Die Pomodoro Methode – Resultate im Rhythmus liefern

Als Wissensarbeiter bzw. deren Berater bist Du mit folgenden Fragen konfrontiert:

• Auf welche Weise kann ich meine Einzelarbeitszeit maximal produktiv gestalten?
• Wie gelingt es mir regelmäßig Pausen einzulegen, um in diesen zu regenerieren?
• Welche Arbeitsweise unterstützt mich beim konzentrierten Schaffen?

Unterstützung findest Du in der Pomodoro Methode und der fokussierten Abarbeitung von Aufgaben in festen Zeitintervallen.

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Ergebnis: Aufgaben produktiv und fokussiert abgearbeitet

Teilnehmer: 1 Person

Dauer: ab 25 Minuten

Utensilien: Stoppuhr

Zweck

Die Pomodoro Methode unterstützt Dich die persönliche Produktivität zu steigern. Mit der Technik teilst Du die Dir verfügbare Einzelarbeitszeit in 25-Minuten Intensivblöcke ein und pausierst zwischen zwei Blöcken 5 Minuten. Zudem sorgst Du für störungsfreies Arbeitsumfeld.

Mit der Technik etablierst Du einen konzentrierten und ablenkungsfreien 25-5 Rhythmus. In Folge wachsen Dein Output und die innere Zufriedenheit.

Synonyme für die Pomodoro Methode sind Pomodoro Technik, Pomodoro Prinzip oder 25/5-Methode.

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Aufbau

Mit der Pomodoro Methode unterteilst Du die Dir verfügbare Einzelarbeitszeit in Abschnitte, den sogenannten Pomodori. Jeder Aufgabeneinheit folgt eine Pause. Damit:

• 25 Minuten hochkonzentrierte Arbeit.
• 5 Minuten Pause.

Nach Ablauf von 4 Pomodori – also 115 Minuten inklusive der drei 5-Minuten Pausen – legst Du eine längere Unterbrechung von 15 bis 30 Minuten ein. Im Anschluss dieser 145-minütigen Session aus 100 Minuten Arbeits- und 45 Minuten Pausenzeit startest Du mit einem weiteren Pomodori.

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Anwendung

Die Pomodoro Methode ist eine Solo-Technik. Gehe in drei Schritten vor:

1. Ablenkungen abstellen

Stelle zu Beginn einer längeren Arbeitseinheit alle Ablenkungen ab bzw. dämpfe diese so weit wie möglich ein.

• Deaktiviere Handy, Chatprogramme und E-Mails.
• Schaffe eine ruhige und angenehme Arbeitsatmosphäre.
• Bitte die Personen in Deinem Umfeld, Dich für eine begrenzte Dauer ungestört arbeiten zu lassen.

Schotte Dich von Deinem Umfeld ab. Keine Störung darf Dich von Deiner Arbeit ablenken.

2. Aufgaben planen

Anschließend definierst Du schriftlich die Aufgaben und die damit einhergehenden Ergebnisse, die Du in der zur Verfügung stehenden Einzelarbeitszeit entwickeln möchtest. Nutze als Grundlage beispielsweise die Aufgabenliste.

Schätze nun grob ein, wie viele Pomodori Du pro Aufgabe brauchen wirst. Arbeit dehnt sich aus und nutzt die ihr verfügbare Zeit. Begrenze daher.

Starte mit der dringendsten und wichtigsten Aufgabe. Gerne kannst Du für die Priorisierung die Eisenhower Methode nutzen.

3. Aufgaben abarbeiten

Aktiviere die Stoppuhr und arbeite nun für 25 Minuten fokussiert an der ersten Aufgabe. Sobald die Zeit rum ist, lässt Du den Stift für 5 Minuten fallen und verlässt im Idealfall Deinen Arbeitsplatz.

Anschließend geht es erneut ran. Stoppuhr stellen – Arbeiten – Pause. Nächster Pomodori. Immer das gleiche Spiel.

Stellst Du eine Aufgabe innerhalb eines Pomodori fertig, hakst Du diese ab und wechselst direkt zum nächsten ToDo.

Teste die Technik in Deiner nächsten Einzelarbeitseinheit. Spätestens bei der dritten Anwendung wirst Du Meister darin sein, alle Ablenkungen in Deinem Umfeld auszuschalten, um das verfügbare Arbeitszeitfenster maximal auszunutzen.

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Beispiele

Pomodoro Methode im Consulting

Wie produktiv arbeitest Du eigentlich? Anders gefragt: Wie viel Zeit und Aufwand setzt Du ein, um ein bestimmte Aufgabe zu erledigen? Um beispielsweise einen Besprechungsprotokoll zu schreiben, einen Foliensatz zu konzipieren oder einfach nur eine E-Mail tippen?

Berater wollen und müssen produktiv sein. Schließlich zahlt der Kunde hohe Honorare für ihr Engagement. In der geleisteten Zeit müssen qualitativ hochwertige Ergebnisse entstehen. Meist gilt die Formel: umso mehr, desto besser. Dennoch lauern an jeder Ecke im Arbeitstag interne und externe Produktivitäts-Killer. Eine beliebige Auswahl:

• Nachrichten: Klingelnde Smartphones, aufpoppende Chatfenster und Hinweise auf eingegangene E-Mails.
• Personen: Störende Kollegen, Mitarbeiter und Kundenvertreter.
• Termine: Unterbrechungen durch Meetings, Telefonkonferenzen und Web-Sitzungen.
• Umgebung: Laute Hintergrundgeräusche, grelle Sonneneinstrahlung und unbequeme Raumtemperaturen.
• Multi-Tasking: Das eigene Hin- und Herspringen zwischen verschiedenen Aufgaben und das Abschweifen der Gedanken.

Nachfolgend eine unvollständige Liste typischer Consulting Aufgaben, welche Du mit Hilfe der Pomodoro Methode im festen Pomodori-Takt abarbeiten kannst.

• Erstellung von Folienunterlagen
• Lesen & Schreiben von E-Mails
• Konzeption eines Beratungsangebots
• Review & Qualitätssicherung von Dokumenten
• Vor- & Nachbereitung von Meetings (Workshop Design, Besprechungsprotokoll, Auswertung Interviews etc.)
• Persönliche Aus & Weiterbildung

Während 25 Minuten bist Du im Arbeitstunnel. Anschließend Pause und Erholung.

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Vor- & Nachteile

Pro

• Die Pomodoro Methode hilft Dir intensiv sowie genau zu arbeiten und dabei die Zeit nicht aus den Augen zu verlieren. Die zeitlich begrenzten Arbeitsblöcke von nur 25 Minuten zwingen Dich zum Fokus und zur Selbstdisziplin.
• Als Folge werden Aufgaben auch tatsächlich abgeschlossen, statt nur begonnen. Mehr fertige und qualitativ höherwertige Ergebnisse entstehen in der gleichen verfügbaren Zeit. Gleichzeitig pausierst Du bewusst, erholst Dich von den Anstrengungen.
• Die Methode disziplinieren zur Regeneration. Anstatt durchzuarbeiten, machst Du nach festen Intervallen auch Pausen, holst Luft und sammelst Energie für den nächsten Pomodori.
• Eine Stoppuhr, wenige Regeln und Disziplin. Mehr brauchst Du für die simple und einfach verständliche Technik nicht.

Contra

• Die Pomodoro Methode kannst Du nicht beliebig auf den gesamten Tag anwenden. Als Berater bist Du in Kunden-Workshops eingebunden, benötigst Meetings zur Synchronisation mit Projektkollegen oder erhebst mittels Interviews, Observationen und Befragungen Daten.
• Manchmal erlaubt Dir das Umfeld nicht, 25-Minuten am Stück vertieft zu arbeiten. Falls Du schon einmal in einem überfüllten Großraumbüro auf Projekt warst oder lange und weite Reisen mit vielen Unterbrechungen zum Kunden zurücklegst, weißt Du, wovon ich spreche.

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Praxistipps

Tipp 1 – Benötigte Zeit per App & Web-Tool messen

Für Smartphones existieren eine Menge (mehr oder weniger) nützliche Apps mit denen Du die 25/5-Minuten Zeitspannen stoppen kannst. Das geht beim eingebauten Standard-Timer los und hört bei einer Baumwachstums-Simulation noch lange nicht auf. Auch gibt Webseiten auf denen Du kostenfrei einen Zeitalarm einstellen kannst.

Doch Vorsicht: Lasse Dich von den vielen technischen Möglichkeiten nicht von den eigentlichen Aufgaben ablenken.

Tipp 2 – Geistesblitze auf separaten Blatt festhalten

Du befindest Dich mitten in einem Pomodoro und plötzlich kommt Dir eine großartige Idee zu einem ganz anderen Thema?

Statt Dich jetzt anderen Gedanken hinzugeben und ablenken zu lassen, notierst Du den Geistesblitz auf einem separaten Blatt Papier. In einem Folge-Pomodoro oder spätestens bei der Planung greifst Du die kreative Eingebung wieder auf.

Tipp 3 – Kleinstaufgaben in Sammler konsolidieren

Du hast viele kleine Aufgaben deren Abarbeitung jeweils deutlich weniger als 25 Minuten benötigen? Kein Problem! Schiebe Kleinsttätigkeiten wie Arbeitszeiterfassung, Reisekostenabrechnung oder Kurztelefonate in ein Sammel-Pommodoro. Je inhaltlich verwandter die Mini-Aufgaben sind, desto besser.

Tipp 4 – Methode bedarfsorientiert modifizieren

25-Minuten Arbeit am Stück sind Dir zu wenig? Aus Schule und Studium bist Du den 45-Minuten Stundentakt noch gewöhnt?

Die Pomodoro-Länge von 25 Minuten ist kein Naturgesetz. Finde Deine optimale Intervalllänge von Arbeitsblöcken und Pausen sukzessive heraus. Wichtig bleiben zwei Dinge: ablenkungsfreie Arbeit + regelmäßige Pausen.

Tipp 5 – Für ein ruhiges Umfeld kämpfen

Deine Projektkollegen unterhalten sich lautstark am Nachbartisch? Ständig reist Dich das laute Brummen der Kaffeemaschine aus dem Arbeitsfluss? Immer tritt ein Kundenmitarbeiter mit einer Frage an Deinen Schreibtisch?

Wenn Du schon den Arbeitsort nicht wechseln kannst, triffst Du Gegenmaßnahmen. Arbeite an Randzeiten, setze Kopfhörer auf, schließe Türen und postiere ein ‚Bitte-nicht-Stören Schild‘ auf Deinem Schreibtisch.

Tipp 6 – Im Team für einheitliche Aufgabe anwenden

Auch in kleinen Teams mit einer identischen Aufgabe kannst Du die Technik zum Einsatz bringen. Entwickelt ihr beispielsweise parallel an einem Foliensatz oder führt das Review eines großen Dokuments durch, strukturiert Pomodoro Euer vorgehen.

Tipp 7 – Zum Stein des Anstoßes machen

Keine Lust auf eine Aufgabe, die Du schon lange vor Dir herschiebst? Statt jetzt erneut zu verschieben, nutzt Du die Pomodoro Methode als Kick-Starter. Nimm Dir dazu genau einen Pomodori – also 25+5 Minuten – Zeit für die vorliegende Aufgabe. Wie bei der 15 Prozent Lösung ist der erste Schritt in Richtung Ziel gemacht.

Lesetipp

Auf der offiziellen Pomodoro Webseite https://francescocirillo.com von Francesco Cirillo findest Du eine Menge Tipps, Anleitungen und Informationen rund um die Methode. Auch kannst Du auf der Seite einen Kurzzeitwecker in Form einer Tomate kaufen. Cirillo nutzte einen solchen Küchen-Wecker, als er die Methode vor über 30 Jahren entwickelte.

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Ursprung

Ursprünglich geht die Pomodoro Methode auf den Italiener Francesco Cirillo zurück. Ende der 1980er ersann er als Student die Selbstmanagement-Technik und setzte diese zunächst in der Entwicklung von Softwareprojekten ein.

Aktuell lebt Cirillo in Berlin, berät und coacht in den Themen Produktivität, Agilität und Softwareentwicklung. Das Wort ‚Pomodoro‚ kommt übrigens aus dem Italienischen und bedeutet Tomate. Der Legende nach soll Cirillo für seine Technik einst eine Küchenuhr genutzt haben, welche die Form einer Tomate besaß.

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Bonusmaterial

Med School Insider: POMODORO TECHNIQUE – My Favorite Tool to Improve Studying and Productivity (6 min) – Erklärvideo zur Technik

The Timer: Pomodoro Technique 4 x 25 min – Study Timer 2h (120 min) – Pomodoro Zeitefassung von vier Pomodori