Der Team Model Canvas – visuell eine Arbeitsgruppe formen

Als Projektleiter, Prozessverantwortlicher oder Manager bzw. deren Berater bist Du mit folgenden Fragen konfrontiert:

• Auf welche Weise lässt sich die Leistung und die Ausrichtung unserer Arbeitsgruppe verbessern?
• Wie kann die Identifikation der Teilnehmer mit unserem Team gestärkt werden?
• Womit lässt sich die interne Zusammenarbeit unserer Teammitglieder inklusive gruppendynamische Prozesse reflektieren und optimieren?

Unterstützung findest Du in der Team Model Canvas und im Verfahren des Team Modelings.

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Ergebnis: Teambeschreibung dokumentiert, abgestimmt und verabschiedet

Teilnehmer: mind. 2 – 9

Dauer: ab 30 bis 180 Minuten (je Größe des Teams)

Utensilien: Whiteboard/Flipchart/Metaplan-Wand, Karten & Stifte oder Notebook & Office Software

Zweck

Mit dem Team Model Canvas definieren und vereinbaren Deine Teamkollegen und Du visuell die Identität Eures Teams. Die, der oder das Canvas steht dabei für Leinwand, auf der Eure Teambeschreibung schrittweise entsteht.

Nutze das Governance Werkzeug beispielsweise…

• beim Start in ein neues Projekt im Rahmen der Teambildung und dem gegenseitigen Kennenlernen,
• für die Etablierung bzw. Anpassung eines Geschäftsprozesses sowie
• bei Unklarheiten über Aufgaben und Verantwortung in einer bestehenden Arbeitsgruppe.

Sein größtes Potential entfaltet der Team Model Canvas beim teaminternen Aufbau und der anschließenden Anwendung. Der Fußabdruck des Teams wird arbeitsteilig entwickelt, abgestimmt und beschlossen sowie anschließend in der Praxis gelebt.

Ganz automatisch macht das visuelle Werkzeug die Eigen- und Fremdwahrnehmung transparent, deckt damit Konfliktherde auf und macht Reibungsverlust in der Zusammenarbeit offensichtlich.

Synonyme für den Team Model Canvas sind Team Canvas, Team-Canvas, TeamCanvas oder auch Team Leinwand.

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Aufbau

Team Model Canvas – „Welche Identität haben wir als Team?“

Der Team Model Canvas besteht aus neun zusammenhängenden Feldern, die in Summe die Identität, das Selbstverständnis und den Geist einer Arbeitsgruppe widerspiegeln.

In jedem Feld verortest Du Karten, auf denen Du in Substantiven oder kurzen Wortgruppen von maximal fünf Begriffen eine Teameigenschaft notierst. Der Vorteil bei diesem Vorgehen: Karten können gestapelt, verschoben oder nachträglich vom Canvas entfernt werden. Außerdem zwingen Karten zur Kürze und Klarheit.

Spendiere Deinem Team Model Canvas ganz oben einen offiziellen Teamnamen sowie eine Bezeichnung für das Umfeld. Letzteres ist beispielsweise ein Projekt, eine Organisationseinheit oder ein Geschäftsprozess. Ergänze den Canvas zudem mit Meta-Infos, wie die verantwortlichen Autoren sowie das Datum der letzten Aktualisierung.

Zweck – „Warum gibt es uns als Team?“

Im Zentrum des Canvas notierst Du die Daseinsberechtigung für das Team.

• Worin besteht der übergeordnete Sinn der Arbeitsgruppe?
• Weshalb gibt es unser Team?
• Was passiert, falls wir als Team nicht existieren würden?

Falls Du keinen Zweck definieren kannst, solltest Du überlegen das Team aufzulösen und die Teilnehmer mit alternativen Aufgaben zu betrauen.

Gemeinsame Ziele – „Wohin wollen wir im Team?“

Notiere in diesem Feld die aus dem Zweck abgeleiteten wichtigsten Ziele, die das Team gemeinsam erreichen soll.

• Welchen Soll-Zustand strebt die Arbeitsgruppe an?
• Wann ist unser Team erfolgreich?
• Welches Ergebnis soll das Team vorweisen können?

Achte auf die Erfüllung der SMART Kriterien. Alle Ziele sollten spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch und terminiert sein.

Persönliche Ziele – „Wohin will ich als Teamteilnehmer?“

Fixiere hier die individuellen Ziele der einzelnen Teamteilnehmer.

• Wo möchten jede einzelne Person nach dem Projekt stehen?
• Weshalb ist ein Akteur Teilnehmer unseres Teams?
• Inwieweit stehen gemeinsame und persönliche Ziele in Deckung bzw. Widerspruch?

Die persönlichen Ziele der Teamteilnehmer müssen nicht unbedingt messbar sein. Auch qualitative Wünsche sind erlaubt.

Personen & Rollen – „Wer übernimmt im Team welche Funktion?“

Halte hier alle am Team beteiligten Personen inklusive ihrer Rollen fest.

• Welche Personenprofile werden für die Zielerreichung benötigt?
• Was für Fähigkeiten und Kompetenzen braucht unser Team?
• Welche Person übernimmt im Team welche Rolle?

Nutze für die Rollenbeschreibung beispielsweise die AKV Methode oder den Role Model Canvas.

Werte – „Weshalb tun wir als Team was wir tun?“

Hinterlege in diesem Feld die gemeinsamen Leitplanken des Teams.

• Wofür wollen wir als Team stehen?
• Welche Aspekte machen unsere Arbeitsweise und Ergebnisse unverwechselbar?
• Welche Grundannahmen zeichnen uns als Arbeitsgruppe aus?

Bei aufkeimenden Konflikten bilden Werte eine Basis, auf die sich einzelne Teilnehmer berufen können.

Erwartungen & Notwendigkeiten – „Womit arbeiten wir im Team?“

Lege hier alle Infos zu erforderlichen Ressourcen und Werkzeugen ab.

• Was benötigt jeder einzelne Teamteilnehmer für eine erfolgreiche Arbeit?
• Wie sieht die Arbeitsgrundlage bei uns im Team aus?
• Auf welche Weise dokumentiert, kommuniziert, plant etc. das Team?

Konzentriere Dich in diesem Feld auf das ‚Was‘ und nicht das ‚Wie‘.

Regeln & Aktivitäten – „Unter welchen Rahmenbedingungen arbeiten wir im Team?“

Dokumentiere hier Handlungsmaximen der Zusammenarbeit sowie wesentliche Aufgaben.

• Wie kommen wir im Team zu Entscheidungen?
• Auf welche Weise wird im Team kommuniziert?
• Worin bestehen die wichtigsten ToDos unseres Teams?

Fokussiere in diesem Feld auf die wesentlichen Vereinbarungen und Verabredungen. Überblick, nicht Details, sind in diesem Feld gefordert.

Stärken & Qualitäten – „Warum ist unser Team bzw. Einzelne geeignet?“

Beschreibe die positiven Eigenschaften des gesamten Teams sowie seiner einzelnen Akteure.

• Was können die Teamteilnehmer besonders gut?
• Worin besteht ein Trumpf unseres Teams?
• Auf welche Weise können die Stärken noch weiter genutzt werden?

Sei hier selbstkritisch und objektiv und betrachte das Team vor dem Hintergrund vergangener und paralleler Teams.

Schwächen & Verbesserungspotentiale – „Warum ist unser Team bzw. Einzelne ungeeignet?“

Notiere hier die negativen Eigenschaften des gesamten Teams bzw. seiner einzelnen Akteure.

• Was könnte uns vom Erreichen der Ziele abhalten?
• Welche team-relevanten Schwächen haben die einzelnen Akteure?
• Wie können die Nachteile kompensiert oder überwunden werden?

Übe Dich ebenfalls in Selbstkritik und Objektivität.

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Anwendung

Einen Team Model Canvas kannst Du für ein bereits produktives Team (z.B. Ist-Canvas für eine vorhandene Fachabteilung) oder auch für ein sich formendes Team (z.B. Soll-Canvas für ein neues Projekt) anwenden.

Durchlaufe dazu in der Arbeitsgruppe in einem maximal 3-stündigen Workshop die folgenden Team Modeling Schritte:

1. Bereich scopen

Lege zunächst den Bereich fest, für welchen Zweck Du den Team Canvas erstellen möchtest.

• Gründet sich ein neues Team im Rahmen einer Projektinitiierung?
• Soll eine bestehende Arbeitsgruppe bzgl. einer laufenden Aufgabe auf den Prüfstand gestellt werden?
• Ist angedacht die Teamleistung im Rahmen einer Lessons Learned Sitzung zu verbessern?

Notiere den Teamnamen sowie die Bezeichnung des Umfelds.

2. Zweck, Ziele & Werte definieren

Formuliere zuerst die Daseinsberechtigung für das Team in Gestalt des Zwecks. Dokumentiere dann die gemeinsamen und persönlichen Ziele. Ergänze parallel die Werte des Teams.

3. Personen & Rollen bestimmen

Identifiziere nun die bestehenden bzw. notwendigen Rollen und verteile diese auf die Teamteilnehmer.

4. Regeln, Aktivitäten & Notwendigkeiten festlegen

Fixiere jetzt wiederkehrende Aufgaben und die dafür notwendigen Werkzeuge. Arbeite zudem die Verantwortlichkeiten, Entscheidungsprozesse sowie Regeln der Zusammenarbeit heraus.

5. Stärken & Schwächen beschreiben

Leite die Stärken und Schwächen des Teams bzw. seiner einzelnen Teilnehmer ab. Orientiere Dich dabei an den bereits komplettierten Feldern.

6. Canvas prüfen

Prüfe den resultierenden Canvas bzgl. Vollständigkeit, Konsistenz und Korrektheit.

• Passen die Erwartungen und Notwendigkeiten zu Regeln und Aktivitäten?
• Existieren Konflikte zwischen gemeinsamen vs. persönlichen Zielen?
• Können die beteiligten Personen mit ihren Rollen den Zweck vollständig erfüllen?

7. Ergebnis beschließen

Hinter einem Team stehen immer Personen, welche die Aufgaben und Vereinbarungen mit Leben füllen. Stimme das Resultat unbedingt mit den beteiligten Akteuren ab.

Ein guter Team Model Canvas entsteht schrittweise. So ermutigt die Methode zwischen den einzelnen Felder zu springen und iterativ ein Gesamtbild des Teams herauszuarbeiten.

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Beispiele

Team Model Canvas des A-Teams

Nachfolgende Abbildung zeigt einen unvollständigen Team Model Canvas für das A-Team, eine US-Amerikanische Action Serie aus den 1980er Jahren. Das A-Team operiert im Umfeld von Kundenmissionen an verschiedenen Standorten weltweit.

Greife das Beispiel einfach für Dein Projektteam auf. Der Vergleich mit einer Fernsehserie sorgt zu Beginn des Workshops für Humor und Lockerheit.

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Vor- & Nachteile

Pro

• Der Team Model Canvas fördert die interaktive Definition und Abstimmung einer Teamidentität. Gemeinsam den Zweck, die Aufgaben sowie die Regeln zu formulieren und festzuzurren, sorgt für Spaß.
• Bereits das Bewusstsein über den Zweck sowie die gemeinsamen und persönlichen Ziele auf Basis des Team Model Canvas verleiht dem Team einen Motivationsschub.
• Neben den klassischen Teammerkmalen wie Aufgaben und Rollen betrachtet der Team Model Canvas auch persönliche Ziele sowie Stärken und Schwächen der Teammitglieder.
• Auch Personen, die nicht am Entstehungsprozess des Team Model Canvas beteiligt waren, erhalten mit Blick auf das Ergebnis rasch einen Überblick über das Wesen eines Teams.

Contra

• Einen vollständigen Team Model Canvas zu erstellen und abzustimmen bedarf Zeit und Konzentration. Speziell bei Neugründung eines Teams konkurriert der Canvas mit zahlreichen Alternativaufgaben.
• Mit den Feldern ‚Schwächen‘ und ‚Persönliche Ziele‘ setzt das Werkzeug eine ehrliche und wertschätzende Teamatmosphäre voraus. Gerade bei frisch ernannten Teams ist diese nicht automatisch gegeben.
• Vorsicht Papiertiger: Ein ausgefüllter Team Modell Canvas sagt nichts darüber aus, wie das Team im Alltag seine Stärken ausspielt und die Ziele erreicht.

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Praxistipps

Tipp 1 – Ist-Stand kritisch hinterfragen

Beleuchte beim Befüllen der Felder des Team Mole Canvas für eine bestehende Arbeitsgruppe kritisch ihren Status Quo. Einige Prüffragen:

• Passen die Ziele zum Zweck?
• Decken sich die Aktivitäten mit den Erwartungen?
• Können die Schwächen ausreichend kompensiert werden?

Justiere für einen perfekten Einklang ebenfalls am Projekt- bzw. Linienumfeld des Teams.

Tipp 2 – Canvas im Team entwickeln

Erarbeite einen Team Model Canvas mit den Akteuren, die später auch Teil des Teams sind. Auf diese Weise werden die Ergebnisse von allen akzeptiert und keiner fühlt sich übergangen.

Tipp 3 – Karten mit Zusatzinfos versehen

Ergänze die Karten Deines Team Model Canvas mit nützlichen Zusatzinfos. Einige Anregungen:

• Kartenfarbe – Zuordnung einer Person zum persönlichen Ziel
• Kartenrand – Häufigkeit der Aktivität, Erwartung, Notwendigkeit etc. (z.B. dicker Rand – hoch, dünner Rand – gering)
• Kartengröße – Zeitbedarf für die Aktivität, Zielerreichung, Notwendigkeit etc. (z.B. große Karte – hoch, kleine Karte – gering)

Wichtig ist, dass ein Leser des Canvas die visuellen Elemente eindeutig versteht. Füge bei Bedarf daher eine Legende hinzu.

Tipp 4 – Canvas gut sichtbar aufhängen

Platziere speziell zu Beginn einer Zusammenarbeit den Team Model Canvas gut sichtbar im (virtuellen) Raum. Die Leinwand schafft Klarheit und Identität der beteiligten Akteure mit ihrer Arbeitsgruppe. Zudem informiert er auf einen Blick Stakeholder über die Aufgabenverteilung im Team.

Tipp 5 – Zusatzfeld mit Hinweisen ergänzen

Erweitere den Team Model Canvas durch ein zehntes Feld namens ‚Hinweise‘. In diesem ‚Joker-Bereich‘ legst Du alle Informationen ab, die sich keinem der anderen Felder zuordnen lassen. Beispielsweise sind das Angaben zu notwendigen Kompetenzen oder zeitliche Fristen.

Tipp 6 – Durch externen Moderator leiten lassen

Im Idealfall leitet ein ausgebildetes Nicht-Teammitglied durch ein Team Canvas Meeting. Die unabhängige externe Person verfolgt keine individuellen Team-Ziele. Zudem kann sie die Arbeitsgruppe beobachten, ihre neutralen Wahrnehmungen einbringen, Konflikte benennen und die Lösungsfindung anleiten.

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Ursprung

Der Ursprung der Methode ist mir nicht bekannt. Gerne Deine Hinweise per E-Mail an mich.

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Bonusmaterial

Smart Leadership: Das Team Model Canvas (3 min) – das Konzept zusammengefasst

• Alex Ivanov: Team Canvas – eine ganze Webseite nur zum Team Model Canvas
• Thomas Wuttke: Teams mit einem Team-Canvas ausrichten (20 min) – Details zum Werkzeug im Interviewgespräch mit IHK Berlin Geschäftsführer Stephan Wolter