Der Themenspeicher – Meetings fokussiert durchführen

Als Meeting-Moderator, Sitzungsorganisator oder Besprechungsleiter bzw. deren Berater bist Du mit folgenden Fragen konfrontiert:

• Wie gelingt es uns, dass Meetings pünktlich enden und nur die veranschlagte Zeit benötigen?
• Welches Werkzeug unterstützt uns beim fokussierten Abarbeiten der Sitzungsthemen?
• Auf welche Weise gehen wir mit Ideen und Fragen um, die ungeplant in einem Arbeitstreffen ausgeworfen werden?

Unterstützung findest Du im Themenspeicher und dem Verfahren der stringenten Meeting-Moderation.

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Ergebnis: Fokussierte und pünktlich endende Meetings, Workshops, Interviews und Arbeitstreffen

Teilnehmer: mind. 2

Dauer: ab 30 Minuten (abhängig von Sitzungslänge)

Utensilien: Flipchart/Whiteboard/Metaplan-Wand, Klebekarten & Stifte oder Notebook & Office Software

Zweck

Nutze einen Themenspeicher in einem Meeting als Sammelpunkt für alle…

• aufgeworfenen Fragen,
• neuen Diskussionspunkte,
• vorgebrachten Wünsche und
• eingestreuten Anmerkungen,

die einem oder mehreren Teilnehmern wichtig sind, jedoch vom geplanten Ziel, den Ergebnissen bzw. der Agenda des Treffens abweichen.

Ein Themenspeicher hilft bei der Fokussierung innerhalb eines Meetings. Zudem sorgt er dafür, dass (noch) nicht relevante Themen für den späteren Projekt- oder Betriebsverlauf explizit schriftlich festgehalten werden.

Speziell bei einem großen heterogenen Teilnehmerfeld, einer Vielzahl von Diskussionspunkten, schwierigen, vielschichtigen und komplizierten Sachthemen sowie einer angespannten politische Großwetterlage empfiehlt sich der Einsatz eines Themenspeichers.

Das einfache Konzept sorgt dafür in einem Meeting nicht den roten Faden zu verlieren. Teilnehmern hilft es konzentriert die geplanten Agendapunkte abzuarbeiten und neue Diskussionsbedarfe gut aufgehoben zu wissen. Der Moderator erhält mit dem Themenspeicher ein Instrument die Sitzung effizient zu leiten.

Synonyme für den Themenspeicher sind Ideen-Parkplatz, Ideenspeicher oder Themensammlung.

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Aufbau

Ein Themenspeicher besteht aus zwei Komponenten:

• Freie Fläche mindestens DIN-A2, beispielsweise ein Flipchart, ein Whiteboard oder eine Metaplan-Wand. Diese ist für alle Teilnehmer gut sichtbar im Raum postiert, trägt den Titel ‚Themenspeicher‘ sowie Namen und Datum der Besprechung.
• Moderationskarten DIN-A5 mit offenen Fragen, Diskussionspunkten und Themenwünschen die auf den Themenspeicher geklebt, gepinnt oder anderweitig befestigt werden.

Falls ihr über keine Moderationskarten verfügt, kannst Du die offenen Punkte in den Themenspeicher direkt notieren. Besser ist jedoch das Festhalten auf physischen Karten. Diese…

• zwingen zur Präzisierung des offenen Diskussionsthemas, da die Schreibfläche begrenzt ist,
• können flexibel verschoben, zusammengerückt oder wieder aus dem Themenspeicher entfernt werden,
• lassen sich nach der Sitzung verteilen, mitnehmen und als Erinnerung verwenden sowie
• bedienen in digitalen Zeiten den selten genutzten Tastsinn (Stichwort: „Mein offener Punkt in meiner Hand.“).

Ein Themenspeicher fungiert nicht als Aufgabensammlung. Offene, aus dem Meeting resultierende ToDos solltest Du beispielsweise in einer Aufgabenliste oder auf einem Kanban Board dokumentieren.

Auch ist ein Themenspeicher kein Schrottplatz. Greife Themen, die auf ihm verortet werden, unbedingt wieder auf.

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Anwendung

Den Themenspeicher bringst Du in Sitzungen zum Einsatz. Je größer die Runde, desto sinnvoller das Werkzeug.

1. Themenspeicher vorbereiten

Stelle den Themenspeicher an einer zentralen und gut einsehbaren Stelle im Raum aus. Weise zudem die Sitzungsteilnehmer daraufhin, dass alle Themen, die nicht zum geplanten Meeting beitragen, im Speicher landen und damit nicht verloren gehen.

2. Ungeplante Diskussionsthemen parken

Achte im Meeting auf alle nicht vereinbarten Diskussionspunkte und rege an, diese im Themenspeicher zu parken. Notiere in gut leserliche Schrift. Fasse zu Themengruppen zusammen, falls dies ohne nennenswerte Verzögerung möglich.

3. Themenspeicher nachbereiten

Gehe am Sitzungsende auf alle gesammelten Themen im Speicher ein. Entscheidet zusammen, welches Thema wann und von wem weitergetrieben wird.

Achtung: Bitte nicht zu tief einsteigen. Bei Unklarheit nimmt der geistige Urheber seinen Diskussionspunkt (physisch) mit und arbeitet diesen bis zum nächsten Termin aus. Maximal 5 Minuten, mehr sollte dieser Schritt nicht in Anspruch nehmen. Ansonsten habt ihr einen grundsätzlichen Klärungsbedarf und ein Zusatztermin ist sinnvoll.

Alle Beteiligten einer Sitzung – also neben Moderator auch die Teilnehmer – haben darauf zu achten, dass ungeplante Punkte in den Themenspeicher gelangen.

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Beispiele

Themenspeicher in Consulting Projekten

Nutze einen Themenspeicher zum inhaltlichen Steuern von…

• Arbeitssitzungen
• Interviews
• Steuerkreisen
• Regelterminen & Jour Fixes
• Workshops
• Videokonferenzen
• …

also immer dann, sobald sich mehrere Personen zum Informationsaustausch, einer Ergebnisausarbeitung oder einem Entscheidungstreffen an einem virtuellen bzw. realen Ort zusammenfinden.

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Vor- & Nachteile

Pro

• Meetings gehen mittels Themenspeicher konzentriert vonstatten. Bereits bei der Planung legst Du fest, welche Ergebnisse die Teilnehmer im Meeting entwickeln sollen. Aufkeimende Nebendiskussionen werden dann im Termin konsequent zu Seite geschoben.
• Die Teilnehmer fühlen sich ernst genommen, da ihre eingebrachten Punkte aufgegriffen, festgehalten und am Sitzungsende erneut bedacht werden.
• Das Team hält mit dem Themenspeicher die Meeting-Zeit und -ergebnisse einfacher ein. Interessante – aber für die Sitzung nicht relevante Themen – blockieren fortan nicht mehr den kostbaren gemeinsamen Termin.
• Der Moderator eines Treffens wird durch den Themenspeicher entlastet. Ihm steht nun neben den Optionen ‚Punkt abwürgen‘ und ‚Meetingzeit umwidmen‘ nun die Alternative ‚Punkt vertagen‘ zur Verfügung.

Contra

• Personen, die das Konzept des Themenspeichers nicht kennen, musst Du zunächst von den Vorteilen überzeugen. Das ist nicht immer einfach. Aus meiner Erfahrung gewöhnen sich Kunden und Kollegen jedoch sehr schnell an einen Speicher.
• Für den Themenspeicher benötigst Du (virtuelles) Equipment wie Flipchart, Moderationskarten und Stifte. Nicht jeder Meeting-Raum bietet diese Ausrüstung.
• Bei virtuellen Treffen ist der Umgang mit einem Themenspeicher komplizierter. Nur wenige Videokonferenz-Tools erlauben das permanente Einblenden einer Folie neben dem präsentierten Hauptfoliensatz bzw. den teilnehmenden Personen.

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Praxistipps

Tipp 1 – Themenkarten mit Zusatzinfos versehen

Notiere auf jede Moderationskarte das Namenskürzel des Ideengebers. Dieser kann später zum seinem Diskussionspunkt Stellung beziehen, das Thema weiter detaillieren oder als Aufgabe mitnehmen.

Auch kannst Du mittels farbigen Karten die Inhalte des Themenspeichers bereits vorgruppieren. Fragen erhalten die Farbe grün, Hintergrundinfos werden auf gelben Moderationskarten notiert, weitere Betrachtungsschwerpunkte finden sich auf blauen Karten wieder, etc.

Tipp 2 – Mindestens auf die Digitalvariante setzen

Auch in virtuellen Konferenzen lohnt der Einsatz eines Themenspeichers. Prüfe dazu am besten einmal Deine Videokonferenzsoftware. Einige Tools bieten hier spezielle Funktionen. Alternativ notierst Du im Chatraum die neu hinzugekommenen Themen.

Auch in der physische Welt kannst Du einen digitalen Themenspeicher nutzen. Euer Meetingraum besitzt kein Whiteboard oder Flipchart, jedoch einen Beamer? Erstelle in wenigen Sekunden eine leere Präsentationsfolie mit der Überschrift ‚Themenspeicher‘, projiziere diese an die Wand und verorte virtuelle Karten auf diesem Speicher. Einziger Nachteil: Der Speicher verschwindet, sobald Ihre andere Inhalte mit dem Beamer darstellt.

Tipp 3 – Sitzung bei Top-Themen bewusst umwidmen

Nicht jeder Einwand, jeder neue Diskussionspunkte und jede angebrachte Frage lässt sich mit dem Tool Themenspeicher lösen. Manchmal zwingt eine projektinterne Entwicklung, eine neue Erkenntnis oder eine (in der Regel auf höherer Ebene) getroffene Entscheidung die Teilnehmer, das Meeting kurzfristig umzuwidmen. Speziell, wenn mehrere Personen sich vehement wehren einen Punkt in den Speicher zu verschieben, ist es an der Zeit über eine kurzfristige Neuordnung des Meetings nachzudenken.

Bevor Du jedoch den neuen Diskussionspunkten Raum gewährst, stelle explizit die Frage „Vor dem Hintergrund neuer Erkenntnisse: Wollen wir das Meeting umwidmen?„. Somit wird das Treffen bewusst anders genutzt.

Tipp 4 – Themenspeicher ans Protokoll anheften

Die Sitzungszeit ist verstrichen und es drängen bereits die Nachfolger in den Besprechungsraum. Fertige in wenigen Sekunden ein Fotoprotokoll vom Themenspeicher an und hänge dieses an das Besprechungsprotokoll. Beim Versand dieser Meeting-Mitschrift bittest Du die Teilnehmer, sich bei Dir wegen offener Themenspeicherpunkte zu melden.

War ein Thema wirklich relevant, wird die entsprechende Person mit Dir Kontakt aufnehmen und ihren Diskussionspunkt erneut auf die Agenda setzen wollen.

Tipp 5 – Speicher ins nächste Meeting übertragen

In Sitzungsserien muss ein Themenspeicher nicht zwingend zum Schluss eines Einzeltermins leergeräumt werden. Auch ein Übertragen in die nächste Sitzung ist möglich. So habe ich in einer Workshop-Reihe einen Themenspeicher über insgesamt sechs Halbtagesveranstaltungen mitgenommen. Am Schluss einer jeden Einheit habe ich die Teilnehmer gebeten, den aktuellen Stand des Speichers kritisch zu prüfen und überflüssig gewordene Karten zu entfernen bzw. zu konsolidieren.

Tipp 6 – Für Solo-Aufgaben als Ideenspeicher nutzen

Auch bei Einzelarbeit kannst Du vom Konzept profitieren und dieses zum Ideenspeicher umbauen. Lege Dir dazu vor Bearbeitung einer Sache ein zusätzliches (virtuelles) Blatt bereit.

Tauchen im Arbeitsfluss plötzlich Gedanken, Einfälle oder ToDos zu einem anderen Projekt bzw. einer anderen Aufgabe auf, fixierst Du diese auf Deinem persönlichen Ideenspeicher. Dort können die Geistesblitze reifen, ohne von Dir vergessen zu werden. Bleibe auf diese Weise fokussiert bei der einen Sache und jage nicht dem erst besten Einfall nach.

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Ursprung

Der Ursprung der Methode ist mir nicht bekannt. Gerne Deine Hinweise per E-Mail an mich.

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Bonusmaterial

• Tim Themann: Der Ideen-Parkplatz – keine Themen „wegmoderieren“ – Erfahrungsbericht zum Themenspeicher