Das World Café – Fragen in wechselnden Gruppen beantworten

Als Projektleiter, Manager oder Kreativarbeiter bzw. deren Berater bist Du mit folgenden Fragen konfrontiert:

• Wie lassen sich in Großgruppen strukturiert Ideen entwickeln und Erkenntnisse teilen?
• Wie können wir die untereinander unbekannten Teilnehmer eines Events in Kontakt bringen?
• Womit können wir kreative Denkprozesse in Großgruppen strukturieren?

Unterstützung findest Du im World Café und der rundenbasierten Diskussion von Fragen in Tischgesprächen.

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Ergebnis: Informationen ausgetauscht, Ideen und Aufgaben dokumentiert und sozialen Zusammenhalt gestärkt

Teilnehmer: mind. 12 Personen

Dauer: 45 bis 180 Minuten

Utensilien: gemütlicher Raum (groß genug für mehrere Gruppentische), Gruppentische mit 4-6 Stühlen, Glocke/Signal, Flipchart, Schreibpapier oder Papiertischdecke & Stifte

Zweck

Veranstalte ein World Café, sobald Du eine große Gruppe von Personen zur gemeinsamen Arbeit an vielschichtigen Fragen veranlassen möchtest. Das Workshop-Format eignet sich insbesondere für ein heterogenes Teilnehmerfeld, dass kollektiv von einem Thema betroffen ist und sich mit diesem im Diskurs auseinandersetzen will.

In einem World Café entwickeln mehrere Gruppen von jeweils 4 bis 6 Personen parallel Ideen, Lösungen und Antworten. Gearbeitet wird an Sitz- oder Stehtischen in einem gemütlichen Ambiente. Nach festen Zeiteinheiten wechseln die Teilnehmer ihren Tisch und nehmen den Diskussionsfaden in anderer personeller Zusammensetzung locker und informell wieder auf.

Die dynamische Mischung sorgt dafür, dass die Beteiligten miteinander ins Gespräch kommen. Zwischenmenschliche Netzwerke entstehen, Wissen fließt, Ideen werden generiert.

Synonyme für World Café sind Conversation Café oder das deutsche Welt-Café oder Café Methode, alternativ eine Schreibweise mit Bindestrich zwischen den Begriffen.

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Aufbau

Frage – „Wofür benötigen wir den Austausch?„

Im Zentrum des World Cafés stehen die vom Organisator vorbereiteten Fragen. Achte auf eine einfach verständliche und offene Formulierung. Die Fragestellungen sollten das Interesse der Teilnehmer wecken und zur verbalen Auseinandersetzung anregen. Gerne kannst Du im Thema bewusst etwas provozieren bzw. eine ungewöhnliche Wortkombination wählen.

Ergebnistypen – „Was entsteht in einem World Café?“

Stelle an den Tischen des Cafés Schreibmaterial bereit, um den Teilnehmern die Möglichkeit zu geben sich visuell auszudrücken bzw. ihre Gedanken für alle sichtbar zu dokumentieren. Geeignet sind Flipchart, beschreibbare Papier-Platzmatten, Meta-Plan Wände oder einfache Notizzettel. Vergiss die Stifte nicht.

Rollen – „Wer agiert wie in einem Welt-Café?“

Das World Café unterscheidet zwischen drei Meeting-Rollen:

• Organisator: Veranstaltet das World Café, führt in die Arbeitsweise des Formats ein, erläutert den Ablauf und weist auf die Regeln hin.
• Gastgeber: Betreut an einem festen Tisch die wechselnden Teilnehmer durch Verknüpfung der Erkenntnisse aus den verschiedenen Diskussionsrunden. Zudem achtet die Rolle auf eine offene, beteiligende und freundliche Atmosphäre und fördert den Gesprächsfluss.
• Teilnehmer: Nimmt als Gast an den Diskussionen an den verschiedenen Tischen teil und bringt Ideen, Erfahrungen und Wissen zu den Fragen ein.

Regeln – „Was beachten wir bei der Café-Methode?“

Wie in einem Kaffeehaus so gibt es auch beim World Café Regeln des Miteinanders.

• Die Leitung liegt beim Gastgeber – Der Gastgeber führt durch das Gespräch.
• Jeder kann sich einbringen – Am Tisch hat jeder Teilnehmer die Möglichkeit sich zur Frage zu äußern.
• Offenes und vertrauensvolles Miteinander – Alle Sichtweisen werden wertschätzend und bis zum Ende angehört.
• Ideen schriftlich festhalten – Die Teilnehmer notieren zentrale Antworten und Erkenntnisse gut lesbar für die nachfolgenden Gäste.

In der Literatur werden diese Arbeitsprinzipien auch gern als Etikette bezeichnet. Ausführliche und gelegentlich auch optisch aufgepeppte Varianten findest Du im Internet.

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Anwendung

Ein World Café findet in mehreren sequentiellen Durchläufen statt. In jedem diskutieren die Teilnehmer an den Tischen unter Leitung des Gastgebers eine neue Fragestellung.

1. Café eröffenen

Als Organisator begrüßt Du die Teilnehmer und erklärst die Ziele für das World Café sowie seinen Ablauf. Zudem erläuterst Du die Rolle der Gastgeber an den Tischen sowie die Regeln des Formats.

Nach der rund 10-minütigen Einführung hat jeder Beteiligte die Möglichkeit einen Tisch zu wählen.

2. Fragen diskutieren

In den nächsten 15 bis 30 Minuten diskutieren die Teilnehmer an den Tischen die verschiedenen Fragestellungen. Entweder die Tische bearbeiten die gleiche Frage und die Frage wechselt jede Runde, oder jeder Tisch widmet sich einer eigenen Fragestellung.

Für die Ergebnissicherung schreiben, zeichnen und kritzeln die Teilnehmer in jeder Runde das nach ihrer Meinung nach Wichtigste auf Papier. Letzteres verbleibt am Tisch und dient den Nachfolgern als Arbeitsgrundlage. Jeder Teilnehmer entscheidet selbst entscheiden, ob und in welcher Form er Notizen macht.

3. Tische wechseln

Nach jedem Durchgang mischen sich die Teilnehmer neu. Die Gastgeber bleiben an ihren Tischen, begrüßen die Neuankömmlinge, resümieren das bisher Besprochene und bringen den Diskurs erneut in Gang. Nach 2-3 Minuten Wechselpause startet die nächste Diskussionsrunde.

4. Café abschließen

Nach der letzten Runde schließt das World Café mit einer 15-30 minütigen Reflexionsphase. Die Teilnehmer haben Gelegenheit ihre Ergebnisse zu präsentieren und Erkenntnisse zu teilen. Auch Feedback zum Workshop-Format selbst sind erlaubt.

Als Organisator fasst Du in dieser Abschlussrunde den Event zusammen und dankst für die Beteiligung.

Die Anzahl der Durchläufe hängt von der verfügbaren Zeit, der Zahl der Teilnehmer sowie der Menge und Art der Fragen ab. Der Klassiker sind drei Runde mit drei unterschiedlichen Fragen.

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Beispiele

World Café in der Praxis

Austrian Standards Institute: Dialogforum 2014 – World Café & Präsentation (25 min) – Beispiel für ein World Café zur Frage ‚Geschlechtersensibler Umgang mit Sprache‘ mit anschließender Ergebnispräsentation

World Café im Consulting

Auch in der Beratung von Unternehmen kannst Du ein World Café zum Einsatz bringen. Die Workshop-Methode Sie eignet sich gut, um beispielsweise…

• abweichende Perspektiven auf einen Sachverhalt zusammenzuführen,
• eine Roadmap zu entwerfen,
• gemeinsam eine Strategie zu entwickeln
• Feedback und Verbesserungsvorschläge zu entwickelten Konzepten zu geben oder
• Zwischenstände von Projekten zu bewerten und Folgeschritte zu planen.

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Vor- & Nachteile

Pro

• Das World Café sorgt für Austausch auf der inhaltlichen und sozialen Ebene. Getragen von der gemeinsamen Sache und der angenehmen Atmosphäre werden Berührungsängste abgebaut und ein Wir-Gefühl ausgeprägt.
• Durch den hohen Anteil an Selbstorganisation stärkt das Meeting-Format die Motivation und den Beteiligungsgrad der Teilnehmer. In kurzer Zeit lassen sich verschiedene Perspektiven auf ein Thema einnehmen.
• Großer Vorteil des World Café ist die Person des Gastgebers. Dieser sorgt für die Einbindung aller Teilnehmer am Tisch und sichert die Erkenntnisse durchgangsübergreifend ab.
• Hierarchien, Abteilungen und Wissensunterschieden gibt es bei einem World Café nicht. Die Teilnehmer diskutieren auf Augenhöhe.
• Ein World Café ist flexibel und vielfältig nutzbar. Das Format lässt sich einfach auf die Teilnehmerzahl, Themenauswahl und Zeitgrenzen anpassen.

Contra

• Der Erfolg eines World Café hängt entscheidend von seiner Organisation ab. Der Raum inklusive Tische und Stühle müssen präpariert, passende Fragen vorbereitet werden.
• Tische, Stühle und Schreibmaterial herzurichten bedarf Zeit. Je mehr Personen am Event teilnehmen, desto höher Deine vor- und nachgelagerten Rüstaufwände.
• Ein World Café dient dem Austausch und der Ideenentwicklung. Willst Du ein umfassendes Arbeitsergebnis entwickeln bzw. ein verzwicktes Problem lösen lassen, helfen Dir Workshop-Formate in denen die Teilnehmer in die Tiefe gehen.

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Praxistipps

Tipp 1 – Wichtige & facettenreiche Fragen wählen

Welche Fragestellungen eignen sich für ein World Café? Folgende Eigenschaften sollten die Diskussionsaufrufe mitbringen:

• Dringlich – Die Frage brennt den Teilnehmern unter den Nägeln.
• Relevant – Die Beantwortung der Frage ist für die Teilnehmer wichtig.
• Breit – Die Frage spannt einen großen Raum für Diskussionen auf und ist auch nach Stunden noch spannend.
• Vielschichtig – Die Frage lässt sich von verschiedenen Perspektiven auf unterschiedlicher Detailebene betrachten.

Tipp 2 – Fragen miteinander in Bezug setzen

Lasse die im World Café diskutierten Fragen inhaltlich und dramaturgisch aufeinander aufbauen. Ein Beispiel:

• Divergenz: Die erste Frage hat öffnenden/sammelnden bzw. analytischen Charakter, um alle Informationen und Ideen zu einem Themenfeld zusammentragen,
• Konvergenz: Die zweite Frage ist dann engführend und handlungsorientiert gestellt und auf die Zukunft gerichtet.

Lässt sich eine Sache in unabhängige Elemente zerlegen, dann kannst Du überlegen von jedem Tisch eines dieser Teile diskutieren zu lassen.

Tipp 3 – Leckere Verpflegung bereitstellen

Ein gutes Café bzw. Kaffeehaus besitzt eine angenehme, inspirierende und kollaborative Atmosphäre. Außerdem gibt es Kaffee und Kuchen. Komme diesem Grundgedanken mit Deinem World Café nach und serviere mindestens Kaffee, Tee und Mineralwasser. Opulenter geht natürlich immer. Achte darauf, dass die Verpflegung die Arbeit an den Tischen nicht behindert.

Tipp 4 – Sitzungen in virtuellen Räumen durchführen

Das World Café lässt sich auch in einem virtuellen Raum durchführen. Wichtig sind eine gute Videokonferenz-Software, eine Telekonferenzvertrautheit der Teilnehmer sowie ein Tool-geübter Organisator. Dieser verteilt die Teilnehmer in die Nebenräume – englisch Break Out Sessions – bzw. lädt sie zurück in den Hauptraum. Achte auf eine digitale Arbeitsbasis, die von den Teilnehmern einfach und intuitiv genutzt werden kann. MURAL, Miro & Co. helfen die kollektive Intelligenz von geographisch verteilten Teilnehmern anzuzapfen.

Tipp 5 – Gastgeber auf Rundenbasis wechseln lassen

Mache das World Café noch dynamischer und perspektivenreicher, indem Du die Gastgeber an den Tischen im Rundentakt durchwechseln lässt.

Mischen sich die Tischgruppen neu, bleibt jeweils eine Person zurück am Tisch und übernimmt die Gastgeberrolle. Sie begrüßt die Neuankömmlinge, resümiert kurz das vorhergehende Gespräch und bringt den Diskurs in Gang. Am Ende des Durchgangs wechselt der Gastgeber erneut durch.

Tipp 6 – Resultat als Collage & Vernissage festhalten

Falls nach dem letzten Durchlauf Deines World Cafés noch etwas Zeit bleibt, dann kannst diese nutzen und aus den niedergeschriebenen Notizen eine Wandcollage zusammenbauen. Auf diese Weise sind alle Ergebnisse zentral an einer Stelle, attraktiv in Szene gesetzt und offiziell gewürdigt.

Alternativ heftest Du die Ergebnisse an mehrere Flipcharts und reihst diese wie eine kleine Vernissage auf. Auch eine spätere Verwendung, als Bildschirmschoner, Miniposter oder Wandkalender für alle Teilnehmer ist möglich.

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Ursprung

Das World Café wurde von den beiden US-amerikanischen Unternehmensberatern Juanita Brown und David Isaacs 1995 entwickelt. Die Idee entstand aus ihrer Zusammenarbeit mit einem Beratungskunden, der eine Möglichkeit suchte, große Arbeitsgruppen in Diskussionen zu wichtigen Themen einzubeziehen.

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Bonusmaterial

Netzwerk digitale Hochschullehre: World Café (2 min) – das Meeting-Format für Lehrveranstaltungen nutzen

Wirtschaftsagentur Neumünster GmbH: Methode World-Cafe – das Workshop-Format für Fragen der Digitalisierung

• Whole Systems Associates: Café to Go – detaillierte und ansprechend illustrierte Beschreibung des Sitzungsformats

Letzte Aktualisierung am 31.10.2024 / Affiliate Links / Bilder von der Amazon Product Advertising API