Das Pyramiden-Prinzip – Dinge ergebnisorientiert berichten

Als Projektleiter, Manager oder Wissensarbeiter bzw. deren Berater bist Du mit folgenden Fragen konfrontiert:

• Wie kann ich ein Projektdokument ergebnisorientiert gestalten?
• Auf welche Weise bringe ich in einer Präsentation direkt zu Beginn das Wesentliche auf den Punkt?
• Wie spare ich bei mündlicher und schriftlicher Kommunikation dem Empfänger Zeit?

Unterstützung findest Du im Pyramiden-Prinzip und dem Verfahren Top-down Kommunikation.

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Ergebnis: Kommunikation ergebnis- und informationsorientiert gestaltet

Teilnehmer: mind. 2 (Sender und Empfänger)

Dauer: ab 1 Minute (je Thema, Zeit und Empfänger)

Utensilien: Flipchart/Whiteboard/Metaplan-Wand & Stifte oder Notebook & Office Software

Zweck

Das Pyramiden-Prinzip unterstützt Dich in der…

• schriftlichen (z.B. E-Mail, Konzeptdokumente) und
• mündlichen (z.B. Steuerkreispräsentation, Impulsvortrag)

ergebnis- und informationsorientierten Kommunikation von vielschichtigen Sachthemen.

Mit der hierarchischen Gliederungsform des Pyramiden-Prinzips stellst Du die Hauptbotschaft ganz an den Anfang. Erst dann schaltest Du die begründenden und erläuternden Argumente mit zunehmenden Detaillierungsgrad nach. Du gehst also vom Kern in die Details.

In Konsequenz für den Empfänger…

• wird das zentrale Informationsbedürfnis unmittelbar zu Beginn befriedet, also dann, wann die höchste Aufmerksamkeit der Empfänger gegeben ist,
• können nachfolgende Aussagen besser aufgenommen und eingeordnet werden,
• lassen sich die Details zeit- und energiesparend selektiv konsumieren und
• wächst das Gefühl der Kontrolle welche Infos, wann und wie detailliert betrachtet werden.

Synonyme für das Pyramiden-Prinzip sind Prinzip der Pyramide, Pyramidale Kommunikation oder – in Gedenken an die Erfinderin Barbara Minto – das Minto-Prinzip.

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Aufbau

Pyramidenspitze – „Worin besteht die Kernaussage?“

Mit dem Pyramiden-Prinzip stellst Du die Schlüsselaussage direkt an den Anfang. Auf diese Weise liest oder hört ein Empfänger die für ihn entscheidende…

• Erkenntnis,
• Kernidee,
• Hauptbotschaft,
• Synthese,
• These,
• Antwort,
• Handlungsanweisung oder
• Empfehlung

unmittelbar zu Beginn Eurer Kommunikation. Die Kernaussage bestimmt die Richtung. Sie löst Fragen aus und bestimmt damit den sich anschließenden von Dir gewollten Diskurs. Formuliere präzise und positiv in einem Satz.

Bei Bedarf abstrahierst Du die Quintessenz oder wählst für den Empfänger relevante Merkmale aus.

Pyramidentragschicht – „In welche Teilthemen untergliedert sich die Kommunikation?“

Ebene 2 der Pyramide belegt, begründet, unterstützt, entfaltet bzw. präzisiert die Kernaussage durch…

• Themenfelder,
• Aussagecluster,
• Schwerpunkte oder
• Leitfragen.

Die insgesamt 3 bis 5 Aspekte beziehen sich durch weiterführende Informationen alle auf die Pyramidenspitze. Sie beantworten ‚Warum‘- und ‚Wie‘-Fragen.

Pyramidensockel – „Welche Details vertiefen die Kommunikation?“

Die breite Basis der Pyramide formen, detaillieren bzw. erklären die Unterstützungsinformationen. Das können ergänzende…

• Teilfacetten,
• Einzelbelege,
• Einzelanalysen,
• Beispiele oder
• Datenpunkte sein.

Bei Bedarf kannst Du die Pyramidenstruktur durch zusätzliche Detaillierungsebenen nach unten beliebig erweitern. Klassisch für Folienpräsentationen ist die Backup-Sektion.

Die Höhe der Pyramide und damit der Detailgrad der Informationen hängt vom Wissensbedarf des Empfängers und seiner verfügbaren Hör- bzw. Lesezeit ab.

Pyramidenbaustein – „Was macht eine gute Aussage aus?“

Als Bausteine der Pyramide erfüllen gute Aussagen die vier sogenannten GÜTE-Kriterien, ein Akronym welches angeblich auf die Beratung Roland Berger zurückgeht.

• Gleichartig – Alle Aussagen einer Ebene sind inhaltlich und formal gleichartig.
• Überschneidungsfrei – Jede Aussage steht frei für sich und überlappt sich nicht mit den anderen.
• Treffend – Die Aussagen sind faktenbasiert, kurz und prägnant.
• Erschöpfend – Zusammen decken die Aussagen alle Details um die Kernbotschaft erschöpfend ab.

Bei Beratern unter dem Schlagwort ‚MECE‚ (englisch: Mutually Exclusive, Collectively Exhaustive) bekannt sind speziell die beiden Anforderungen nach Überschneidungsfreiheit sowie Erschöpfung.

Die Erfüllung aller vier Kriterien verbessert die Kommunikation. Die Glaubwürdigkeit Deiner Kernaussage steigt und das Verständnis beim Gegenüber wird erleichtert. Zudem wirst Du in Deiner Argumentationslinie schwer angreifbar.

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Anwendung

Jede Kommunikation kannst Du pyramidal strukturieren. Kenner des Pyramiden-Prinzips sprechen von einem ‚Make it Minto‘ Vorgehen, erneut in Gedenken an die Schöpferin Barbara Minto. Bei der Top-Down-Entwicklung Deiner Kommunikation gehst Du wie folgt vor:

1. Spitze formulieren

Sei Dir als Erstes im Klaren, welchen zentrale Nachricht Du absetzen möchtest.

• Worin besteht die Essenz Deiner Botschaft in sieben Worten?
• An was soll sich der Empfänger nach Interaktion mit Dir erinnern?
• Wir würdest Du Deine Botschaft in einem einzigen Satz zusammenfassen?

Ermittle ebenfalls die Randbedingungen der Kommunikation, also verfügbare Zeit, Situation des Empfängers, vor- und nachgelagerte Aufgaben etc.

2. Tragschicht entwickeln

Untergliedere im zweiten Schritt die Kernbotschaft in 3 bis 5 Teilthemen. Nutze dazu die ‚Wie‘, ‚Warum‘ und ‚Was‘ Fragen. Strukturiere beispielsweise nach…

• Zeitbezug wie Prozessschritte oder Projektphasen,
• Strukturbezug wie Systemelemente oder Lieferergebnisse oder
• Rangfolgenbezug wie Argumentenkette oder Ergebnisanforderung.

Achte bereits auf dieser Ebene auf die Einhaltung der GÜTE-Kriterien. Die Teilaspekte sollten gleichartig, überschneidungsfrei, treffend und erschöpfend sein.

3. Sockel gießen

Sammle im letzten Schritt die Details zu den jeweiligen Teilthemen. Je nach verfügbarer Zeit und Interesse des Empfängers musst Du dabei mehr oder weniger tief bzw. breit werden.

Prüfe erneut die GÜTE-Kriterien ab.

Gleichsam möglich ist eine Bottom-Up-Erstellung. Daher: Du startest mit den Einzelheiten und arbeitest aus diesen mit der ‚Was heißt das‘-Frage (englisch ‚So what?‘) zusammenfassende Themenblöcke heraus. Ganz am Schluss formulierst Du die Kernbotschaft.

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Beispiele

Anwendung des Pyramiden-Prinzip im Consulting

Die Beratung von Organisationen hält viele Einsatzfelder für das Pyramiden-Prinzip bereit. Unternehmer, Manager und Entscheider begrüßen es, wenn Du direkt zu Beginn Deiner Kommunikation auf den Punkt kommst, statt langatmig durch die Herleitung zu führen. Eine Auswahl:

• Publikation von Fachartikeln und Studien
• Präsentationen auf Konferenzen und Tagungen
• Projektstatusberichte im Jour Fixe und Lenkungskreissitzungen
• Vorschlag einer Projektidee vor dem Steuerkreis
• Dokumentation von Service-Beschreibungen, IT-Konzepten oder Prozess-Anweisungen

Ein gutes Beispiel für pyramidale Kommunikation ist die Management Summary. Ganz Beginn einer Unterlage bringt diese das Wesentliche des Papiers auf einer einzigen Seite auf den Punkt.

Pyramiden-Prinzip im Alltag

Jahr für Jahr sinkt bei Menschen der westlichen Welt die Aufmerksamkeitsspanne. Gleichzeitig nimmt die Fülle an Informationen – neudeutsch ‚Information Overload‘ – auf immer mehr analogen und digitalen Kanälen zu.

Vor diesem Hintergrund setzen Journalisten, Gerichte, Wissenschaftler sowie die Werbeindustrie verstärkt auf das Pyramiden-Prinzip. Der Lexikonartikel ist der Prototyp der Pyramide. Auch die Wikipedia oder Inhaltsverdichter wie getAbstract nutzen die Pyramide.

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Vor- & Nachteile

Pro

• Mit dem Pyramiden-Prinzip holst Du Empfänger ab, wo sie stehen. Die Kommunikationsform richtet sich an den Informationserwartungen des Empfängers aus. Dieser spart sich Zeit und kann selbst entscheiden, wie tief er in den Argumenten der Pyramide hinabsteigt. In Folge steigt die Zufriedenheit mit Deinen kommunizierten Leistungen und Deiner Person.
• Das Pyramiden-Prinzip sorgt für Effizienz bei der Dokumentation. So zwingt Dich der stringente Top-Down-Ansatz, ab dem Start zu entscheiden, welche Hauptbotschaft Du absetzen möchtest.
• Die Struktur der Pyramide stellt sicher, dass Deine Hauptbotschaft auch ankommt und gemerkt wird. Das Kondensat steht am Anfang (‚Answer first‘), also zu dem Zeitpunkt, wo die Aufmerksamkeit des Empfängers am größten ist.
• Auch erleichtert der pyramidale rote Faden das Nachvollziehen der Zusammenhänge. Durch den klaren Aufbau lassen sich die Informationen für den Empfänger besser einordnen und im Gedächtnis behalten.
• Durch die Preisgabe des Fazits direkt zu Beginn, weiß ein Empfänger immer, worauf Du mit Deinen weiterführenden Aussagen hinauswillst. Er bleibt fokussiert. Auch ist seine Neugier auf mehr Hintergrundinfos geweckt.
• Das Pyramiden-Prinzip ist sehr flexibel. Hast Du nur wenig Zeit bzw. Platz, beschränkst Du Deine Kommunikation auf wenige Argumente. Steht mehr Zeit und Raum zur Verfügung, verästelst Du die Struktur breiter und tiefer.

Contra

• Wenig geeignet ist das Pyramiden-Prinzip für Lehrveranstaltungen und Trainings. Hier liegt der Fokus auf der schrittweisen Entwicklung eines Sachverhalts, dem Heranführen der Teilnehmer an ein Thema.
• Auch für das Abholen, Mitnehmen und Überzeugen von Menschen ist das Prinzip der Pyramide ungeeignet. Der Fokus liegt auf Inhalt, nicht auf dem Andocken am Menschen und der Wirkung einer Information.
• Im Business setzt sich das Erzählen von Geschichten – neudeutsch Story Telling – immer stärker durch. Menschen behalten emotional ausgestaltete und aufeinander aufbauende Informationen besser im Kopf als pyramidal angeordnete Fakten, die mit der Tür ins Haus fallen.
• Trotz seiner über 50 Jahre ist das Pyramiden-Prinzip in der Geschäftswelt nicht durchgängig bekannt. Für die Kommunikation aus dem Team musst Du meist erst Überzeugungsarbeit leisten und griffige Beispiele bringen.
• Die Anwendung des Prinzips der Pyramide erfordert Disziplin und Klarheit. Inhalte empfängergerecht aufzubereiten, kostet Dich Zeit und Kraft.

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Praxistipps

Tipp 1 – E-Mails im Betreff pyramidal ausrichten

Auch E-Mails kannst Du nach dem Pyramiden-Prinzip gestalten. Notiere bereits in der Betreffzeile Deiner Nachricht die aus Sicht des Empfängers wichtigsten Fakten. Also statt „Wichtiges Update zu Workshop“ schreibst Du „Projekt XY: Verschiebung Workshop auf Mi 13.07 13:00h„.

Benötigst Du Informationen, dann machst Du das durch ein angehängtes Fragezeichen deutlich, beispielsweise statt „Weiteres Vorgehen im Projekt“ die Frage „Projekt XY: Erhebung fehlender Informationen per Interview?„.

Schließlich stellst Du im Betreff die Aktion hervor, die der Leser Deiner E-Mail anstoßen soll. Dabei hilft Dir das kleine Wort ‚Bitte‘. Also statt „Versendung Bericht an Steuerkreis“ schreibst Du „Bitte Bericht an Steuerkreis bis Montag versenden„.

Tipp 2 – Genau eine Aussage an die Spitze stellen

Auch wenn es verleitet: Verwässere das Pyramiden-Prinzip nicht durch mehrere Hauptbotschaften. Exakt eine Aussage formt die Spitze. Falls sich Dein Empfänger an einen leitenden Gedanken erinnern soll, dann an diesen.

Tipp 3 – Aussagen induktiv oder deduktiv anbringen

Das Pyramiden-Prinzip kannst Du sowohl deduktiv als auch induktiv anwenden.

• Kette: Bei einer deduktiven Argumentation folgen die Aussagen (Behauptung + Belege + Beweise) in der Pyramidentragschicht und -sockel aufeinander. Als Kette logischer Schlussfolgerungen führen sie zur Kernaussage an der Spitze.
• Gruppe: Bei der induktiven Vorgehensweise erschließt sich die Kernaussage aus den einzelnen in Tragschicht und Sockel der Pyramide aufgeführten und in sich unabhängigen Aussagengruppen.

Meist fällt es dem Empfänger leichter einer Gruppe zu folgen. Auch muss für die Akzeptanz der Kernaussage nicht allen Aussagegruppen zugestimmt werden. Eine Kette wirkt dagegen oft eleganter und argumentativ taktvoller.

Nutze die Gruppe für einfache Botschaften mit einem offenen Empfängerkreis und bringe die Kette beim vielschichtigen Thema mit kritischen Rezipienten zum Einsatz.

Tipp 4 – Hypothesis Tree als Grundlage nutzen

Hast Du ein Problem mit Hilfe eines Hypothesis Trees gelöst, dann kannst Du seine Struktur unmittelbar für die Ausgestaltung Deiner Kommunikation à la Pyramiden-Prinzip heranziehen.

• Die in der Wurzel enthaltene Kernhypothese wird zur Kernaussage.
• Alle Zwischenknoten übersetzen sich in Teilthemen.
• Die Blätter enthalten die Details.

Der Ablauf Deiner Problemlösung gleicht dem Ablauf Deiner Kommunikation.

Übrigens lässt sich der Issue Tree nicht 1:1 in eine Pyramiden-Kommunikation übersetzen.

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Ursprung

Barbara Minto legte in den 1960er Jahren im Rahmen ihrer Tätigkeit bei McKinsey & Company den Grundstein für das Pyramiden-Prinzip. Die in Cleveland, Ohio aufgewachsene US-Amerikanerin gilt als erste Frau, die das renommierte Beratungshaus anheuerte.

Zu Beginn ihrer Beraterkarriere bestand Mintos Hauptaufgabe in der Erstellung von Berichten. Dabei fiel ihr auf, dass viele ihrer Kollegen ein Problem mit dem denkgerechten Aufbau von Themen hatten. Die Beraterin entwickelte daraufhin eine Anleitung für das Strukturieren von Berichten und Präsentationen.

1966 wechselte Minto in die Londoner McKinsey-Dependance, um ihr Kommunikations-Knowhow an europäische Berater weiterzugeben. Sieben Jahre später eröffnete sie mit Minto Books International, Inc. ihre eigene Consulting Firma.

1978 verewigte Barabara Minto das Pyramiden-Prinzip in einem umfangreichen Werk im Econ Verlag. 2020 erschien das Konzept in einer deutschen Neuauflage unter dem Titel Das Pinzip der Pyramide: Ideen klar, verständlich und erfolgreich kommunizieren*.

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Bonusmaterial

Eric Hulbert: The Pyramid Principle: The framework for all persuasive presentations (3 min) – das Pyramiden-Prinzip mit Hilfe des Films Star Wars erklärt

• Frankfurter Allgemeine Zeitung: Weibliche Logik – Hintergrundartikel zu Barbara Minto
• Christian Deutsch: Das Pyramiden-Prinzip – Anwendung des Konzeptes bei der Verfassung von Fachartikeln
• Georg Jocham: Auf den Punkt – Präsentationen pyramidal strukturieren (36 min) – Podcast mit Axel Schoof zum Prinzip und seinem Einsatz bei der Entwicklung von Präsentationsunterlagen
• Fey und Partner: Wie Sie mit dem Pyramidenprinzip auf den Punkt kommen – ausführlicher Foliensatz zum Prinzip und seiner Anwendung in Dokumenten

Letzte Aktualisierung am 2024-11-23 / Affiliate Links / Bilder von der Amazon Product Advertising API