Das Precision Questioning – Dinge strukturiert durchdringen

Als Projektleiter, Führungskraft oder Wissensarbeiter bzw. deren Berater bist Du mit folgenden Fragen konfrontiert:

• Wie können wir in Meetings mit einer steigenden Themenmenge und den damit verbundenen Information Overload umgehen?
• Welches Tool hilft uns die wachsende und verstärkt auch dynamische Komplexität von Sachverhalten in Diskussionen zu durchdringen?
• Wie können wir trotz sinkender Aufmerksamkeitsspanne die Informationsgewinnung in Gesprächen effizient und systematisch gestalten?

Unterstützung findest Du im Precision Questioning und dem strukturierten Stellen von tiefgehenden Fragen.

---

Ergebnis: Systematische Analyse und Beschreibung eines Sachverhalt

Teilnehmer: mind. 1

Dauer: ab 5 Minuten (je Sachverhalt und Antwortgeber)

Utensilien: Zettel & Stift, Flipchart/Whiteboard/Metaplan-Wand & Stift oder Notebook & Internet

Zweck

Precision Questioning (PQ), zu deutsch Präzises Fragen, erlaubt Dir…

• mündliche und schriftliche Kommunikation klarer und tiefgehender zu gestalten,
• Probleme und Lösungsvorschläge aus wechselnden Sichten zu analysieren sowie
• vielschichtige Entscheidungen systematisch vorzubereiten.

Der Denk- & Interaktionsansatz kombiniert eine strukturierte Folge von tiefgehenden Analysefragen mit einer strikten Anwendung eines ‚Eine Frage – eine Antwort‘ Vorgehens. Mit PQ formulierst Du überlegt sehr präzise Fragen die einen spezifischen Sachverhalt im Detail erkunden.

Synonyme sind Wortkombinationen von Precision Questioning bzw. seiner Abkürzung PQ mit Begriffen wie Framework, Toolkit oder Model(l).

---

Aufbau

Im Kern von Precision Questioning stehen sieben Kategorien von Vertiefungsfragen, englisch Drill-Down Questions. Nachfolgend die Kategorien samt Beispielfragen.

Go/No Go-Fragen: Energie & Fokus lenken – „Sollten wir das Gespräch führen?“

Nicht jedem Thema muss stets nachgegangen werden. Stelle zu Beginn den Zweck, Ablauf und die Teilnehmer Deiner Precision Questioning Analyse mit gezielten Fragen in den Mittelpunkt.

• Mit welchem Ziel, welcher Zeit und welchen Teilnehmern?
• Konzentrieren wir uns auf die richtigen Dinge?
• Nutzen wir die richtigen Fragen?
• Oder sollten wir zu einem späteren Zeitpunkt sprechen?

Klärungs-Fragen: das Analysefundament formen – „Was meinst Du?“

Aneinander vorbeireden möchte keiner. Deshalb sorgt Precision Questioning mittels expliziter Fragen dafür, dass ein gemeinsames Verständnis zu den verwendeten Begriffen, Mengengerüsten und Wirkungszusammenhängen besteht.

• Welche Bedeutung hat für uns dieser Begriff?
• Auf eine Kennlinie übertragen: Wann begann die Komplexität zu wachsen?
• In welche Einzelteile lässt sich das Thema herunterbrechen?

Nutze Grafikskizzen, Wirkschaubildern, Begriffsdefinitionen und Portfoliomatrizen für das Schaffen einer Analysegrundlage.

Annahmen-Fragen: Fakten von Hypothesen trennen – „Wovon gehst Du aus?“

Eine Annahme ist ein ungesicherter Fakt. Stellt sie sich als falsch heraus, dann kann dies gravierende Folgen haben. Mit Hilfe von Fragen macht PQ unbewusste Annahmen explizit.

• Gehen wir von genau einem Problem aus?
• Gehen wir von einer messbaren Verbesserung aus?
• Gehen wir davon aus, dass der Sachverhalt schlecht ist?
• Gehen wir von einer Änderung über die Zeit aus?

Hinterfrage die Existenz, die Einzigartigkeit, das Änderungsverhalten und den Wert des Sachverhalts.

Daten-Fragen: die Informationsgrundlage checken – „Woher weißt Du das?“

Informationen zu einem Sachverhalt sind immer nur so gut wie die zu Grunde liegenden Daten bzw. deren Quelle. PQ hinterfragt die Validität, Glaubwürdigkeit, Relevanz, Vollständigkeit und Eignung von beidem.

• Wie können wir sicher sein, dass die Aussagen der Wahrheit entsprechen?
• Sind die zu Grunde liegenden Daten repräsentativ?
• Von welcher Grundgesamtheit sprechen wir?
• Wie vertrauenswürdig ist die Informationsquelle?

Ursachen-Fragen: die Gründe identifizieren – „Woran liegt das?“

Einmal reicht es, die Symptome eines Sachverhalts zu lindern, ein andermal muss die Grundursache gefunden und vollständig ausgeräumt werden. Forsche bei Precision Questioning mittels Fragen nach dem Root Cause.

• Was sind die zentralen treibenden bzw. hemmenden Kräfte?
• Nach welchem Mechanismus läuft die Sache ab?
• Inwieweit unterscheidet sich die Grundursache bzw. Auslöser zu vergangenen Situationen?

Ziehe zudem Analogien und Beispiele heran. Nur wenn die wahren Ursachen bekannt sind, lassen sich zukünftige Handlungen und Ergebnisse verbessern.

Wirkungs-Fragen: die Konsequenzen voraussagen – „Worin bestehen die Folgen?“

Manche Sachverhalte klären sich von selbst, andere benötigen (D)einen aktiven Beitrag. Bestimme mittels einem Satz von PQ Fragen die Wirkungseffekte aus verschiedenen Perspektiven.

• Angenommen, Du würdest nichts tun: Was heißt das für…?
• Was sind kurz-/mittel-/langfristig die Folgen?
• Welche Bedeutung hat das für den Kunden, Nutzer, Vorstand, Steuerkreis etc.?
• Was passiert im schlechtesten, besten bzw. wahrscheinlichsten Fall?
• Von welchen Seiteneffekten und Opportunitätskosten müssen wir ausgehen?

Aktions-Fragen: den nächsten Schritt vorbereiten – „Was sollten wir jetzt tun?“

Meist Bedarf ein Sachverhalt geplante Folgeaktivitäten. Eine Kategorie von PQ Fragen widmet sich den nächsten Schritten.

• Mit all den neuen Erkenntnissen: Was ist nun zu tun?
• Worin besteht unsere Strategie, Taktik bzw. operativ nächste Aktion?
• Wollen wir die Grundursache beheben?
• Oder nur den Ist-Zustand nicht schlimmer werden lassen?

---

Anwendung

Nutze Precision Questioning allein, zu zweit oder im Team im Rahmen eines spontanen Meetings oder eines vorbereiteten Workshops. Ihre Anwender bezeichnet die Technik als ‚PQers‘.

1. Sachverhalt eingrenzen

Präzisiere zunächst den zu betrachtenden Sachverhalt.

• Handelt es sich um ein Problem, ein Ziel oder eine Aufgabe?
• Wird die Vergangenheit, Gegenwart oder Zukunft betrachtet?
• Geht es um den Ist-, Ziel- oder temporären Plan-Zustand?

Halte den Sachverhalt als Zielaussage oder Fragestellung schriftlich fest.

2. Precision Questioning anwenden

Vertiefe den Sachverhalt mit Hilfe von Precision Questioning. Es gilt: Genau einer Frage folgt genau eine Antwort.

Starte mit Go/No Go Fragen und ende mit Aktionsfragen. Formuliere situative Fragen in Abhängigkeit des Sachverhalts, dem Antwortgeber sowie den erhaltenen Antworten.

Frage zunächst allgemein und gehe nur bei Bedarf tiefer.

Notiere die Antworten sichtbar für alle auf Flipchart, Whiteboard, Metaplan-Wand oder direkt in einem (digitalen) Besprechungsprotokoll.

3. Folgeschritte aufsetzen

Nutze die Antworten auf die Fragen für die Planung von Folgeaktivitäten.

• Welche Erkenntnisse ziehen wir aus den Antworten?
• Welche Aufgaben, Arbeitsweisen oder gar Projekte resultieren aus den Fakten?
• Was sollte unmittelbar als nächster Schritt passieren?

Halte beschlossene Maßnahmen in einer Aufgabenliste oder einem Kanban Board fest.

---

Beispiele

Precision Questioning im Consulting

Bei der Beratung von Unternehmen bieten sich Dir viele Möglichkeiten für den Einsatz von Precision Questioning. Eine Auswahl:

• Bedarfsanalyse mit dem potentiellen Kunden
• Interviewserie mit Fachexperten
• Problemaufarbeitungssitzung mit dem Projektteam
• Projektplanbewertung mit dem Auftraggeber
• Ideenbewertung mit den Beratungskollegen
• Steuerkreispräsentation vor Versand der Unterlagen
• Strategietreffen mit der Unternehmenslenkung

Feedback für die Steuerkreispräsentation

Angenommen der Steuerkreis für Dein Projekt steht an und Du hast eine Präsentationsunterlage bis spät in die Nacht vorbereitet. Jetzt bleibt noch etwas Zeit bis zum Termin. Genau richtig, um das Material einem unbeteiligten frischen Geist zu präsentieren.

Statt Deinen Kollegen zu fragen: „Wie findest Du die in den Folien vorgestellten Kernaussagen?“  zerlegst Du die Bitte um Feedback mittels Precision Questioning:

• Wirkung: Inwieweit vermittelt die Management Summary ein umfassendes Bild und generiert trotzdem Neugier?
• Ursache: Passt die Herleitung des Problems oder fehlt die Stringenz?
• Daten: Ist die Faktenlage aus der Observation im Fachbereich ausreichend?
• Aktion: Sind einem Steuerkreisteilnehmer die Entscheidungsbedarfe ersichtlich?

---

Vor-/Nachteile

Pro

• Precise Questioning strukturiert die Analyse. Die Fragetechnik erlaubt eine genaue, kritische und multiperspektivische Auseinandersetzung mit einem Sachverhalt.
• Ob allein oder im Team, für die Problemdefinition oder der Lösungsfindung, schriftlich oder mündlich – die flexible Technik ist vielfältig einsetzbar.
• Die Grundzüge von Precision Questioning sind rasch vermittelt, eine PQ Sitzung generiert schnell erste Ergebnisse.

Contra

• Die Ergebnisqualität hängt stark von der Fähigkeit ab gute Fragen zu stellen und in den Antworten zu lesen.
• Alle PQ Frage-Kategorien nacheinander zu durchlaufen erfordert Disziplin und Zeit. Nicht immer ist beides vorhanden.
• Zu Beginn ist die Anwendung von Precise Questioning ungewohnt. Es bedarf Einarbeitung und Übung bewusst präzise Fragen zu stellen.
• Antwortende können sich von der Struktur und Tiefe eines Precision Questioning irritiert oder gar genervt fühlen und das Gespräch einkürzen bzw. gar abbrechen.

---

Praxistipps

Tipp 1 – Mit weiteren Fragetechniken kombinieren

In Precision Questioning lassen sich prima weitere Fragetechniken einbetten. Einige Anregungen:

• Generiere Fragen auf Basis eines Question Burst™.
• Strukturiere die Klärungsphase mittels der 6-W Fragetechnik
• Finde die Ursache mit Hilfe der Five Why Fragetechnik.

Tipp 2 – Fragen spezifisch & angemessen formulieren

Du stehst für Deine Fragen. Achte auf freundliche und konstruktive Denkweise beim Einsatz der Technik. Deine Vertiefungsfragen sollten…

• spezifisch,
• kontextbezogen,
• lösungsorientiert,
• vorwärts gerichtet und
• positiv

formuliert sein. Nimm Dir ausreichend Zeit beim Stellen. Dein Umfeld definiert wie Du fragst, nicht was Du fragst.

Tipp 3 – Wiederkehrend Go/No Go Fragen stellen

Go/No Go Fragen sind nicht nur für den Anfang einer Analyse reserviert. Auch während einer Betrachtung hilft Dir diese Fragekategorie den Scope und die Orientierung zu behalten.

Tipp 4 – Technik bewusst im Alltag trainieren

Präzise Fragen zu formulieren und in den Antworten zu lesen ist anstrengend – speziell in stressgeladenen Situationen, speziell wenn Du mit hochrangigen Personen interagierst, speziell wenn wichtige Themen zur Diskussion stehen.

Laut Aussagen der Erfinder und mehrere Anwender, ist das Meistern von Precision Questioning herausfordernd. Dafür bieten sich Dir täglich viele Gelegenheiten PQ praktisch einzusetzen. Starte mit E-Mails, wechsle dann zu Telefon und meistere am Schluss die Meetings.

Prüfe, inwieweit Du durch präzise Fragen effizienter an bessere Antworten gelangst.

Tipp 5 – Präzise Antworten geben

Hilf Deinem Gesprächspartner Eure Kommunikation noch wirkungsvoller zu gestalten, indem Du diesen zum Precision Answering (kurz: PA) befähigst. Einige Anregungen:

• Ein Antwortender hört bzw. liest die gestellte Frage vollständig. Das Pausieren zum Formulieren einer Antwort ist erwünscht.
• Eine Antwort bezieht sich stets auf die gestellte Frage.
• Analog dem Pyramiden-Prinzip startet eine Antwort immer mit dem Kern. Anschließend folgen hilfreiche Hintergrunddetails.
• Fällt die Antwort länger aus, wird diese in Unterpunkte (z.B. Erstens, Zweitens, Drittens) gegliedert.
• Sind Fakten ungesichert, unvollständig oder möglicherweise fehlerhaft, dann werden diese als solche angekündigt (z.B. „Gemäß unserem heutigen Wissensstand…“ , „Wir gehen aktuell davon aus…“ oder „Spontan würde ich sagen…2).
• Antwortgebende helfen dem Fragenden mit Anregungen (z.B. „Bisher haben Sie sich noch nicht nach XY erkundigt.“ oder „Wollen Sie, dass ich auf XY näher eingehe?“).
• Antwortgebende lesen in der Körpersprache und Folgefragen des Partners, ob ihre Antwort zu detailliert oder zu oberflächlich ausfiel und korrigieren.

---

Ursprung

Precision Questioning wurde an der Standford University während eines Zeitraums von 15 Jahren durch Dennis Matthies und Monica Worline entwickelt. Empirische Basis des Ansatzes waren Beobachtungen, Interviews und Langzeitstudien mit Führungskräften.

Heute kommt Precision Questioning & Answering in Unternehmen wie Microsoft oder Zalando zum Einsatz. Über die Vervago Inc geben Matthies und Worline online und offline Weiterbildungsseminare.

---

Bonusmaterial

• Klamendola: Precision Questioning + Answering Overview (10min) – Beispiel für die Anwendung der Fragetechnik
• Kristin Lamendola/Vervago: Effective Business Communication with Precision Questioning and Answering – Präsentation mit Übungen zur Technik
• Vervago: Precision Questioning – Blog der Erfinder mit zahlreichen Beiträgen rund um die Technik