Der Projektbericht – den Status eines Vorhabens melden

Als Projektleiter, Programmmanager oder Auftraggeber bzw. deren Berater bist Du mit folgenden Fragen konfrontiert:

• In welchem Zustand befindet sich unser Projekt bzgl. des Projektplans?
• Welche Projektergebnisse hat das Team seit der letzten Berichtsperiode geleistet?
• Welche offenen Entscheidungen müssen außerhalb des Projektes getroffen werden?

Unterstützung findest Du im Projektbericht und dem Verfahren des Projektberichtswesens.

---

Ergebnis: Zustand und Ergebnisse eines Projektes gegenüber dem Projektplan erfasst und kommuniziert

Teilnehmer: mind. 2 Personen (Ersteller und Empfänger)

Dauer: 15-30 Minuten (je Projektumfang und Zahl der Zielgruppen)

Utensilien: Notebook & Office Software

Zweck

Mit einem Projektbericht wirfst Du einen aktuellen und zusammenfassenden 360-Grad-Blick auf ein laufendes Vorhaben – kurz, prägnant und auf einer einzigen Seite. Hauptziel des Dokuments ist die Regelkommunikation mit Stakeholdern, die nicht Teil des Projektes sind, jedoch Interesse am Zustand der Initiative bzgl. Zeit, Budget und (Zwischen-)Ergebnisse haben. Zudem unterstützt Dich der Projektbericht bei der operativen Steuerung des Vorhabens, dem Projekt-Controlling.

Als Projektleiter bist Du für die Kommunikation und somit auch den Projektbericht verantwortlich. Das Papier ist integraler Baustein Deines Kommunikationsplans. Im Normalfall erstellst Du den Bericht ab der ersten Projektwoche während der Gesamtlaufzeit des Vorhabens. Positiver Nebeneffekt: Du reflektierst über den Stand, die erreichten Resultate und das große Ziel des in Umsetzung befindlichen Vorhabens.

Einfach, verständlich und relevant – das ist die Erfolgsformel für einen guten Projektbericht. Je nachdem, ob die Unterlage vorgestellt oder verschickt wird, sollte dieser mehr oder weniger erklärendem Text enthalten. Berichte zudem immer gegen einen Gesamtprojektplan bzw. eine Roadmap. Diese bilden die Grundlage, an der sich das Projekt zeitlich ausrichtet und inhaltlich misst.

Synonyme für den Projektbericht sind Projektstatusbericht, Projektupdate, Projektstatus, Projektreport, Statusbericht oder Statusreport.

---

Aufbau

Projektbericht – „Wie steht es um das Projekt?“

Projektberichte sind so unterschiedlich wie die Unternehmen, Bereiche und Projekte in denen sie zum Einsatz kommen. Nachfolgend 10 Bausteine die auf vielen Berichten zu finden sind. Die Inhalte passen auf eine Präsentationsfolie bzw. DINA4-Seite.

Pflichtbestandteile – „Was findet ein Leser immer in einem Projektbericht?“

Der Projekttitel beinhaltet den offiziellen Namen des Projekts auf welches sich der Bericht bezieht.

Die Berichtsperiode fixiert den Zeitraum, für welchen der Status abgegeben wird. Empfehlenswert ist hier die Einheit Kalenderwochen. Oft ist eine 2-wöchige Berichtsperiode eine angemessene Zeitspanne.

Das Feld Stand dokumentiert, an welchem Tag der Bericht das letzte Mal aktualisiert wurde.

Das Feld Projektleiter beinhaltet den Hauptverantwortlichen des Vorhabens. Zwecks Eindeutigkeit solltest Du speziell in großen Unternehmen die Abteilung des Leiters ergänzen.

Einen Statusbericht muss nicht unbedingt der Projektleiter verfassen. Er kann diese Arbeit auch delegieren, zum Beispiel an seine Projektassistenz. Diese Person ist dann der Autor des Papiers.

Das größere Feld Status fasst zusammen, was inhaltlich und organisatorisch während der Berichtsperiode durch das Projekt vorangetrieben wurde. Erste Wahl sind vereinbarte (und möglichst messbare) Ergebnisse, zweite Wahl absolvierte Aufgaben und getroffene Entscheidungen. Formuliere kurze und verständliche Sätze auf Basis von Spiegelstrichen. Vermeide Fachbegriffe und Abkürzungen. Wirf bereits berichtete und irrelevant gewordene Themen aus dem Dokument.

Das Feld Nächste Schritte enthält die für die nachfolgende Berichtsperiode geplanten Ergebnisse, Aktivitäten und zu fällenden Entscheidungen. Gerne kannst Du die Verantwortlichen und Fristen ergänzen.

Unter Risiken notierst Du die durch das Projekt wahrgenommenen Ereignisse, deren Eintritt sich negativ auf die Projektlaufzeit, -budget, -umfang und/oder -qualität auswirken. Auf Wunsch können hier auch direkt kontinuierlich laufende Gegenmaßnahmen notiert werden.

Schließlich enthält das Feld Erforderliche Entscheidungen außerhalb des Projekteinflussbereiches liegende offene inhaltliche und organisatorische Beschlüsse, die durch die Programmleitung, dem Steuerkreis oder anderen Gremien getroffen werden sollten, um den Projektfortschritt nicht zu gefährden. Aktiv forderst Du Vorgaben, Richtung und Prioritäten ein.

Die Krönung eines jeden Berichts ist die sogenannte Projektampel – der Gesamtstatus. Mit Hilfe der Farben rot, gelb oder grün aggregierst Du den Zustand des Projekts auf einen einzigen Kennwert. Vor Nutzung einer Ampel klärst Du, welche Kriterien zu welcher Farbwahl führen und welche Aktionen bei einer spezifischen Farbe ausgelöst werden. Keine Angst vor der Farbe Rot. Ein Projektbericht auf Rot zu setzen, signalisiert Souveränität.

Optionale Zusatzinformationen – „Welche Projektinfos sind außerdem nützlich?“

Gelegentlich enthalten Berichte ebenfalls eine kurze Zusammenfassung der nächsten Projektmeilensteine. Diese erlauben die Einordnung des Status in den Gesamtkontext.

Beliebt sind auch Angaben zum erbrachten Gesamtumfang, dem bisher benötigten Budget oder dem bereits verbrauchten Zeitbedarf sowie bevorstehende Änderungen. Du solltest diese Werte nur auf dem Bericht vermerken, falls ein stringentes Projekt-Controlling besteht und der Gesamtumfang gut messbar und weitestgehend unveränderlich ist. Gehe auf die Ergebnisqualität dann ein, falls zuvor konkrete Messgrößen für die Qualitätsmerkmale erfasst und abgestimmt wurden.

Weitere mögliche Felder sind die Versionsnummer (zum Beispiel bei Ergänzung einer Last-Minute-Änderung), der Verteilerkreis (die Empfänger des Berichts) sowie der Freigabestatus (zum Beispiel ‚in Entwurf‘, ‚vorgelegt‘, ‚verabschiedet‘).

---

Anwendung

Einen Projektbericht kannst Du auf Zuruf oder im festen Rhythmus (z.B. wöchentlich, zwei-wöchentlich, vor jeder Gremiensitzung) für unterschiedliche Zielgruppen (z.B. Steuerkreis, Programmleitung, Auftraggeber) erstellen. Als Vorlage solltest Du den aktuellen Bericht aufgreifen, damit auf einer etablierten Struktur sowie zuvor kommunizierten Fakten aufsetzen.

1. Initiieren

Erfrage direkt zu Beginn die Zielgruppe und deren Informationsbedarfe.

• Wer liest das Dokument für welche Entscheidungen?
• Welche Informationen sind besonders wichtig?
• In welchem Detailgrad sollen die Punkte ausgeführt werden?

Richte Struktur und Inhalt des Berichts an den Vorlieben der Stakeholder aus.

2. Ausfüllen

Als nächstes geht es ans Komplettieren. Bzgl. der Reihenfolge beginnst Du am besten mit dem ‚Status‚, ergänzt dann das Feld ‚Nächste Schritte‚, überprüfst die ‚Risiken‚ und passt schließlich die ‚Erforderlichen Entscheidungen‚ an. Schließlich kümmerst Du Dich um die formalen Felder wie ‚Berichtsperiode‚, ‚Projektampel‚ sowie ‚Stand‚.

Notiere die Fakten kurz, eindeutig und verständlich. Ziehe als Quellen für den Projektbericht das Projektteam, den Projektplan sowie aktuelle Dokumente heran.

3. Kommunizieren

Versenden den Bericht bzw. lege diesen an einer zentralen Stelle ab. Sammle Feedback ein.

• Welche Fragen sind nach Lektüre des Berichts immer noch offen?
• Wo muss weniger ins Detail gegangen werden?
• Ist der aktuelle Berichtsrhythmus ausreichend? Zu hoch?

Archiviere die finale Fassung des Berichts und stelle damit eine lückenlose Dokumentation des Projektverlaufs sicher.

Aufbau und Umgang eines Projektberichts ändern sich im Zeitverlauf. Optimiere kontinuierlich den Bericht und damit Deine Kommunikation mit den Stakeholdern. Das Dokument erzeugt wiederkehrend Aufwand, muss damit wiederkehrend einen Nutzen generieren.

---

Beispiele

Projektbericht für Consulting LIFE

Ein Projektbericht ist kein Hexenwerk. Leider zeigt die Praxis jedoch regelmäßig ein anderes Bild. So habe ich Berichte gelesen, von denen weder der zuständige Autor noch der Projektleiter erklären konnten, wie diese zu interpretieren sind. Auch blieb offen, wo das Projekt eigentlich steht. Mache den Unterschied.

Die Abbildung zeigt beispielhaft einen Projektbericht angewendet auf meinen Blog Consulting LIFE.

---

Vor- & Nachteile

Pro

• Die feste Struktur eines Projektberichts ist ein roter Faden, der Dir hilft, fundiert und in angemessener Zeit Auskunft über den Zustand eines Projektes zu geben.
• Auch den Lesern eines Berichts erleichtert die Standardvorlage die Arbeit. Alles steht an seinem festen Platz und kann – insbesondere bei einem grünen Ampelstatus – schnell überflogen werden.
• Als Instrument des Projekt-Controllings hilft ein Projektbericht besorgte Stakeholder zu beruhigen und kontraproduktive Eingriffe in die Projektarbeit abzuwenden.
• Das Papier erlaubt eine asynchrone Kommunikation der projekt-relevantesten Informationen an eine (theoretisch) unbegrenzte Menge an Personen.
• Auch Wochen nach Verteilung kann ein Projektbericht für eine Ex-post-Betrachtung des Projektverlaufs – beispielsweise im Rahmen einer Lessons Learned Sitzung oder dem Projektabschluss – herangezogen werden.

Contra

• Ein Projektbericht ist eine gefilterte Sicht auf ein Projekt. So ist die Farbe der Ampel nur eine Aggregation einer Situation, die Angaben auf dem Papier die selektive Auswahl des Projektleiters.
• Es besteht immer die latente Gefahr, dass ein Projektbericht den Leser in falsche Sicherheit wiegt. Alte Hasen im Projektmanagement sprechen vom Status ‚melonengrün‘ bzw. Melonenreport – von Außen grün, im Inneren jedoch rot.
• Erstellen und Kommunizieren eines Projektberichts kosten Zeit und Energie. Dieses fehlen bei der inhaltlichen Projektarbeit. Schneller geht der 5-15 Report.
• In Zeiten agiler Arbeitsweisen mit Design Sprints, Burn Down Chart oder Kanban sinkt der Stellenwert eines expliziten Projektberichts. Regel-Meetings wie das Daily Stand-up sowie Ergebnistypen wie das Product Backlog integrieren das Berichtswesen in die Projektabwicklung und stellen bereits eine hohe Transparenz sicher.

---

Praxistipps

Tipp 1 – Die Zielgruppe im Blick haben

Je nachdem, wie die Empfänger des Projektberichts den Projektfortschritt definieren und messen, werden im Projekt die Prioritäten gesetzt. Kenne daher die Stakeholder, ihre Informationsbedarfe, Zielgrößen und Entscheidungsparameter.

• Wo steht die Zielgruppe vor Lektüre des Berichts?
• Welche drei Kernbotschaften willst Du setzen?
• Welche Aktionen willst Du mit dem Bericht auslösen?

Abhängig davon hebst Du Aspekte im Bericht hervor oder lässt diese weg bzw. betonst Du Dinge oder hältst diese in kleiner Schrift. Finde die richtige Balance zwischen Schönfärberei (Marketing) und Alarmismus (Absicherung).

Tipp 2 – Bericht frühzeitig erstellen

Ein guter Projektbericht benötigt Zeit. Teilweise musst Du erst Informationen in Erfahrung bringen bzw. mit den Ergebnisverantwortlichen abstimmen.

Analog einer Management Summary oder einer Steuerkreispräsentation bereitet es Aufwand kurze und präzise Sätze zu formulieren. Plane daher einen ausreichenden zeitlichen Puffer bis zur Abgabe ein.

Tipp 3 – Aktiv die Erwartungen managen

Gerade bei einem durchwachsenen bzw. gar kritischen Projektgesamtstatus solltest Du vor der Verabschiedung des Berichts mit einflussreichen Akteuren Kontakt aufnehmen. Diplomatisch weist Du diese Personen auf die mittelmäßige Situation des Projektes hin. Vieles ist eine Frage des Erwartungsmanagements.

Stellt sich dann bei der Veröffentlichung heraus, dass die Situation weniger gravierend, die Konsequenzen milder als erwartet und die Probleme kleiner als angenommen ausfallen, kann im Team konstruktiv an Verbesserungen gearbeitet werden.

Tipp 4 – Konkrete Korrekturmaßnahmen vorschlagen

Zeit und/oder Budget sind überschritten und das Projekt liegt im Argen? Möglicherweise handelt es sich gar um ein Krisenvorhaben?

Nach kurzer, aber konzentrierter Betrachtung des Ist-Standes, solltest Du den Fokus auf die nächsten Schritte lenken. Schlage Korrektur- und Aufholmaßnahmen vor.

• Wie lässt sich Zeit durch Parallelisierung einsparen?
• Welches Ergebnis ist nicht unbedingt erforderlich?
• Womit kann das verbleibende Budget am effizientesten eingesetzt werden?

Übernehme eine aktive, gestaltende Rolle und bereite Korrekturalternativen und Handlungsoptionen vor.

Tipp 5 – Ampel nachvollziehbar einfärben

Die Einfärbung der Statusampel in rot, gelb, grün fällt leichter, sobald (im besten Fall objektive und quantitative) Kriterien für entsprechende Farbe explizit sind.

Ein möglicher Ampelstatus ist:

• Grün: Projekt bzgl. Gesamtergebnis in Zeit und Budget, keine Schwierigkeiten in Sicht. Keine Handlung erforderlich.
• Gelb: Projekt bzgl. Gesamtergebnis leicht hinter Zeit und Budget, leichte Schwierigkeiten in Sicht. Handlung durch Projektteam empfohlen.
• Rot: Projekt bzgl. Gesamtergebnis weit hinter Zeit und Budget, gravierende Schwierigkeiten in Sicht. Handlung außerhalb Projektteams erforderlich.

Schaffe Einigkeit, wie welche Farbe zu interpretieren ist.

• Manchmal ist ‚Gelb‘ das neue ‚Rot‘, da eine sportliche Gesinnung das Berichten von Problemen nicht zulässt.
• Manchmal ist ‚Gelb‘ das neue ‚Grün‘, da eine konservative Gesinnung das Auftreten von Problemen befürchtet.

Tipp 6 – Standardvorlage erfragen und einsetzen

Insbesondere große Mittelständler und Konzerne verfügen über ihre hauseigene Projektberichtvorlage, treiben diese Unternehmen oft eine Vielzahl von Projekten parallel voran. Die – meist im Corporate Design gehaltene Schablone – ist den Managern und Entscheidern vertraut. Der einheitliche Aufbau erlaubt zudem Vergleiche zu vergangenen Berichtsständen sowie zwischen verschiedenen Projekten.

Erkundige Dich daher zu Beginn nach einer etablierten Berichtsvorlage samt Beispielreport bei Deinem Auftraggeber und nutze dieses Standard-Template.

Tipp 7 – Wert auf Ehrlichkeit legen

Beim Inhalt eines Projektberichts gilt: Ehrlichkeit währt am längsten. Da Projekte meist keine Eintagsfliegen sind, sondern über Wochen, Monate, manchmal auch Jahre hinweg durchgeführt werden, sollte Dein Bericht objektiv und sachlich ausfallen.

Kurzfristig ist das vielleicht unangenehm, langfristig aber ein Garant für eine gesunde Beziehung zwischen dem Projektsponsor und Dir als Projektleiter.

Tipp 8 – Vor Abgabe einem Quick-Check unterziehen

Dein Projektbericht ist die Visitenkarte für ein Projekt. Flüchtigkeitsfehler und Plausibilitätsschwächen strahlen auf Dein Vorhaben ab. Prüfe den Statusbericht daher vor Abgabe auf folgende Punkte:

• Sind alle Angaben kurz und eindeutig?
• Sind alle Budget-, Zeit- und Ergebniswerte plausibel?
• Sind alle Abweichungen vom Plan begründet?

Die Schwachstelle eines jeden Controllings ist die korrekte Bewertung. Achte darauf, dass sich der Bericht eindeutig interpretieren lässt.

---

Ursprung

Der Projektbericht ist Teil des Projekt-Controllings. Laut der ISO-Norm ISO 21500 Leitfaden zum Projektmanagement ist Controlling der „Vergleich der tatsächlichen mit den geplanten Daten, bei dem Abweichungen analysiert und ggf. geeignete Korrekturmaßnahmen und Vorbeugungsmaßnahmen ergriffen werden.“. Erstellung und Kommunikation ist Kernaufgabe der Projektleitung.

---

Bonusmaterial

Johannes Strass/The Project Group: Controlling in Projekten – auf was Sie bei Einzel- und Multiprojekten dringend achten sollten (55 min) – Webinar-Mitschnitt zur Verfolgung von Projekten

• Bernhard Schloß: #154 Statusampeln im Projektmanagement – über die Vor- und Nachteile der Nutzung einer Projektampel auf Projekt-, Meilenstein- oder Vorgangsebene

Letzte Aktualisierung am 2024-12-21 / Affiliate Links / Bilder von der Amazon Product Advertising API