Die Sounding Board Methode – Veränderungen aktiv begleiten

Als Manager, Projektleiter und Geschäftsführer bzw. deren Berater bist Du mit folgenden Fragen konfrontiert:

• Wie fördern wir in unserer Abteilung eine Kultur von Feedback & Austausch?
• Was hilft uns bei der Analyse & Bewertung von richtungsweisenden Entscheidungen im Projekt?
• Womit haben wir ein offenes Ohr für die Stimmung und das Meinungsbild in der Belegschaft?

Unterstützung findest Du in einem Sounding Board und der gleichnamigen Sounding Board Methode.

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Ergebnis: Beratendes Gremium eingerichtet sowie Feedback-bzw. Stimmungsbild-Meetings organisiert

Teilnehmer: mind. 4 (Sounding Board Gremium und Ratsuchende)

Dauer: mind. 30min für Sounding Board Meeting (je Zahl und Tiefe der Fragestellungen)

Utensilien: Whiteboard/Flipchart/Metaplan-Wand, Moderationskarten & Stifte oder Notebook &Präsentationssoftware

Zweck

Mit der Sounding Board Methode etablierst Du einen aktiven Austauschmedium zwischen…

• Feedback-suchenden bzw. Meinungs-gebenden Projektteam(s) bzw. Betriebsstelle(n),
• Feedback-gebenden bzw. Meinungs-suchenden Gremium ausgewählter Vertreter sowie
• Änderung-initiierenden bzw. Stimmungsbild-suchenden Management.

Im Zentrum steht die beratende Begleitung sowie Erfassung eines Stimmungsbildes durch ein unabhängiges Komitee, oft über mehrere Hierarchieebenen, Abteilungen und Standorte hinweg.

Der Begriff Sounding Board, zu deutsch Resonanzboden, bezeichnet sowohl…

• die Moderations- und Feedbackmethode angewandt in Sounding Board Meetings als auch
• die in der Organisationseinheit Sounding Board einberufenen Personen.

Ein Sounding Board fungiert als unabhängige Rückmeldestelle welche regelmäßig Ratschläge, Empfehlungen und Hinweise erteilt bzw. ein Ohr am Puls der Organisation hält. Als Beratungs- bzw. Stimmungsbildkommission fällt das Board jedoch weder Entscheidungen, noch treibt es Aufgaben voran.

Synonyme für die Sounding Board Methode sind Sounding Board Feedback, Sounding Board Technik, Sounding Board Meeting, einfach Sounding Board oder alternative Schreibweisen mit Bindestrich oder einem einzigen Wort.

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Aufbau

Die Komposition, Struktur und Arbeitsweise eine Sounding Boards hängt von seinen Einsatzschwerpunkten ab.

Zusammensetzung – „Welche Mitglieder enthält das Gremium?“

Der Zweck eines Sounding Boards bedingt dessen Teilnehmer. Folgende Rollen sind in der Praxis üblich:

• Projektmanager, Betriebsleiter und Führungskräfte
• Mitarbeiter aus dem Projekt und der Linie
• Schlüsselpersonen im Unternehmen, wie Betriebsrat oder Datenschutzbeauftragte
• Kunden, Empfänger und Nutzer, sowohl aktuell als auch zukünftig
• Externe Partner, wie Consultants, Zulieferer oder Auditoren

Achte bei der Zusammenstellung auf eine ausgewogene Mischung aus vom Vorgehen sowie den Ergebnissen betroffenen und beteiligten Stakeholdern. Somit finden sich verschiedene Sichtweisen im Sounding Board wider. Auch sollten die Mitglieder des Boards für eine objektive Beratung möglichst unabhängig von den Sachthemen sein.

Struktur – „Welchem Aufbau folgt das Board?“

Auch die Aufbauorganisation des Sounding Boards folgt dessen Bestimmung. Mögliche Ausprägungen des Sounding Board Gremiums sind beispielsweise:

• Breites Basiskommitee aus 50 Vertretern unterschiedlicher Standorte und Abteilungen, welche ein Stimmungsbild aus dem Betriebsalltag abbilden.
• Spitzes Expertenkommission aus einer einstelligen Zahl von unabhängigen Akteuren die Erfahrungen, Wissen und Kompetenzen poolen und beispielsweise für ein Forschungsprojekt einbringen.

Verschiedene Quellen berichten von einer Personalstärke von 5 bis 70 Personen, je Zweck des Boards sowie Größe und Internationalität der Organisation. Oft fallen Experten-Boards mit Beratungsauftrag mit 10-15 Personen deutlich kleiner aus als Stimmungsbild-Boards mit einer mittleren zweistelligen Zahl unterschiedlicher Akteure.

Arbeitsweise – „Wie agiert ein Sounding Board?“

Ein Sounding Board ist ein beratendes Gremium. Es trifft wieder Entscheidungen, noch übernimmt es Aufgaben bzw. koordiniert deren Erledigungen. Vielmehr steht beim Sounding Board das Sammeln von Meinungen sowie die Vergabe von Feedback im Zentrum.

Für Tagungsfrequenz, -ort, -dauer und -ablauf gibt es keine festen Regeln. Wichtig ist eine regelmäßige Zusammenkunft und eine Arbeit auf Basis offen gestellter Fragen.

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Anwendung

Die Sounding Board Methode kommt im Rahmen einer realen, hybriden oder virtuellen Sitzung zum Einsatz. Gehe für ein sogenanntes Sounding Board Meeting wie folgt vor:

1. Vorbereiten

Kläre zunächst den Zweck des Gremiums und den Sounding Board Meetings ab:

• Ist Feedback für ein (Zwischen-)Ergebnis durch ein Projektteam erwünscht?
• Soll das Board seine Erfahrungen in eine Entscheidungsfindung einbringen?
• Wünscht das Team einen multiperspektivischen Rat für die nächsten Schritte?
• Möchte das Board einen Ist-Stand aus dem Projekt- bzw. Betriebsalltag erfassen?

Bestimme dann das Format des Sounding Board Meetings, d.h. Ort, Dauer, Länge, Ablauf, Teilnehmer, Rollenverteilung und Ergebnissicherung. Fixiere auch, ob nur Rückmeldungen eingeholt oder dieses auch diskutiert werden dürfen.

2. Durchführen

Die nach Unterstützung suchenden Mitarbeiter stellen ihre Ergebnisse vor, bringen Fragen in den Termin ein, erläutern das Entscheidungsproblem oder schildern bedeutende Situationen aus dem Alltagsgeschäft.

Das Sounding Board gibt Feedback, Antworten und Ratschläge bzw. nimmt Wünsche, Meinungen und Anregungen auf. Je nach Zweck des Boards, diskutieren die Beteiligten die Rückmeldungen.

Erkenntnisse, Hinweise und Empfehlungen werden durch alle Teilnehmer auf einer Arbeitsfläche oder einen Protokollführer in Besprechungsnotizen festgehalten.

3. Nachbereiten

Auf Basis der Sounding Board Rückmeldungen entscheiden die Mitarbeiter über nächste Schritte, verteilen Aufgaben bzw. setzen ein Folge-Meeting auf.

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Beispiele

Sounding Boards im Consulting

Sowohl bei Beratungskunden als auch firmenintern stiftet die Sounding Board Methode einen Nutzen. Nachfolgend eine Auswahl von Anwendungsfällen im Consulting:

• Beratungsgründung: Die Gründer einer Boutique Beratung erhalten von einem Sounding Board aus Kapitalgebern, Geschäftspartnern und Wissenschaftlern Ratschläge zum Aufbau und Weiterentwicklung ihrer Firma.
• Projektfeedback: Ein Projektleiter stellt sein aktuelles Consulting Engagement vor und das Board gibt in der Rolle eines informellen Steuerkreises konstruktive Rückmeldungen zu (Zwischen-)Ergebnissen, Chancen und Risiken.
• Marketingkampagnen: Die Marketing- und Akquiseverantwortlichen einer Beratung erhalten beim Sounding Board Feedback für ihre Ideen.
• Themenentwicklung: Die Consultants stellen zukünftige Beratungsschwerpunkte vor und loten mit einem markterfahrenen Sounding Board erfolgsversprechende Themenstränge aus.
• Geschäftsführung: Die Partner einer Consultancy möchten die Bodenhaftung zum Beratungsalltag nicht verlieren und holen sich beim Board die aktuelle Stimmungslage ein.

Sounding Boards im Privatleben

KITIPEK: Sounding-Board Methode (7 min) – Beispiel aus dem Themenfeld ‚Seifenkistenrennen‘

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Vor- & Nachteile

Pro

• Ganz gleich ob Entwicklungsprojekt, Marketingkampagne oder Organisationsentwicklung – die Sounding Board Methode ist vielfältig einsetzbar.
• Die Methode erlaubt dem Management das Stimmungsbild in Projekt- und Linienorganisationen früh wahrzunehmen und informiert zu begegnen.
• Das Verfahren unterstützt einen offenen und konstruktiven Dialog zwischen Feedback- bzw. Meinungsbild Suchenden und Gebenden. Kollaboration – Zusammenarbeit mit gemeinsamen Zielen – entsteht.
• Ein Sounding Board fördert sowie Zugehörigkeit, Partizipation und Mitbestimmung. Die Auswirkungen von Veränderungsmaßnahmen werden aus mehreren Perspektiven wiederkehrend reflektiert, evaluiert und aufgenommen.

Contra

• Ein Sounding Board ist eine zusätzliche Institution die Kapazität und Zeit sowie einen Finanzierungsbedarf besitzt. Es berät und sammelt Stimmungen, trifft aber weder Entscheidungen, noch setzt es Aufgaben um.
• Die Methode ist nicht für jede Unternehmenskultur geeignet, fördert sie doch einen ebenen-, standort- und bereichsübergreifenden Austausch der Akteure.
• Das Sounding Board rückt den Fokus hin zu (teilweise sehr individuellen und wechselhaften) Meinungen, Stimmungen und Befindlichkeiten, weg von spezifischen Ergebnissen, Aufgaben und Leistungen.

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Praxistipps

Tipp 1 – Format bei Bedarf ausdifferenzieren

Im Beitrag Regionale Sounding-Gruppen und zentrales Sounding-Board untergliedert Dirk Stölting die Methode in vier Dialogformate. Alle vier kamen bei der Integration von Commerzbank und Dresdner Bank zum Einsatz.

• Regionale Sounding-Gruppen tagen im 2-Monatsrhythmus im offenen Dialog ohne Führungskräfte.
• Ein zentrales Sounding-Board findet 3x jährlich statt. Der Integrationsvorstand steht im Austausch mit den Mitarbeitern.
• Bereichs-Sounding finden abhängig von den Bedarfen eines Bereichs statt. Im Blickpunkt steht das Sammeln der Resonanz zur Integration.
• Vier Mal jährlich kommt es zu Integration-Talks. Jeweils 100 Mitarbeiter aus allen Bereichen erhalten Infos zum aktuellen Stand der Verschmelzung.

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Ursprung

Die Sounding Board Methode stammt aus dem Change Management. Hintergedanke ist die strukturierte Begleitung von Änderungsprozessen in einer Organisation durch ein unabhängiges Gremium.

Die deutschen Übersetzungen ‚Resonanzboden‘ bzw. ‚Resonanzkörper‘ fassen den Sinn der Moderations- & Feedbackmethode gut zusammen: Bestehende Töne in der Belegschaft sollen aufgenommen sowie in verstärkter Form zum Vorschein gebracht werden.

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Bonusmaterial