Projektsteckbrief - Aufbau, Einsatz & Vorlagen

Als Projektleiter, Programmmanager oder Auftraggeber bzw. deren Berater bist Du mit folgenden Fragen konfrontiert:

Wie lässt sich unser Projekt kurz und knapp auf einer einzigen Seite zusammenfassen?
Womit lassen sich mehrere Vorhaben übersichtlich dokumentieren und gegenüberstellen?
Was bietet Auftraggeber und -nehmer ab Projektstart eine verbindliche Arbeitsgrundlage?

Unterstützung findest Du im Projektsteckbrief und dem Verfahren der Projektvereinbarung.

Ergebnis: Kerninformation zu einem Projekt auf einer Seite zusammengefasst

Teilnehmer: 1 Person (für Erstellung, Abstimmung meist durch mehrere Personen)

Dauer: 30 – 60 Minuten für Initialfassung (je Umfang des Vorhabens und Zahl der Stakeholder)

Utensilien: Notebook & Office Software

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Zweck

Mit einem Projektsteckbrief bringst Du alle wesentlichen Aspekte eines Projektes prägnant auf einer Seite zusammen: den Inhalt, die erwarteten Kosten sowie die antizipierte Dauer. Das Papier schafft ein gemeinsames Verständnis zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer bzgl. des Umfangs und dem Vorgehen im Projekt.

Die feste Struktur des Steckbriefs hilft beteiligten Stakeholdern eine 360-Grad-Sicht auf die zentralen Punkte eines Projektes zu gewinnen. Auch während der Umsetzung hilft der Steckbrief das Vorhaben zu überwachen und zu steuern. Schließlich dient das Dokument Dir als Leiter als Versicherung gegen später im Projekt aufkommenden Zusatzaufgaben und Mehrbedarfen.

Beachte den Unterschied zum viel ausführlicheren Projektauftrag bzw. zur Kurzfassung der Problem-Ziel-Beschreibung. Der Projektsteckbrief liefert einen Überblick, der Projektauftrag die Ergebnis- und Umsetzungsdetails und die Problem-Ziele/Beschreibung Fakten zur aktuellen und angestrebten Situation.

Synonyme für Projektsteckbrief sind Projektübersicht, Projektdefinition, Projektauftrag und Projektantrag sowie – insbesondere in international aufgestellten Unternehmen – die englischen Bezeichnungen Project Charter bzw. Project One Pager, alternativ in einer Schreibweise mit Bindestrichen.

Aufbau

Projektsteckbrief – „Um was geht es in dem Projekt?“

Aufbau und Inhalt eines Projektsteckbriefs sind nicht normiert variieren von Unternehmen zu Unternehmen und Projekt zu Projekt. In jedem Fall ist er kurz, eindeutig und verständlich formuliert und passt (fast) immer auf eine einzige Präsentationsfolie bzw. DIN-A4 Seite.

Untere Abbildung visualisiert die Kernelemente eines Projektsteckbriefs auf einer PowerPoint-Folie. Aus meiner Erfahrung sind die Ziele, der Scope und die Stakeholder das Wichtigste, also das ‚Wozu‘, das ‚Was‘ sowie das ‚Wer‘ eines Vorhabens.

Struktur und Elemente eines typischen Projektsteckbriefs

Verfasse einen Projektsteckbrief mit einem gesunden Kosten-/Nutzen-Verhältnis zwischen Ausführlichkeit sowie Arbeits- bzw. Aktualisierungsaufwand. Nutze die verschiedenen W-Fragen (Wer, Wie, Was, Wann etc.) und beleuchte damit das Projekt aus verschiedenen Perspektiven.

Überschrift – „Wie heißt das Projekt?“

Als Überschrift beinhaltet der Projektkopf den offiziellen Titel des Projektes sowie den (potentiellen) Projektleiter. Ebenfalls ist der Stand des Projektsteckbriefs angegeben, daher das Datum, an dem das Dokument zuletzt aktualisiert wurde.

Ziele – „Welches Problem löst bzw. Ziel erreicht das Projekt?“

Jedes Projekt sollte einen konkreten Zweck erfüllen und dem Unternehmen damit einen spezifischen und messbaren Nutzen zu stiften. Alternativ beantwortet das Projekt Fragen oder bestätigt eine Hypothese, sorgt damit für einen Erkenntnisgewinn.

Beschreibung – „Welchen Ziel-Stand erschafft das Projekt?“

In diesem Feld ist Platz für den Inhalt eines Projekts. Neben den Meilensteinen und Phasen, Ergebnissen und Ressourcen sowie Aufgaben und Hauptaktivitäten präzisiert Du hier den Scope, also welche Aspekte innerhalb bzw. explizit außerhalb des Projektumfangs liegen und welche inhaltlichen Randbedingungen greifen.

Beteiligte – „Wer treibt das Projekt bzw. ist von diesem betroffen?“

Ein Projekt besitzt Stakeholder, also Personen die einen Einfluss auf das Projekt haben, dieses vorantreiben oder von diesem positiv bzw. negativ betroffen sind.

Diese Stakeholder besitzen einen Namen und Vornamen, sind unternehmensintern oder -extern, agieren in einer bestimmten Rolle (mit festen Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten) und wirken in Vollzeit oder anteilig am Vorhaben mit.

Notiere unbedingt den Kunden (bzw. Nutzer, Anwender, Empfänger, Nutznießer) sowie die Entscheider.

Termine – „Wann werden (Zwischen-)Ergebnisse geliefert?“

Ein Projekt ist ein einmaliges Vorhaben mit einem festen Start- und Endtermin. Ergänze ebenso wichtige Zwischenetappen als Meilensteindaten.

Budget – „Wie hoch sind die Investition in das Projekt?“

Ein Projekt benötigt Zeit und Geld. Im Feld Projektbudget sind interne/externe Personal- und Sachkosten sowie die einzusetzende Arbeitszeit (zumeist angegeben in Personen-, Arbeits- bzw. Manntagen) aufgelistet.

Risiken – „Welche Ereignisse könnten die Zielerreichung gefährden?“

Schließlich enthält das Feld Risiken potenzielle Gefährdungen inklusive Schadensausmaß und Eintrittswahrscheinlichkeiten. Ebenfalls notierst Du hier organisatorische Rahmenparameter wie Abhängigkeiten zu Parallelprojekten sowie externen Ereignissen und Entwicklungen.

Halte bitte nur solche Top-3 Angaben fest, die aus Deiner Erfahrung auch eintreten können.

Weitere Felder – „Welche Projektdetails sind außerdem wichtig?“

Optionale Angaben zu Deinem Projekt sind Priorität, Projektkürzel, Ist-Zustand sowie eingesetzte Tools. Auch ein Zustand des Steckbriefs (z.B. dokumentiert, vorgelegt, akzeptiert, abgelehnt) sowie das Datum der Abzeichnung sind möglich.

Anwendung

Gerade während der Auftragsklärung, spätestens ab Projekt-Kick-Off empfiehlt sich die Anlage eines Projektsteckbriefs. Gehe für die Projektvereinbarung wie folgt vor:

1. Ausfüllen

Ermittle die Lesergruppe des Projektsteckbriefs. Wer neben dem Auftraggeber erhält noch das Papier für welchen Zweck?

Bringe die für die Elemente eines Projektsteckbriefes erforderlichen Informationen in Erfahrung und fülle mit diesen das Dokument. Hauptquellen sind Projektleiter, Sponsor und Auftraggeber.

2. Abstimmen

Stellen den Steckbrief projektintern zur Verfügung und arbeite Präzisierungen und Korrekturen ein. Insbesondere den involvierten Mitarbeitern sollten ihre Rolle im Projekt bewusst sein bzw. sollten sie diese akzeptieren. Eine einheitliches Verständnis zum Vorhaben und dem eigenen Beitrag legt die Grundlage für den Erfolg.

3. Abzeichnen

Lasse den Auftraggeber den Projektsteckbrief abzeichnen und mit diesem offiziellen Schritt für das Projekt votieren. Das formale Okay des Auftraggebers fungiert gleichzeitig als Startschuss für das Projekt.

4. Einsetzen

Ziehe regelmäßig im Projektverlauf den Steckbrief zu Rate.

Was sind die Ergebnistypen des Vorhabens?
Woran wird das Team gemessen?
Was liegt nicht im Scope?

Der Projektsteckbrief dient als Richtschnur und Orientierungsstern.

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Beispiele

Untersuchungsauftrag Digitalisierung

Nachfolgend ein Projektsteckbrief für einen Untersuchungsauftrag. Ziel ist die Erhebung des Ist-Zustandes der Digitalisierung im Fachbereich FEE eines großen Konzerns auf Basis einer Interviewserie. Beachte das Feld Beschreibung. Für dieses Mini-Projekt sind hier Vorgehen und Wissensträger notiert.

Vor- & Nachteile

Pro

Der Projektsteckbrief wirft eine Helikoptersicht auf Dein Projekt. Zentrale organisatorische und inhaltliche Fakten werden übersichtlich auf einer Seite zusammengefasst.
Das Anlegen eines Projektsteckbriefes zwingt zur Beschäftigung mit dem Vorhaben aus mehreren Blickwinkeln. Direkt zu Beginn decken Du und Dein Team bzw. Auftraggeber offene Fragen, Unklarheiten und Missverständnisse auf.
Alle Infos haben beim Projektsteckbrief seinen festen Platz. Dies hilft Dir beim Komplettieren keinen wichtigen Aspekt vergessen. Wiederum weiß ein Leser damit immer sofort, an welcher Stelle auf dem Papier welche Infos zu finden sind.
Die Limitation auf eine einzige Seite, zwingt dazu Dich nicht in den Details verlieren, sondern die wesentlichen Punkte eines Projektes herauszuarbeiten und kondensiert zu kommunizieren.

Contra

Ein Projektsteckbrief fasst zusammen, lässt damit (wichtige) Aspekte weg bzw. geht nicht in die (notwendigen) Details.
Die Erstellung, Abstimmung und Verabschiedung eines Projektsteckbriefes verursachen noch vor Beginn der Initiative administrative Aufwände und kosten Zeit. Einige Stakeholder reagieren auf diese Planungsarbeit ungehalten, bringen sie keinen einen Millimeter näher an die konkreten Projektergebnisse und Projektziele.
Gerade bei großen Projekten mit einer Vielzahl von Steckbriefen besteht die Gefahr, zu viel Zeit in das Dokumentieren der Vorhaben zu investieren. Bereits vor dem eigentlichen Start verliert das Projekt an Schwung.

Praxistipps

Tipp 1 – Je Teilprojekt eigenen Steckbrief erstellen

Unterteilt sich ein Projekt in mehrere Teilprojekte, dann solltest Du pro Teilprojekt einen individuellen Steckbrief erstellen. Achte darauf, dass die Papiere untereinander konsistent sind. Das betrifft die Begriffe sowie Angaben zur Zeitplanung, dem Budget und den Umfängen.

Tipp 2 – Projektsteckbrief kurz und knapp formulieren

In der Kürze liegt die Würze. Ein Steckbrief unterstützt die fundierte und effiziente Entscheidung für oder gegen ein Vorhaben. Notiere klare und unmissverständliche Fakten, statt langer und mehrdeutiger Romantexte. Nutze Spiegelstriche und arbeite mit Unterstreichungen wesentlicher Textpassagen. Jeder Punkt steht für einen atomaren Fakt.

Tipp 3 – Im Projekt als Erinnerungshilfe nutzen

Während späterer Projektphasen hilft ein Projektsteckbrief den Kunden und Dich an das initial geplante Vorhaben zu erinnern. Nutze einen Steckbrief um wiederkehrend zu überprüfen, ob sich das Projektteam und Du noch auf dem geplanten Weg zu den anvisierten Zielen befinden.

Speziell die Erinnerungsfunktion – das „Was haben wir ursprünglich gewollt?“ – hilft allen Beteiligten.

Tipp 4 – Für die Existenzfrage heranziehen

Ein Änderungsvorschlag, eine Verbesserungsmaßnahme, eine Optimierungsinitiative – schnell schlagen Kunden, Vorgesetzte und Kollegen ein Projekt vor. Ideen sind reichlich vorhanden.

Stelle bei jedem möglichen Projekt die Existenzfrage: Was passiert, falls das neue Vorhaben nicht umgesetzt werden würde?

Mit der Antwort bemisst Du den Wertbeitrag eines Projektes für das Unternehmen.

Tipp 5 – Project Canvas als Alternative einsetzen

Eine alternative Form ein Vorhaben prägnant auf eine einzige Seite zu bringen ist der Project Canvas. Analog dem Business Model Canvas oder dem System Footprint nutzt Du hier Karten auf welchen Du die wesentlichen Elemente festhältst. Karten zwingen aufgrund des begrenzten Platzes zur Fokussierung. Auch lassen sie sich verschieben und übereinanderlegen bzw. ist ihr Inhalt leichter erfassbar. Nutze ein Project Canvas, falls Du eine Initiative gemeinsam im Projektteam definieren möchtest.

Tipp 6 – Erprobte Vorlage erfragen

Wie beim Projektbericht gilt auch für den Projektsteckbrief: Große Unternehmen (bzw. in Konzernen die Abteilungen) besitzen ihre eigenen meist für den fachlichen und technischen Kontext optimierten Standardvorlagen.

Fällt Dir die Aufgabe zu einen Steckbrief zu erstellen, erfragst Du im Voraus, ob Deine Arbeit auf einem definierten Template aufsetzen kann.

Ursprung

Der Projektsteckbrief ist ein wichtiger Kernbaustein des Projektmanagements. Eine einzelne Person oder Institution, die das Dokument erfunden bzw. entwickelt hat, ist mir nicht bekannt.