Die Pie Chart Agenda – Sitzungspunkte visuell vereinbaren

Als Meeting-Moderator, Sitzungsorganisator oder Besprechungsleiter bzw. deren Berater bist Du mit folgenden Fragen konfrontiert:

• Wie kann die Sitzungsordnung übersichtlich, eingängig und nachvollziehbar auf einer Seite dargestellt werden?
• Womit stärken wir direkt zum Beginn einer Besprechung den persönlichen Bezug sowie die aktive Einbindung der Teilnehmer?
• Was hilft uns Einigkeit über die abzuhandelnden Meeting-Punkte inklusive Zeitbedarf und Priorität zu erlangen?

Unterstützung findest Du in der Pie Chart Agenda und der gemeinsamen Entwicklung der Besprechungspunkte.

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Ergebnis: Sitzungsordnung vereinbart und als Tortendiagramm visualisiert

Teilnehmer: mind. 1 (besser: im Team bis 9 Personen)

Dauer: 5 bis 15 Minuten (abhängig von Sitzungslänge und Themenvielfalt)

Utensilien: Flipchart/Whiteboard/Metaplan-Wand, Klebekarten & Stifte oder Notebook & Office Software

Zweck

Verwende die Pie Chart Agenda für die visuelle Strukturierung und Vereinbarung eines bevorstehenden Meetings. Das Tortendiagramm illustriert den Sitzungsablauf durch einen Uhrenkreis, dessen Umfang die verfügbare Gesamtbesprechungsdauer symbolisiert. Die Kreissegmente stehen für die zu behandelnden Themen, ihre Größe für die jeweilige eingeplante Diskussionszeit.

Die Pie Chart Agenda ordnet die zentralen Punkte eines Meetings zeitlich an und macht sie allen Teilnehmern jederzeit transparent. Der Diagrammtyp schärft das Verständnis bzgl. der zu diskutierenden und zu beschließenden Inhalte sowie der verfügbaren Gesamtzeit. Auch das Verhältnis der Besprechungsthemen untereinander und der Bezug zum Hauptthema lässt sich mit ihm rasch prüfen und anpassen.

Als Graphic Facilitation-Methode unterstützt die Pie Chart Agenda mit ihrer großformatigen Visualisierung die interaktive Arbeit in Teams. Das Konzept legt den Fokus auf ein zentrales Element in Meeting – die verfügbare Zeit.

Synonyme für die Pie Chart Agenda ist Clock Agenda sowie die deutschsprachigen Pendants Torgendiagramm-, Kreisdiagramm-, Kuchendiagramm- oder Uhren-Agenda.

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Aufbau

Besprechung (Kreis) – „Wie viel Zeit haben wir im Meeting zur Verfügung“?

In der Pie Chart Agenda symbolisiert ein Uhrenkreis die verfügbare Gesamtzeit für das Meeting. Der Kreis passt auf ein Flipchart, ein Whiteboard oder eine Präsentationsfolie. Oben in der Mitte, also auf 12 Uhr, startet das Meeting.

Die Gesamtsitzungsdauer entspricht einem kompletten Umlauf im Uhrzeigersinn. Somit ist beispielsweise bei 3 Uhr ein Viertel des Meetings abgelaufen und bei 6 Uhr die Hälfte. Die Besprechung endet wieder beim Ausgangspunkt 12 Uhr.

Notiere das Hauptthema bzw. Ziel des Meetings in der Mitte des Uhrenkreises, zum Beispiel Jour Fixe, Lessons Learned oder Lean Coffee. Halte ebenfalls das Datum sowie die beteiligten Akteure über oder unter der Agenda als Meta-Info fest.

Besprechungsthemen (Kuchenstücke mit Karten) – „Was behandeln wir im Meeting mit welcher Zeit?“

Informationsaustausch, Entscheidungen oder Aufgabenverteilung – das sind die Kerninhalte eines jeden Meetings. Notiere die Besprechungsthemen auf Moderationskarten bzw. Haftnotizen. Diese lassen sich verschieben, stapeln und nachträglich wieder entfernen. Zudem zwingen Karten zur Prägnanz im Ausdruck.

Ordne jedem Sitzungsthema ein der Dauer entsprechendes großes Zeitsegment auf dem Besprechungskreis zu und verorte auf diesem die Karte. Deine Meeting-Agenda besitzt nun die Gestalt eines Kuchendiagramms, welches durch mehreren Karten verziert wird. Als Teil des Ganzen steht jedes Besprechungsthema in Bezug zum Meeting-Zentrum mit dem Hauptthema.

Angenommen für das Auftaktthema 1 stehen ¼ der Gesamtzeit zur Verfügung, für das anschließende Thema 2 die Hälfte der Gesamtzeit und das letzte Viertel der Besprechung ist für den dritten Themenkomplex reserviert. Falls im Beispiel die Gesamtdauer des Meetings eine Stunde beträgt, entfallen folglich 15 Minuten auf Thema 1, 30 Minuten auf Thema 2 und die finalen 15 Minuten auf Thema 3.

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Anwendung

Die Pie Chart Agenda entwickelst Du allein oder im Team vor bzw. direkt zu Beginn eines Meetings. Dabei ist das Sitzungskonzept – das Ziel der Sitzung, die angestrebten Ergebnisse sowie die beteiligten Teilnehmer inklusive Rollen sowie der eingeplante Zeitrahmen – bereits abgestimmt und kommuniziert.

Beim Einsatz im Team gehst Du für die Erstellung der Kuchendiagramm-Agenda als Moderator wie folgt vor.

1. Vorbereiten

Zeichne einen großen Kreis auf ein Flipchart, ein Whiteboard oder eine Präsentationsfolie. Vermerke das Hauptthema in der Mitte des Kreises. Danke den Teilnehmern für Ihren Beitrag, wiederhole den Zweck der Sitzung und führe in das Konzept der Pie Chart Agenda ein.

2. Erstellen

Lade die Teilnehmer ein, Themenpunkte für das bevorstehende Meeting auf Karten zu notieren und neben dem Kreis zu platzieren. Einigt Euch auf die wichtigsten Themen, die Reihenfolge sowie den Zeitbedarf als Anteil an der Gesamtzeit.

Übertrage den Zeitbedarf je Besprechungsthema bezogen auf die Gesamtzeit als Kuchendiagrammsegment in das Pie Chart. Hole Dir die Bestätigung aller Beteiligten zur finalen Agenda ab. In Summe sollte der Erstellungsschritt unter 15 Minuten benötigen.

3. Nutzen

Halte die Agenda während der Besprechung präsent. Das Kuchendiagramm erinnert an die vorgesehene Diskussionszeit je Thema. Alle Beteiligten einer Sitzung – also neben Moderator auch die Teilnehmer – achten auf die Zeitvorgaben.

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Beispiele

Pie Chart Agenda im Consulting

Nutze als Unternehmensberater die Pie Chart Agenda für virtuelle oder persönliche Meetings wie…

• Arbeitssitzungen & Workshops
• Interviews & Videokonferenzen
• Regelterminen & Jour Fixes
• Vorträgen & Präsentationen

also immer dann, sobald ein bevorstehender Termin zeitlich strukturiert und in thematisch sinnvolle Abschnitte eingeteilt werden soll.

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Vor- & Nachteile

Pro

• Die Pie Chart Agenda stellt die Inhalte und Zeitbedarfe einer Besprechung intuitiv und verständlich dar. Mit einem Blick wird sichtbar, welches Thema das größte Kuchenstück besitzt und damit höchste Priorität genießt.
• Der organisatorische und materielle Aufwand für die Visualisierungsform ist minimal. Einmal aufgesetzt, lassen sich alte Versionen der Agendaform einfach anpassen und wiederverwenden.
• Ein Pie Chart peppt ein Meeting visuell auf. Der Darstellungstyp ist eine optisch ansprechende Alternative zur üblichen Meeting-Standardagenda mit Spiegelstrichen.
• Entwickelt im Team, fördert der Darstellungstyp den Austausch innerhalb der Arbeitsgruppe. Die Teilnehmer erlangen Einigkeit über die Sitzungsthemen. Zeitliche Engpässe lassen sich sich einfach erkennen.

Contra

• Bei langen Besprechungen bzw. zahlreichen Themen wird der Darstellungstyp unübersichtlich. Auch Kurzpunkte von wenigen Minuten lassen sich durch das Diagramm nicht optimal erfassen.
• Die Pie Chart Agenda schafft einen Gesamtüberblick auf eine Sitzung. Für eine minutengenaue Detailplanung ist das Kuchendiagramm ungeeignet.
• Auf den ersten Blick wirkt der Agendatyp verspielt und könnte bei einigen Personen auf Ablehnung stoßen. Nicht jeder Teilnehmer ist bereit, sich auf die neue visuelle Herangehensweise einzulassen.
• Die gemeinsame Entwicklung einer Agenda im Vorfeld eines Meetings kostet Zeit. Auch birgt das arbeitsteilige Vorgehen die Gefahr bereits in die thematische Diskussion abzudriften.
• Der Pie Chart benötigt räumlich mehr Platz als eine Agenda mit Spiegelstrichen. Auch bedürfen Erstellung und Anpassung etwas mehr Zeit wie der vertrauten Diskussionspunkte-Stil.

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Praxistipps

Tipp 1 – Segmente & Karten mit Zusatzinfos versehen

Reichere die Besprechungskarten an, beispielsweise mit dem Themenverantwortlichen, dem Sprecher oder den erwarteten Ergebnisse.

Auch die Pie Chart Segmente kannst Du visuell ergänzen. Beispielsweise signalisiert die Segmentfarbe die Art des Besprechungspunktes (Aufgabe, Entscheidung, Information), der Segmentrand den verantwortlichen Fachbereich.

Tipp 2 – Großsitzung auf mehrere Pie Charts verteilen

Verteile lang andauernde bzw. eng getaktete Sitzungen auf mehrere Pie Charts. Sinnvoll ist eine zeitliche Trennung, beispielsweise je halber oder ganzer Arbeitstag.

Ebenfalls möglich ist die Zusammenfassung mehrerer Themensegmente in einer General Pie Chart Agenda. Diese Über-Kuchendiagramm-Planung gibt einen groben Überblick auf die anstehende Veranstaltung.

Tipp 3 – Organisation & Pause in Chart aufnehmen

Halte die Punkte Ankommen & Begrüßung sowie Vorgehen & Abschluss bei großen Sitzungen mit mehreren Beteiligten als explizite Besprechungspunkte in der Pie Chart Agenda fest.

Notiere ebenfalls Pausen und Umrüstzeiten jenseits von 15 Minuten im Pie Chart, beispielsweise als schraffierte Segmentflächen. Auch diese knappern an der verfügbaren Gesamtarbeitszeit.

Schließlich kannst Du gleichsam Meeting-Pufferzeiten im Diagrammtyp hinterlegen. Der Puffer entspricht dabei dem letzten Segment im Kreis.

Tipp 4 – Behandelte Punkte visuell abhaken

Hake abgelaufene Besprechungssegmente während des Meetings ab. Dies hilft den Teilnehmern, sich besser am Ablauf zu orientieren. Außerdem bemerken alle sehr schnell, wenn ein vorgesehenes Zeitfenster für ein Meeting-Punkt überschritten wird.

Tipp 5 – Pie Chart Agenda optisch aufwerten

Ein Bild sagt mehr als 1.000 Worte. Auch eine Meeting-Agenda darf im Gedächtnis hängen bleiben. Ergänze dazu passenden Grafiken, Icons und Symbole an den entsprechenden Besprechungskarten.

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Ursprung

Als Erfinder der Pie Chart Agenda gilt der visuelle Vordenker Sunni Brown. Gemeinsam mit Dave Gray und James Macanufo erklärte er die Meeting-Methode im 2010 erschienenen Buch Gamestorming: A Playbook for Innovators, Rulebreakers, and Changemakers*.

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Bonusinhalte

Presentation Process: How to create a Pie chart in PowerPoint (6 min) – Kurzanleitung zur Erstellung von Pie Charts in Microsoft PowerPoint

• Dave Gray: Pie Chart Agenda – Gray erklärt wie sich die Kuchendiagramm-Agenda innerhalb von 90 Sekunden erstellen lässt
• Chetan Sharma: Meeting Agenda – Pie Chart – unterhaltsame Gegenüberstellung des geplanten und tatsächlichen Pie Charts für ein Meeting