Der Projekt Polarstern – Ziele & Zusammenarbeit präzisieren

Als Projektleiter, Manager oder Teammitglied bzw. deren Berater bist Du mit folgenden Fragen konfrontiert:

• Wie können wir im Team eine einheitliche Sicht auf ein anstehendes Projekt herausbilden?
• Wodurch entwickeln wir im neuen Arbeitsbereich ein Wir-Gefühl?
• Was gibt uns im täglichen Tun sowohl Orientierung als auch Halt?

Unterstützung findest Du im Projekt Polarstern und der visuellen Vereinbarung der Zusammenarbeit.

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Ergebnis: Zusammenfassung und Vereinbarung der Kerninformation zu einem Projekt und seinem Team

Teilnehmer: mind. 2 Personen (empfohlen: Projektteam)

Dauer: mind. 30 Minuten (je Projektgröße und Teilnehmerzahl)

Utensilien: Flipchart/Whiteboard/Metaplan-Wand, Karten & Stifte oder Notebook & Office Software

Zweck

Nutze den Projekt Polarstern zum Start in ein Projekt oder eine neue Linienaufgabe im Rahmen der Teambildung. Mit der visuellen Methode prägen die Teilnehmer und Du ein geteiltes Verständnis zur bevorstehenden Zusammenarbeit aus. Zudem legt ihr gruppenintern die Rollen fest und identifiziert gemeinsam Chancen und Risiken.

Ob Ad-Hoc-Kooperation oder Langfristvorhaben – der Projekt Polarstern fixiert die Ziele und die Marschrichtung (D)einer Arbeitsgruppe. Im gemeinsamen Workshop aufgesetzt, dient das Big Picture fortwährend als zu Papier gebrachter Navigationskompass.

Anders als zum Projektsteckbrief oder Project Canvas beschreibt der Project Polarstern eine Initiative bzw. Linienaufgabe nur im Überblick. Auch fungiert er nicht als Vereinbarungsgrundlage zwischen Auftraggeber und -nehmer, wie beispielsweise der Projektauftrag oder das Beratungsangebot. Dafür rückt die Technik das Team, seine Stärken, Hoffnungen, Befürchtungen und Interaktionen ins Zentrum.

Syonyme für den Projekt Polarstern sind Projekt Nordstern bzw. englisch Project North Star.

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Aufbau

Projekt Polarstern – „Wofür steht das Projekt?“

Der Projekt Polarstern besteht aus sieben Feldern, die (D)eine Zusammenarbeit aus verschiedenen Blickwinkeln beleuchten. Auf jedes Feld heftest Du Moderationskarten mit denen Dein Team und Du in Substantiven oder kurzen Gruppen von maximal 5 Worten eine zentrale Eigenschaft definiert.

Karten können gestapelt, verschoben oder nachträglich von der Arbeitsfläche entfernt werden. Zudem zwingt ihr begrenzter Platz zur Kürze und Klarheit in der Formulierung.

Versehe den Projekt Polarstern im Titel mit dem offiziellen Kooperationsnamen und Leiter. Das kann der Projekttitel oder die Mission des Teams sein. Ergänze zudem Meta-Infos, wie die verantwortlichen Autoren und das Datum der letzten Aktualisierung.

Zielgruppen (‚Für wen‘)

Halte zentral die Empfänger der Arbeitsergebnisse mit Namen, Vornamen und Organisationsbereichen fest.

• Welche Rezipienten wollen wir mit dem Projekt erreichen und warum?
• Was müssen wir über die Kunden, Nutzer und Empfänger wissen?
• Wer ist der Profiteur von unseres Services?

Weiterführenden Methoden wie das Persona-Konzept oder die Empathy Map helfen Dich in die Zielgruppe hineinzuversetzen.

Ziele (‚Wozu‘)

Zentral oben im Canvas notierst Du den Zweck der Kooperation.

• Welchen Soll-Zustand wollen wir mit dem Vorhaben erreichen?
• Wann ist das Projekt ein Erfolg?
• Welche Veränderung bewirken wir mit der Initiative?

Orientiere Dich bei den Zieleigenschaften an den SMART Kriterien, daher spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch und terminiert.

Kennzahlen (‚Wie viel‘)

Direkt neben den Zielen hältst Du die Kennzahlen für die Erfolgsmessung fest.

• Welche Key Performance Indicators (KPI) nutzen wir für die Leistungsmessung?
• Mit welchen Metriken merken wir, dass die Projektziele erreicht wurden?
• Wie werden wir den Erfolg per Messvorschrift quantifizieren?

Jedes Ziel sollte mindestens durch eine Kennzahl messbar gemacht werden.

Personen & Rollen (‚Wer‘)

Dokumentiere in diesem Feld alle Teammitglieder sowie ihre Rolle.

• Wer ist Teilnehmer des Kernteams, wer des erweiterten Teams?
• Wer ist für welche Aufgaben im Projekt umsetzungsverantwortlich?
• Welche Personen müssen konsultiert bzw. informiert werden?

Nutze weiterführende Methoden wie den Team Model Canvas, die AKV Methode oder den Role Model Canvas zur Ausdetaillierung der Arbeitsgruppe.

Meilensteine (‚Wann‘)

Ein Projekt ist einmalig und besitzt eine festen Start- und Endtermin. Notiere beiden Daten in das Feld und ergänze zudem wichtige zeitliche Zwischenetappen.

• Was sind die wichtigsten Fristen für unser Projekt?
• Welche Stakeholder binden wir zu welchen Zeitpunkten ein?
• Worin bestehen wichtige Rahmentermine, die wir beachten müssen?

Halte nur zentrale Eckdaten fest, die bereits zum Projektstart bekannt sind. Einzelheiten kannst Du später noch in einer Roadmap, einem Phasenplan oder einem Projektterminplan nachführen.

Vorteile & Trümpfe (‚Womit‘)

Fixiere alle Stärken und Alleinstellungsmerkmale, die das Projektteam sowie seine einzelnen Teilnehmer in das Vorhaben einbringen.

• Wer oder was kann uns im Projekt als Helfer unterstützen?
• Welche vorteilhaften Voraussetzungen bringen wir mit an den Projekttisch?
• Weshalb sind gerade wir die Top-Besetzung für die Initiative?

Mit dem Ausfüllen dieses Feld setzt Du positive Energie frei. Auch im operativen Tagesgeschäft motivieren Dich die explizit gemachten Vorteile.

Hoffnungen & Befürchtungen (‚Was wäre wenn‘)

Last but not least benennst Du in diesem Feld die Chancen und Bedrohungen.

• Welche Wünschen haben wir für die Initiative?
• Wo sehen wir Risiken für das Vorhaben?
• Was wäre ein (Alp-)Traum für unser Arbeit?

Sei realistisch und benenne nur real erfüllbare Hoffnungen bzw. Befürchtungen.

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Anwendung

Den Projekt Polarstern setzt Du zu Beginn einer Gemeinschaftsarbeit im Rahmen eines 30-60 minütigen Workshops auf.

1. Übersicht vorbereiten

Achte darauf, dass alle Teammitglieder am Projekt Polarstern Workshop teilnehmen und sich untereinander kennen.

Falls bereits Informationen zum Vorhaben bzw. den Aufgaben vorliegen, bringst Du diese zum Arbeitstermin mit. Notiere Titel und Leiter ganz oben in der Übersicht.

2. Zielgruppe, Ziele & KPIs beschreiben

Betone zu Beginn der Arbeit, dass alle Ideen und Beiträge wichtig und wertvoll sind. Stelle die Methode kurz vor und Bitte um Offenheit und Ehrlichkeit.

Startet dann in der Mitte des Polarsterns und notiert die Zielgruppe, die Ziele sowie die Kennzahlen.

3. Personen & Rollen festlegen

Fahrt nun mit dem Team, seinen Mitgliedern und Rollen fort.

Achte dabei auf die Gruppendynamik. Sorge dafür, dass alle Stimmen gehört werden und keiner die Teamarbeit dominiert.

4. Meilensteine festlegen

Widmet Euch nun der Terminschiene im Feld Meilensteine. Weniger ist mehr. Beschränkt Euch auf wesentliche Daten.

5. Vorteile, Trümpfe, Hoffnungen und Befürchtungen präzisieren

Schließt mit dem unteren Bereich des Projekt Polarsterns ab. Ergänzt dazu Eure Vorteile & Trümpfe sowie Hoffnungen & Befürchtungen.

6. Polarstern prüfen

Prüfe den Projekt Polarstern bzgl. Vollständigkeit, Konsistenz und Korrektheit.

• Sind alle wesentlichen Elemente aufgelistet?
• Passen Messgrößen zu den Zielen, bzw. die Ziele zur Zielgruppe?
• Sind die Meilensteine realistisch?

Durchlaufe dazu jedes Element und checke die Wechselverbindung zu den anderen Elementen. Klärt Widersprüche und identifiziert Lücken.

7. Ergebnisse abstimmen

Stimmt das Resultat ab. Identifiziert Lücken, die Recherchen oder Abstimmungen mit Stakeholdern erfordern können. Verteilt Aufgaben.

Der Erstellungsprozess ist mindestens genauso wichtig wie der resultierende Projekt Polarstern. Achte auf eine angenehme und produktive Atmosphäre.

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Beispiele

Projekt Polarstern für die Südpolexpedition

Angenommen der norwegische Polarforscher und Abenteurer Roald Amundsen hätten einen Projekt Polarstern für seine Forschungsreise Amundsens Fram-Expedition zur Antarktis 1910 bis 1912 angefertigt. Die Übersicht seines Wettlaufs gegen den Briten Robert Scott könnte folgendermaßen ausgesehen haben.

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Vor- & Nachteile

Pro

• Wie Project Canvas und Projektsteckbrief bringt der Projekt Polarstern zentrale Fakten zu einem Vorhaben auf einer Seite zusammen. Das schafft Übersicht und spart Lesezeit.
• Die Ausarbeitung erzeugt ein erstes gemeinsames Arbeitsergebnis. Inhaltlich und sozial wächst das frisch geformte Team zusammen.
• Ob beruflich oder privat, Kurzläuferprojekt oder Unternehmensallianz – der Projekt Polarstern lässt sich vielfältig einsetzen.
• Die Limitation auf die Arbeitsfläche gepaart mit der fixen Struktur zwingt dazu sich nicht in den Details verlieren. Stattdessen fokussierst Du auf das große Ganze einer Zusammenarbeit.

Contra

• Die Erstellung, Abstimmung und Verabschiedung eines Projekt Polarsterns kostet Zeit. Nicht immer steht jeder Teilnehmer zur Verfügung oder will sich auf die Technik einlassen.
• Als Zwitter zwischen Project Canvas und Team Model Canvas beschreibt der Projekt Polarstern das Vorhaben und die Arbeitsgruppe nur grob.
• Bei großen Projektprogrammen mit einer Vielzahl von Aspekten stößt die Canvas Technik an physische Grenzen. Entweder kommen dann mehrere Leinwände zum Einsatz oder die Beschreibung fällt nur sehr abstrakt (und damit wenig hilfreich) aus.

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Praxistipps

Tipp 1 – Team miteinander vertraut machen

Erwäge der Arbeit am Projekt Polarstern ein Kennenlernspiel vorzuschalten, speziell falls sich mehrere der Teammitglieder noch nicht gut kennen. Zwar wächst der Zeitbedarf, dafür steigt aber auch das wechselseitige Vertrauen der Akteure.

Tipp 2 – Infokarten mit relevanten Zusatzinfos versehen

Ergänze die Moderationskarten des Projekt Polarsterns mit hilfreichen Zusatzinformationen. Einige Anregungen:

• Kartenfarbe: Zuordnung der Karten zueinander (z.B. Messgröße zu Ziel, Zielgruppe zu Ziel, Befürchtungen zu Meilensteinen)
• Kartenrand: Klarheit eines Aspekts (z.B. dicker Rand – definiert und bestätigt, dünner Rand – vermutet und unsicher)
• Kartengröße: Bedeutung eines Aspekts (z.B. große Karte – hoch relevant, kleine Karte – wenig relevant)
• Kartenpfeile: Abhängigkeiten zwischen Elementen (z.B. gerichteter Pfeil von Befürchtung zu Meilenstein – Risiko gefährdet Erreichung des Meilensteins)

Wichtig ist, dass ein Leser alle visuellen Elemente eindeutig versteht. Füge bei Bedarf eine Legende unter der Übersicht hinzu.

Tipp 3 – Im Alltagstrubel als Merkhilfe nutzen

Während der operativen Umsetzung erinnert der Projekt Polarstern Dein Team und Dich an das initial geplante Vorhaben.

• An welchen Zielen wollten wir uns ursprünglich messen lassen?
• Worin bestehen unsere individuellen Vorteile und Trümpfe?
• Welche Meilensteine liegen hinter, welche noch vor uns?

Überprüfe mit dem Polarstern in festen Intervallen, ob sich das Team und Du noch auf dem geplanten Weg zum anvisierten Ziel befinden.

Tipp 4 – Projekt Polarstern gut sichtbar postieren

Platziere – speziell zu Beginn der Zusammenarbeit – den Projekt Polarstern gut sichtbar im (virtuellen) Raum. Das zentrale Big Picture schafft für die beteiligten Akteure Klarheit und stiftet Identifikation mit dem neuen Vorhaben. Zudem informiert der Polarstern auf einen Blick arbeitsfremde Stakeholder über Sinn und Zweck der Zusammenarbeit.

Tipp 5 – Eine Gesichte über die Kooperation erzählen

Prüfe die Stimmigkeit des Projekt Polarsterns, indem Du mit ihm eine Zusammenarbeitsgeschichte erzählst. Diese startet bei der Zielgruppe und den Zielen bzw. endet bei den Hoffnungen und Befürchtungen.

Jedes Element auf der Übersicht sollte mit mindestens einem weiteren verknüpft werden können. Ist die Story noch nicht schlüssig, werden Fragen offengelassen oder sind wesentliche Bestandteile noch zu ungenau, dann solltest Du den Polarstern mit dem Team noch etwas polieren.

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Ursprung

Die Projekt Polarstern ist Bestandteil des Facebook Think Kits. Ob Facebook tatsächlich die Methode erfunden hat, ist mir nicht bekannt.

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Bonusmaterial