Prozessmanagement-Methoden – diese Techniken helfen Dir bei der Prozessoptimierung
Business Process Reengineering. Six Sigma. Kaizen. Lean Management. Ereignisgesteuerte Prozesskette. Vielleicht hast Du von diesen oder ähnlichen Konzepten schon einmal gehört. Allen gemein ist, dass sie sich auf die Prozesse eines Unternehmens fokussieren. Ziel ist die Entwicklung, Umsetzung, Überwachung, Analyse und Verbesserung neuer und bestehender Abläufe – das Prozessmanagement. Prozesse sind in Organisationen überall. Vor diesem Hintergrund habe ich 7 praktische Prozessmanagement-Methoden für Dich zusammengestellt.
Prozessmanagement-Methoden – mit diesen Werkzeugen die Abläufe optimieren
Die Wertschöpfung von Unternehmen ruht auf Prozessen, also wiederkehrende Aktivitäten, die in einer festgelegten Reihenfolge mittels Ressourcen einen Input in einen Output transformieren. Das Prozessmanagement entwirft, realisiert, kontrolliert und verbessert Prozesse.
Nun musst Du nicht sofort zu Hightech-Werkzeugen wie Process Mining, Robotic Process Automation oder Process Re-Engineering greifen. Bereits erprobte Basismethoden helfen Dir, die Prozesse zu erfassen, abzustimmen und weiterzuentwickeln.
Im inzwischen 140 Tools mächtigen Consulting Methodenkoffer findest Du Stand 01/2021 über 15 Prozessmanagement-Methoden. Ob Modellierung von Ist-Prozessen, Verschlankung der bestehenden Vorgänge oder Kommunikation von neuen Soll-Aktivitäten – für jeden Anwendungsfall, in denen es um die Ablaufoptimierung geht, ist etwas dabei.
Nachfolgend 7 Prozessmanagement-Methoden, die ich als Berater immer wieder in Kundenprojekten zum Einsatz bringe. Abgedeckt wird der gesamte Lebenszyklus, von der Prozesserfassung über die Umsetzung bis zur Optimierung. Am besten anzuwenden in Kombination und enger Abstimmung mit den Stakeholdern. Schließlich bedeutet Prozessverbesserung auch immer die Änderung der Arbeitsweisen. Und dabei müssen die handelnden Akteure einbezogen und mitgenommen werden – von Anfang an.
SIPOC Diagramm – Prozesse im Überblick modellieren
Eine Brot-und-Butter-Aufgabe im Prozessmanagement ist die Dokumentation von Prozessen. Entweder Du beschreibst bestehende Abläufe – die Ist-Prozesse – oder zukünftige Vorgänge – die Soll-Prozesse. Hilfreich dafür ist das aus dem Six Sigma Managementsystem stammende SIPOC Diagramm. SIPOC steht für Supplier (Lieferant), Input, Process (Ablauf), Output und Customer (Abnehmer). Der Visualisierungstyp ist fachlichen wie technischen Kollegen gleichermaßen verständlich. Er strukturiert, ohne gleichzeitig kleinteilig zu sein. Ideal zu Beginn einer Prozessoptimierungsinitative.
AKV Methode – Aufgaben, Rechte und Pflichten fixieren
Was macht eine Person überhaupt in einem Prozess? Was benötigt sie für Fähigkeiten? Und wofür ist sie letztlich zur Rechenschaft zu ziehen? Antwort auf diese Frage gibt das AKV Profil. AKV, dass steht für Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung, also den Tätigkeiten, Rechten und Pflichten einer Rolle in einem Prozess. Die dazugehörige AKV Methode ist in der Geschäftswelt sehr verbreitet. Manager entwickeln für ihre Mitarbeiter AKVs, stimmen diese ab und halten sie nach. Die AKV Methode ist ein Standardwerkzeug im Prozessmanagement.
RACI Matrix – Zuständigkeiten eindeutig festzurren
Wer übernimmt eigentlich welche Aktivität in einem Prozess? Und in welcher Rolle? Auskunft auf beide Fragen findest Du in der RACI Matrix, manchmal auch RACI Chart, Responsibility Assignment (RAM) Matrix oder Linear Responsiblity Chart (LRC) genannt. Das englische Akronym RACI steht für Responsibility, Accountability, Consulted und Informed, zu Deutsch Verantwortlich, Rechenschaftspflichtig, Konsultiert und Informiert. Lege mit der Matrix fest, wer in welcher Rolle in einem Prozess wirkt. Das graphische Werkzeuge schafft Übersicht und klare Verbindlichkeiten in den bestehenden und zukünftigen Abläufen.
Wird geladen ...Customer Journey – Kundeninteraktionen perfektionieren
Wie lange dauern im Schnitt Deine Kaufentscheidungen? Gerade bei hohen Summen beschließen die wenigsten Kunden bei einem Angebot sofort zuzuschlagen. Vielmehr bedarf es mehrerer Interaktionen, bis ein Interessent sich schließlich entscheidet. Das Konzept der Customer Journey eignet sich gut, um Unternehmen und Angebote systematisch aus Sicht des Kunden abzuklopfen und Optimierungshebel zu identifizieren. Im Zentrum des Customer Journey Mappings stehen die Reise des Kunden, seine Kontaktpunkte (Touch Points) und Anforderungen. Nutze das Ablaufmodell zur Optimierung der Interaktionen mit Interessenten und Bestandskunden.
TIMWOOD Modell – operative Verschwendung reduzieren
Im operativen Betrieb knirscht es. Das Lager platzt aus allen Nähten. Mitarbeiter warten etliche Minuten zwischen den einzelnen Arbeitsschritten. Die Ausschussquote steigt über die magischen 5 Prozent. Doch was tun? Welche Aktivitäten sind wirklich wertschöpfend? Und welche pure Verschwendung? Struktur in die Bewertung bringt das TIMWOOD Modell, erfunden vom Japaner Taiichi Ohno in den 1950er Jahren. Das englische Akronym steht für Transport, Inventory (Bestände), Motion (Bewegung), Waiting (Warten), Over-Production (Überproduktion), Over-Engineeering (Überentwicklung) und Defects (Ausschuss, Nacharbeit). TIMWOOD erlaubt Dir Verschwendungsquellen systematisch aufzuspüren und in sieben Kategorien einzuteilen. Die Verschwendungen kannst Du anschließend bewerten, dann eindämmen oder gar ganz abstellen.
VARES Modell – Prozesse von Ballast befreien
Eine großartige Ergänzung zu TIMWOOD ist das VARES Modell. Sind die Verschwendungsherde erst einmal ermittelt, überlegst Du welche Aktivitäten im Prozess Du Vereinfachen, Automatisieren, Reduzieren, Eliminieren und Systematisieren kannst. Gerade im täglichen Tun übersehen Menschen schnell die vielen kleinen operativen Hürden und Ineffizienzen. Mit dem VARES Modell wirfst Du strukturiert Ballast von Bord. Das Konzept hilft Dir bei der systematischen Müllabfuhr in den eingeschliffenen Prozessen.
Checkliste – wiederkehrende Aufgaben perfektionieren
Im Prozessmanagement landläufig bekannt, oft belächelt, fast immer unterschätzt – die Checkliste. Checklisten kapseln Ablaufwissen. Sie geben Orientierung und sichern Qualität ab. Zudem dokumentieren Checklisten absolvierte Tätigkeiten, sorgen damit für Transparenz und Nachweisbarkeit. Verankere Checklisten in Prozessen, speziell für Tätigkeiten, die fehlerfrei absolviert werden sollen, in der Routine zum Vergessen führen bzw. in der Breite immer identisch ausgeführt werden sollen.
Was Du tun kannst
- Setze im nächsten Prozessoptimierungsprojekt auf die oben vorgestellten Prozessmanagement-Methoden. Welche Erfahrungen sammelst Du? Entstehen bessere Prozesse und zufriedenere Stakeholder?
- Habe eine Auge auf die Prozesswerkzeuge Deiner Kunden, Partner und Kollegen. Welche Methoden & Tools bringen diese zur Anwendung? Was kannst Du für Ablaufverbesserung mitnehmen?
- Empfehle diese Top-7 Prozessmanagement-Methoden Deinem Umfeld weiter. Verteile dazu einfach diesen Beitrag. Im Consulting Methodenkoffer findest Du zahlreiche weitere Prozesswerkzeuge.
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