Remote Consulting – Kunden erfolgreich virtuell beraten

Eigentlich ist es verrückt. Für einen einstündigen Termin beim Kunden in Ingolstadt war ich Anfang 2020 vier komplette Fahrstunden unterwegs. Dabei waren Parkplatzsuche, Taschepacken und Reisekostenabrechnung nicht einkalkuliert. Richtig produktiv verlief das Meeting leider auch nicht. Kurzfristig mussten zwei wichtige Themenexperten absagen, die Projektleiterin traf 10 Minuten verspätet ein, der Sitzungsraum besaß keine Fenster. Beratungsarbeit ist Wissensarbeit. Wissen lässt sich digitalisieren. Eigentlich sollte es doch anders laufen, oder? Bühne frei für Remote Consulting.

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Was ist Remote Consulting?

Du zahlst jede Dienstreise zum Beratungskunden aus eigener Tasche? Deine Reisezeit bleibt im aktuellen Consulting Engagement unvergütet? Tja, schlecht verhandelt. Letztlich ist es aber auch egal. Unter Strich kompensiert der Kunde Deine finanziellen und zeitlichen Auslagen über Deinen Tagessatz. Du dagegen berappst mit entgangener Lebensqualität und verlorener Lebenszeit die wiederkehrende Vor-Ort-Arbeit.

Doch sind tägliche Präsenztreffen im 21. Jahrhundert noch zeitgemäß? Muss ein Berater für den Kunden immer physisch greifbar sein? Könnte die Zusammenarbeit nicht einfacher und kostenschonender ablaufen? Doch, könnte! Eine Möglichkeit: Remote Consulting.

Beim Remote Consulting unterstützt Du Deinen Kunden virtuell per Telefon, E-Mail, Videokonferenz und weiteren Kollaborationswerkzeugen. Statt Live in Persona beim Mandanten tätig zu sein, berätst Du entfernt im Büro, im Home Office, im Co-Working Space, auf Reisen oder an an einem anderen ungestörten Ort. Alternative Bezeichnungen für Remote Consulting sind Cyber, Virtual, Online, Digital oder Tele Consulting bzw. ihre deutschsprachigen Pendants.

Beachte hierbei: Remote Consulting heißt nicht, dass Du ein Beratungsprojekt ausschließlich virtuell abwickelst. Persönliche Treffen sind möglich, zu empfehlen oder je nach Projektsituation sogar zwingend erforderlich. Remote Consulting bedeutet, dass sich Berater und Kunde während dem Hauptteil ihrer Zusammenarbeit geographisch an unterschiedlichen Orten aufhalten.

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Worin bestehen die Vor- & Nachteile von Remote Consulting?

In nachfolgender Abbildung habe ich die Vor- & Nachteile von Remote Consulting für Dich zusammengefasst. Der Kunde reduziert die Ausgaben für den Consultant, profitiert gleichzeitig von dessen höheren Verfügbarkeit sowie der Möglichkeit auch kurzfristig zur Seite zu stehen. Der Berater erspart sich den Reisezirkus, senkt unnötige Arbeitslast und kann Remote Consulting als Alleinstellungsmerkmal seiner Firma kommunizieren. Für die Gesellschaft zahlt sich Remote Consulting speziell auf ökologischer Ebene aus. Ressourcen werden geschont und der mit Reisen verbundene Ausstoss von Co2 und Stickoxide gesenkt.

Auch ein Remote Consulting ist nicht frei von Nachteilen. Viele Kunden sind mit Distanzberatung unerfahren bzw. vermissen die Würdigung, die mit der sonst stattfindenden Präsenz eines von Fern angereisten Beraters einhergeht. Nur durch virtuelle Interaktionen eine stabile Vertrauensbeziehung aufzubauen ist für Kunde und Berater gleichsam herausfordernd. Es fehlen das ungezwungene Gespräch in der Kaffeeküche, der lockere Austausch beim gemeinsamen Mittagessen, das soziale Miteinander beim Feierabendbier. Technische Hürden, Datenschutzanforderungen sowie die reduzierte Sicht auf ein Unternehmen sind weitere Defizite der örtlich separierten Beratungsform.

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Welche Voraussetzungen müssen erfüllt sein?

Organisation & Zusammenarbeit

Grundlage von Remote Consulting ist das wechselseitige Vertrauen zwischen Dir und Deinem Beratungskunden.

• Der Kunde vertraut Dir, dass Du auch bei nicht physischer Präsenz in seinem Sinne an seiner Seite unterstützt.
• Als Berater vertraust Du dem Kunden, dass er Dir alle relevanten Informationen für die Problemlösung bereitstellt.

Daneben ist eine regelmäßige Abstimmung zum verteilten Arbeiten Pflicht. Wann bist Du vor Ort beim Kunden? Wann berätst Du von Remote? Was kann besser gemacht werden? In wiederkehrenden Lessons Learned Sitzungen lotetet ihr positive Aspekte und Verbesserungspotentiale aus.

Infrastruktur & Technik

Notebook und Smartphone samt Netzteil sind für Remote Consulting auf Deiner Seite Pflicht. Eine stabile Internetverbindung sowieso. Zudem benötigst Du und Dein Kunde leistungsfähige und erprobte Kolloborationssoftware für Videokonferenz, Dateiaustausch und Arbeitsorganisation. Insbesondere wenn Spezielsoftware im Projekt zum Einsatz kommt, erfordert diese bei Dir einen Fernzugriff. Schnell kommen in meinen Remote Projekten zehn und mehr Webdienste zusammen.

Am besten Du notierst alle Infos zur Einrichtung und Nutzung dieser Kunden-Software-Services in einem kleinen Foliensatz. Dieses Schnittstellendokument verwendest Du in zukünftigen Engagements als Erinnerungsstütze bzw. reichst es an Beraterkollegen als Leitfaden weiter.

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Für welche Aufgaben eignet sich Remote Consulting (nicht)?

Remote Consulting spielt seine Stärken während der Projektumsetzung aus. Eine Vertrauensbasis zwischen Dir und dem Kunden existiert und es steht nun die Abarbeitung im Zentrum. Folgende Aufgabenfelder sind aus meiner Sicht für eine verteilte Kollaboration prädestiniert:

• Jour Fixes samt Aufgabenbesprechung
• Interviews bzw. Interviewserien
• Alle Soloaufgaben wie Besprechungsprotokoll, Dokumentationsarbeit, Foliensatzerstellung, Ergebnis Review etc.
• Workshops mit begrenzten Kreativitätsanteil
• Beratungsprodukte (Productized Services) mit standardisierten Vorgehen und Ergebnissen

Eine gute Orientierung gibt Dir die Stacey Matrix. Je klarer, stabiler und eindeutiger die Anforderungen sowie je bekannter, bewährter und erprobter der Lösungsansatz, desto besser eignet sich eine Beratungsaufgabe für Remote Consulting.

Weniger passend ist die Arbeitsform für den Beziehungsaufbau und -festigung. Bei folgenden Tätigkeiten sehe ich eine persönliche Begegnung als vorteilhafter an:

• Bedarfsanalyse, Angebotsbesprechung und Verhandlungen
• Projekt-Kick-Off
• Workshops mit hohen Kreativitätsanteil
• Krisensitzungen sowie Zusammenkünftige mit einer hohen politischen Anteil
• Ergebnispräsentationen vor Entscheider-, Lenkungs- und Sponsorenkreisen
• Projektabschlusstreffen

Gerne kannst Du mir widersprechen bzw. weitere (un)geeignete Aufgaben für Remote Consulting nennen.

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Was Du tun kannst

• Teste Remote Consulting zunächst in internen Projekten bei Dir in der Beratung aus. Ein guter Start ist das Home Office. Verfeinere Dein Technik Setup, trainiere die virtuelle Zusammenarbeit, optimiere die Kommunikationsflüsse.
• Starte für Engagements bei Bestandskunden  mit kleinen überschaubaren Teilprojekten. Verweise auf den zusätzlichen Kundennutzen sowie Referenzprojekte aus Deiner Beratungsvergangenheit. Gerne kannst Du die Abbildung aus diesem Beitrag verwenden.
• Vereinbare mit einem Kunden von Beginn an eine feste Remote Struktur. Diese regelt Aufgabenspektrum, Zeitfenster und Informationsaustausch Deiner Telearbeit. Setze bei Bedarf einen Kommunikationsplan auf.
• Halte die Option offen, bei Umsetzungsschwierigkeiten wieder zur klassischen Präsenzberatung zurückzukehren. Remote Consulting ist keinen Einbahnstraße. Bei manchen Projekten und Kunden funktioniert die Arbeitsform gut, bei anderen nicht.

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Dein Remote Consulting Tipp

> Praktizierst Du bereits Remote Consulting? Wo liegen die Vorzüge, wo die Limitierungen?
Ich freue mich über Dein Kommentar.