Management Summary - Aufbau & Vorlagen

Als Projektleiter, Führungskraft oder Dokumentationsverantwortlicher bzw. deren Berater bist Du mit folgenden Fragen konfrontiert:

Welche Zahlen, Daten und Fakten über das Projekt sollten die Stakeholder unbedingt erhalten?
Wie können wir Entscheidern einen Überblick über die Arbeitsergebnisse inklusive Empfehlung geben?
Wie lässt sich die Essenz einer Analyse auf einer einzigen Seite auf den Punkt bringen?

Unterstützung findest Du in einer Management Summary und der pyramidalen Kommunikation von Informationen.

Ergebnis: Wichtigste Inhalte einer Unterlage auf einer Seite zusammengefasst

Teilnehmer: 2 Personen (Autor und Empfänger)

Dauer: 30-60 Minuten (je Themengebiete, Empfängerkreis und Datengrundlage)

Utensilien: Notebook & Office Software

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Zweck

Mit der Management Summary lieferst Du eine Kurzbeschreibung eines Dokuments. Einer Analyseunterlage (z.B. Forschungspapier, Markstudie) bzw. einem Entscheidungspapier (z.B. Investitionsvorhaben, Firmentransaktion) vorangestellt, fasst die Zusammenfassung die wesentlichen Informationen prägnant zusammen.

Als Auftakt in ein Dokument zielt eine Management Summary darauf ab…

für einen Leser die wesentlichen Botschaften auf den Punkt zu bringen bzw.
für einen Entscheider die wichtigsten Fakten nebst einer Empfehlung zusammenzufassen.

Ob Unternehmer, Management oder Vorstand – Business Akteure haben oft keine Zeit (und Nerven) umfangreiche bzw. komplizierte Sachverhalte in Tiefe und Breite zu durchdringen.

Mit der Management Summary entlastest Du. Du lieferst direkt zu Beginn einen aussagekräftigen Überblick anhand der Leser selbst entscheidet, ob ihm diese Kurzbeschreibung ausreichen oder er auf den darauffolgenden Seiten tiefer ins Detail gehen möchte. Die Management Summary ist ein Mittel der Pyramidalen Kommunikation.

Synonyme für die Management Summary sind Synopsis und Zusammenfassung wahlweise mit vorangestellten Management oder Führungs(ebenen) bzw. die englischen Bezeichnungen Executive Summary, Exec Sum und One-Pager.

Aufbau

Management Summary – „Worin liegt der Kern der Unterlage?“

Eine Management Summary besteht aus einem aussagekräftigen Titel sowie vier Abschnitten. Mit dem Einseiter legst Du den Grundstein für ein Dokument. Vom Start weg fungiert die Summary für den Leser als Übersicht und roter Faden durch die Unterlage.

Situation & Entscheidungsbedarf – „Weshalb ist das Thema relevant?“

Zunächst umschreibst Du die Ausgangslage. Du zeigst aktuelle Defizite auf, benennst erforderliche Handlungsbedarfe und skizzierst mögliche Chancen, Risiken und Ziele.

Hole den Empfänger des Dokuments mit den ersten Sätzen ab. Nutze seine Sprache und umschreibe den Ist-Stand. Konzentriere Dich auf die Fakten. Bereits nach 10 Sekunden soll der Leser denken:

„Ja, das Thema ist relevant.“
„Ja, es lohnt sich, wenn ich mich weiter mit dem Thema befasse und die Lektüre fortsetze.“

Der erste Abschnitt erklärt, ‚Weshalb‘ es sinnvoll ist ein Dokument tiefergehend zu lesen bzw. sich mit einer anstehenden Entscheidung genauer auseinanderzusetzen.

Vorgehen & Handlungsoptionen – „Was steht in der Unterlage?“

Kurz und knapp beleuchtet Deine Management Summary für ein Analysepapier das eingeschlagene Vorgehen bzw. für eine Entscheidungsunterlagen die herausgearbeiteten Handlungsalternativen.

Halte Dich kurz. Das ‚Was‘ und ‚Wie‘ sind wichtig, werden jedoch auf den nachfolgenden Seiten der Unterlage im Detail diskutiert.

Ergebnis & Empfehlung – „Worin besteht die Hauptbotschaft?“

Im dritten Abschnitt stellst Du die Lösung vor. Im Falle eines Analysepapiers sind dies die Kernergebnisse und wesentliche Erkenntnisse.

Im Falle einer Management Summary für Entscheidungen ist das Dein präferierter Vorschlag inklusive Mehrwert.

Nächste Schritte – „Was gibt es jetzt zu tun?“

Schließlich gibst Du in der Konklusion einen Ausblick auf den nächsten Schritt. Bei einem Analysedokument empfiehlst Du sinnvolle Folgeaktivitäten. Ein Entscheidungspapier enthält hingegen den Handlungsaufruf zur Tat zu schreiten.

Versehe eine Management Summary immer mit einer Folgeaktivität. So positionierst Du Dich als Vordenker und Person, die eine Sache weiter voran treiben möchte.

Anwendung

Die Redaktion einer Management Summary erfordert Zeit und Konzentration. Erstelle das Dokument am besten allein in einer ruhigen Umgebung.

1. Entwerfen

Redigiere die Erstfassung der Management Summary direkt zu Beginn der Arbeiten an einem Dokument. Auf diese Weise spannt die Zusammenfassung den Rahmen für alle noch zu erstellenden bzw. zusammenzutragenden Inhalte auf.

Das erste Konzept Deiner Zusammenfassung klinkst Du direkt nach dem Titelblatt Deiner Unterlage ein, also noch vor dem Inhaltsverzeichnis. Wie der Klappentext eines Buches fungiert die Management Summary fortan als eindeutige Kurzbeschreibung.

2. Perfektionieren

Anschließend geht es an die Inhalte der Unterlage. Stehen diese, kehrst Du zur Management Summary zurück und präzisiert. Kürze so viel Text wie Du kannst. Je knapper und spitzer, desto besser. Eine Management Summary kommt auf den Punkt. Deshalb heißt das Konzept Summary und nicht Essay oder Diskurs.

3. Einsetzen

Lege dem Empfänger die fertige Unterlage nebst der Zusammenfassung vor.

Verbleibt dieser bei der Management Summary, ohne in die nachfolgenden Unterlagendetails zu gehen Herzlichen Glückwunsch: Bereits Deine Summary konnte alle Wissensbedarfe adressieren.

Rückfragen, Anmerkungen und Korrekturwünsche zur Übersicht nutzt Du hingegen für die Folgefassung der Management Summary sowie die Verbesserung Deines Redaktionsprozesses.

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Beispiele

Management Summary für eine Dateiaustauschplattform

Die Abbildung zeigt die Management Summary für den Entscheidungsbedarf ‚Dateiaustauschplattform‘. Ich war Ende 2017 verantwortlich für die Sichtung des Marktes nach Cloud-basierten Lösungen.

Vor- & Nachteile

Pro

Eine Management Summary spart einem Leser wertvolle Zeit. Statt in die Einzelheiten abzusteigen und die Quintessenz selbst zu extrahieren, bringt die Zusammenfassung die essentiellen Fakten übersichtlich auf den Punkt.
Ein Leser kann selbst die Wahl treffen, ob er sich vertiefen will oder ihm der Überblick ausreicht. Das schafft hohe Zufriedenheit, für Unternehmensberater eine exzellente Voraussetzung für eine Folgebeauftragung bzw. eine Beförderung.
Zusätzlich hilft Dir eine Management Summary unmittelbar zu Beginn der Arbeiten an einem Dokument die Story festzuzurren. Früh definierst Du, was im Papier steht und was nicht.

Contra

Um eine Management Summary verfassen zu können, musst Du das Thema der nachstehenden Unterlage durchdrungen haben. Leser merken, wenn der Schreiber vom Fach ist.
Eine präzise und lesenswerte Zusammenfassung zu Papier zu bringen kostet Zeit und erfordert Übung. Je mehr Summaries Du schreibst, desto einfacher und schneller geht das Redigieren von der Hand. Profis ziehen gute vergangene Zusammenfassungen als Vorlage heran.
Aufgrund ihrer Kürze lässt Du mit einer Management Summary Informationen weg bzw. abstrahierst (wesentliche) Details. Diese Auswahlentscheidung ist subjektiv und führt ggf. beim Empfänger zu Missverständnissen.

Praxistipps

Tipp 1 – Nur die wichtigsten Infos aufnehmen

Knapp, knapper, Management Summary. Eine gute Management Summary findet auf einer einzigen Präsentationsfolie bzw. Dokumentenseite Platz. Sie kondensiert alle für den Leser relevanten Informationen.

Versetze Dich in die Perspektive des Lesers.

Worin liegen seine Prioritäten?
Welche Interessen hat dieser?
Welche Infos sollte dieser unbedingt, wenn nur 2 Minuten Zeit blieben?

Lasse vergangenheits- bzw. vorgehensorientierte Infos weg und spare Dir ausufernde Ausführungen. Alle für das Verständnis bzw. die Entscheidung unwesentlichen Fakten fliegen raus.

Tipp 2 – In aktiver und verständlicher Sprache formulieren

Für eine gute Management Summary gilt:

Aktiv sticht Passiv
Verb sticht Substantiv

Statt „Gefordert wird eine bisher nicht unterstützte Archivierung“ schreibst Du „Die Fachbereiche wünschen, dass das neue IT-System ihre Daten archiviert.„.

Benenne Ross und Reiter.

Wer sind die Verantwortlichen?
Was sind die Themen und Problemfelder?

Spare zudem seitenfüllende Adjektive. ‚Zielführend‘, ’nachhaltig‘ und ‚risikomindernd‘ klingen schick, blähen die Summary aber nur unnötig auf.

Tipp 3 – Aufzählungsstriche statt Fließtext nutzen

Arbeit mit Spiegelstrich-Aufzählungen, statt mit ganzen Sätzen. Voneinander klar getrennte Punkte sind leichter erfassbar als Fließtext. Punkt für Punkt hangelt sich ein Leser durch die Summary und hakt gedanklich ab. Ebenfalls wird die Gefahr gebannt, dass ein Empfänger die komplette Zusammenfassung ablehnt, nur weil ein einzelner Teilsatz nicht seinen Erwartungen und Zielen entspricht.

Hebe zudem wichtige Wortgruppen und Textpassagen visuell hervor, beispielsweise durch Unterstreichungen, Fett-Markierung oder Kursiv-Stellen. Vermeide das Wechseln der Schriftfarbe, da dies insbesondere bei einem farbigen Layout nicht professionell anmutet bzw. bei einem Schwarz-Weiß-Ausdruck unter den Tisch fällt.

Tipp 4 – Links als Absprungstelle einsetzen

Eine elektronische Management Summary kannst Du mit Links auf weiterführende Informationen im angehängten Dokument versehen. Auf diese Weise ist es dem Leser direkt möglich zu weiterführenden Ausführungen zu springen und sich selektiv zu vertiefen.

Die Verlinkung spart zusätzliche Lesezeit und generiert wenig Mehrarbeit auf Deiner Seite. Zudem werden wesentliche Textpassagen nun durch Unterstreichungen hervorgehoben – eine erneute Lesehilfe.

Füge zudem an einer Randstelle im Dokument einen kleinen Pfeil nebst Link ein. Dieser dient als Rücksprung zur Management Summary.

Tipp 5 – Aussagen gewählt ausdrücken

Der deutsche Journalist Wolf Schneider sage einmal: „Einer muss sich plagen, der Schreiber oder der Leser.“. Je besser Du das Handwerks eines Schreibers verstehst, desto einfacher fällt Dir die Redaktion einer Management Summary. Empfehlenswert hierfür ist Schneiders Buch Deutsch für junge Profis*.

Tipp 6 – Paarweise redigieren

Kennst Du Dich im Thema des Dokuments nicht aus, musst aber dennoch eine Management Summary verfassen, dann bittest Du einen fachkundigen Kollegen die Essenz in eine Stichpunktsammlung zu notieren. Dieses Gerüst überführt ihr im zweiten Schritt gemeinsam in das Summary Format.

Der Kollege lernt das Werkzeug kennen, Du erhältst einen Einblick in das Thema. Der Leser wiederum darf sich auf ein Dokument freuen, welches von zwei Köpfen entwickelt und geprüft wurde.

Tipp 7 – Wert auf Perfektion legen

Würdest Du ein Buch lesen, dass mit einer schlechten ersten Seite beginnt? Nein? Ich auch nicht!

Führungskräfte, Manager und Entscheider lesen häufig nur die Management Summary als eine einzige Seite im Dokument mit voller Konzentration. Der Einseiter muss daher die beste Seite in der Unterlage sein. Sorgfalt und Perfektion sind angesagt, schließlich sollen bereits nach der Lektüre des One-Pagers die zentrale Punkte verstanden worden sein und wichtige Entscheidungen gefällt werden können.

Lesetipp

Ein komplettes Buch widmet die Juristin Claudia Meindel dem Thema Management Summary. Ihr Executive Summary: Überzeugende Entscheidungsvorlagen für das Management* ist zugänglich verfasst, die Empfehlungen und Beispiele pragmatisch. Gleichzeitig tritt Meindel den Gegenbeweis an: Texte von Juristen müssen nicht zwangsläufig trocken sein.

Ursprung

Laut verschiedenen Quellen geht die Management Summary auf Ronald Reagan zurück. Der ehemalige US-Präsident wollte zu jedem Thema ausschließlich einen One-Pager sehen.

Bonusmaterial

Christopher Schulz/Consulting-Life.de: Die AKV Management Summary (22 min) – Mitschnitt der Consulting Methodenschmiede mit weiteren Tipps sowie Fragen & Antworten der Teilnehmer

Was nicht auf einer einzigen Manuskriptseite zusammengefaßt werden kann,
ist weder durchdacht noch entscheidungsreif.

– Dwight D. Eisenhower, US-amerikanischer General u. Politiker