Situationen nutze ich dieses Instrument um an wichtige Infos zu gelangen. Notiere diese Frage daher nicht auf der offiziellen Agenda. Hast Du keine Frage mehr parat, dann beende euer Gespräch einfach mit „Gibt es noch eine Frage, die ich noch nicht gestellt habe?“.

Interviewtechniken III: nach dem Gespräch

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Mit dem Notieren der letzten Antwort und dem Verabschieden des Gesprächspartners ist das Interview noch nicht vorbei. Jetzt gilt es nachzubereiten und einen positiven Eindruck zu hinterlassen. Nachfolgende Tipps helfen Dir bei einem starken Abgang.

1. Ergebnisse sichern
In meiner Laufbahn habe ich es mehrmals erlebt: das Interview war produktiv und erkenntnisreich. Interviewte und Consultant sind beide zufrieden. Jedoch werden die Ergebnisse nicht notiert. Zwei Wochen später kann sich keiner mehr an die Details erinnern. Vermeide diesen Fehler. Gehe direkt im Anschluß zum Gespräch durch Deine notierten Fakten, strukturiere und ergänze diese und versende das Protokoll zum Review an den Interviewten.

2. Dankesnachricht verfassen
Ein Interview kostet Deinen Gesprächspartner Zeit und Energie. Hingegen ist der Mehrwert des Treffens für ihn meist nur gering, immerhin kennt er den besprochenen Sachverhalt aus dem FF. Ich empfehle daher den Beitrag des Interviewten mit einer kurzen Dankesnachricht zu würdigen. Das kann eine kurze E-Mail sein in deren Anhang sich das Protokoll befindet.

Fazit

Interviews dienen Dir zur Erhebung von Informationen. Je besser dabei Deine Interviewtechniken, desto höher die Wahrscheinlichkeit an den vollständigen Informationsschatz zu gelangen. Betrachte ein Gespräch dabei nicht ausschließlich nur als Werkzeug zum Wissenstransfer. Ein Interview bieten ebenfalls die Chance eine neue Person, ihre beruflichen Aufgaben und Herausforderungen kennenzulernen. So bleibt Dein Beruf auf sozialer und inhaltlicher Ebene abwechslungsreich und spannend. Erfolgreiche Gespräche!

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