Der Projektauftrag – ein Vorhaben präzise definieren

Als Projektleiter, Programmmanager oder Sponsor bzw. deren Berater bist Du mit folgenden Fragen konfrontiert:

• Welche Ergebnisse und welchen Ablauf würde ein Änderungsprojekt besitzen?
• Wie stellen wir sich, dass wir während der Projektdurchführung am geplanten Kurs festhalten?
• Wie stellen wir zwischen verschiedenen Projektvorschlägen eine Vergleichbarkeit her?

Unterstützung findest Du im Projektauftrag und der Projektauftragserstellung.

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Ergebnis: Definition der Ziele, Vorgehen, Kosten, Nutzen und Zeitplan eines Projektes

Teilnehmer: mind. 1 Person (besser: zukünftiges Projektteam)

Dauer: ab 60 Minuten (je Projektumfang)

Utensilien: Notebook & Office Software

Zweck

Mit einem Projektauftrag definierst Du ein Projekt, also ein zielgerichtetes einmaliges Vorhaben, welches den bestehenden Ist-Stand eines Unternehmensteils (Geschäftsprozesse, IT-Systeme, Organisationseinheit etc.) in einen zukünftigen Ziel-Stand überführt.

Der Projektauftrag fasst die Erkenntnisse und das Wissen über ein Projekt vor seinem Start in einem Papier zusammen. Als Grundstein eines Vorhabens erfüllt die Unterlage damit drei Aufgaben:

• Planung: Basierend auf dem Kenntnisstand zu Beginn eines Vorhabens definiert er die Projektziele, die Randbedingungen, den Nutzen sowie das grobe Vorgehen.
• Freigabe: In vielen Organisationen ist der Projektauftrag die Voraussetzung für den Start in mittlere und große Vorhaben. Eine Freigabe auf Basis des Auftrags verhindert U-Bootinitiativen, also Projekte, die ohne Zustimmung der Entscheider losgetreten wurden.
• Orientierung: Zusätzlich zu dieser planerischen Komponente besitzt ein Projektantrag eine Sicherungsfunktion. Während der Durchführung schützt das Papier den Projektleiter von einem schleichend wachsenden Umfang, dem sogenannten Scope Creep. Damit fungiert der Projektauftrag als ein Orientierungsstern und Richtschnur, speziell für zeitlich lange Projekte mit volatilem Umfeld in denen die Anforderungen nicht eindeutig sind.

Gegenüber dem Projektsteckbrief und dem Project Canvas fällt der Projektauftrag deutlich umfangreicher aus. Ergebnisse, Ziele und Vorgehen sind viel präziser beschrieben. Diese Genauigkeit hat natürlich ihren Preis. So ist die Erstellung eines Projektauftrags um ein vielfaches aufwendiger und zeitintensiver.

Synonyme für den Projektauftrag sind Projektvereinbarung oder Project Charter.

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Aufbau

Projektauftrag – „Was liefert und benötigt das Projekt zu welchem Zeitpunkt?“

Struktur, Format und Inhalt eines Projektauftrages sind nicht standardisiert. Sie variieren von Unternehmen zu Unternehmen. Untere Kapitel sind in der Regel in einem Projektauftrag zu finden.

Versehe Deinen Auftrag mit Meta-Infos wie einem prägnanten Titel, den Autoren sowie das Datum der letzten Aktualisierung. Gerne kannst Du Felder wie das Datum der Abzeichnung und den Abzeichner ergänzen.

Inhalte – „Was enthält ein Projektauftrag?“

1. Ausgangssituation
Das qualitative ‚Warum‚ für das Projekt. Enthalten im Ist-Stand sind Hintergrundinfos zu aktuellen Schmerzpunkten, erforderlichen Handlungen und zukünftigen strategischen Herausforderungen. Ebenso zu finden ist die Kritikalität (= Wichtigkeit) des Projektes für den Unternehmenserfolg.

2. Ziele
Angestrebte Ziele des Projektes. Formuliere SMART, damit spezifisch, messbar und zeitlich befristet sowie lösungsneutral. Sowohl…

• allgemeine Unternehmensziele (zum Beispiel ‚Erhöhung Qualität‘) als auch
• spezifische Fachziele (zum Beispiel ‚Umsetzung rechtlicher Anforderungen‘)

sind möglich und definieren das ‚Wozu‚ des einmaligen Vorhabens. Halte auch die Nicht-Ziele fest.

3. Messgrößen
Woher weiß ein Unternehmen, ob es die durch ein Projekt angestrebten Ziele auch erreicht hat? Abhilfe schaffen hier konkrete Messgrößen, die quantifizieren, ob und zu welchem Grad ein Ziel erfüllt werden konnte.

4. Umfang
Definiert den Scope des Projektes, das ‚Was‘. Inhalt sind zum Beispiel betroffene Prozesse, Organisationen, Standorte, Verträge, IT-Systeme, Technologien, Geschäftsobjekte. Nicht im Scope befindliche Elemente solltest Du im Zweifel explizit ausschließen.

5. Ergebnisse
Die erwarteten Projektergebnisse. Das können beispielsweise Fachspezifikationen sein, implementierte IT-Systeme oder Analyseberichte.

6. Anforderungen
Umfasst grobe fachliche und technische Anforderungen sowohl an die Projektergebnisse (zum Beispiel Qualitätseigenschaften) als auch an das Projekt (zum Beispiel Anlauftermine) selbst.

7. Schnittstellen
Ein Projekt verläuft nie im Vakuum. Dieses Kapitel beinhaltet sowohl organisatorische (zum Beispiel Nachbarabteilungen, Prozesse, Parallelprojekte, externe Dienstleister und Partner) als auch technische (zum Beispiel IT-Systeme) Abhängigkeiten, die Du und Dein Team bei der Durchführung berücksichtigen müsst.

8. Vorgehensweise
Das generelle Vorgehensmodell (Wasserfallmodell, Scrum etc.), also das ‚Wie‘ eines Projektes. Du beschreibst die Phasen, Aktivitäten, Ergebnistypen, Rollen sowie (Zwischen-)Abnahmen beispielsweise in einer Roadmap, losgelöst von einem konkreten Terminplan bzw. einer spezifischen Projektorganisation.

9. Aufwandsschätzung
Erforderlicher Zeit- und Ressourcenbedarf pro Ergebnistyp und Projektphase in Personentagen sowie sachlogische und zeitliche Abhängigkeiten.

10. Projektorganisation
Erforderliche Besetzung der Rollen durch interne und externe Personen inklusive derer erforderlichen Kapazitäten. Beinhaltet zudem die Aufbauorganisation mit disziplinarischen und fachlichen Hierarchien sowie ggf. Beschreibung der Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten. Bereits in dieser Phase können Gremien (zum Beispiel Lenkungskreis) und ein Kommunikationsplan (zum Beispiel Jour Fixe) aufgeführt werden um das ‚Wer‘ eines Projektes noch expliziter zu präzisieren.

11. Projektplanung
Das ‚Wie‘ eines Projektes als Synthese aus Vorgehensweise, Aufwandsschätzung sowie Projektorganisation. Das Kapitel beinhaltet die Projekttermine (Start, Ende etc.), Meilensteine, Arbeitsstränge mit konkreten Kalenderdaten und ggf. auch Personen und Leistungsstufen.

12. Rahmenbedingungen
Ungewissheit und Unsicherheit gehören zum Projektalltag. Das Kapitel nimmt sich diesem Umstand an, indem es fachliche (z.B. Fähigkeiten der Mitarbeiter), organisatorische (z.B. Projektressourcen) und technische (z.B. IT-Equipment) Voraussetzungen und Annahmen auflistet.

13. Risiken
Kein Projekt ohne Risiko. Diese werden an dieser Stelle im Projektauftrag aufgezeigt und mit Eintrittswahrscheinlichkeit, Auswirkungen und konkreten Linderungsmaßnahmen (Delegation, Akzeptanz etc.) konkretisiert.

14. Business Case
Zu guter Letzt – das ‚Wieviel‘ des Projektes. Anders ausgedrückt: die erwartete Projektrendite und -kosten, kurzum der messbare Return-on-Investment (RoI) des Projektes.

• Eine Nutzenpotentialanalyse quantifiziert die Rendite.
• Bei den Kosten werden sowohl einmalige Aufwände (Projektbudget und ggf. Investition) als auch laufende Aufwände für Betrieb und Wartung betrachtet.

Mögliche weitere Kapitel sind Lösungsalternativen oder Auswirkungen auf die Organisation, Prozess- oder Systemlandschaft. Natürlich nur, falls Dir diese Parameter bereits bekannt sind.

Informationsquellen – „Woher stammen die Infos für den Projektauftrag?“

Ein Projektauftrag ist schnell geschrieben. Der Knackpunkt liegt vielmehr in der Beschaffung der enthaltenen Fakten. Prinzipiell kommen für Dich zwei Informationsquellen in Frage:

• Dokumente, zum Beispiel Strategiepapiere, Prozess- und IT-Richtlinien, Auftragsbeschreibungen, Lastenhefte, Verfahrensanweisungen, Steckbriefe und Projektunterlagen ähnlicher Vorhaben.
• Stakeholder, zum Beispiel das Management, der Auftraggeber, der Sponsor, die Nutzer, die Kunden, die Prozessverantwortlichen und die Systemadministratoren.

Infos aus diesen Quellen gießt Du in den Projektauftrag.

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Anwendung

Einen Projektauftrag erstellst Du allein oder – falls möglich – in Zusammenarbeit mit dem designierten Projektteam. Gebe so den zukünftigen Teilnehmern die Möglichkeit sich mit ihrem Vorhaben auseinanderzusetzen.

1. Befragen

Befrage die zuvor identifizierten Stakeholder im Rahmen von Workshops und Interviews. Führe zudem eine Analyse der verfügbaren Dokumente durch, am besten mittels einer Dokumentenliste.

2. Dokumentieren

Halte die gewonnenen Erkenntnisse im Projektauftrag fest. Schließe offene Lücken durch zusätzliche Befragungen der Stakeholder und/oder vertiefende bzw. erneute Analyse vorhandener Dokumentation.

3. Abstimmen

Stimme das Ergebnis mit dem Auftraggeber ab, je nach Deinem Auftrag und Rolle zum Beispiel mit dem Projektsponsor, Management, Auftraggeber und/oder Projektleiter.

4. Freigeben

Lasse den Projektauftrags von Projektleiter, Projektsponsor, Auftraggeber etc. durch Unterschriften formal freigeben und initiiere damit das Vorhaben.

5. Nutzen

Ziehe den Projektauftrag während der Durchführung als roten Faden der ursprünglichen Planung heran.

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Beispiele

Als Wissensarbeiter wirst Du früher oder später einen Projektauftrag formulieren. Sei es…

• als Teil der Akquisephase,
• für eine unternehmensinterne Initiative oder
• im Auftrag des Vorgesetzten bzw. Kunden.

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Vor- & Nachteile

Pro

• Ein Projektauftrag fasst übersichtlich den Zweck, den Umfang sowie das Vorgehen eines Änderungsvorhabens an einer Stelle zusammen.
• Die Redaktion vor Projekt Kick-Off zwingt zur detaillierten Auseinandersetzung mit Sinn und Zweck eines Vorhabens.
• Das Dokument eignet sich für unklare Situationen in denen das Ziel-Bild, der Ist-Stand bzw. der Weg vom Ist zum Ziel im Nebel liegen und erst erkundet werden müssen.
• Als zu einem spezifischen Zeitpunkt verfasster Plan, dient der Auftrag als Entscheidungsgrundlage sowie als Orientierung während der Projektdurchführung.

Contra

• Wie alle Planungsdokumente altert auch ein Projektauftrag. Das Papier verliert deutlich an Wert, falls das tatsächlich Projekt und der ursprüngliche Plan auseinandertriften. Zumindest fungiert der Projektauftrag dann weiterhin noch als Warnbotschaft „Das hatten wir ursprünglich geplant!“.
• Ein Projektauftrag bleibt ein Ergebnis des Projektmanagements. Er erfasst, umschreibt, strukturiert und bewertet Zustände und erforderliche Transformationsaufgaben. Die eigentliche inhaltliche Gestaltungsarbeit steht weiterhin aus.
• In agil geführten Projekten die auf konstante Änderungen der Anforderungen ausgelegt sind, verliert die Vorabplanung mittels eines Projektauftrages an Relevanz.

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Praxistipps

Tipp 1 – Schwerpunkt auf den Projektüberblick legen

Die Kunst bei der Erstellung eines Projektauftrages besteht im Spagat zwischen ungenauer vs. zu detaillierter Beschreibung des Vorhabens.

Auf der einen Seite soll der Auftrag möglichst präzise das Projekt umschreiben. Auf der anderen Seite sollen die dafür erforderlichen Analysen aber nicht zu umfangreich ausfallen.

Das Augenmerk liegt auf dem dokumentierten ‚Was‘, nicht auf dem ‚Wie‘.

Tipp 2 – Abteilungsgrenzen gezielt überwinden

Nicht immer liegen die Informationsquellen für einen Projektauftrag innerhalb der Abteilung des Auftraggebers. Insbesondere für die Kapitel ‚Schnittstellen‚ und ‚Risiken‚ solltest Du den Blick über die Organisationsgrenzen schweifen lassen.

Fordere Verfügbarkeiten und Informationen ein. Verläuft bereits die Auftragserstellung an den Schnittstellen holbrig, wird es im bevorstehenden Projekt nicht einfacher werden.

Tipp 3 – Schweigen als Zustimmung werten

Um die Erstellung eines Projektantrages zu beschleunigen, kannst Du Dich in der Phase der Abstimmung folgender Beschlusstaktik bedienen:

„Schweigen ist Zustimmung!“

Daher: Meldet sich ein Stakeholder nicht auf Deine Info-Nachricht mit dem angehängten Projektantrag, so zählst Du das als Zustimmung. Natürlich sollten die Stakeholder diesem Vorgehen zustimmen. Anders verpackt aber die gleiche Intention verfolgt die zweite Beschlusstaktik:

„Wer beim Beschluss nicht dabei ist, trägt die Entscheidung der Anwesenden.“

Bleibe bei der Redaktion des Auftrags auf jeden Fall hartnäckig und lasse Dich nicht abwimmeln. Es ist in aller Interesse vor Start eines Projektes ein gemeinsames Verständnis über dessen Ziele, Anforderungen und Vorgehensweise zu erlangen.

Tipp 4 – Anforderungsquellen bewusst abgrenzen

Eine weitere Stellschraube, um rascher zum Projektauftrag zu gelangen, ist die Erfassungsphase. Hier kommunizierst Du, dass die Anforderungen von nicht befragten Stakeholdern bzw. nicht analysierten Dokumenten nicht im Projektauftrag berücksichtigt werden.

Kurzum: Der Auftraggeber und die Stakeholder sind für die Kommunikation ihrer Bedarfe verantwortlich.

„Wer schweigt wird nicht gehört!“

Natürlich auch wieder in Abstimmung mit Deinem Auftraggeber.

Tipp 5 – Vorhandene Unternehmensvorlagen nutzen

Etablierte Unternehmen führen für Standardprojektergebnisse feste Vorlagen. Sprich Deinen internen Projektleiter auf eine vorhandene Schablone an und verwende diese Struktur als Grundlage.

Tipp 6 – Auftrag eines gestarteten Projekts erfragen

Stelle in Deinem nächsten Engagement die Frage nach dem Projektauftrag. Zum Einen, um Deine Professionalität zu untermauern. Zum Anderen, um einen schriftlichen Beleg für die Ziele und den Umfang eines Projektes in der Hand zu haben. Bereits das Vorhandensein und die Qualität des Dokuments zeigen Dir, wie es um ein Projekt bestellt ist.

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Ursprung

Der Ursprung der Methode ist mir nicht bekannt. Gerne Deine Hinweise per E-Mail an mich.

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Bonusmaterial

Wirtschaftsakademie Wien: Kurs Projekt- und Zeitmanagement – Projektauftrag (6 min) – kurze Einführung in das Konzept

• Sven Dort: Der Projektauftrag: So legst du den Grundstein für ein erfolgreiches Projekt – viele weitere Details zum Dokument
• Projektmagazin: Der Projektauftrag – das muss drinstehen! – Infos, Beispiele, Literaturhinweise und Checkliste – ausführliche Beschreibung des Projektauftrags samt einem einfachen Beispiel