Auf Meeting-Diät – so befreist Du Deinen Kalender vom Meeting-Overload
Donnerstag 8 Uhr. Inzwischen bist Du im Meeting #23 für diese Woche angelangt. Ein Blick auf Deinen Kalender verrät Dir, dass Du 10 Uhr eine Anschlusssitzung hast. Dann 11 Uhr noch eine. 13 Uhr noch eine. Und 15 Uhr noch eine. Ping. Eine E-Mail-Einladung trifft ein. Review-Treffen für 16 Uhr. 6 Stunden Besprechungen – an einem Arbeitstag! Das sind zu viele Sitzungen! Zeit den Meeting-Overload zu stoppen und auf Meeting-Diät zu gehen.
Meeting-Overload – die Dunkle Seite von Besprechungen
Sie gehören zur Unternehmensberatung, wie die Milch zum Latte Macchiato: die Meetings. Ob Workshop, Interview, Steuerkreissitzung oder Regel-Telko – als Consultant bist Du oft und lange in Sitzungen. Dabei haben Besprechungen viele Nachteile.
- Meetings sind kostspielig: Treffen sich 4 Personen für 60 Minuten, investiert ein Unternehmen in das Meeting einen halben Arbeitstag. Organisation nicht einkalkuliert. Dem Gegenüber steht oft nur eine magere Ausbeute von 1-2 Entscheidungen, 4 Aufgaben und 5 Erkenntnissen. Ein guter RoI sieht anders aus. Rechne mit dem Meeting Cost Live im nächsten Treffen einfach einmal selbst nach.
- Meetings sind Zeitfresser: Neben Sitzungszeit kommen Vorbereitung und Nachbereitung sowie bei Präsenstreffen – Anfahrt, Raumsuche, Technikanpassungen und Abfahrt – hinzu. Aus einer Stunde Meeting wird schnell das Doppelte. Das Schlimme: Einmal investiert, ist die im Meeting verbrachte Zeit unwiederbringlich verloren.
- Meetings verpulvern Energie: In hitzige Runden, in denen mehr emotional als sachlich debattiert wird, bleibt viel Kraft auf der Strecke. Nicht selten fühlt man sich nach einem spannungsgeladenen Treffen ausgelaugt und müde. Remote Consulting und die virtuellen Meetings verschärfen die Sache zusätzlich. Die Pausenzeit zwischen zwei Treffen geht gegen Null.
- Meetings definieren Strukturen: Meetings basieren auf einer synchronen Kommunikation, alle Teilnehmer müssen zeitgleich präsent sein. Ist ein Meeting für 13 Uhr anberaumt, dann kannst Du leider nicht schon 12:30 Uhr loslegen. Auch 30 Minuten später, also 13:30 Uhr, funktioniert nicht. Obwohl Dir beide Uhrzeiten kurzfristig vielleicht viel besser passen würden.
Höchste Zeit die Zahl und Dauer der Meetings zurückzufahren und die Effizienz und Wirksamkeit der verbleibenden Treffen zu erhöhen. Falls Du der Organisator einer Besprechung bist, hast Du die Zügel in der Hand. Du entscheidest, ob und wo eine Sitzung stattfindet, wer kommt, was besprochen wird und wie lange der Termin dauert.
Doch wenn Du ein eingeladener Teilnehmer bist? Wie agierst Du? Schließlich bist Du als Unternehmensberater ein hinzubestellter Helfer. Die Ablehnung eines Meeting sendet womöglich das falsche Signal an Deinen Kunden.
Keine Angst! Falls Du nicht die Meeting-Hoheit besitzt, dann kannst und darfst Du zu anderen Mitteln greifen. Nachfolgend eine erprobte Liste aus über 20 Maßnahmen für das effektive Meeting-Fasten.
Meetings ablehnen – weniger Sitzungen landen im Kalender
Die beste Strategie für weniger Sitzungen lässt sich einfach und sofort anwenden: Lehne eintreffende Meeting-Einladungen ab. Das Bedarf Mut und Übung. Mehrere Sitzungs-Abspeckmaßnahmen für Deine Projektpraxis.
- Einladung begründet ablehnen – Wichtige Paralleltermine. Eine unendliche Liste offener Aufgaben. Die lang geplante Abwesenheit. Plausible Vorwände für die Absagen von Meetings gibt es viele. Danke höflich für die Einladung, gib Einblicke in Deinen Entscheidungskontext und sage das vorgeschlagene Treffen bestimmt ab.
- Ziele & Agenda einfordern – Der Zweck des Meetings ist unklar? Es fehlen die Sitzungspunkte und/oder die Sitzungsziele? Hinterfrage vor Deiner Zusage das Meeting. Entweder der Organisator präzisiert, oder Du lehnst mit Verweis auf nahende Abgabefristen ab.
- Eigene Rolle klären – Ein Meeting besuchst Du aus drei Gründen: 1. Information teilen oder mitnehmen, 2. Entscheidung fällen oder beeinflussen, 3. Von Aufgaben berichten oder mitnehmen. Ist Deine Meeting-Rolle unklar, schlägst Du die Einladung aus. Erneut verweist Du auf wichtige andere Verpflichtungen.
- Meetingvorschlag anzweifeln – Nicht immer muss ein Meeting einberufen werden. Oft reicht es, die Infos per E-Mail zu verteilen oder die die Dinge bilateral kurz in der Kaffeeküche zu regeln. Stelle die Notwendigkeit einer Sitzung in Frage. Je höher Dein Ansehen im Team und je plausibler Deine Argumentationskette, desto einfacher lässt sich der Besprechungstermin im Keim ersticken.
- Alternativzeiten anbieten – Ein weiterer Trick weniger Meetings einzukassieren, ist ein voller Terminkalender. Reserviere dazu Deine Woche durch. Individuelle Arbeitseinheiten, Dienstreise, An- und Abfahrten, Administration sowie Vor- und Nachbereitungen – blocke diese Zeitfenster weg. Biete dem Meeting-Organisator anschließend zwei bis drei Optionen an, die Dir zeitlich passen. Entweder das Meeting wird neu terminiert oder Du hast eine Treffen weniger im Kalender.
David Grady: How to save the world (or at least yourself) from bad meetings (7 min) – das Mindless Acceptance Syndrom (MAS) von Meetings
Meetings annehmen – nur sinnvolle Sitzungen stehen im Kalender
Ein Meeting steht im Raum und Du bist unentschlossen, ob Du teilnehmen solltest. Folgende Schlüsselaussagen helfen Dir, die Relevanz der anberaumten Sitzung zu bewerten.
Beantwortest Du alle punkte der Checkliste mit einem ‚Ja‘, dann solltest Du an der Zusammenkunft teilnehmen.
- Die Meeting-Punkte sind wichtig.
- Die Meeting-Punkte sind dringend.
- Ein Meeting-Format ist erforderlich.
- Ich muss zum Meeting beitragen.
- Mich kann keiner im Meeting vertreten.
- Mir nutzt das Meeting etwas.
- Ich kann das Meeting nicht (kurzfristiges) schwänzen.
Meetings loswerden – zugesagte Sitzungen verschwinden vom Kalender
Auch wenn es ein Meeting erst einmal in Deinen Kalender geschafft hat, ist der Termin nicht unumstößlich. Folgende Anti-Meeting-Taktiken haben sich bewährt:
- Teilnahme delegieren – Sende einem Mitarbeiter oder Juniorkollegen in das Treffen. Oft nimmt dieser aus der Besprechung deutlich mehr mit als Du. Briefe Deinen Meeting-Helfer im Vorfeld und lasse Dich im Anschluss zur Sitzung mit einem Protokoll und einer kurzen Unterredung auf den aktuellen Stand bringen.
- Meeting vorläufig zusagen – Vielen E-Mail-Tools bieten die Optionen des vorläufigen Zusagens. Kommuniziere in der vorläufigen Zusage, dass Dir möglicherweise etwas dazwischenkommt. So trifft Deine kurzfristige Absage dem Organisator vorbereitet.
- Serientermine hinterfragen – Terminserien wie Jour Fixe, Statustreffen oder Regelkreise haben die Nebenwirkung für ewig in Deinem Kalender zu kleben. Stelle für alle Sitzungslangläufer die Sinnfrage. Wofür brauchen wir das Treffen noch? Machen es Ziele und Ergebnisse noch erforderlich? Zwei Wochen nach Abschaffung des Regeltreffens kann sich keiner mehr an das Sitzungsformat erinnern. Garantiert.
- Meeting kurzfristig absagen – Ein Wasserschaden aufgrund einer defekten Waschmaschine. Das Auto, das bei Minustemperatur nicht mehr anspringt. Die Tochter, die in der Nacht erkrankte. Die aufkeimende Krippe, die eine Teilnahme unmöglich macht. Es gibt immer plausible (private) Gründe, ein Meeting in letzter Minute abzusagen. Kündige die Symptome des Ungemachs bereits am Vortag der Last-Minute-Absage an.
Wird geladen ...Meetings gestalten – Sitzungen verkürzen oder verbessern sich
Nicht jedes Meeting kannst Du abblitzen lassen. Sitzt Du mal wieder in einem aus Deiner Sicht überflüssigen Treffen, dann empfehlen sich folgende Meeting-Manöver.
- Besprechungszeit verkürzen – Senke Zeitbedarf für ein anberaumtest Meeting, indem Du dem Organisator wenige Stunden vor dem Termin auf die angespannte aktuelle Situation hinweist. Im selben Atemzug schlägst Du eine zeitliche Straffung der Sitzung vor. Besonders clever: Hole zuvor bei anderen Teilnehmern das Einverständnis ab.
- Teilnehmerkreis hinterfragen – Es wurde alles gesagt, nur noch nicht von jedem. Je mehr Personen in einem Meeting agieren, desto öfter wird auch Senf dazugegeben. Gerade virtuelle Meetings, in die schnell viele Personen dazugeladen werden können, neigen zum Meeting-Tourismus. So vergeht wertvolle Zeit – Deine Zeit. Hinterfrage die Rollen der eingeladenen Akteure beim Organisator. Du willst Wirksamkeit und Effizienz.
- Meetings nacheinander legen – Manchmal führt kein Weg an einer Besprechung vorbei, es besteht jedoch Flexibilität bzgl. der Terminierung. Bitte um einen Zeitslot, der nahe an Deinen anderen Sitzungen liegt. Einmal im Besprechungsmodus, spulst Du den Meeting-Marathon nacheinander ab – und hast den restlichen Tag en bloc zur Verfügung.
- Umwidmung vorschlagen – Die Ziele und Ergebnisse eines anberaumten Meetings bringen Dich nicht weiter? Statt dem Termin abzusagen, schlägst Du vor das Treffen mit anderen wichtigen und dringenden Punkten zu füllen. Liefere einen Agendavorschlag und weise auf deren Nutzen hin.
- Per Videokonferenz teilnehmen – Viele Besprechungen sind heute hybrid, finden gleichzeitig virtuell und vor Ort statt. Nutze die Möglichkeit einer Teilnahme per Telefon oder Videokonferenz. An- und Abreise sowie Raumsuche entfallen. Bei besonders langweiligen Sitzungen erledigst Du nebenbei einfache Tätigkeiten wie das Aufräumen Deines Schreibtisches oder Computer Desktops.
- Meeting partiell besuchen – Bereits mit der Zusage des Treffens kommunizierst Du diplomatisch, dass Du wegen eines Paralleltermins später eintriffst bzw. früher gehst. Bis zu 50 Prozent der Sitzungszeit lässt sich durch diese Maßnahme einsparen. Vergiss nicht die Vor- und Nachtermine in Deinem Kalender als Nachweis einzutragen.
- Meeting-Aufgabe wahrnehmen – Ob Protokoll, Moderation oder Assistent am Whiteboard – In jedem Meeting gibt es etwas zu tun. Das Gute daran: Sobald Du eine Funktion übernimmst, erhält die Sitzung für Dich einen Sinn. Ganz nebenbei polierst Du Dein soziales Ansehen auf. Du möchtest helfen.
- Termin persönlich umwidmen – Lässt sich ein aus Deiner Sicht überflüssiger Termin nicht ausschlagen, hilft dieser Trick: Konzentriere Dich im Meeting nicht auf das Thema, sondern auf andere Aspekte. Trainiere Deine rhetorischen Stilmittel wie Fragekompetenz oder Aktives Zuhören. Observiere die Gruppendynamik. Übe die bildhafte Sprache. Auch Buzzword Bingo geht (fast) immer.
Lesetipps – den Meeting-Marthon verkürzen
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Hausaufgaben – Was Du tun kannst
An wie viele Meetings aus dieser Woche kannst Du Dich erinnern?
Und letzter Woche? Vorletzter?
Oft können Sitzungen auf die Hälfte reduziert werden oder ganz ausfallen, ohne das dies negative Konsequenzen für die Organisation, das Projekt oder Dich hätte. Tatsächlich sind Meetings bequem. Personen sind beschäftigt, man arbeitet und ist am Tagesende K.O..
Absolviere einen Test. Schaue auf Deinen Kalender und addiere die Sitzungszeit der aktuellen Woche. Wende dann die oberen Meeting-Diät-Maßnahmen an.
Klappt die Nulldiät – die Kürzung der Besprechungszeit auf 0 Minuten pro Woche?
Deine Anti-Meeting-Tipps
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