Das Pareto Prinzip – den Output vor den Input stellen

Als Projektleiter, Manager oder Wissensarbeiter bzw. deren Berater bist Du mit folgenden Fragen konfrontiert:

• Wie können wir Perfektionismus und den damit verbundenen großen Zeit- und Mittelaufwand vermeiden?
• Mit welchem Leitgedanken schaffen wir rasch und effizient akzeptable Ergebnisse?
• Auf welche Weise können wir den operativen Stress im Tagesgeschäft wirksam senken?

Unterstützung findest Du im Pareto Prinzip und dem 80/20-Verfahren.

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Ergebnis: Fokus auf den Output und Wirksamkeit, statt Aufwand und Kosten

Teilnehmer: mind. 1 Person

Dauer: wenige Minuten (je Komplexität der Aufgabe)

Utensilien: keine

Zweck

Nutze das Pareto Prinzip, falls keine perfekten Ergebnisse benötigt werden und Du Dich auf das Nötigste beschränken darfst. Der Grundgedanke hinter dem statistischen Phänomän lautet:

80 Prozent der Ergebnisse können mit 20 Prozent Einsatz erzielt werden.
Die verbleibenden 20 Prozent der Resultate benötigen mit 80 Prozent die meiste Arbeit.

Oder anders ausgedrückt:

80 Prozent eines Effektes gehen auf 20 Prozent der Ursachen zurück.

Geringer Einsatz – große Wirkung – die Botschaft ist eindeutig. Das Pareto Prinzip betont das lineare Ungleichgewicht zwischen zwei Größen der regelmäßig – jedoch nicht immer – im privaten und beruflichen Leben auftritt. Das Konzept hebt die Missbalance zwischen Mitteleinsatz / Ursachen und Wirkung hervor.

In der Regel sind es eben nicht die 100 Prozent Einsatz, die über 100 Prozent des Erfolges entscheiden. Pareto als Daumenregel ist genau dann richtig, sobald Du und Dein Team Gefahr laufen zu detailliert, zu ausführlich oder zu lange zu arbeiten.

Wegen dem Verhältnis von 80 zu 20 werden für das Konzept häufig auch die Synonyme 80/20-Regel, 80-20-Prinzip bzw. Pareto Effekt oder Pareto Methode (mit und ohne Bindestrich oder zusammengeschrieben) bzw. die englischen Begriffe 80/20 Rule sowie Pareto Principle/Law/Theory genutzt.

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Aufbau

Nachfolgend die verschiedenen Konzepte rund um Pareto.

Pareto Prinzip – „Welche 20% Input stehen für 80% Output?“

Im Kern des Pareto Prinzips steht der Gedanke, dass ein Großteil der Resultate (auch Output, Effekt, Wirkung) mit relativ geringem Aufwand (auch Input, Ursache, Mittel) erreicht werden kann.

Der Appell: Vermeide Perfektionismus. Nicht immer beträgt der Input dabei 20 Prozent bzw. der Output 80 Prozent. Auch 90/20 oder 70/40 sind möglich. Drei Hinweise:

• Das Pareto Prinzip besagt nicht, das 80 Prozent des Resultats immer ausreichen. Möchtest Du die vollen 100 Prozent Ergebnis erlangen, dann musst Du auch volle 100 Prozent Einsatz aufwenden.
• Das Konzept lässt offen, welche 20 Prozent der Leistung zu 80 Prozent Ergebnis führen. Je mehr Erfahrungen Du in einem Thema sammeln durftest, desto einfacher fällt die Auswahl der ‚richtigen‘ 20 Prozent Einsatz.
• Das die Summe von 80 und 20 genau 100 ergibt, ist reiner Zufall. Das Pareto Prinzip betrachtet das Verhältnis von zwei Größen (meist Input und Output), nicht deren Addition.

Pareto Verteilung – „Wie sind verschiedene Werte verteilt?“

Eine Pareto Verteilung liegt dann vor, falls sich viele zufällige positive Werte über mehrere Größenordnungen erstrecken und durch das Einwirken vieler unabhängiger Faktoren zustande kommen. Die Verteilung ist ein statistisches Phänomen, das auftreten kann, aber nicht zwangsweise auftreten muss. Nicht zwangsläufig muss der bekannte Punkt 80/20 – das Pareto Prinzip – enthalten sein.

Beispielsweise lässt sich die Häufigkeit der Einwohnerzahlen deutscher Städte gut durch eine Pareto Verteilung beschreiben. 80 Prozent der Bevölkerung lebt in 20 Prozent der deutschen Städte. Auch die Einkommensverteilung der Bundesrepublik lässt sich durch eine Pareto Verteilung darstellen. Viele einzelne Werte, die durch das Einwirken unabhängiger Faktoren zustande kommen, erstrecken sich über mehrere Größenordnungen.

Pareto Diagramm – „Welche Problemursache ist die wahrscheinlichste?“

Das Paretodiagramm kommt im Qualitätsmanagement bei der Fehleranalyse zum Einsatz. Das Säulendiagramm listet die Problemursachen auf, beginnend mit der wahrsscheinlichsten ganz. links bis zur unwahrscheinlichsten ganz rechts. Die Relevanz einer Ursache kannst Du so direkt aus dem Diagramm ablesen.

Pareto Optimum – „In welcher Situation ist ein patt erreicht?“

Das Pareto Optimum findet in ökonomischen bzw. spieltheoretischen Situationen Anwendung. Ein Optimum nach Pareto ist genau dann erreicht, falls kein Teilnehmer durch Anpassung von Faktoren besser gestellt werden könnte, ohne einen anderen Teilnehmer schlechter zu stellen.

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Anwendung

Bringe das Pareto Prinzip in Deinen verschiedenen Tätigkeitsbereichen unter Beachtung des Kontexts gezielt zum Einsatz. Eine Auswahl von Situationen in denen Du als Unternehmensberater die wichtigsten Faktoren aufspürst und erledigst.

Projektmanagement

Besonders in kritischen Projekten mit Termindruck und knappen Ressourcen kannst Du das Pareto Prinzip zum Priorisieren der anstehenden Aufgaben anwenden. Als idealer Begleiter ist hier übrigens die Selbstmanagementtechnik 15 Prozent Lösung.

• Lasse das Team an den 20 Prozent der Ergebnisse arbeiten, die den höchsten Nutzen stiften.
• Spare 80 Prozent der Ergebnisse aus, da sie nicht oder nur gering auf  den Projekterfolg einzahlen.

Risikomanagement

Auch im Bereich der Risikoanalyse in Projekten hilft Dir das Prinzip von Pareto.

• Identifiziere und senke die 20 Prozent der Risiken, die das Vorhaben verzögern, aus dem Budget laufen lassen oder die Qualität reduzieren.
• Ignoriere 80 Prozent der Risiken, da sie nur selten auftreten oder dessen Schadensausmaß zu vernachlässigen ist.

Dokumenterstellung

Ob Spezifikation, Steuerkreispräsentation oder Excelberechnung. Immer wenn Du Dokumente anfertigst, kannst Du vom Pareto Prinzip profitieren und dabei Blindleistung vermeiden.

• Redigiere die 20 Prozent des Inhalts, die unbedingt im Dokument stehen müssen, da sie von der Zielgruppe einfach erwartet werden.
• Verschiebe 80 Prozent des Aufwands für weiteren Inhalt, strukturieren, verschönern, prüfen etc. nach hinten.

Produktentwicklung

Auch ein Minimum Viable Product – ein minimal überlebensfähiges Produkt – entwickelst Du am besten entlang des Pareto Prinzips.

• Ermittle jene 20 Prozent an Funktionen und Eigenschaften, die von 80 Prozent der Kundschaft nachgefragt wird.
• Liefere die restlichen 80 Prozent von Merkmalen erst dann, wenn sich das Produkt als überlebensfähig herausgestellt hat und auch wirtschaftlich rentabel läuft.

Selbstmanagement

Schließlich unterstützt Dich Pareto auch in Deiner persönlichen Produktivität. Auf Basis Deiner (SMARTen) Ziele stellst Du jede Aufgabe auf den Prüfstand.

• Erledige die 20 Prozent der Aufgaben, die Dich maximal schnell, einfach, aufwandsarm, angenehm, erfolgssicher etc. Deine Ziele erreichen lassen.
• Lasse die verbleibenden 80 Prozent von Aufgaben mit geringem Bezug zu Deinen Zielen links liegen, reduziere, verschiebe oder delegiere sie.

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Beispiele

Pareto Prinzip im Geschäftsleben

Das Pareto Prinzip wird heute im Geschäftsleben auf der ganzen Welt genutzt. Sicherlich kennst Du Aussagen wie…

• „Wir müssen nach 80:20 Vorgehen!“,
• „Orientieren wir uns doch am Pareto-Prinzip!“ oder
• „Ich handle gemäß Pareto.“.

Im Zentrum steht immer die Unterscheidung zwischen ‚vital few‘ von ‚usefull many‘, also zwischen den wesentlichen Wenigen und den nützlichen Vielen.

• 80 Prozent des Umsatzes eines Unternehmens wird mit 20 Prozent seiner Wertangebote erzielt.
• 80 Prozent des Umsatzes eines Unternehmens gehen auf 20 Prozent der Kundschaft zurück.
• 80 Prozent eines Projektes können bereits mit 20 Prozent Aufwand abgeschlossen werden, während für die restlichen 20 Prozent des Projektes 80 Prozent Aufwand benötigen.
• 80 Prozent der Betriebsprobleme ereignen sich in 20 Prozent der Prozessse.
• 80 Prozent des Lagerplatzes werden häufig von 20 Prozent der Waren beansprucht.
• 80 Prozent des weltenweiten Datenvolumens gehen auf 20 Prozent der Webseiten zurück.

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Vor- & Nachteile

Pro

• In der Geschäftswelt ist das Pareto Prinzip fast jedem ein Begriff. So hilft es in der Kommunikation mit Kunden, Partnern und Kollegen sich auf den Output und nicht auf den Aufwand und die Kosten zu konzentrieren.
• In stressigen Situationen gibt das Pareto Prinzip samt seiner vielen praktischen Beispiele als mentale Abkürzung Orientierung und Sicherheit. Statt in Panik zu verfallen, setzt Du das um, was (aus Deiner Sicht) den höchsten Mehrwert generiert.
• Das Prinzip schützt Dich davor, eine Aufgabe perfektionistisch zu absolvieren, alles allein abarbeiten zu wollen oder immer sofort mit der Umsetzung zu beginnen.

Contra

• Das Pareto Prinzip sagt nichts darüber aus, welche 20 Prozent Input zu 80 Prozent Output beitragen. Die notwendwendige Priorisierung musst Du auf Einzelfallbasis selbst vornehmen.
• Zahlreiche Aufgaben kannst Du nicht nach dem Pareto Prinzip durchführen. So solltest Du alle eingegangenen E-Mails zumindest kurz anlesen. Auch bei der Zeiterfassung oder Reisekostenabrechnung musst Du alle Einträge einzeln betrachten.
• Es gibt Fälle, in denen insbesondere die letzten Anstrengungen ganz besonders stark zum Gesamtergebnis beitragen. Ein Beispiel ist das Krafttraining. Die letzte Wiederholung ist hier die Wichtigste – die Umkehrung des Pareto Prinzips.
• Einige setzen das Pareto Prinzip ein, um schlampige Ergebnisse, Faulheit und mangelnde Gewissenhaftigkeit nachträglich zu begründen. Andere missbrauchen die Idee, um komplizierte Sachverhalte zu simplifizieren.

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Praxistipps

Tipp 1 – Prinzip bei Falscheinsatz parodieren

Dein Gegenüber verweist auf das Pareto Prinzip, ohne das wirklich eine Pareto Verteilung vorliegt?

Entkräfte die Idee mit einer Anekdote. Verweise dazu auf die 90-90 Regel des US-Amerikaners Tom Cargill. Dieser wurde 1985 mit folgender nicht ganz ernst gemeinten Aussage zitiert:

„Die ersten 90 Prozent des (Software-) Codes benötigen die ersten 90 Prozent der Entwicklungsdauer. Die verbleibenden 10 Prozent des (Software-)Codes benötigen die anderen 90 Prozent der Entwicklungsdauer.“

Immerhin kommen nach Cargill für 100 Prozent Ergebnis insgesamt 180 Prozent Entwicklungsaufwand zusammen.

Tipp 2 – Rasch erstes Minimalergebnis vorlegen

Das Pareto Prinzip ist eine prima Methode ressourcenschonend eine Aufgabe zu absolvieren. Bekommst Du ein neues ToDo für Deine Aufgabenliste, überlegst Du Dir neben Dringlichkeit und Wichtigkeit wie ein minimales erstes Ergebnis aussehen könnte. Dieses fertigst Du an und legst das dem Auftraggeber vor.

• Vorteil 1: Du erhältst rasch Rückmeldung auf Dein Resultat.
• Vorteil 2: Du begeisterst mit schneller Lieferung.
• Vorteil 3: Du vermeidest unnötige Leistung, deren Ergebnis kaum bis gar nicht sichtbar ist.

Achte darauf, dass dieses erste Minimalergebnis bereits einen Nutzen bereithält. Im Optimalfall ist der Empfänger begeistert und möchte mehr.

Tipp 3 – Durch Szenarien die 20% aufspüren

Die Kunst beim Pareto Prinzip ist das Identifizieren der 20 Prozent Input, die für 80 Prozent Output verantwortlich sind. Wie gelangst Du an die wesentlichen 20?

Gut funktioniert die Szenarientechnik. Stelle Dir vor Dein Büro brennt ab und Du bist in 2, 4, 6 bzw. 8 Stunden nicht mehr arbeitsfähig:

• Was muss in 2 Stunden auf jeden Fall erledigt sein?
• Was muss in 4 Stunden fertig vorliegen?
• Was muss nach 6 Stunden geliefert werden?
• Was muss am Ende des Arbeitstages stehen?

Was binnen 2 Stunden stehen muss gehört zum Kern der 20 Prozent. Je später etwas erledigt werden muss, desto eher ist es den übrigen 80 Prozent Aufwand zuzuordnen. Gerne kannst Du die Zeiträume auch variieren, beispielsweise diese Woche, nächste Woche etc.

Tipp 4 – Projekt nach 2/3 Fertigstellung beenden

Auch im Projektmanagement lässt sich das Pareto Prinzip zum Einsatz bringen. Schließe dafür ein Vorhaben nach Erbringung von 2/3 ab. Genau! Nach 66 Prozent Leistungsphase machst Du Schluss.

Oft sind die letzten 30 Prozent Projektarbeit Perfektionismus. Eine ‚Workable Solution‘ steht bereits nach der Hälfte der Arbeitszeit. Weise dann auf das was erreicht wurde, und nicht das, was noch fehlt.

Lesetipp

Mit 80/20-Prinzip: Mehr Erfolg weniger Aufwand* widmet Richard Koch ein ganzes Business Buch dem Thema. Falls Dir knapp 380 Seiten zu viel Lesearbeit sind – das Werk gibt auch als 8:42-stündiges Hörbuch.

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Ursprung

Geistiger Urvater des Pareto Prinzips ist der italienische Philosoph, Ingenieur und Soziologe Vilfredo Pareto. 1896 publizierte er die 80-20 Idee in der Schrift Cours d’Économie Politique. 1906 bestätigt Pareto mit einer Untersuchung, dass 80 Prozent des Bodens in England (nicht Italien) im Besitz von nur 20 Prozent der Bevölkerung waren.

Bemerkenswert: Mit Input und Output bzw. Aufwand und Ergebnis hatten die Studien des in Frankreich geborenen Forschers nichts zu tun. Auch war es nicht Vilfredo Pareto selbst, der das nach ihm benannte Prinzip in den allgemeinen Sprachgebrauch überführte.

Vielmehr machte der Rumänisch-Amerikanische Ökonom Joseph M. Juran den Itaaliener Vilfredo Pareto Jahre später mit der Prägung des Begriffs ‚Pareto Prinzip‘ zunächst im Qualitätsmanagement, später dann auf der gesamten Welt untersterblich.

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Bonusmaterial

Wirtschaft – einfach erklärt: Paretoprinzip – einfach erklärt! (2 min) – die Essenz der Idee als Erklärvideo

• Jan Höpker: Das Pareto-Prinzip – Eine starke Regel mit Fallstrick – Details zur Pareto Verteilung in der zweiten Artikelhälfte
• Christoph Sackmann/Finanzen 100: Das Pareto-Prinzip: Wie Erbsen erklären, warum die Welt immer unfair sein wird – Hintergründe zum Ursprung des Pareto Prinzips sowie weitere Beispiele
• BusinessBalls: Pareto’s 80-20 Rule Theory – ausführlicher Beitrag mit spannenden Fakten zu Paretos ursprünglicher Studie

Letzte Aktualisierung am 2024-11-23 / Affiliate Links / Bilder von der Amazon Product Advertising API