SMART Methode - Aufbau, Einsatz & Vorlagen

Als Manager, Projektleiter, Wissensarbeiter bzw. deren Berater bist Du mit folgenden Fragen konfrontiert:

Womit machen wir Erfolg des Unternehmens, Bereichs, Einzelperson etc. messbar?
Welches Werkzeug gibt vagen Intentionen eine konkrete Form?
Wie lassen sich berufliche und persönliche Ziele eindeutig und präzise definieren?

Unterstützung findest Du in der SMART Formel und der Entwicklung per SMART Methode.

Ergebnis: spezifisches, attraktives, realistisches und terminiertes Ziel formuliert

Teilnehmer: mind. 1 Person

Dauer: ab 10 Minuten (je nach Zeithorizont und Betrachtungsumfang)

Utensilien: Whiteboard/Flipchart/Metplan-Wand & Stifte oder Zettel & Stift (zwecks Visualisierung)

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Zweck

Die SMART Methode hilft Dir ein vollständiges und präzises Ziel zu formulieren. Sind mehrere Personen an der Zieldefinition beteiligt sorgt die Technik zudem dafür, dass eine einheitliche Vorstellung zur Zielsetzung entsteht.

Ganz gleich, ob auf Unternehmens- oder Einzelpersonenebene bzw. lang- oder mittelfristig: SMARTe Ziele…

geben Entscheidungen und Handeln eine Richtung,
schaffen Klarheit über die Prioritäten,
sichern Verpflichtung und Disziplin,
steigern die Zufriedenheit und Motivation,
zwingen die Komfortzone zu verlassen und Neues auszuprobieren,
versetzen in die Rolle des aktiven Gestaltenden,
machen Erfolg mess- und bewertbar sowie
sorgen für Ergebnisse.

Zudem kannst Du die SMART Methode zur Überführung eines subjektiven weichen Ziels (engl. Soft Goal) in ein messbares objektives hartes Ziel (engl. Hard Goal) nutzen.

Synonyme für die SMART Methode sind SMART Formel, SMART Prinzip, SMART Framework, SMART Richtlinie oder SMART Bauplan, auch in Schreibweisen mit Bindestrich.

Aufbau

Ziel (engl. Goal) – „Welchen zukünftigen Zustand streben wir an?“

Wikipedia definiert ein Ziel als…

„…ein in der Zukunft liegender, gegenüber dem Gegenwärtigen im Allgemeinen veränderter, erstrebenswerter und angestrebter Zustand.“.

Im Fokus stehen die Veränderungen gegenüber der Ist-Situation, hin zu einer attraktiveren Ziel-Situation. Ziele dieser Art heißen auch Erreichungsziele. Im Gegensatz steht das Erhaltungsziel, daher ein Zustand der beibehalten werden soll.

Die Betriebswirtschaft unterscheidet zusätzlich zwischen Ergebnis- und Handlungszielen. Erstere sind die gewünschten Resultate und Zustände, Letzteres die Mittel und Aktionen, die dafür aufgewendet werden.

Je nachdem, welche Quelle Du konsultierst, definiert jeder Autor die fünf Buchstaben eines SMARTen Ziels (ein klein) wenig anders. Bewährt haben sich folgende fünf Eigenschaften, oft SMART Formel genannt.

SMART Methode — Struktur und Elemente der SMART Formel

Spezifisch (engl. Specific) – „Was ist das Ziel?“

Formuliere ein Ziel präzise, eindeutig und widerspruchsfrei.

Was genau soll erreicht werden?
Welche Elemente sind im Scope des Zieles?
Wer ist in der Zielerreichung involviert?
Was ist die Absicht?
Worin besteht der Soll-Zustand?

Alle beteiligten Stakeholder haben das gleiche gemeinsame Verständnis über das Ziel. Hingegen bleibt kein Spielraum für Interpretationen oder Nachverhandlungen. Auch nimmt das Ziel keine spezielle Lösung vorweg.

Beachte auch, dass das identische Ziel in einem anderen Kontext eine völlig neue Bedeutung erhalten kann.

Messbar (engl. Measureable) – „Wie prüfen wir die Zielerreichung?“

Auf den Ökonom Peter Drucker geht der Satz zurück: „Was Du nicht messen kannst, kannst du nicht lenken.“. Auch für Ziele gilt: Mache sie messbar – und damit konkret und operationalisierbar. Ein Ziel muss quantifizierbar sein, um seine Erreichung bzw. Abweichung objektiv beurteilen zu können.

Woran kann die Erfüllung des Ziels in Euro, Stunden etc. gemessen werden?
Welchen Wert genau?
Auf Basis welcher Größe ist klar, dass das Ziel erreicht wurde?
Womit lässt sich das Ziel quantifizieren?
Inwieweit lässt sich die Zielerreichung qualitativ bewerten?

Nicht immer lässt sich für ein Ziel unmittelbar eine messbare Kenngröße definieren. Ziehe für weiche Themen Stellvertretergrößen wie Befragungsdaten, Observationserkenntnisse, Interviewergebnisse oder Analysen von Fachleuten heran.

Attraktiv (engl. Attractive) – „Was bedeutet die Zielerreichung“

Ein Ziel solltest Du verständlich, herausfordernd, akzeptierend, aktionsorientiert und emotional positiv formulieren. Im Idealfall ist es Teil einer Mission bzw. Strategie. Vermeide Negativbegriffe wie ’nicht‘, ‚aufhören‘ oder ’stoppen‘.

Sorgt die Gedanken an das Ziel für einen Motivationsschub, Zuversicht und Freude?
Gestaltet sich das mit dem Ziel verbundene Bild für alle Beteiligten ansprechend?
Inwieweit verhält sich das Ziel angemessen und sinnvoll zur aktuellen Situation?
Welche Relevanz besitzt das Ziel für die Beteiligten?
Inwiefern zahlt das Ziel auf eine große übergreifende Sache ein?

Mache ein Ziel möglichst bildhaft. Daher: Du solltest konkret ausmalen können, was es bedeutet, sobald das Ziel erreicht ist.

Je näher Du dem Ziel kommst, desto größer Deine Motivation und Anstrengung zur Zielerreichung. Die Fachwelt spricht hier vom Goal-Gradient-Effekt.

Relevanz bezieht sich auch auf die Zielformulierung. Entferne alle Aspekte, die nicht unmittelbar zum Ziel gehören. Das können Ursachen, Auswirkungen, Lösungsansätze, Verantwortliche etc. sein.

Realistisch (engl. Realistic) – „Inwieweit ist eine Zielerreichung machbar?

Ein unrealistisches Ziel bzw. ein Ziel außerhalb des eigenen Einflussbereiches und Leistungsvermögens zu verfolgen sorgen für Frustration und Unverständnis. Definiere Ziele, die mit den verfügbaren Mitteln und Personen in der gegebenen Zeit und vorherrschenden Umständen tatsächlich erreichbar sind.

Ist das Ziel unter den aktuellen Rahmenbedingungen machbar?
Liegt die Erreichung des Ziels im eigenen Einflussbereich?
Mit Blick auf Zeit und Ressourcen: Wie realistisch lässt sich das Ziel erreichen?
Inwieweit gelang vergleichbaren Akteuren in ähnlicher Situation die Erreichung dieses Ziels?
Welche Risiken lauern bei der Erreichung der Zielsetzung?

Die Attraktivität und der Realismus eines Ziels sind eng miteinander verknüpft. Ein irreales Ziel, welches Dich und die Stakeholder überfordert, ist häufig auch ein unattraktives Ziel. Andersherum sorgen realistische Ziele für einen anhaltenden Motivationsschub, machen den Prozess der Erreichung also attraktiv.

Bei der Zielsetzung kommt es auf die Balance an. Weder sollte ein Ziel so leicht sein, dass es sich ohne Mühe erreichen lässt, noch so schwer, dass Du Dich im Misserfolgsfall herausreden kannst.

Zeitliche, finanzielle, personelle etc. Puffer sorgen dafür, dass ein unrealistisches in ein realistisches Ziel überführt werden kann.

Terminiert (engl. Timed bzw. Time-bound) – „Bis wann erreichen wir das Ziel?“

Jedes gute Ziel besitzt eine klare Terminvorgabe bzw. eine Zeitperiode, bis wann bzw. währenddessen das Ziel erreicht werden soll. Ein Ziel ohne Frist oder Zeitrahmen ist von geringem Wert.

Bis zu welcher Deadline soll das Ziel erreicht werden?
In welchem Zeitrahmen muss das Ziel erreicht werden?
Inwiefern ist das Ziel für eine Dauer zeitlich begrenzt?
Ab welchem Zeitpunkt kann das Ziel angestrebt werden?
Worin besteht die Bindefrist für das Ziel?

Terminierung macht ein Ziel plan- und vereinbar. Definiere zeitliche Aspekte so präzise wie nötig. Gelegentlich spielen Stunden bzw. gar Minuten, Zeitzonen, Sommer-/Winterzeitperioden, regionale Feiertage etc. eine Rolle.

Anwendung

Zu Beginn steht der Wunsch oder auch das Problem. Aus diesen leiten sich Ziele ab. Liegen diese vor, kannst Du die SMART Methode allein oder im Team zum Einsatz bringen. Achte darauf, alle Beteiligten einzubinden. Keiner lässt sich gerne die Ziele der Anderen ins ‚Hausaufgabenheft‘ notieren.

1. Formulieren

Die SMART Eigenschaften unterstützen Dich gute Ziele zu definieren. Gehe schrittweise vor, beginnend mit dem ‚S‘, dann ‚M‘ etc. Steht das Ziel, prüfst Du im Anschluss, zu welchem Grad es die fünf Eigenschaften erfüllt und besserst unmittelbar nach.

Visualisiere ein Ziel. Damit setzt es sich besser in Deinem Kopf fest. Zudem dient die Visualisierung als Merkhilfe.

2. Herunterbrechen

Scheue bei umfangreichen Zielen nicht davor zurück, diese in zeitlich kleinere SMARTe Teilziele herunterzubrechen. Aus langfristigen Jahreszielen leitest Du beispielsweise Quartalsziele, daraus wiederum Monatsziele etc. ab. Die Teilziele müssen dann parallel oder sequentiell erfüllt werden, um schließlich das große Hauptziel zu erreichen.

3. Überprüfen

Nutze die SMART Eigenschaften als Schablone, mit der Du vorgegebene Ziele auf ihre Güte überprüfst und bei Bedarf präzisierst.

In welcher Reihenfolge Du die Kriterien prüfst, ist dabei nicht entscheidend. Beispielsweise nutze ich SMART zur Validierung meiner beruflich vereinbarten Jahresziele und verhandle bei schwammig formulierten Zielen nach.

4. Verfolgen

Was nützt ein klar formuliertes Ziel, wenn dieses nicht in Angriff genommen wird?

Ebenso wichtig wie das Aufstellen des Ziels, liegt in dessen Realisierung. Achte darauf, dass Du nicht zu viele Ziele definierst deren gleichzeitige Erreichung sich als unrealistisch herausstellt.

5. Erreichen

Erreichst Du und weitere Beteiligte ein definiertes Ziel, dann feiert ihr diese Leistung gemeinsam als Erfolgserlebnis. Scheitert ihr hingegen, dann könnt ihr auf Basis des ausformulierten Ziels Erkenntnisse und Erfahrungen im Rahmen einer Lessons Learned Sitzung ableiten sowie ein neues Ziel setzen.

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Beispiele

Strategische Unternehmensziele

Folgende Übersicht zeigt mögliche strategische Unternehmenszielen und ihre Erfüllung der SMART Kriterien. Die Ziele können direkt mit der Vision eines Unternehmens verknüpft sein.

Ziele aus dem Privat- & Berufsleben

Ob für die strategische Unternehmensplanung, während dem Projekt-Kick-Off oder im Rahmen der beruflichen Karriereentwicklung – immer wieder stehst Du vor der Aufgabe, Ziele festzuzurren und anschließend nachzuverfolgen.

Nachfolgend eine Übersicht mit typischen Zielen aus dem privaten und beruflichen Alltagsleben. Jedem schlecht formulierten Vorhaben wird die SMARTe Formulierung gegenübergestellt.

Vor- & Nachteile

Pro

Die SMART Methode ist ein pragmatisches Instrument, um mit geringem Aufwand ein formal korrektes Ziel zu formulieren und nachzuverfolgen.
Ob beruflich oder privat – bereits der Gedanke an SMART diszipliniert Dich zur Beschäftigung mit Zielen. Das Akronym appelliert an die Klarheit über das ‚Was‘ bevor die Umsetzung – das ‚Wie‘ – in Angriff genommen wird. Ein „Ich fang dann schon einmal an.“ gehört damit zur Vergangenheit.
Egal um welches Themenfeld es sich handelt – auf Basis der fünf Eigenschaften arbeitest Du effizient eindeutige, erstrebenswerte und zeitlich definierte Zielzustände heraus.
SMART gibt Orientierung. Die Methode sorgt bei beteiligten Stakeholdern für ein gemeinsames Verständnis über das Ziel und den Umstand, zu welchem Grad dieses bereits erreicht wurde.
Der Bauplan SMART ist bekannt, die Formulierung anhand der 5-Kriterien im Geschäftsleben verbreitet.

Contra

Zieledefinition nach SMART bedeutet Mehraufwand. Dieser fällt zu Beginn an, genau dann also, wenn alle vor Tatendrang strotzen und eigentlich mit der Umsetzung loslegen möchten.
SMART deckt keine externen Abhängigkeiten auf. Falls die Zielerreichung von anderen Personen, Ereignissen, Entscheidungen etc. abhängig ist, besteht das Risiko, dass sich ein gestecktes Ziel verschiebt oder ganz hinfällig wird.
Für SMART müssen die Ziele bekannt sein. Die Technik hilft Dir nicht beim Prozess der Findung inhaltlich sinnvoller Ziele. Auch erkundet die Methode nicht den tiefergehenden Sinn sowie den Nutzen hinter einem Ziel.
Die mit SMART identifizierten Ziele geben nur die Richtung vor und führen nicht automatisch zur Veränderung. Sowohl Weiterverfolgung als auch Operationalisierung wird von der Methode nicht unterstützt. Hilfe findest Du hier in der Balanced Scorecard, OKR Methode oder der North Star Metric.
Die Methode geht nicht auf die verschiedenen Abhängigkeiten zwischen den Zielen ein. So können die von Dir formulierten Ziele in Konflikt stehen, sich gegenseitig ergänzen, abschwächen oder unterstützen. Abhilfe schafft das Zieldiagramm.
Ob ein Ziel spezifisch, attraktiv bzw. realistisch ist, liegt in den Augen des Betrachters. Diese Subjektivität kann bei der Anwendung von SMART zu Reibungsverlusten führen. Objektiv hingegen sind die Eigenschaften messbar und terminiert.
Konzentrierst Du Dich allein auf Ziele, bist Du nur dann erfolgreich, wenn Du diese auch erreicht hast. Diese Fokussierung auf den Abschluss engt ein und kann frustrieren.

Praxistipps

Tipp 1 – Ziele in Gewohnheiten verankern

Ziele lassen sich einfacher und meist auch schneller erreichen, wenn Du aus ihnen eine Gewohnheit machst.

Beispiel: Angenommen Du planst Deinen Grundwortschatz in Englisch bis vor dem Auslandseinsatz ab Juli um 2.000 Vokabeln zu erweitern. Dazu entwickelst Du das Ritual, am Abend nach dem Essen für 10 Minuten Englischvokabeln zu trainieren. Einmal etabliert, entwickelt sich die anfangs ungewohnte Tätigkeit zum festen Baustein Deines Alltags.

Tipp 2 – Ziele mit Hilfsgrößen messbar machen

Nicht immer lässt sich die Erfüllung eines Ziels direkt und einfach messen. Nutze Hilfsmittel wie…

Befragungen („Auf einer Skala von 1 bis 5, wie bewerten Sie…„),
Korridore („Zwischen 5 bis 8 Prozent„),
Zustände („dokumentiert und überprüft„) sowie
Stellvertretergrößen („Bisherige Ausgaben und verbrauchte Zeit„),

um die Zielerreichung nachvollziehbar zu quantifizieren.

Prüfe fortwährend, ob die verwendeten Hilfsgrößen die eigentliche Zielerreichung weiterhin unterstützen oder ausgetauscht werden sollten.

Tipp 3 – Ziele lösungsneutral formulieren

Ein Ziel sollte nicht bereits den Weg vorwegnehmen, auf dem es erreicht werden soll. Dann ist es kein Ergebnisziel mehr, sondern ein Handlungsziel. Diese wiederum sind für Wissensarbeiter meist wenig attraktiv. Daher: Formuliere Ziele möglichst lösungsneutral.

Tipp 4 – Ziele selbsterfüllend formulieren

Ein Ziel wird attraktiver, wenn es heute bereits einen zukünftigen Zustand beschreibt.

Beispiel: Statt „Wir werden dieses Jahr zwei Beratungsprojekte bei Neukunden aus dem deutschen Mittelstand gewinnen.“ wandelst Du das Ziel leicht ab in „Dieses Jahren haben wir zwei Beratungsprojekte bei Neukunden aus dem Deutschen Mittelstand gewonnen.„.

Mit der Formulierung verinnerlichen Du und Dein Team bereits zum aktuellen Zeitpunkt das Ziel.

Tipp 5 – Ziele an das Umfeld weitersagen

Noch bessere Ziele erhältst Du, indem Du diese offen an das Umfeld kommunizierst. Auf diese Weise erhältst Du Feedback zu Deinem Vorhaben und baust gleichzeitig einen sanften sozialen Druck auf.

Entscheide bewusst, welches Ziel Du mit wem welchen Personen besprichst. Wähle am besten solche Akteure, die das Ziel bereits erreicht haben, demnach Erfahrungen in dem Bereich besitzen und gerne bereit sind diese zu teilen..

Tipp 6 – Alternative Abkürzungen verwenden

Geläufige Alternativen zu SMART sind die Akronyme:

CLEAR (Challenging – herausfordernd, Legal – gesetzeskonform, Exciting – attraktiv, Agreed – akzeptiert, Recorded – schriftlich fixiert),
M^3 (Machbar, Messbar und Motivierend) sowie
PURE (Positiv, Understood – verstanden, Realistic, Ethical – richtlinienkonform).

Bastle Dir auf Wunsch Deine eigene Definition eines Ziels. Ergänze gerne weitere Eigenschaften wie ‚F‘ für flexibel, ‚B‘ für bildlich vorstellbar bzw. ‚S‘ für schriftlich formulierbar.

Alternativ tauschst Du die Bedeutung der einzelnen Buchstaben von SMART aus, beispielsweise…

‚S‘ für signifikant oder simpel
‚M‘ für motivierend oder managebar
‚A‘ für adaptierbar oder akzeptiert
‚R‘ für relevant oder Resultate-basiert
‚T‘ für terminorientiert oder terminbegrenzt

Tipp 7 – Gegen verwandte Konzepte abgrenzen

Ziele sind weder Anforderungen noch Aufgaben oder Probleme. Grenze klar ab.

Anforderungen sind gewünschte Eigenschaften und Fähigkeiten einer Lösung.
Aufgaben wiederum sind ergebnisorientierte Tätigkeiten mit einer Terminfrist.
Probleme sind Abweichungen vom Ist- zum gewünschten Ziel-Zustand.

Tipp 8 – Ziele zeitlich verteilt enden lassen

Achte darauf, dass beim Aufsetzen mehrerer Ziele nicht alle gleichzeitig enden. Das verursacht unnötigen Stress. Besser ist es, die Fristen verteilt über mehrere Wochen bzw. Monate zu setzen.

Wähle zudem ein Zielehorizont von maximal einem Jahr. Alles andere ist zeitlich zu weit entfernt. Damit ist nicht nur die Motivation gering, sondern das Zielerreichung ist mit viel Ungewissheit und Unsicherheit behaftet.

Tipp 9 – Absichtlich überambitioniert formulieren

Bist Du aktuell erfolgreich und besitzt freie Mittel?

Dann denke über die Setzung eines Stretch Goals nach. Dabei handelt es sich um hochgradig ambitionierte Ziele in Bezug auf Erreichbarkeit bzw. Schwierigkeitsgrad.

Der Vorteil von Stretch Goals: Sie spornen zu Höchstleistungen an. Ihr Nachteil: Werden sie nicht einmal anteilig erreicht, sorgt der Misserfolg für Frustration und Enttäuschung.

Lesetipp

In ihrem lesenswerten Büchlein SMART Ziele setzen und erreichen: Erfolg durch neue Gewohnheiten* nimmt sich Barbara Brühwiler dem Thema Ziele, Erfolg und Gewohnheiten im Privaten und Beruflichen an. Das Buch lässt sich locker auf einer längeren Dienstreise durcharbeiten.

Ursprung

Ursprünglich geht SMART auf den US-Berater George T. Doran. Dieser veröffentliche 1981 There’s a S.M.A.R.T. Way to Write Management’s Goals and Objectives.

In der Publikation wünscht sich Doran, dass „Ideally speaking, each corporate, department and section objective should be: (SMART).“, also jedes Unternehmensziel SMART sein sollte.

Bonusmaterial

EasyFilmsTM-Produktion von animierten Erklärvideos: SMART Ziele setzen und erreichen einfach und lustig erklärt (3 min) – Erklärclip zur Methode

Georg Jocham: Ziele erreichen geht anders. Im Gespräch mit Stefan Frädrich (30,5 min) – hörenswerter Podcast zu Zielen
Georg Jocham: Acht Gründe, warum Du mit Zielen arbeiten solltest (25,5 min) – Vorteile Ziele zu definieren und nachzuverfolgen
Matthias Kolbusa: Die acht goldenen Regeln der Zielerreichung – Bildhaft beschriebene Prinzipien Ziele zu setzen und zu erreichen
Christopher Schulz/mosaiic: Stretch Goals – als Unternehmen nach den Sternen greifen – ein ausführlicher Artikel von mir zur Wirkungsweise von ambitionierten Zielen

Goodhart’s law: „When a measure becomes a target, it ceases to be a good measure.“

– Charles Goodhart, britischer Ökonom