Die ZBV Methode – Meetings sinnvoll strukturieren

Als Meeting-Moderator, Sitzungsorganisator oder Besprechungsteilnehmer bzw. deren Berater bist Du mit folgenden Fragen konfrontiert:

• Wie heben wir in unseren Besprechungen die Wirksamkeit und Effizienz?
• Womit erhöhen wie Motivation und Verbindlichkeit von Teilnehmern zu einer Sitzung?
• Wie können wir ein unorganisiertes adhoc Meeting nachträglich in eine Struktur überführen?

Unterstützung findest Du ZBV Methode und der Ausrichtung eines Meetings an Zielen, Bedeutung und Vorgehen.

---

Ergebnis: Ziele, Bedeutung und Vorgehen eines Meetings abgestimmt

Teilnehmer: mind. 2

Dauer: ab 2 Minuten (abhängig von Sitzungsdauer, Themenvielfalt und Teilnehmerzahl)

Utensilien: Flipchart/Whiteboard/Metaplan-Wand, Klebekarten & Stifte oder Notebook & Office Software

Zweck

Die ZBV Methode hilft Dir bei der Organisation, Durchführung und Nachbereitung von Meetings. Das deutschsprachige Akronym steht für Ziele, Bedeutung und Vorgehen, drei Kernbestandteile einer jeden guten Besprechung.

Nutze die Methode bei der Strukturierung von einmaligen und wiederkehrenden Meetings, sowohl in der Rolle des Organisators oder Moderators als auch in der Rolle des Teilnehmenden. ZBV gibt allen Klarheit über das ‚Was‚, ‚Weshalb‚ und ‚Wie‚ einer Sitzung. In Folge können sich die Beteiligten vollständig auf die Inhalte konzentrieren.

Synonyme für die ZBV Methode sind ZBV Prinzip, ZBV Formel oder ZBV Ansatz, alternativ in Schreibweise mit einem Bindestrich.

---

Aufbau

Die ZBV Methode definiert die drei Hauptelemente eines jeden professionellen Meetings.

Ziele – Was wollen wir im Meeting erreichen?

Definiert den Zielzustand, der mittels dem Meeting erreicht werden soll.

• Welche Ergebnisse wollen wir nach Sitzungsende erarbeitet haben?
• Auf welchem Kenntnisstand sollen sich die Teilnehmer nach dem Arbeitstreffen befinden?
• Welche Entscheidungen sollen nach der Zusammenkunft stehen?

Sinn und Zweck einer Besprechung solltest Du visualisieren, beispielsweise durch eine offene Frage, einer Ergebnisaufzählung oder einer Zieledefinition.

Bedeutung – Weshalb ist das Meeting wichtig?

Macht die Notwendigkeit der Sitzung klar.

• Was heißt das Meeting für Unternehmen/Abteilung/Projekt?
• Wieso ist die Besprechung für einen einzelnen Teilnehmer relevant?
• Welche negativen Konsequenzen hat ein Ausfall der Sitzung?

Die Bedeutung einer Sitzung kannst Du bildlich unterstreichen, beispielsweise durch die Einblendung eines Arbeitsauftrags, einer Infografik oder eines Nutzungsversprechens.

Vorgehen – Wie gehen wir im Meeting vor?

Fixiert den Ablauf der Sitzung samt Methodik, Dauer und Verantwortlichen je Themenpunkt.

• In welcher Reihenfolge handeln wir die Themenpunkte ab?
• Welche Pausen fügen wir ein und wie lange sollen diese dauern?
• Welche organisatorischen Randbedingungen müssen wir berücksichtigen?

Auch das Vorgehen solltest Du schriftlich fixieren, typischerweise in Form einer Meeting-Agenda, einem Sitzungsablaufplan oder eines Tagungsplans.

---

Anwendung

Die ZBV Methode kannst Du als Meeting-Verantwortlicher oder Meeting-Teilnehmer zur Anwendung bringen. Das Besprechungsdesign, also Inhalt, Ort und Teilnehmer, sind dabei unerheblich.

1. Vorbereiten

Strukturiere eine von Dir verantwortete Sitzung nach ZBV.

• Ziele – Was wollen wir mit dem Meeting erreichen?
• Bedeutung – Weshalb ist das Meeting wichtig?
• Vorgehen – Wie gehen wir im Meeting vor?

Als Besprechungsteilnehmer bringst Du die drei Elemente vor dem oder direkt im Besprechungstermin in Erfahrung.

2. Einsetzen

Als Verantwortlicher gestaltest Du das Meeting nach ZBV. Drei Modi sind für jedes einzelne Meeting-Element möglich:

• Vorgeben: Du bringst ein Element ein, definierst also die Ziele, die Bedeutung und/oder das Vorgehen.
• Verhandeln: Du regst ein Element an, bittest jedoch um eine Bestätigung zu Zielen, Bedeutung und/oder Vorgehen.
• Verfassen: Du erfragst ein Element, bittest damit um aktiven Beitrag zu Zielen, Bedeutung und/oder Vorgehen.

Das Vorgeben eines Elements in der Rolle des Meeting-Verantwortlichen spart Diskussionszeit, kann jedoch für Unverständnis und gar Ablehnung seitens der Teilnehmer führen.

Sind Dir als Teilnehmer die Ziele, die Bedeutung bzw. das Vorgehen unklar, kannst Du durch Fragen oder Vorschläge auf das nachträgliche Strukturieren der Sitzung hinwirken.

3. Nachbereiten

Nutze ZBV zur Nachbearbeitung eines Meetings, beispielsweise für Strukturierung des Besprechungsprotokolls, der Reflektion gewählter Methodik oder der Ausplanung der Folgesitzung.

---

Beispiele

ZBV Methode in Consulting Projekten

Nutze die ZBV Methode zur Strukturierung von…

• Akquiseterminen,
• Interviews,
• Kreativterminen,
• Lessons Learned Sitzungen,
• Regelterminen & Jour Fixes,
• Steuerkreisen,
• Workshops oder
• Videokonferenzen,

also immer dann, sobald sich mehrere Personen zum Informationsaustausch, einer Ergebnisausarbeitung oder einem Entscheidungstreffen an einem virtuellen bzw. realen Ort zusammenfinden.

---

Vor- & Nachteile

Pro

• Die ZBV Methode verbessert die Meeting-Produktivität. Die Ausrichtung von Zielen, Bedeutung und Vorgehen sorgt für Ergebnisorientierung, Anteilnahme und Fokus.
• Ganz gleich ob Ganztages-Workshop, Projektregelaustausch oder Lenkungskreissitzung – die Methode ist vielfältig einsetzbar.
• ZBV ist einfach anwendbar und rasch verständlich.

Contra

• Die Ausrichtung eines Meetings nach der ZBV Methode verlangt Zeit und Disziplin ab.
• Für Besprechungen in denen Ergebnisse, Zweck und Ablauf qua Vorgehensmodell (z.B. Scrum, SAFe) oder Organisation (z.B. Steuerkreis, Geschäftsführung) fest vorgegeben sind, stiftet die Methode keinen Mehrwert.
• Die Methode gibt keinerlei operative Hinweise, was ein gutes Ziel, eine erstrebenswerte Bedeutung oder einen effizienten Ablauf ausmacht.

---

Praxistipps

Tipp 1 – Auf Abweichung von ZBV hinweisen

Die Ergebnisliste des Meetings wird kurzerhand erweitert? Die Agenda im Termin angepasst oder gar umgeschmissen? Die Relevanz umgedeutet oder vollständig in Frage gestellt?

Ganz gleich ob Organisator oder Teilnehmer – Mache die Anwesenden auf Abweichungen von den ursprünglich Zielen, Bedeutung und Vorgehen aufmerksam. Stelle dazu Fragen an den Moderator.

• Wollen wir dieses Meeting kurzerhand umwidmen?
• Wenn wir diesen Punkt detaillieren, schaffen wir die anderen Punkte nicht. Passt das?
• Inwieweit sind alle einverstanden, wenn wir den Termin anderweitig nutzen?

Schaffe Bewusstsein und Transparenz über die Nutzung der gemeinsamen Arbeitszeit.

Tipp 2 – Meeting-Elemente einzeln vereinbaren

Unter den Teilnehmern besteht Uneinigkeit über Ausgestaltung einer Besprechung? Statt das Meeting in in Gänze in Frage zu stellen und zu zerreden, zerlegst Du die Sitzung und verhandelst ihre Kernelemente.

• Welche der gesetzten Meeting-Ziele passen nicht? Was fehlt? Was ist überflüssig?
• Weshalb sollte das Meeting hier und jetzt stattfinden? Was passiert, falls wir uns erst in drei Wochen zusammenfinden?
• Wo gibt es methodische Lücken im Ablauf? Inwiefern sollte die Agenda angepasst werden?

Tipp 3 – Beim Vorgehen stets um Bestätigung bitten

In meinen Beratungsprojekten fixiere ich als Meeting-Organisator die Ziele und Bedeutung einer Zusammenkunft und schlage ebenfalls einen Ablaufplan vor. Alle drei Elemente stelle ich zu Besprechungsbeginn vor. Beim Vorgehen bitte ich jedoch immer um eine aktive Bestätigung.

• Fehlt Ihnen ein Diskussionspunkt auf der Agenda?
• Spiegelt die Zeitverteilung auf die Themenpunkte den aktuellen Bedarf wieder?
• Müssen wir kurzfristige Randbedingungen im Ablauf beachten?

Durch meine Fragen erfährt der Kunde stets Wertschätzung und Gestaltungsmöglichkeiten. Ich hingegen identifiziere direkt zum Meeting-Start ungeplante Störthemen, die wir entweder in der Besprechung behandeln oder in einen Themenspeicher legen.

---

Ursprung

Die ZBV Methode habe ich bei Georg Jocham unter dem Namen Meeting Wunderwuzzi kennengelernt. Ob die Strukturierung von Besprechungen nach Zielen, Bedeutung und Vorgehen ursprünglich vom österreichischen Unternehmer, Trainer und Berater kommt, konnte ich nicht herausfinden.

---

Bonusmaterial