Der Skill-Grade-Mix – Organisationen optimal aufstellen

Als Personalverantwortlicher, Human Resources Fachkraft oder Projektleiter bzw. deren Berater bist Du mit folgenden Fragen konfrontiert:

• Worin bestehen die aktuellen und notwendigen Qualifikationsstufen und Aufgaben unserer Mitarbeiter?
• Wie können wir hochqualifiziertes Personal von Routinetätigkeiten entlasten?
• Welcher Aus- und Weiterbildungsbedarf besteht in unserem Unternehmen?

Unterstützung findest Du im Skill-Grade-Mix und dem Verfahren der Skill-Grade-Mix-Optimierung.

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Ergebnis: optimale Mischung aus Rollen und Fähigkeiten für Aufgaben hergestellt

Teilnehmer: mind. 1 (besser: Team mit Führungskräfte)

Dauer: ab 60min für Konzeption (je Zahl Rollen, Aufgaben)

Utensilien: Notebook & Office Software, falls vorhanden: Rollen- und Aufgabenbeschreibungen

Zweck

Mit dem Skill-Grade-Mix erfasst, vereinbarst und kommunizierst Du das Ausbildungsniveau und Aufgabenspektrum von Mitarbeitern einer Organisation. Wo sich das ‚Skill‚ im Begriff auf die Fähigkeiten, Berufs- und Lebenserfahrung bezieht, referenziert das ‚Grade‚ auf die Qualifikationsstufen.

Nutze den Skill-Grade-Mix…

• bei der Zusammenstellung von passenden Projekt- und Programmteams,
• dem Aufbau einer schlagkräftigen Linienabteilung sowie
• der kontinuierlichen Optimierung bestehender Organisationsstrukturen.

Mit dem visuellen Werkzeug betrachtest Du dabei sowohl den Ist- als auch den Zielzustand der Aufbauorganisation. Buchstäblich stellst Du die optimale Mischung an Rollen, Bildungsstufen und Aufgaben zusammen.

Ein idealer Grade-Skill-Mix von Mitarbeitern erfüllt das beauftragten Aufgabenspektrum unter politischen, wirtschaftlichen, sozialen, ökologischen und rechtlichen Gesichtspunkten perfekt.

Synonyme für den Skill-Grade-Mix sind Skill & Grade Mix sowie das deutsche Fähigkeiten-Stufen-Mix.

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Aufbau

Skill-Grade-Matrix – „Welche Rollen mit welchen Ausbildungsstand und Qualifikation beschäftigt unsere Organisation?“

Das Herzstück des Skill-Grade-Mixes ist die Skill-Grade-Mix-Matrix (auch Skill-Grade-Mix-Modell). Das graphische Hilfsmittel vereinfacht die Erhebung, Darstellung, Analyse und Bewertung von Aufbauorganisationen. Je nachdem, ob Du nur den aktuellen oder auch den zukünftigen Qualifkations- und Aufgabenstand erfassen möchtest, besteht die Matrix aus drei bzw. vier Spalten.

Qualifikationsstufen – „Welchen Ausbildungsstand hat eine Rolle?“

Die Grade-Spalte listet die verschiedenen Bildungs-, Erfahrungs- und Rangstufen untereinander auf. Ein Grade wird in der Regel durch formale Nachweise wie erworbene Zeugnisse, Zertifikate, Urkunden und Diplome bescheinigt. Grades wirken in der Regel auf das Gehalt, das Aufgabenspektrum, die organisationsinterne und -externe Anerkennung sowie die Autorität einer Rolle.

Üblich ist eine Dreiteilung von Qualifikationsstufen in ‚Hoch‘, ‚Mittel‘ und ‚Gering‘, ‚Experte‘, ‚Fortgeschrittener‘ und ‚Anfänger‘ oder ‚Senior‘, ‚Professsional‘ und ‚Junior‘. Verzweigter ist die Einteilung nach akademischen Abschluss, beispielsweise ‚habilitiert‘, ‚promoviert‘, ‚akademisiert Master‘, ‚akademisiert Bachelor‘, ‚fachausgebildet‘, ‚gelernt‘ und ‚angelernt‘. Auch die Hierarchie einer Unternehmensberatung ist in Grades eingeteilt.

Rollen – „Welche Berufsgruppen arbeiten in unserer Organisation?“

Die Rollen-Spalte listet alle für den Arbeitsbereich oder das Projekt erforderlich Kompetenzprofile auf. Eine Rolle ist einer Qualifikationsstufe zugeordnet, je nachdem ob sie anspruchsvolle oder grundlegende Aufgaben umsetzt.

Aufgaben – „Welche Tätigkeiten führen die Rollen aus?“

Die Aufgabenspalte enthält die zentralen Tätigkeiten einer Rolle. Unterscheide bei Bedarf zwischen Tätigkeiten vor und nach der Skill-Grade-Mix-Optimierung.

Eine gute Skill-Grade-Mix-Matrix enthält zudem Meta-Informationen, wie einen prägnanten Titel, das Datum der letzten Aktualisierung sowie die verantwortlichen Autoren.

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Anwendung

Die optimale Aufbauorganisation bestimmst Du mit Hilfe der Skill-Grade-Mix-Optimierung (auch Skill-Grade-Mix-Methode oder Skill-Grade-Mix-Verfahren). Nachfolgend das Vorgehen für die Verbesserung einer bestehenden Linienorganisation.

1. Ist-Stand erheben

Kündige das Ziel und Vorgehen der Optimierung bei den Mitarbeitern im Vorfeld an und räume damit Vorbehalte aus. Rufe dann die Führungskräfte der betroffenen Bereiche in einem Workshop zusammen. Erfasst im ersten Schritt den Ist-Stand.

• Welche Rolle übernimmt welche Aufgaben?
• In welcher Qualifikationsstufen sind diese Rollen angesiedelt?
• Wo existieren heute bereits personelle Engpässe, Unterqualifizierung und Überqualifizierung?

Konsolidiert die Ergebnisse in den ersten drei Spalten der Skill-Grade-Mix-Matrix.

2. Soll-Stand definieren

Definiert im zweiten Schritt den Soll-Stand der Aufbauorganisation. Stellt dazu Leitfragen:

• Welche Aufgabe benötigt welche Qualifikationsstufe?
• Welche Aufgabe kann von einer Rolle mit einer geringeren Qualifikationsstufe übernommen werden?
• Wo ist es sinnvoll zusätzliche geringer qualifizierte Rollen zu ergänzen, um Personen höherer Qualifikationsstufe zu entlasten?
• Mit welchem Ausbildungsprogramm können wir die Aufgaben besser in der Organisation verteilen?

Ergänzt auf Basis der Ergebnisse die Spalte 4 der Skill-Grade-Mix-Matrix. Bei Bedarf führt ihr neue Zeilen mit neuen Rollen ein.

3. Aufbauorganisation umstrukturieren

Nun heißt es Aufgaben neu zu verteilen, Mitarbeiter zu qualifizieren und neue Rollen zu besetzen. Bettet den organisatorischen Wandel in einem Change Projekt ein.

4. Skill-Grade-Mix-Matrix anpassen

Der Skill-Grade-Mix ist nie optimal. Neue Aufgaben kommen hinzu, bestehende wandeln sich, neue Fähigkeiten werden gebraucht, Mengengerüste verschieben sich. Nutze die entwickelte und realisierte Skill-Grade-Mix-Matrix für Folgeoptimierungen.

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Beispiele

Skill-Grade-Mix-Optimierung in einem Krankenhaus

Die Skill-Grade-Matrix zeigt beispielhaft die Qualifikationsstufen, Rollen und Aufgaben in einem Krankenhaus vor und nach einer Optimierung. Wie Du erkennst wandern einfache Aufgaben in der Hierarchie von oben nach unten bzw. übernehmen zusätzliche Rollen die Aufgaben.

Skill-Grade-Mix-Matrizen im Consulting

Im Consulting begegnet mir die Skill-Grade-Mix-Matrix gelegentlich in Ausschreibungen von Beratungsleistungen. Der Kunde spezifiziert im Vorfeld, welche Consultant Qualifikationsstufe er für welche Beratungsaufgabe benötigt. Zudem fixiert er den Tagessatz je Qualifikation.

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Vor- & Nachteile

Pro

• Der Skill-Grade-Mix ist ein leicht verständliches und rasch anzuwendendes Werkzeug. Die Matrix lässt sich einfach kommunizieren und ist eine eingängige Arbeitsgrundlage in Workshops.
• Der Ansatz schafft Transparenz über die Arbeitsteilung und Spezialisierung einer Organisation. Rollen, Aufgaben und Qualifikationsstände werden offen gelegt.
• Das Tool hilft die Zufriedenheit in der Belegschaft zu steigern. Mitarbeiter hoher Qualifikation werden von einfachen Aufgaben entlastet. Andersherum werden Mitarbeiter geringer Qualifikation durch individuelle  Förderung gezielt fit für anspruchsvollere Aufgaben gemacht.
• Auch senkt der Skill-Grade-Mix das Risiko möglicher Über- bzw. Unterforderung bei der Arbeit. Jeden Mitarbeiter werden solche Aufgaben zugeteilt, die den eigenen Qualifikation entsprechen.
• Eine Klarheit über Qualifikationsstand und Aufgabengebiete sorgt wiederum für hohe Ergebnis- und Prozessqualität.

Contra

• Der Skill-Grade-Mix fokussiert auf Fähigkeiten und Ausbildungsstufen. Zwischenmenschliche Aspekte – die bekannte ‚Chemie‘ zwischen Personen – bleiben außen vor. So besteht die Gefahr ein auf Papier optimales, in der Realität jedoch unharmonisches Team zusammenzusetzen.
• Die Zuordnung von Aufgaben zu Qualifikationsstufen und Rollen benötigt hohen fachlichen Sachverstand. Fehleinschätzungen oder widersprüchliche Zuordnungen sind möglich.
• Nicht in der Aufstellung der Skill-Grade-Mix-Matrix, sondern im Wandel der Organisation steckt die Herausforderung. Hierauf gibt das Konzept keine Antwort.
• Die Matrix ordnet Rollen (und damit Personen) den Qualifikationsstufen schwarz auf weiß zu. Mitarbeiter niedrigerer Qualifikation können sich dadurch diskriminiert fühlen und eine (Weiter-)Entwicklung blockieren.

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Praxistipps

Tipp 1 – Matrix auf Basis von Beispielen befüllen

Komplettiere die Skill-Grade-Mix-Matrix anhand konkreter Praxisbeispiele. Führe dazu Interviews mit Vertretern einer Rolle zu und befrage diese zu wiederkehrenden Aufgaben bzw. ihren Jobs. Bringe ebenfalls die Stationen der Ausbildung bzw. den derzeitigen Qualifikationsstand in Erfahrung.

Tipp 2 – Mit Konzeption auf Skill-Matrix aufsetzen

Die Skill-Grade-Mix-Matrix ist eng mit der im Personalbereich verbreiteten Skill-Matrix (deutsch: Fähigkeitenmatrix) verbunden. Letztere erlaubt schnell und einfach herausfinden, welche Fähigkeiten die Mitarbeitenden haben (sollen). Der Skill-Grade-Mix berücksichtigt zusätzlich die Qualifikationen. Setze für die Entwicklung einer Skill-Grade-Matrix direkt auf den vorhandenen Skill-Matrizen auf.

Tipp 3 – Aufgaben syntaktisch einheitlich formulieren

Eine Skill-Grade-Mix-Matrix lässt sich einfacher und schneller lesen, falls die Aufgaben immer gleich formuliert sind und identische Begriffe nutzen. Notiere eine Aufgabe am Ende mit einem Verb (z.B. ‚Botengang durchführen‘). Ergänze die Matrix mit einem Glossar oder einem Klassendiagramm, sobald sehr viele (mehrdeutige) Begriffe im Einsatz sind.

Tipp 4 – Matrix mit Kennzahlen anreichern

Gerne kannst Du die Skill-Grade-Mix-Matrix um quantitative Aspekte anreichern. Einige Anregungen:

• an den Qualifikationsstufen ergänzt Du die Ausgaben für das Gehalt
• die Rollenbezeichnungen erweitertest Du durch Angaben zu Mengengerüsten
• bei den aktuellen und zukünftigen Aufgaben notierst Du zusätzlich die zeitlichen Aufwände

Zahlenmaterial macht die Matrix ausdrucksstärker. Beachte jedoch den zusätzlichen Aufwand, der mit der (wiederkehrenden) Erhebung der Fakten einhergeht.

Tipp 5 – Mit Governance Methoden verbinden

Mit den Rollen verbunden sind Fähigkeiten, Fertigkeiten und Verantwortlichkeiten. Diese kannst Du in einem ergänzenden Aufgaben-Kompetenzen-Verantungs-Profil darstellen.

Bei Aufgaben kannst Du zwischen ausführenden, verantwortlichen, informierenden und konsultierenden Beitrag differenzieren. Für mehr Detail sorgt die RACI Matrix.

Schließlich legst Du mit dem SIPOC Diagramm den genauen Ablauf einer Aufgabe tiefer.

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Ursprung

Insbesondere in der Gesundheits- und Medizinbranche mit ihren unterschiedlichen Aufgaben, Rollen und Qualifikationsstufen ist der Skill-Grade-Mix zu finden. Ob der Ansatz auch tatsächlich aus diesem Sektor kommt, konnte ich leider nicht herausfinden.

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Bonusmaterial

• Christoph Zulehner/SEGES: Grade- & Skill-Mix: Perspektiven der Personalentwicklung im Krankenhaus – die Präsentationsunterlage enthält eine ganze Methode rund um den Ansatz