Die MoSCoW Methode – Themen mit 4 Klassen priorisieren

Als Projektleiter, Analyst oder Manager bzw. deren Berater bist Du mit folgenden Fragen konfrontiert:

• Welches Schema erlaubt uns eine pragmatische Priorisierung ein Vielzahl offener Projektaufgaben?
• Womit können wir die zahlreichen Anforderungen an das System sinnvoll kategorisieren?
• Wie können wir eine Vielzahl von Zielen nach ihrer Wichtigkeit einteilen?

Unterstützung findest Du in der MoSCoW Methode und dem resultierenden MoSCoW Chart.

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Ergebnis: Menge vergleichbarer Themen in vier Priorisierungskategorien eingeteilt

Teilnehmer: mind. 1

Dauer: ab 10 Minuten (je nach Anzahl von Dingen und Teilnehmer)

Utensilien: Whiteboard/Flipchart/Metaplan-Wand, Karten & Stifte oder Notebook & Office Software

Zweck

Mit der MoSCoW Methode priorisierst Du vergleichbare Themen gemäß vier festgelegter Kategorien. Nutze die Technik für Anforderungen, Ziele, Änderungsanträge, Aufgaben, Ideen oder andere Dinge. Die englischsprachige Bezeichnung MoSCoW steht für die vier Kategorien der Priorisierungstechnik Must, Should, Could und Won’t, daher Muss, Soll, Kann und Nicht.

Die MoSCoW Methode hilft, sobald Du Dinge schnell und systematisch in eine Umsetzungsreihenfolge bringen möchtest. Mittels MoSCoW lassen sich die Erwartungshaltungen von Stakeholdern bzgl. der Priorität einer Themenmenge einfach diskutieren und direkt abgleichen.

Synonyme für MoSCoW Methode sind MoSCoW Prinzip, MoSCoW Analyse, MoSCoW Formel oder MoSCoW Priorisierung, alternativ mit einem Bindestrich ‚-‚ bzw. vollständig in englischer Sprache.

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Aufbau

Dreh- und Angelpunkt der MoSCoW Methode sind vier Priorisierungskategorien mittels der Du eine Menge vergleichbarer Themen einteilst. Versehe das resultierende MoSCoW Chart (auch MoSCoW Matrix) mit nützlichen Meta-Infos wie einem aussagekräftigen Titel, den verantwortlichen Autoren sowie das Datum der letzten Aktualisierung.

Must (have) – „Was müssen wir in jedem Fall tun?“

Muss-Themen sind rechtlich, technisch, wirtschaftlich etc. wesentlich, erforderlich und unverhandelbar. Ohne ihre Umsetzung läuft nichts. Zudem sind sie bzgl. der anderen Muss-Themen widerspruchsfrei.

• Inwieweit handelt es sich um eine kritische Produktanforderung, die unbedingt erfüllt sein muss?
• Falls dieses Ziel nicht erreicht wird, ist das Projekt damit gescheitert?
• Ist dieses Element zwingend notwendig für das Funktionieren des Systems?

Should (have) – „Was sollen wir nach Möglichkeit tun?“

Soll-Themen sind wichtig, jedoch nicht entscheidend. Realisiere diese Dinge im Idealfall. Da die Priorität geringer als beim Muss ausfällt, kann es zu zeitlichen Verschiebungen bzw. Verzögerungen kommen.

• Inwiefern lässt sich diese Aufgabe auch später realisieren?
• Ist das Produkt auch ohne Umsetzung dieser Anforderung nutzbar?
• Inwiefern kann auf dieses Systemelement notfalls verzichtet werden?

Could (have) – „Was können wir unter Umständen tun?“

Kann-Themen sind wünschenswert, jedoch nicht zwingend erforderlich. Nimm Dinge mit dieser Priorität in Angriff, sobald Du alle Muss- und Should-Themen erledigen konntest. Da es sich um Nice-To-Have Dinge handelt, fällt diese Kategorie regelmäßig Zeit- und Ressourcenengpässen zum Opfer.

• Welche Funktion würde den Erfolg maximieren?
• Sorgt die Umsetzung der Anforderung für Begeisterung bei unserem Kunden?
• Was wäre das Sahnehäubchen im Projekt?

Widme Dich schnell und einfach zu realisierenden Kann-Themen, falls nach Erledigung von Muss und Soll weiterhin Kapazitäten vorhanden sind.

Won’t (have) – „Was sollten wir auf keinem Fall tun?“

Nicht-Themen sind zu ignorieren, da sie aktuell keinen Mehrwert offerieren. Notiere diese trotzdem. Auf diese Weise kannst Du später die Entscheidungen gegen die Umsetzung nachvollziehen. Zudem entsteht ein Themenspeicher, den Du in zukünftigen vergleichbaren Initiativen aufgreifen kannst.

• Was wäre schön, liegt jedoch nicht im Scope unseres Projektes?
• Welche von uns nicht erbrachten Ergebnisse wollen die Stakeholder?
• Welche Funktionen wird das System irgendwann einmal haben?

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Anwendung

Die MoSCoW Methode kannst Du allein für Dich oder gemeinsam mit anderen im  Workshop einsetzen. Achte bei Einsatz im Team auf die richtigen Teilnehmer, ein einheitliches Verständnis zum Sachverhalt sowie einen abgestimmten Priorisierungsprozess.

1. Muss definieren

Starte bei MoSCoW mit den Muss-Themen, damit allen Sachverhalten, die auf jeden Fall durchgeführt werden müssen. Präzisiere bzgl. Nutzen, Kosten und Risiko.

2. Soll definieren

Überlege dann, welche Sachverhalte umgesetzt werden, falls noch Kapazitäten vorhanden sind. Präzisiere auch hier bzgl. Nutzen, Kosten und Risiko.

3. Kann definieren

Kategorisiere einen Sachverhalt als Kann, falls dieser erst nach Abarbeitung der Muss- und Soll-Themen initiiert wird.

4. Nicht definieren

Kategorisiere einen Sachverhalt als Nicht, falls dieser zunächst nicht weiter betrachtet werden muss.

5. Priorisierung nutzen

Nutze die Priorisierung für die sich anschließende Abarbeitung.

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Beispiele

Vorbereitung einer Consulting Abendveranstaltung

Angenommen Dein Beratungsunternehmen plant einen abendlichen Business Event für Kunden und Partner auszurichten. Mittels MoSCoW Methode priorisiert Ihr in einem Vorbereitungstreffen alle Aufgaben, die umgesetzt werden müssen, sollen, können bzw. nicht betrachtet werden.

Das resultierende MoSCoW Chart könnte folgende Gestalt haben.

Zuerst geht Ihr alle Must-have Aufgaben an. Anschließend widmet Ihr Euch den Should-have Tätigkeiten, und falls vor Veranstaltungsbeginn noch Zeit und Budget verbleibt, den Could-have ToDos. Die Won’t-have Themen ignoriert ihr.

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Vor- & Nachteile

Pro

• Einmal gehört bzw. gelesen, brennt sich das MoSCoW Konzept unmittelbar in das Gedächtnis ein und lässt sich anschließend immer wieder bei der Priorisierung von Themen heranziehen.
• Die mit der Methode verbundenen vier Kategorien und ihre Bezeichnungen sind eindeutig. Anders als Zahlen (z.B. Priorität ‚3‘) sprechen die Prioritäten für sich.
• Die mit der Methode festgelegte Reihenfolge ist für alle Stakeholder unmittelbar nachvollziehbar.
• Die MoSCoW Methode lässt sich flexibel und einfach anwenden. Die Technik ist schnell verständlich.

Contra

• Die durch die MoSCoW Methode gelieferte Kategorisierung fällt sehr grob aus. Muss- und Soll-Sacherhalte bedürfen zusätzlicher Betrachtungen, beispielsweise bzgl.  Umsetzbarkeit, Risiko, Kosten, Nutzen oder Abhängigkeiten.
• Die Technik sagt nichts darüber aus, nach welchen Kriterien ein Sachverhalt einer bestimmten Kategorie zugeordnet wird. So kann es passieren, dass fast alle Themen als ‚Muss‘ eingestuft werden.
• Bei MoSCoW handelt es sich um eine Stichtagsbetrachtung. Stakeholder können ihre Priorisierungen ändern, zusätzliche Herausforderungen können auftreten, und neue Themen oder Änderungen hinzukommen – in Folge muss die Technik immer wieder angewendet werden.

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Praxistipps

Tipp 1 – Kleine ‚o’s von MoSCoW ebenfalls betrachten

Genau genommen ist MoSCoW kein Akronym, sondern eine Merkhilfe, da Du nur die Großbuchstaben berücksichtigst. Nutze zusätzlich die kleingeschriebenen o’s und unterteile mit diesen in zwei Untergruppen.

• Untergruppe 1: Must or Should – immer umzusetzen
• Untergruppe 2: Could or Won’t – falls möglich umsetzen bzw. nicht umsetzen

Tipp 2 – Themenmenge je Kategorie begrenzen

Eine Daumenregel besagt, dass maximal 60 Prozent der Themen in die Muss-Kategorie fallen sollten. Übertriffst Du mit der Einteilung diesen Wert, dann verfehlt Deine Priorisierung ihren Zweck, da plötzlich alles wieder wichtig ist.

Die restlichen 40 Prozent Deiner Themen sollten sich etwa hälftig auf Soll und Kann aufteilen.

Betrachte diese Verteilung als Anhaltspunkt. Werde hellhörig, sobald 90 Prozent der Sachverhalte als Muss eingestuft wurden.

Tipp 3 – Bei Themenbeschreibung sorgfältig vorgehen

Achte für die beiden Kategorien Muss und Soll auf Vollständigkeit, Einheitlichkeit, Korrektheit, Umsetzbarkeit, Änderbarkeit, Testbarkeit sowie Eindeutigkeit der priorisierten Themen.

Nutze weiterführende Methoden wie die SMART Formel, das PIDEWaWa-Prinzip oder die Ideenbewertung und sichere eine direkte Weiterarbeit an den kategorisierten Themen ab.

Tipp 4 – Methode für die Produktentwicklung nutzen

Gerade bei der Entwicklung neuer Produkte und Systeme spielt die MoSCoW Methode ihre Trümpfe aus.

• So bilden Muss-Themen die Kernbestandteile eines Minimum Viable Products (MVP).
• Die Nicht-Erfüllung eines Soll-Themas schmerzt, dennoch bleibt das Produkt lebensfähig.
• Kann-Dinge machen das MVP attraktiv, sind jedoch nicht erforderlich.
• Nicht-Themen liegen explizit außerhalb des Betrachtungsbereiches des Minimal lebensfähigen Produktes.

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Ursprung

Als Erfinder der MoSCoW Methode gilt Dai Clegg. Der Softwareentwickler führte die Technik 1994 beim Hightech-Unternehmen Oracle als Baustein der sogenannten Dynamic Systems Development Method (DSDM) ein.

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Bonusmaterial

Thomas Grosser: Priorisierung mit MoSCoW (2,5 min) – die Technik kurz und schnörkellos erklärt

• Coley Consulting: MoSCoW Prioritisation – Anwendung der Methode im Requirements Engineering