Das VARES Modell – den Alltag von Ballast befreien

Als Projektleiter, Manager oder Wissensarbeiter bzw. deren Berater bist Du mit folgenden Fragen konfrontiert:

• Auf welche Weise entlasten wir das Projektteam von eingefahrenen aber inzwischen wenig nutzbringenden Aufgaben?
• Wie können wir unseren Betriebsalltag von operativen Routinetätigkeiten befreien?
• Wie lässt sich unser unnötiger Arbeitsballast strukturiert erkennen und eliminieren?

Unterstützung findest Du im VARES Modell und dem systematischen Entschlacken des Alltags.

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Ergebnis: operative Wertschöpfung vereinfacht, automatisiert, reduziert, eliminiert bzw. systematisiert

Teilnehmer: mind. 1

Dauer: 30-90 Minuten

Utensilien: Zettel und Stift (Solo), Flipchart/Whiteboard und Stifte (Team)

Zweck

Mit dem VARES Modell wirfst Du strukturiert Ballast von Bord. Das Konzept hilft Dir bei der systematischen Müllabfuhr. Dabei ist VARES ein Akronym und steht für die fünf Verben Vereinfachen, Automatisieren, Reduzieren, Eliminieren und Systematisieren.

Gerade im täglichen Tun übersehen Menschen schnell die vielen kleinen operativen Hürden und Ineffizienzen. Bevor Du beruflich oder privat Neues beginnst, muss Dich zunächst von Altbeständen trennen. Das VARES Modell hilft Dir eine Inventur durchzuführen. Systematisch und effizient.

Stelle vorhandene Aufgaben, Gewohnheiten, Projekten, Prozessen, Meetings, Prinzipien, Ergebnistypen etc. auf den Prüfstand. Und erlange durch die freigemachten Kapazitäten Deine Handlungsfähigkeit zurück. Damit findet Neues die notwendige Zeit, die benötigte Energie sowie die die unabdingbare Aufmerksamkeit.

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Aufbau

VARES Modell – „Wie kann ich im Alltag Zeit und Energie freisetzen?“

Das VARES Modell besteht aus fünf Dimensionen: Vereinfachen, Automatisieren, Reduzieren, Eliminieren und Systematisieren.

Jede Dimension enthält Leitfragen. Diese sind bewusst aus rückwärtsgerichteter Perspektive gestellt. Damit lässt sich dieser Fragetyp einfacher beantworten. Wähle alternativ eine vorwärtsgerichtete Sicht mit Sätzen wie „Wie können wir…“ oder „Was sollte zukünftig…“.

Ergänze das Modell mit hilfreichen Meta-Infos wie einem Titel, den verantwortlichen Autoren sowie das Datum der letzten Aktualisierung.

Dimension 1: Vereinfachen –„Was geht simpler?“

Dimension 1 widmet sich der Vereinfachung. Typische Leitfragen für wissensgetriebene Unternehmen sind:

• Wo bestehen Rückkopplungsschleifen in unseren Geschäftsprozessen?
• Welche Systeme, Methoden und Tools sind kompliziert in der Nutzung?
• Welche Aufgaben und Tätigkeiten sind über die Monate komplexer geworden?

Schwerpunkt ist das Simplifizieren. Dinge sollen entkompliziert und wieder auf ihren wesentlichen Kernzweck zurückgeführt werden.

Dimension 2: Automatisieren – „Was geht von allein?“

Die zweite Dimension dreht sich um Automatisierung der Abläufe. Auch hier beispielhaft einige Fragen:

• An welcher Stelle in unseren Prozessen erstellen wir die Ergebnistypen heute manuell?
• Was sind wiederkehrende Abläufe, die ein Computer schneller und fehlerfreier erledigt?
• Für welche Routinen können nutzen Partner, Wettbewerber bzw. Kollegen hilfreiche Apps und Tools?

Die Digitalisierung ist omnipräsent. Heute existiert kaum noch einen Job, für den es nicht ein Automatisierungswerkzeug auf dem Markt gibt.

Dimension 3: Reduzieren – „Was lässt sich zurückfahren?“

Dimension 3 bezieht sich auf die Reduktion. Erneut mehrere Fragen, nützlich insbesondere für die Beratungsbranche.

• Wo verrichten wir aktuell Blindleistungen in unserer Wertschöpfung?
• Wo existiert unnötige Verschwendung in den operativen Prozessen?
• Welche Marketing & Vertriebsaktivitäten sollten wir mangels Wirksamkeit zurückfahren?

Reduzieren heißt nicht abstellen. Vielmehr geht es um das Zurückfahren, dem Absenken, dem Kleinermachen von Dingen.

Dimension 4: Eliminieren – „Was lässt sich weglassen?“

Drastischer als das Reduzieren ist das Eliminieren, die vierte Dimension beim VARES Modell. Klassische Fragen für Unternehmensberater:

• Welche Kunden, Partner und Zulieferer zeichnen sich durch mangelnde Profitabilität, schwierige Zusammenarbeit bzw. unterdurchschnittliche Beistellleistungen aus?
• Welche Produkte und Dienstleistungen werden kaum noch am Markt nachgefragt?
• Welche Listen, Dokumente, Präsentationen werden durchgeschleift, obwohl sie keinen Nutzen mehr generieren?

Bevor Zeit und Aufmerksamkeit für Neues aufgewendet werden kann, müssen zunächst die Altlasten über Bord geworfen werden. Erst dann ist wieder Raum vorhanden.

Dimension 5: Systematisieren – „Was geht strukturierter?“

Letzte Dimension bei VARES ist das Systematisieren. Als Berater könntest Du Dir hier folgende Fragen stellen:

• Was sind wiederkehrende Probleme in unserer Wertschöpfung, die aktuell ad-hoc immer wieder neu gelöst werden?
• An welcher Stelle kommt es bei unseren Beratungsleistungen zu Verschwendung?
• Für welche Aufgaben nutzen andere Abteilungen strukturierende Checklisten, Anleitungen, Handzettel etc.?

Ziel ist ein System mit perfekten Strukturen. Für diesen Re-design musst Du aus dem operativen Geschäft abstrahieren, den Gesamtprozess entwickeln und diesen operationalisieren.

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Anwendung

Das VARES kannst Du allein oder im Team anwenden. Zeitlich ist das Jahresende oder der Jahresbeginn eine gute Gelegenheit. Visualisiere das Modell, beispielsweise auf einem Whiteboard oder Flipchart. Notiere die Ideen auf Karten und hefte diese auf die Visualisierung.

1. Ist-Situation erheben

Beginne die Analyse nach dem VARES Modell mit einer Ist-Betrachtung. Laufe jede der fünf Dimensionen einmal durch und identifizieren mittels Fragen die Dinge, die vereinfacht, automatisiert, reduziert, entfernt oder systematisiert werden sollten. Greife auf das Brainstorming oder die 6-3-5 Methode zurück.

2. Soll-Situation definieren

Als nächstes bestimmst Du den Ziel-Zustand, daher die Welt nach der Optimierung durch VARES. Das kann eine vereinfachte Dienstreiseabrechnung, ein neues Videokonferenzsystem, ein Zurückfahren von Vertriebsaktivitäten, ein Entfernen eines überholten Beratungsproduktes oder ein einheitliches Vorgehen bei der Karrieremesseplanung sein. Erneut helfen Kreativitätstechniken wie Brainstorming.

3. Maßnahmen fixieren

Auch das Entrümpeln generiert Aufwand. Beschließe nun Maßnahmen, daher wer erbringt bis wann welches Ergebnis. Eine Maßnahme kann ein Aufgabe sein oder ein ausgewachsenes Projekt erfordern. Alternativ handelt es sich um ein neues Arbeitsprinzip. Starte mit den kleinen Aktivitäten, die sich sofort umsetzen lassen und durch kleine Änderungen erste Erfolge generieren.

4. Wirksamkeit messen

Schließlich solltest Du zumindest qualitativ prüfen, wie gut die Maßnahmen greifen.

• Sind die Geschäftsprozesse einfacher geworden?
• Sorgt die neue App für mehr Produktivität bei der Projektabrechnung?
• Was hat der Wechsel auf ein neues Reisedienstleistungsunternehmen gebracht?

Nur wenn Du misst, stellst Du sicher, Dich in die angestrebte Richtung zu bewegen.

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Beispiele

Ballast im Berufsalltag

Vielen Menschen fällt es deutlich einfacher, neue Dinge hinzuzunehmen, als sich von vorhanden Sachen zu trennen. Ein kleiner Selbsttest. Wirf dazu bitte kurz einen Blick auf…

• die vielen Icons auf dem Desktop Deines Windows PCs bzw. Apple MacBooks.
• die zahlreichen Utensilien in der Schublade Deines Schreibtischs.
• die bunte Zettelwirtschaft an der Pinnwand in Deinem Büro.
• die große Menge von Kassenbelegen und Quittungen in den Fächern Deines Geldbeutels.

Befinden sich da nicht auch etliche, über die Zeit angesammelten Dinge, die Du eigentlich nicht mehr benötigst? Unterschiedlichste Mitbringsel, die einmal wichtig waren, in Deiner jetzigen  Lebensphase keinen bzw. nur noch sehr geringen Mehrwert mehr stiften? Platz fressende Lebensabschnittssouvenire, die Dich eigentlich nur bremsen, statt zu beschleunigen?

Ballast im Consulting Projekt

Auch im Beratungsalltag geht viel Aufwand für operative Kleinsttätigkeiten drauf.

• Reisekostenabrechnung
• Terminorganisation
• Zeiterfassung
• Projektberichtserstellung

Nur die wenigsten dieser Aufgaben sind wirklich wertschöpfend.

Die Abbildung zeigt die fünf Bereiche des VARES Modells samt möglicher Leitfragen. Gerne kannst Du auf den Fragen aufsetzen, diese verfeinern, ergänzen oder ganz abändern. Nutze die Vorlage und komme den Zeit- und Energiedieben auf die Schliche. Anschließend vereinfachst, automatisierst, reduzierst, eliminierst und systematisierst unnötige Dinge in den Abläufen.

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Vor- & Nachteile

Pro

• Das VARES Modell ist ein direkt anwendbarer Ansatz die historisch gewachsenen operativen Strukturen zu entschlacken und auf ein gesundes Maß zurückzutrimmen.
• Anders als viele Managementwerkzeuge, fokussiert das Konzept auf das Optimieren des Bestehenden und nicht der Entwicklung von etwas Neuem.
• Das Modell lässt sich sowohl für den persönlichen wie auch den beruflichen Bereich einsetzen, funktioniert für eine Einzelpersonen wie auch das ganze Unternehmen.
• Das VARES Modell ist simpel, pragmatisch und wirkungsvoll. Probiere es einfach aus. 15 Minuten reichen für den Anfang völlig aus.

Contra

• Analog dem TIMWOOD Modell für die 7 Arten von operativer Verschwendung gibt Dir das VARES Modell lediglich einen Denkrahmen Bestehendes strukturiert zu prüfen. Auf welche Weise und nach welchen Kriterien komplexes, manuelles oder überflüssiges erkannt und umgearbeitet werden soll, lässt die Technik offen.
• Loslassen ist nicht einfach. Gerade wenn Du VARES für Teams und/oder Abteilungen einsetzt, solltest Du gleichzeitig Change Management Aktivitäten zum Einsatz bringen.

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Praxistipps

Tipp 1 – Mindestens einmal jährlich entrümpeln

Reserviere Dir mindestens einmal im Jahr einen persönlichen Block, in welchem Du das VARES Modell für Dein Berufs- bzw. Privatleben zum Einsatz bringst. Betrachte diesen Termin als heilig und unverrückbar.

Blicke zurück und plane im voraus, am besten außerhalb des gewohnten Umfeldes. Führst Du ein Team, Abteilung oder Unternehmen, dann führst Du den Termin zweimal durch. Erst mit Dir – beispielsweise auf Basis der 3 Lists to Freedom – anschließend in der Gruppe.

Tipp 2 – Eine fortlaufende VARES Merkliste führen

Führe eine einfach zugängliche Liste, in der Du über das Jahr potentielle VARES Kandidaten sammelst. Halte dann im Termin die Ist-Analyse kurz, indem Du die präparierte Liste zückst und auf Basis dieser den Soll-Zustand definierst.

Tipp 3 – Bei Arbeit im Team Modell visualisieren

Falls Du im Team mit dem VARES Modell arbeitest, solltest Du das Konzept zuvor auf ein Flipchart, ein Whiteboard oder eine Metplan-Wand zeichnen.

Notiere anschließend alle identifizierte Aspekte auf Karten und verorte diese in den fünf Feldern. Nachträglich könnt ihr so Dinge verschieben, clustern und auch wieder entfernen. Zudem zwingt Euch die begrenzte Kartengröße auf den Punkt zu kommen.

Tipp 4 – Gezielt Synergien zwischen Themen suchen

Eine spezielle Form der Systematisieren ist das Suchen nach Synergien. Du suchst also nach Dingen die parallel durchgeführt oder zusammengefasst werden könnten. Leitfragen:

• Welche Ergebnisse aus einem Bereich sind Input für einen anderen?
• Welche Aufgaben lassen sich einfach miteinander verbinden?
• Was liegt auf einem üblichen Weg?
• Welches Wissen aus einer Lösung kann für andere Fragestellungen herangezogen werden?

Tipp 5 – Für Systematisierung in Helikopter steigen

Oft ist die Dimension 5 – das Systematisieren – die Schwierigste. Um hier zu optimieren, musst Du aus der Helikoptersicht analysieren, am besten mit unabhängigen Personen, die selbst nicht vom Prozess betroffen sind. Nützlich sind hierfür das SIPOC Diagramm, das VPEC-T Framework oder die CATWOE Technik. Auch die Umsetzung ist beim Systematisieren in der Regel am zeit- und mittelaufwendigsten.

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Ursprung

Das VARES Modell habe ich bei Dr. Burkhard Bensmann kennengelernt. Der Deutsche ist Gründer der Beratung Ld 21 academy sowie Honorarprofessor für Kommunikation und Organisationsentwicklung.

Ich wende VARES für meine persönliche Jahresplanung zwischen Weihnachten und Neujahr seit 2017 mit großem Erfolg an.

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Bonusmaterial

Dirk Kreuter: Auf die wichtigen Dinge konzentrieren: Schneiden und wachsen! (3 min) – der Verkaufstrainer berichtet vom Prinzip einen Baum zu verschneiden, dass dieser weiter wachsen kann

• Georg Jocham: Wirksam bleiben in Zeiten der Digitalisierung – Im Gespräch mit Burkhard Bensmann – Podcast indem auch über das VARES Modell gesprochen wird