Der Mitarbeiterwechsel – den Tausch effizient gestalten

Als Linienmanager, Projektleiter oder Auftraggeber bzw. deren Berater bist Du mit folgenden Fragen konfrontiert:

• Womit gestalten wir einen Stellenwechsel in der Facheinheit so reibungsfrei wie möglich?
• Auf welche Weise wird ein ausgewechselter Projektteilnehmer rasch produktiv?
• Wie minimieren wir bei einem Wechsel in der Belegschaft die Aufwände und Risiken?

Unterstützung findest Du im Mitarbeiterwechsel und den vier Perspektiven auf personelle Änderungen im Arbeitsteam.

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Ergebnis: Mitarbeiter ausgewechselt

Teilnehmer: mind. 2 Personen

Dauer: mind. 1 Tag (je Umfang und Komplexität der Aufgaben)

Utensilien: Keine

Zweck

Mit einem Mitarbeiterwechsel im Projekt oder in der Linie sorgst für einen professionellen und effizienten personellen Wechsel. Dazu versetzt Du Dich in die Lage der beteiligten Akteure und nutzt einen Transitionsplan.

Häufig werden Mitarbeiterwechsel unterschätzt. Zitate wie „Die Neue wird sich schon einfinden.“ oder „Jeder ist ersetzbar.“ bagatellisieren den Abgang einer erfahrenen Bestandskraft und den Zugang eines (meist noch unerfahrenen) Neukollegen. Dabei kann ein schlecht geplanter Wechsel zu hohen Zusatzaufwänden im Team und – viel schlimmer – Unzufriedenheit beim Auftraggeber führen. Grund genug den Austausch eines Mitarbeiters im Team strukturiert und effizient zu gestalten.

Synonyme für den Mitarbeiterwechsel sind Mitarbeitertausch, Personalwechsel oder Teamwechsel.

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Aufbau

Egal ob Leiter, Mitarbeiter, Wissensträger oder Entscheider – betrachte einen Mitarbeiterwechsel aus vier Perspektiven.

Perspektive 1: Kunde (Auftraggeber, Sponsor, Vorgesetzte)

Geht ein Teamkollege und kommt ein Neuer, stellt sich ein Kunde mehrere berechtigte Fragen.

• „Wer fängt da neu an? Kann ich und meine Mitarbeiter dieser Person vertrauen?“
• „Löst die neue Kraft die Aufgaben ähnlich souverän wie ihr Vorgänger?“
• „Warum wechselt der Dienstleiter die Teamkollegen überhaupt aus?“

Spiele vor dem Kunden mit offenen Karten. Zeige die Hintergründe für den Wechsel auf und unterstreiche, dass es zu keinerlei negative Konsequenzen kommen wird. Liste Vorteile des neuen Teamkollegen auf. Gut eigenen sich erforderlich gewordene Spezialkompetenzen, ein verzweigtes personelles Netzwerk oder ergänzende Fachreferenzen. Im Idealfall betrachtet der Kunde den neuen Mitarbeiter als eine Bereicherung, nicht als Risiko.

Steht der Abgänger nach seinem Ausscheiden weiterhin zur Verfügung, kommunizierst Du die Möglichkeit, diesen bei Bedarf erneut einzubinden. Auch solltest Du den Kunden bitten, sich offen gegenüber Dir zu äußern, falls er mit der Ersatzkraft nicht zufrieden ist. Beide Maßnahmen senken beim Auftraggeber in der Regel den Enttäuschungspegel, stärken im Optimum Eure Vertrauensbeziehung.

Perspektive 2: Team (Arbeitsgruppe)

Auch das Team inklusive Projektleiter bzw. Führungskraft trifft der Wechsel einer der Kollegen. In einer gut geölten Maschine wird plötzlich ein wichtiges Zahnrad ausgetauscht. Die verbleibenden Teamkollegen fragen sich nun, ob die Maschine fortan weiter so reibungsfrei arbeitet.

• „Was kann die Neue bereits, was muss sie lernen?“
• „Wo muss ich Wissen transferieren und Abläufe abstimmen, dafür also Zeit einplanen?“
• „Ab wann arbeitet der Neuzugang auf gleicher Ebene wie der Vorgänger?“

Kommt ein neuer Kollege und geht ein bestehender, formt sich das Team neu. Dazu durchläuft es mehrere Bildungsphasen in der jeder seinen Platz findet. Informiere das Team früh über den anstehenden Wechsel. Aus meiner Erfahrung geschätzt ist die Versorgung der Kollegen mit Details zum Neuzugang sowie die Möglichkeit Fragen zu stellen.

Gestehe den Kollegen Zeit für den inhaltlichen und informellen Austausch zu. Ein ‚Ramp-up‘ bindet doppelt. Die Kollegen müssen dem Neuen die Themen und Zusammenhänge erklären und obendrein die liegengebliebenen Aufgaben erledigen. Bitte die Kollegen, im Vorfeld wichtiges Knowhow zusammenzustellen und für den Neuankömmling bereitzuhalten. Ob Aufgabenlisten, Prozessbeschreibungen oder Tool-Anleitungen – das Stichwort lautet Wissensmanagement.

Perspektive 3: Neuzugang (Nachfolger)

Natürlich stellt sich auch der neue Teammitarbeiter Fragen. Offene Punkte aus seiner Sicht:

• „Was erwartet der Kunde und die Kollegen im neuen Projekt von mir?“
• „Wie kann ich mich auf das bevorstehende Funktion vorbereiten?“
• „Warum verlässt der aktuelle Kollege das Team?“

Führe den Neuzugang – falls möglich – sechs Wochen vor dem Start an die neue Rolle heran. Zeige ihm die damit verbundenen Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortungen auf, zum Beispiel mit der AKV Methode. Decke ihn mit grundlegenden Material wie dem Projektsteckbrief bzw. -auftrag, dem Beratungsangebot, einer Übersicht der wichtigsten Stakeholder sowie einer Lektüreliste ein. Vereinbare einen gemeinsamen Einarbeitungsplan, an dem sich der Neuzugang messen lassen muss.

Bitte zudem, um die Erstellung seines Beraterprofils, falls er sich vor dem ersten Arbeitstag beim Kunden noch nicht persönlich vorstellen kann. Ebenfalls bewährt hat sich ein gemeinsames Vorbereitungstreffen in welchem Du den Neuzugang die Gelegenheit gibst seine Fragen loszuwerden und auf die persönlichen Ziele einzugehen. Last not least könnt ihr administrative Aufgaben wie IT-Systemberechtigungen, Raumzugänge und Zeiterfassung anstoßen.

Perspektive 4: Abgänger (Vorgänger )

Oft vergessen wird der ausscheidende Kollegen. Gedanklich beschäftigt sich dieser bereits mit den neuen Aufgaben. Gute Kollegen räumen hinter sich auf und sorgen für eine weichen Übergang, bevor sie das Team verlassen. Häufige Fragen:

• „Was kann ich tun, um im Projekt beim Kunden einen starken letzten Eindruck zu hinterlassen?“
• „Von welchen IT-Systemen, Räumen und anderen Ressourcen muss ich mich überall abmelden?“
• „Welche Dinge sollte ich an Teamkollegen und den Neuzugang weitergeben damit diese es nach meinem Ausscheiden möglichst einfach haben?“

Ideal, wenn Du eine kleine Offboarding Checkliste für den Abgänger bereithältst. Diese sorgt dafür, dass er effizient das Vorhaben verlässt und keine inhaltlichen und administrativen Punkte offen bleiben. Falls der Kollege die Firma verlässt, bittest Du zudem um die Kontaktdaten für eventuelle Rückfragen.

Veranlasse eine offizielle Verabschiedung beim Auftraggeber. Danke schließlich dem ausscheidenden Kollegen für seine Unterstützung, beispielsweise in einem gemeinsamen Mittag. Man sieht sich nur zweimal im Leben, und wer weiß: Vielleicht stößt der Ex-Teamkollege schon bald wieder zum Team dazu.

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Anwendung

1. Bestandsaufnahme durchführen

Kündigt sich das Ausscheiden eines Teammitarbeiters an, führt ihr zunächst eine Ist-Aufnahme durch.

• Welche Aufgaben erledigt der Kollege?
• Welche Fähigkeiten und Befugnisse braucht er dafür?
• Für welche Ergebnisse er verantwortlich?

Notiere die Punkte als Anforderungen für die neue Kraft.

2. Nachfolger finden

Auf Basis der Anforderungsliste identifizierst Du einen passenden Ersatzkandidaten. Suche zunächst intern nach einem passenden Beraterkollegen.

Findest Du nichts, suchst Du außerhalb der Unternehmensmauern, beispielsweise bei einem Partnerunternehmen oder am Arbeitsmarkt. Überlege auch inwieweit ihr Euch die Arbeit des Ausscheidenden nicht intern im Team aufteilen könnt.

3. Wechsel kommunizieren

Steht die Ersatzkraft fest, kommunizierst Du innerhalb des Teams und an den Kunden. Gehe hier offen vor. Nutze die Vorstellung beim Kunden um administrative Prozesse anzustoßen. Beantrage beispielsweise IT-Systemzugänge oder Bürozugangskarten.

4. Neuzugang einarbeiten

Der letzte Schritt ist die Einarbeitung des Neuzugangs bzw. das Ausphasen des Vorgängers. Im Optimum arbeitet der Vorgänger den Nachfolger über einen Zeitraum von zwei bis vier Wochen ein.

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Beispiele

Mitarbeiterwechsel im Geschäftsleben

Je nach Branche liegt die Fluktuationsrate in deutschen Unternehmen bei 10-15 Prozent. Die Ursachen für einen Mitarbeiterwechsel sind dabei vielfältig. Eine unvollständige Liste von Gründen für das Gehen eines Teamkollegen und das Kommen eines Nachfolgers.

• Nach 8 Monaten im Projekt flacht die Lernkurve eines Kollegen spürbar ab. Er möchte sich weiterentwickeln, verlässt dazu das noch laufende Engagement.
• Die Projektinhalte erfordern einen Experten mit speziellen Kompetenzen. Hingegen wird das Knowhow eines Teammitglieds nach Abschluss eines Arbeitspaketes nicht mehr gebraucht.
• Eine geplante Familienpause wie Elternzeit oder Sabbatical erfordern den Ersatz des Teamkollegen von mehreren Wochen bzw. Monaten.
• Ungeplante Ereignisse wie ein Unfall oder eine Krankheit zwingen zur Umstellung innerhalb des Projektteams.
• Ein Kollege verlässt das Unternehmen, um seine Karriere außerhalb der Firma fortzusetzen.
• Auf expliziten Wunsch des Kunden verlässt ein Teammitglied das in Schieflage geratene Projekt. Ob er die Ursache für die interne Krise ist, spielt keine Rolle.

Mitarbeiterwechsel im Beratungsprojekt

Im Consulting lässt er sich nicht vermeiden: der Mitarbeiterwechsel. Ein Projektmitarbeiter geht, eine Ersatzperson steigt ein. Gerade bei zeitlich langgezogenen, personell umfangreichen und kundenseitig anspruchsvollen Engagements gehört der Mitarbeitertausch zum Standardereignis.

Ich habe Mitarbeiterwechsel im Projekt als Leiter, Teamkollege, Abgänger und Neuzugang mehrfach miterlebt. Das Spektrum der Übergänge reichte von katastrophal bis exzellent umgesetzt.

Um einen Tausch systematisch zu gestalten und zu kommunizieren, verwendest Du als Projektleiter am besten einen kleinen Tansitionsplan. Nachfolgend ein Beispiel für einen solchen Wechselplan. Passe diesen auf die Rolle des Abgängers (z.B. Implementierer, Trainer) sowie Stellenwert für Projekt und Kunden (z.B. Key Account Manager, Vertrauensperson) an.

Das Offboarding des Abgängers und das Onboarding des Neuzugangs erstreckt sich im Idealfall auf einen Zeitraum von 8 Wochen.

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Vor & Nachteile

Pro

• Der Wechsel eines Mitarbeiters im laufenden Betrieb kann für frische Impulse und eine neutrale Sicht von Außen sorgen.
• Neue Mitarbeiter gehen in der Regel mit hoher Motivation ans Werk und sind gegenüber den Stakeholdern und Aufgaben nicht emotional vorbelastet.
• Manchmal ist der Tausch eines Mitarbeiters fachlich, methodisch oder sozial die einzig sinnvolle Alternative.

Contra

• Ein Mitarbeiterwechsel setzt dem Projektfortschritt, der Liniearbeit sowie der Auftraggeberbeziehung einem Risiko aus. Bestehende Ablauf- und Aufbaustrukturen werden verändert, die Wahrnehmung seitens des Kunden (negativ) beeinträchtigt.
• Der Austausch eines Kollegen erfordert zusätzlich Zeit und Energie von allen Akteuren: Teamkollegen, Neuzugang, Kunde und Abgänger.

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Praxistipps

Tipp 1 – Frühzeitig mit der Transition beginnen

Kündigt sich ein Weggang an, solltest Du sofort tätig werden. Ab jetzt tickt die Uhr, jeder Übergangstag ist wertvoll. Ein Nachfolger muss gefunden, aufgebaut und in das Projekt eingeführt werden. Ich habe gute Erfahrung mit einer Wechselphase von 4 bis 6 Wochen gemacht. Je früher Du den Wechselspieler in das Projekt integrierst, desto besser.

Falls ein Wechsel kurzfristig vollzogen werden muss, beispielsweise weil ein Mitarbeiter ernsthaft erkrankt, reagieren die meisten Beteiligten tolerant. Zeige hier auf, dass Du alles tust den unerwarteten Ausfall zu kompensieren.

Tipp 2 – Überlappende Übergangszeit einplanen

Im Idealfall laufen Vorgänger und Nachfolger für 2 bis 3 Wochen im Projekt-Paar. So lernt die neue Teamkollegin aus erster Hand das Aufgabenspektrum, die Stakeholder und die Praxistricks kennen. Parallel dazu fährt der scheidende Kollege seine Aktivitäten herunter. Im Beratungsprojekt empfehlenswert ist ein temporäreres Pair Consulting.

Tipp 3 – Beim Einsatz auf das Timing achten

Wenn sich das Projekt im ruhigen Fahrwasser befindet, vollzieht sich ein Mitarbeiterwechsel häufig viel einfacher, als wenn es an allen Ecken und Enden brennt.

Falls es sich irgendwie organisieren lässt, empfehle ich Dir den Switch während arbeitsarmer Monate umzusetzen. Im Consulting sind das in der Regel der Januar und August.

Tipp 4 – Wechsel offen an Umfeld kommunizieren

Die Geschäftswelt ist in Bewegung, mit einem Wechsel solltest Du daher offen umgehen. Sobald ein Nachfolger feststeht, kündigst Du diesen vor Kunde, Teamkollegen und Vorgänger an. Nichts ist schlimmer, als den Kunde kurz vor Weggang eines Top-Projektspielers vor vollendete Tatsachen zu stellen. Ich habe solche späten Ankündigungen erlebt. Beim Kunden, Teamkollegen und Neuzugang kamen diese nicht gut an.

Und wenn noch kein Nachfolger feststeht? Dann kündigst Du dem Kunden den Weggang des Teamkollegen trotzdem früh an und legst gleichzeitig einen Übergangsplan vor. Dieser belegt, wie Du mit reduzierter Mannschaft temporär das Projekt weiter im Kundensinne vorantreiben wirst.

Tipp 5 – Einen Wechsel auf einmal durchführen

Wechsel einen Mitarbeiter auf einmal aus. Der Neuzugang sollte ein stabiles Umfeld betreten und keines, welches sich ebenfalls komplett neu formiert. Bereits beim Austausch einer Person bilden sich Beziehungen im gesamten Team neu.

Tipp 6 – Aufgaben unter Teammitgliedern aufteilen

Nicht immer muss es einen Nachfolger geben. Manchmal findet sich einfach keine geeignete Ersatzkraft bzw. kann die Arbeit auch vom bestehenden Team absorbiert werden.

Achte bei einem Weggang und Neubesetzung darauf, dass die Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten eindeutig verteilt werden. Expliziere im Zweifel mit Tools wie die RACI Matrix bzw. das Delegation Board.

Tipp 7 – Offene Kommunikation vom Kundenteam fordern

Das Kundenteam formiert sich neu? Fordere eine frühe Kommunikation und Transparenz ein, schließlich erbringen Kunden- & Beraterteam gemeinsam eine Leistung.

• Wer ersetzt den Kundenprojektleiter?
• Weiß der neue interne Fachkollege von seinen Aufgaben?
• Wie sichert das Team den mit dem Abgang verbundenen Wissensabfluss ab?

Deine Beraterleistung liegt unter dem Einfluss des Kundenumfelds. Ändert sich dieses, solltest Du darüber informiert werden.

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Ursprung

Der Ursprung der Methode ist mir nicht bekannt. Gerne Deine Hinweise per E-Mail an mich.

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Bonusmaterial

Christopher Schulz/Consulting-Life.de: Der Mitarbeiterwechsel – 25-minütiger Mitschnitt der Consulting Methodenschmiede mit weiteren Tipps sowie Fragen & Antworten der Teilnehmer

• Christoph Zuber: Erklären allein reicht nicht – Wissensmanagement über Übergabe in IT-Projekten