Der Projektstrukturplan – den Leistungsumfang visualisieren

Als Projektleiter, Programmmanager oder Auftraggeber bzw. deren Berater bist Du mit folgenden Fragen konfrontiert:

• Welche Ergebnisse liefert das Projekt?
• In welche Hauptphasen untergliedert sich unser Programm?
• Welche Arbeitspakete müssen organisationsintern oder -extern umgesetzt werden?

Unterstützung findest Du im Projektstrukturplan und dem Verfahren der Projektstrukturplanung.

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Ergebnis: Darstellung der Elemente eines Projektes mit einer hierarchischen Baumstruktur

Teilnehmer: mind. 1 Person (besser: im Projektteam)

Dauer: ab 30 Minuten für Initialfassung (je Umfang des Projektes)

Utensilien: Whiteboard/Flipchart/Metaplan-Wand, Klebekarten & Stifte oder Notebook & Office Software

Zweck

Mit einem Projektstrukturplan (PSP) analysierst, visualisierst und kommunizierst Du den Leistungsumfang eines Projektes. Das Konzept unterteilt die Gesamtaufgaben eines Vorhabens in plan- und kontrollierbare Teilaufgaben. Die Anordnung ist dabei hierarchisch beginnend vom Groben ins Feine analog eines Baumdiagramms.

Als Planungsinstrument fokussiert der PSP auf die statische Struktur, dem ‚Was‘ eines Projektes. Zeitliche Aussagen – dem ‚Wie‘ – oder Angaben zu Ressourcen – dem ‚Womit‘ – lässt der Top-Down Visualisierungstyp offen.

Ein PSP und seine systematisch erfassbare und leicht verständliche Struktur sorgt für Übersicht und Transparenz. Auf einen Blick erhält ein Leser die wichtigsten Bestandteile des Projektes sowie dessen Scope.

Speziell falls Du Projektaufgaben bzw. -ergebnisse auf mehrere Personen, Teams oder Organisationsbereiche verteilen musst, unterstützt Dich der PSP in Aufteilung, Delegation und Kommunikation. Auch für die Aufwandsschätzung, Risikoanalyse, Berichtswesen und Aufgabenverteilung lässt sich ein PSP gut einsetzen.

Schließlich bietet er Dir eine solide Grundlage für weiterführende Projektunterlagen, wie einer Roadmap, einem Projektablauf- bzw. Terminplan, einem Delegationsplan und einem Kommunikationsplan.

Synonyme für den Projektstrukturplan sind das Akronym PSP sowie das Englische Work Breakdown Structure (WBS).

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Aufbau

Projektstrukturplan – „Worin besteht der Leistungsumfang eines Projektes?“

Ein Projektstrukturplan ist ein Baum, der aus Elementen und Verbindungen zwischen diesen Elementen besteht. Im Idealfall passt die gesamte Darstellung auf eine DINA4-Seite (vertikal) bzw. Präsentationsfolie (horizontal). Neben einem prägnanten Titel enthält sie Angaben zur letzten Aktualisierung sowie den verantwortlichen Autoren.

Elemente – „Wie definieren sich die einzelnen Projektleistungen?“

Elemente sind die Kernbestandteile des Projektes. Unterscheide hier zwischen verschiedenen Elementetypen:

• Inhaltsorientiert: Im Zentrum stehen die Services, Objekte, Module, Komponenten, Funktionen oder auch Bausteine, also alle Ergebnisse des Projektes.
• Ablauforientiert: Der Fokus liegt auf Teilprojekte, Aktivitäten, Tätigkeiten, Arbeitspakete bzw. Aufgaben im Projekt.
• Zeitorientiert: Schwerpunkt bilden die Phasen, Perioden, Vorgänge oder Zeitabschnitte des Projektes.

Ebenfalls möglich ist die Gemischtorientierung, daher der gleichzeitige Einsatz verschiedener Elementetypen in einem einzigen PSP. Achte hierbei darauf, dass auf einer Ebene des Strukturplans stets der gleiche Typ zu finden ist. Klassisch ist beispielsweise eine Inhalts- bzw. Zeitorientierung auf der Ebene 2 und 3 sowie eine Ablauforientierung auf Ebene 4 und folgende.

Stelle ebenfalls eine einheitliche Bezeichnung der Elemente sicher. So eignen sich für Inhalt und Zeit (zusammengesetzte) Substantive, bei Abläufen eine Kombination aus Substantiv und sich anschließenden Verb.

Verbindungen – „Welcher Zusammenhang besteht zwischen den Projektleistungen?“

Zwischen den Elementen verschiedener Ebene bestehen hierarchische Beziehungen. Ganz oben im Baum liegt die Wurzel, meist der Name des Projektes. Mit der Wurzel durch Kanten verbunden ist die zweite Ebene, entweder die…

• Ergebnisbestandteile (inhaltsorientiert),
• Aufgaben (ablauforientiert) oder
• Durchführungsabschnitte (zeitorientiert).

Es schließt sich die dritte Ebene an, dann die Vierte etc.. Je tiefer Du Dich im Projektstrukturplan befindest, desto höher sein Detailgrad.

Wie beim Hypothesis Tree oder Issue Tree erfüllt ein guter Projektstrukturplan die MECE-Kriterien. Das heißt seine Elemente…

• …sind untereinander inhaltlich überlappungsfrei (engl. Mutually Exclusive)
• …decken das Projekt vollständig ab (engl. Collectively Exhaustive).

Je nach Projektumfang besitzt Dein PSP minimal 3 und maximal 9 Ebenen. Soll das Ganze übersichtlich und handhabbar bleiben sowie weiterhin auf eine Seite passen, befinden sich auf einer Ebene zwischen 3 bis 9 Elemente. In Summe besitzt Dein PSP damit maximal 50 Elemente.

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Anwendung

Einen Projektstrukturplan entwickelst Du in der Anfangsphase eines Vorhabens, also noch vor dem Kick-Off oder direkt im Anschluss. Beziehe dazu das gesamte Projektteam ein. Gemeinsam spürt ihr aus verschiedenen Perspektiven die relevanten Inhalte, Aufgaben und Phasen auf. Ganz nebenbei stärkt die arbeitsteilige Erstellung die Identifikation mit dem Vorhaben und trägt positiv zur Teambildung bei.

Hast Du das Team zu einem PSP-Workshop zusammengerufen, könnt ihr nach drei grundlegenden Prinzipien vorgehen. Top-Down, Bottom-Up oder Inside-Out. Nutzt vorhandenes Projektmaterial wie Steckbrief, Auftrag, Terminpläne oder Angebotsdokumente.

Top-Down Ansatz

Bei einem Top-Down Vorgehen startet Ihr mit der Wurzel und arbeitet Euch Ebene für Ebene in die Details. Brecht dazu Elemente in Teilelemente herunter, zerlegt diese wiederum in Teilteilelemente etc. Möglicherweise müsst Ihr die Elemente zwischen den Ebenen verschieben. Achtet auf Übersichtlichkeit des PSPs und die Erfüllung der MECE-Kriterien.

Bottom-Up Ansatz

Andersherum startet Ihr bei einem Bottom-Up Ansatz mit den Details und fasst diese dann zu Elementen höherer Ebene zusammen. Das macht Ihr solange, bis die Wurzel erreicht wird. Erneut geht Ihr iterativ vor. Mehrmaliges Verschieben, Aufteilen und Zusammenziehen von Elementen ist ausdrücklich erlaubt.

Inside-Out Ansatz

Last but not least kannst Du und Dein Team einen PSP auch nach gemischten Vorgehen aus Top-down und Bottom-up entwickeln. Startet dazu einfach auf einer mittleren Ebene und arbeitet Euch in der Hierarchie nach oben – zum Projekt – und nach unten – in die Details.

Kontinuierlich: Aktualisierung

Direkt beim ersten Durchlauf einen perfekten PSP zu entwickeln ist nahezu unmöglich. Zum Projektstart fehlen meist wesentliche strukturgebende Informationen, die erst nach und nach dazukommen. Löst Euch vom Gedanken einer 100-prozentige Exaktheit.

Ein Projektstrukturplan darf sich ändern. Neue Elemente und Beziehungen kommen hinzu, existierende gehen, bestehende werden verändert bzw. konsolidiert. Gerade auf den unteren Ebenen, wo es um die Details geht, solltet Ihr nachträgliche Anpassungen zulassen.

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Beispiele

Projektstrukturplan für eine Consulting Methode

Die Ergänzung des Consulting Methodenkoffers um eine weitere Methode ist ein kleines Projekt. Nachfolgend der Strukturplan. Wie Du erkennst, zerfällt die Umsetzung in vier Phasen. Jede Phase besteht aus zwei bis drei Arbeitspaketen.

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Vor- & Nachteile

Pro

• Ein Projektstrukturplan liefert einem Leser einen kompakten Überblick über ein Vorhaben, dessen Elemente und deren hierarchischen Verbindungen.
• Das systematische Herunterbrechen eines Projektes in immer feinere werdende Elemente verringert dessen Komplexität. Analyse, Kommunikation und Delegation werden erleichtert.
• Unter Unternehmern, Managern und Projektleitern ist ein Projektstrukturplan bestens bekannt. Die Darstellungsform ist verbreitet und allgemein akzeptiert.

Contra

• Ein Projektstrukturplan zeigt nur eine statische Sicht auf eine Initiative. Ablaufbezogene Infos lassen sich genauso wenig darstellen wie zeitliche Abhängigkeiten oder kritische Pfade.
• In agilen Projektorganisationen verliert der Ergebnistyp an Wert. Vorgehensmodelle wie Scrum nutzen Hilfsmittel wie das Product Backlog oder Burndown Charts, um offene und geleistete Arbeit aufzuzeigen.
• Gerade zu Beginn eines Vorhabens stiftet der Projektstrukturplan einen hohen Mehrwert. Das Problem: Zu diesem frühen Zeitpunkt sind in der Regel nicht alle Elemente und Beziehung der Baumstruktur bekannt. Der Plan ist unvollständig.

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Praxistipps

Tipp 1 – Existierende Projektstrukturpläne recyceln

Dir ist ein ähnliches Projekt aus der Vergangenheit bekannt zu welchem auch ein Projektstrukturplan existiert? Nutze die bestehende Visualisierung als Blaupause für Dein Vorhaben und spare dadurch Zeit und Energie.

Auch bieten manche Branchen oder Projekttypen etablierte Standardstrukturen, auf denen Du aufsetzen kannst. Im klassischen Software Engineering könnten beispielsweise die Phasen ‚Analyse‘, ‚Design‘, ‚Implementierung‘, ‚Testing‘ und ‚Roll-out‘ den PSP auf Ebene 2 untergliedern.

Tipp 2 – Elemente mit Zusatzinfos anreichern

Ein Projektstrukturplan ist ein prima Grundgerüst für weiterführende Angaben zu Projekt und Ergebnissen. Ergänze dazu die Elemente mit Zusatzinformationen. Einige Beispiele:

• Verantwortlicher für ein Modul bzw. der Integration aller zu Grunde liegenden Bauteile
• Geplanter und tatsächlicher Einzelaufwand sowie Fertigstellungsgrad je Arbeitspaket bzw. Aktivität
• Vorgesehenes Start- und Abschlussdatum einer Phase bzw. Arbeitsperiode

Achte auf die Konsistenz der Detailinfos zwischen den Elementen sowie zu den Elementen höherer oder niederer Ebene.

Tipp 3 – Plan mit Farben versehen

Neben textuellen Informationen kannst Du den PSP auch mit Farben aufwerten. Nutze beispielsweise die aus dem Projektbericht bekannten Ampelfarben, um anzuzeigen, ob ein Element des Projekts fristgerecht geliefert wird. Ein mögliches Colorierungsschema:

• rot – verspätete Auslieferung des Ergebnisses bzw. Abschluss der Aktivität
• gelb – gefährdete Auslieferung des Ergebnisses bzw. Abschluss der Aktivität
• grün – fristgerechte Auslieferung des Ergebnisses bzw. Abschluss der Aktivität
• blau – ausgeliefertes Ergebnis bzw. abgeschlossene Aktivität

Alternativ nutzt Du die Farben und zeigst den Umsetzungsgrad eines Elements an. Analog einem Kanban Board unterscheidest Du zum Beispiel zwischen ‚offen‘ (grau), ‚in Arbeit‘ (gelb) und ‚fertig‘ (grün). Verpasse Deinem Projektstrukturplan eine Legende und sorge auf diese Weise für ein einheitliches Farbverständnis.

Tipp 4 – Elemente mit eindeutigen Codes versehen

Ebenfalls möglich ist eine ergänzende Codierung Deines PSPs, entweder…

• numerisch (z.B. 1, 1.2, 1.2.3),
• alphabetisch (z.B. A, AA, AAB) oder
• alphanumerisch (z.B. A1, A1.2, A1.2.3).

PSP-Codes generieren etwas Aufwand, sorgen jedoch für eindeutige Identifizierung der Elemente sowie eine bessere Übersicht des Plans. Es gilt: Je tiefer ein Element im Baum, desto länger auch sein Code. Auch Codes müssen aktualisiert und konsistent gehalten. Lasse daher auch hier Pragmatismus walten.

Tipp 5 – Wert auf Handhabbarkeit des Plans legen

Auch wenn es schwer fällt, solltest Du Deinen Projektstrukturplan nicht mit zu vielen Daten überfrachten. Statt ’so genau wie möglich‘, lieber ’so genau wie nötig‘. Halte den PSP intuitiv erfassbar.

• Überlade die Elemente nicht mit zu vielen Details. Anforderungen und Randbedingungen ändern sich. Pflegst Du zu viele Angaben in der Baumstruktur, musst Du den Plan immer wieder nachpflegen.
• Modelliere Aufgaben nicht zu tief. Ein PSP ist keine Aufgabenliste, Kanban Board oder Checkliste. Vielmehr geht es um die generellen Arbeitsblöcke und Ergebnisse.

Wird Dein PSP dennoch zu umfangreich, die Infos dennoch gebraucht, dann kannst Du überlegen je Teilprojekt einen eigenen Plan zu erstellen. Bedenke aber den zusätzlichen Pflegeaufwand samt der Konsistenzprüfungen zwischen den Plänen.

Tooltipp

Nutze die den Consulting Methodenvorlagen beiliegende Vorlage als Arbeitsbasis für Deinen Projektstrukturplan. Alternativ verwendest Du ein Mind Mapping Werkzeug oder notierst den Plan als fortlaufende Dokumentenliste mit eingerückten Einträgen.

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Ursprung

Der Ursprung der Methode ist mir nicht bekannt. Gerne Deine Hinweise per E-Mail an mich.

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Bonusmaterial

Daniel Hanke: Der Projektstrukturplan | Alle Grundlagen einfach erklärt! (7 min) – alle wesentlichen Infos zum Ergebnistyp