Das Zieldiagramm – Stakeholder-Wünsche transparent machen

Als Projektleiter, Manager oder Wissensarbeiter bzw. deren Berater bist Du mit folgenden Fragen konfrontiert:

• Welche Stakeholder hat das Projekt und worin bestehen deren Ziele?
• Auf welche Weise stehen diese verschiedenen Ziele in hierarchischer und wechselseitiger Beziehung?
• Wie hoch ist der Stellenwert der verschiedenen Ziele?

Unterstützung findest Du im Zieldiagramm und dem Verfahren der Zielemodellierung.

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Ergebnis: Transparenz über Stakeholder und deren Ziele

Teilnehmer: mind. 1

Dauer: mind. 30min (je Anzahl Ziele u. Stakeholder)

Utensilien: Whiteboard/Flipchart/Meta-Planwand & Stifte oder Notebook & Office Software

Zweck

Mit einem Zieldiagramm visualisierst Du die Stakeholder einer Sache, ihre Ziele sowie die Beziehungen zwischen den Zielen. Die Sache kann dabei ein Projekt, eine Abteilung, ein Service, ein System oder eine andere Art soziotechnischer Verbund sein.

Die Baumgrafik hilft Dir…

• berufliche und persönliche Absichten von Akteuren offen zu legen,
• Zielwidersprüche und -konflikte in Projekt- und Linienorganisationen aufdecken sowie
• Ziele systematisch zu unterteilen, zu priorisieren und zu dokumentieren.

Je mehr Stakeholder in einem Projekt oder Bereich involviert sind, desto mehr Ziele gibt es. Es ist keine Seltenheit, dass diese Ziele auseinanderlaufen, sich bedingen oder gar im Widerspruch miteinander stehen. Ein Zieldiagramm schafft Transparenz und Verständnis über die Sachlage.

Nutze den Visualisierungstyp als Input für die Ausarbeitung des Kommunikationsplans, der Problem-Ziel-Beschreibung sowie dem Projektsteckbrief.

Synonyme für das Zieldiagramm sind Zielediagramm (mit ‚e‘), Zielbaum oder Und-/Oder-Graph.

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Aufbau

Ein Zieldiagramm besteht aus Stakeholdern, Zielen und Beziehungen zwischen diesen Elementen.

Stakeholder & Ziele – „Was sind die Stakeholder und worin bestehen deren Ziele?“

• Stakeholder, daher Einzelpersonen oder Gruppen, deren Ziele Du bestimmen möchtest.
• Die Absichten der Stakeholder sind die Ziele. Ein identisches Ziel können mehrere Stakeholder parallel verfolgen.

Beziehungstypen – „Wie hängen Stakeholder und Ziele zusammen?“

• Ein Stakeholder kann mit mehreren Zielen über eine Linie verknüpft sein. Die Wichtigkeit eines bestimmten Ziels aus der Sicht des Stakeholders kann durch ein Gewicht präzisiert werden, ausgedrückt durch ‚weight‘ sowie dem Gewichtungswert. Muss-Ziele haben einen Wert von 66 und mehr, Soll-Ziele rangieren zwischen 34 und 65 und Nice-To-Have Ziele zwischen 1 und 33.
• Mittels einer Und- bzw. Oder-Dekomposition lassen sich Ziele in Teilziele verfeinern. Bei einer Und-Zerlegung müssen alle Teilziele erfüllt sein, um das Ziel zu erfüllen. Hingegen muss bei einer Oder-Zerlegung nur ein Teilziel erfüllt sein, um das Ziel zu erreichen. Im Diagramm werden Und-Zerlegungen als durchgezogene, Oder-Zerlegungen als gestrichelte Linie dargestellt.
• Ist die Erfüllung eines Ziels die Voraussetzung für ein anderes, kann dies im Diagramm mit einer gerichteten Verknüpfung zwischen den entsprechenden Zielen signalisiert werden. Diese trägt die Aufschrift ‚demand‘, den englischen Begriff für ‚benötigt‘.
• Auch ein Konflikt zwischen zwei Zielen lässt sich modellieren. Dies wird im Diagramm durch einen Doppelpfeil mit der Aufschrift ‚conflicts‘ ausgedrückt. Konflikt heißt, dass ein Ziel mit dem anderen konkurriert ( Erreichung Ziel A erschwert die Erreichung Ziel B) bzw. ein Ziel ein anderes vollständig ausschließt (durch Erreichung Ziel A wird die Erreichung Ziel B unmöglich).

Ein gutes Zieldiagramm enthält darüberhinaus Meta-Infos, wie einen Titel, das Datum der letzten Aktualisierung sowie die verantwortlichen Autoren.

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Anwendung

1. Stakeholder dokumentieren

Erfasse zunächst die wesentlichen Stakeholder. Eine gute Grundlage bietet Dir hier die Stakeholderanalyse, die Stakeholder Map oder das Onion Model. Falls diese Unterlagen nicht existieren, kannst Du auch das Organigramm des Projektes oder des Bereichs verwenden.

2. Ziele festhalten

Anschließend notierst Du Ziele dieser Stakeholder. Unterscheide bereits jetzt zwischen Teil- und Hauptzielen und verknüpfe diese mittels Und- (durchgezogene Linie) sowie Oder-Beziehungen (gestrichelte Linie) untereinander.

3. Relevanz ergänzen

Falls Dir bekannt, ergänze Deine Stakeholder-Ziele-Pfeile durch Gewichtungsinformationen. Bist Du noch neu im Projekt und sind Dir die Personen und deren Zielpriorität noch unbekannt, verwendest Du einfach die Begriffe ’sehr wichtig‘, ‚wichtig‘ und ‚wenig wichtig‘.

4. Abhängigkeiten dokumentieren

Finde jetzt heraus, welches Ziel eine Voraussetzung für anders darstellt und führe die entsprechenden ‚demand‘-Doppelpfeile ein. Vermeide Zyklen, d.h. Kreise von Abhängigkeiten, da diese nicht aufgelöst werden können.

5. Zielkonflikte notieren

Schließlich ist es nun an der Zeit, Konflikte zwischen den Zielen zu identifizieren und per ‚conflict‘ zu markieren. Beachte, dass Konflikte ausschließlich inhaltlich zwischen den Zielen bestehen. Mit persönlichen Animositäten zwischen den Stakeholdern hat das nichts zu tun.

Auf Basis Deines Zieldiagramms kannst Du nun Deinen Kommunikationsplan mit den Stakeholdern optimieren.

6. Zielkonflikte auflösen

Helfe schwelende Konflikte zu hinterfragen und im Dialog mit den beteiligten Personen aufzulösen. So können in Konflikt stehende Ziele per Kompromiss (beiderseitig) reduziert oder einzelne Ziele (einseitig) komplett aufgegeben werden. Je früher im Projektverlauf, desto besser.

7. Ziele verabschieden

Den Abschluss Deiner Arbeit bildet die Zielentscheidung. Lasse das Zieldiagramm von den betroffenen Stakeholdern absegnen. Der abgestimmte Stand gilt nun als Planungsgrundlage. Lege das Diagramm jedoch nicht zu weit weg. Neue Erkenntnisse und Entwicklungen können zur Anpassung führen.

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Beispiele

Zieldiagramm für ein IT-Systemprojekt

In der Abbildung findest Du den Ausschnitt eines Zieldiagramms für ein typisches IT-Systemprojekt. Sicherlich kannst Du bereits nach kurzer Zeit erkennen, dass die Teilziele ‚Einhaltung Qualität‘ und ‚Geringe Personalkosten‘ in Konflikt stehen.

Ebenfalls auf einen Blick ersichtlich ist der Umstand, dass die ‚Pünktliche Auslieferung‘ des IT-Systems die Erfüllung des Teilziels ‚Einhaltung Termin‘ erfordert.

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Vor- & Nachteile

Pro

• Zieldiagramme unterstützen Dich beim Umgang und der Kommunikation mit den Stakeholdern des Projektes. Personen, ihre Ziele sowie ihr Stellenwert werden mit Hilfe des Diagrammtyps transparent.
• Der große Vorteil von Zieldiagrammen gegenüber einer Stakeholder-Matrix besteht in ihrer einfachen Lesbarkeit. Gerade wenn es um das Zusammenspiel von Zielen geht, gibt Dir diese Visualisierungsform eine klare Orientierung.
• Auch können mit Zieldiagrammen Widersprüche und Konflikte frühzeitig aufgedeckt, Fehlentwicklungen damit vermieden werden.

Contra

• Ein Nachteil von Zieldiagrammen liegt in ihrem statischen Charakter. Bist Du in einem volatilen Projekt unterwegs in denen sich Stakeholder, Aufgaben und Ziele stetig ändern, dann ist Dein Zieldiagramm entweder veraltet oder Du passt es pausenlos an die aktuellen Gegebenheiten an.
• Um ein Zieldiagramm zu erstellen, müssen Dir die Ziele der Stakeholder bekannt sein. Gerade bei unternehmenspolitisch aufgeladenen Projekten mit versteckten Absichten und Plänen und einer unüberschaubaren personellen Gemengelage, liegen die Ziele häufig nicht offen.

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Praxistipps

Tipp 1 – Diagrammtyp vielfältig einsetzen

Zieldiagramme dienen nicht nur der Stakeholderanalyse. Auch für das Projektmanagement oder im Requirements Engineering lässt sich der Diagrammtyp prima einsetzen. So sorgt ein Zieldiagramm beispielsweise im Projektmanagement dafür, dass gesetzte und visualisierte Projektziele nicht einfach so repriorisiert oder uminterpretiert, neue Ziele ergänzt oder bestehende weggelassen werden.

Tipp 2 – Auf die Top-3 Ziele je Stakeholder limitieren

Viele Stakeholder, viele Ziele. Schnell wird Dein Zieldiagramm groß und unübersichtlich, irgendwann dann nicht mehr handhabbar. Beschränke Dich daher auf die drei wichtigsten Ziele eines Stakeholders und lasse maximal eine Unterebene von Teilzielen zu. Es gilt die Devise: Pragmatismus & Handhabbarkeit vor Vollständigkeit & Perfektionismus.

Tipp 3 – Diagramm während gesamten Projekt nutzen

Ein Zieldiagramm ist nicht nur zu Beginn eines Projektes Dein Wegweiser. Auch im Zeitverlauf und beim Abschluss des Vorhabens dient es Dir als Richtschnur für die Kommunikationsstrategie mit den Stakeholdern. Gleiche die notierten Ziele daher fortwährend ab und aktualisiere bei Bedarf das Diagramm.

Tipp 4 – Falls möglich Ziele SMART formulieren

Nicht unbedingt müssen alle im Zieldiagramm dokumentierten Ziele SMART, das heißt Spezifisch, Messbar, Attraktiv, Realistisch und Terminiert sein. Schließlich handelt es sich um die Ziele der Stakeholder und nicht um die Deinen. Natürlich ist SMART insbesondere für die Nachverfolgung besser.

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Ursprung

Der Ursprung der Methode ist mir nicht bekannt. Gerne Deine Hinweise per E-Mail an mich.

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Bonusmaterial

• Bundesministerium des Innern: Handbuch für Organisationsuntersuchungen und Personalbedarfsermittlung – Zieleformulierung – Techniken der Bundesregierung für die Zielformulierung