Stopp der Zettelwirtschaft – Buchhaltung mit Papierkram

So langsam wächst mir meine Zettelwirtschaft über den Kopf. Für den digitalen Consulting Methodenkoffer fordert ein Kunde eine Jahresrechnung. Eine stationäre Buchhandlung bestellt fünf Exemplare meiner Consulting Akquise Toolbox*, da ihre Leser das Buch bei Amazon nicht online ordern wollen. Die Händler bestehen auf einen Lieferschein. Meine Frau beschwert sich seit mehreren Wochen über  das Blockieren des Privatlaptops in den Abendstunden. Für meine Autorentätigkeit lege ich mir ein zweites Notebook zu. Alle diese Transaktionen muss ich buchhalterisch festhalten. Mit Excel stoße ich da an Grenzen. Zeit, sich nach einer Buchhaltungssoftware für Selbstständige umzusehen….

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Papierkram betreibt ein Freemium Geschäftsmodell

Fündig geworden bin ich bei einer Beraterkollegin. Sie gab mir den Tipp, es mal mit Papierkram* zu versuchen. Die Software ist vollständig Cloud-basiert. Du benötigst einen PC mit Internetzugang, einem up-to-date Webbrowser sowie einen E-Mailpostfach. Das war’s auch schon.

In der Grundfassung ‚Free‘ ist das Tool kostenlos. Dann geht es weiter mit ‚Pro+‘ (warum das ‚+‘?), ‚Team‘ und ‚Business‘. Ganz klar, hier verfolgt der Hersteller ein Freemium Geschäftsmodell. Der Hintergedanke: Eintrittsbarrieren sollen für den Nutzer bis auf ein Minimum gesenkt werden. Du kannst erst einmal in Ruhe testen und Dir ein Bild von der Software machen. Papierkram* schenkt Dir dazu noch die ersten 15 Tage Ein- und Angewöhnungsphase mit vollen Funktionsumfang. Dann wird funktionell abgespeckt und Du wirst mit (aus meiner Sicht verkraftbaren) 8 Euro pro Monat zu Kasse gebeten.

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In 30 Minuten einsatzbereit dank Cloud und intuitiver Bedienung

Aber zurück zur Einrichtung. Dazu legst Du ein Papierkram* Konto an und wählst einen Instanznamen aus. Bei mir ist das https://consulting-life.papierkram.de. Du hinterlegst eine E-Mail und nach Bestätigung der Anmeldenachricht sowie der anschließenden Eingabe der Konto- und Passwortdaten geht es auch schon mit einem Assistenten los. Die Software fragt Dich nach Deinem Unternehmen, Adress- und Steuerdaten. Zudem kannst Du erste Produkte und Dienstleistungen sowie e-Commerce Angebote anlegen. Alles ist übersichtlich gehalten, unmittelbar verständlich und geht ruck-zuck.

Doch bevor ich meine Konto- und Steuerdetails preisgebe, möchte ich wissen wie Papierkram mit meinen Daten umgeht. Laut Webseite wird die Software Datenschutzgrundverordnungskonform in Deutschland betrieben. Die Übertragung zwischen Deinem Webbrowser und dem Server erfolgt verschlüssel auf Basis des Secure Sockets Layer (SSL) Netzwerkprotokoll. Auch erfüllt Papierkram nach eigenen Angaben die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff, kurz GoBD. Das liest sich für mich sicher und ich fahre mit der Erfassung meiner Daten fort.

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Alle wichtigen Buchhaltungsfunktionen an Bord

In wenigen Minuten habe ich Kunden- und Lieferantenstammdaten eingepflegt. Auch Werk- und Dienstvertragprojekte lassen sich rasch erfassen und einem Kunden zuordnen. Anschließend kann Du auf diese Projektaufgaben und Zeitkontingente buchen. Praktisch: Papierkram* bietet eine im Tool stets ausführbare TimeTracker-Funktion mit der Du eine registrierte Zeitspanne einem Projekt und einer Aufgabe zuweisen kannst. Zeiterfassung einfach gemacht, zumindest wenn Du am PC online arbeitest.

Auf der Einnahmen- und Ausgabenseite sind Angebote, Belege, Rechnungen, Lieferscheine, Anlagegüter und Mahnungen schnell erstellt. Bei allen Dokumenten handelt es sich um Schablonen, die Du in Standardangaben (z.B. Rechnungsposition, Angebotsdatum) und Layout (z.B. Grußformel, Logo) anpassen kannst. Erwarte hier nicht ein vollständiges Beratungsangebot oder eine individuell anpassbare Leistungsrechnung.

Schließlich erlaubt Dir Papierkram die Erstellung von Standardreports wie eine monatliche Cashflow-Übersicht, Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA), Einnahmenüberschussrechnung sowie Umsatzsteuervoranmeldung.

Nicht getestet habe ich die Nutzung der Software in Teams (samt Rechtevergabe und Mitarbeiterreports). Auch unterstützt meine Hausbank die angebotene Homebanking Computer Interface (HBCI) Schnittstelle nicht, bzw. habe ich bisher noch keinen Zugriff auf DATEV und Elster benötigt. Existent, aber ebenfalls von mir nicht genauer unter die Lupe genommen, ist der Import und Export von Stamm- (z.B. Kundendaten) bzw. Transaktionsdaten (z.B. Rechnungen).

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Pros – was für Papierkram spricht

• Papierkram kommt aus Deutschland
  Hinter der Software steckt die odacer finanzsoftware GmbH mit Sitz in Wiesbaden. Die Bitte nach Änderung meines Instanznamens von Consutling-Life auf Consulting-Life (Buchstabendreher) kam der Support in weniger als 12 Stunden sehr freundlich nach.
• Papierkram unterstützt beim Papierkram
  Ich bin kein Buchhalter, meine letzte Rechnungswesenvorlesung liegt über 15 Jahre zurück. Das weiß der Hersteller und nimmt mich mit seiner umfassenden Hilfe inklusive Handbuch, Videotutorials, FAQ-Liste sowie E-Maileinführungsserie an die Hand. Mit Infos zur Software und den Möglichkeiten bin ich gut versorgt.
• Papierkram macht Spaß
  Neue Kundenstammdaten einpflegen. Eine Rechnung aufsetzen. Ein Report ziehen. Dank gutem logischem Bedienkonzept und dem zentralen Dashboard macht er Einsatz der Software Spaß. Toll, von B2B Systemen bin ich sonst anderes gewöhnt.
• Papierkram fokussiert sich
  Vielleicht hast Du schon einmal wochenlang in eine große Enterprise Resource Planning Software eingearbeitet oder hast mit einer umfangreichen Business Software herumgeschlagen. Das Tool macht es Dir einfach und konzentriert sich auf die wesentlichen Funktionen.

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Cons – was gegen Papierkram spricht

• Papierkram kostet
  Ende 2018 belaufen sich die Kosten für eine Einzelnutzer-Lizenz auf 96 Euro pro Jahr. Bei einem Team bis zu 5 Personen sind jährlich 240 Euro fällig, bei maximal 20 Nutzern 480 Euro. Das ist zunächst teurer, als das meist vorinstallierte Microsoft Excel. Für Papierkram spricht Zeitersparnis und Fehlerreduzierung bei der Buchhaltung.
• Papierkram lässt sich begrenzt vernetzen
  Weder bietet das Tool eine Schnittstelle zum populären Microsoft Outlook (Zeiterfassung) noch werden Banken flächendeckend unterstützt. Insgesamt sind drei Schnittstellen in einer vernetzten Datenwelt sehr wenig.
• Papierkram benötigt Internet
  Als Software-as-a-Service (SaaS) Angebot musst Du für den Einsatz der Software online sein. Gerade auf Reisen bzw. im Ausland gehört ein schnelles Internet leider noch nicht zum Standard.
• Papierkram ist begrenzt Smartphone-tauglich
  Zwar lässt sich das Tool auch über Browser per Smartphone bedienen, wirklich Freude kommt da aber leider nicht auf. Die Dateneingabe ist ruckelig, nach einem Neustart des Telefons musst Du Dich umständlich wieder in das Programm einloggen.

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Fazit – Buchhaltung für Nicht-Buchhalter

Mit Papierkram* habe ich mich schnell angefreundet. Bereits nach 30 Minuten hast Du Deine Stammdaten eingepflegt und kannst Du eine erste professionelle Rechnung vom Stapel laufen lassen. Ganz nebenbei macht die Bedienung auch noch Spaß. Bist Du Consulting Freelancer oder betreibst eine kleine Unternehmensberatung, ist das Tool einen Probelauf Wert.

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