Die Lessons Learned Methode – Leistung stetig verbessern

Als Projektleiter, Manager oder Wissensarbeiter bzw. deren Berater bist Du mit folgenden Fragen konfrontiert:

• Was lässt sich aus den durchlebten Herausforderungen und Fehlern im Projekt für die Zukunft lernen?
• Wie können wir unser Vorgehen und unsere Ergebnisse in der Linienorganisation kontinuierlich verbessern?
• Auf welche Weise lässt sich die tägliche Arbeit im Team vereinfachen und angenehmer gestalten?

Unterstützung findest Du in der Lessons Learned Methode eingebettet in einem Lessons Learned Meeting.

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Ergebnis: Arbeitsweisen optimiert und Verbesserungsaufgaben definiert

Teilnehmer: mind. 1 (1 Selbstanwendung, >1 bei Anwendung im Team)

Dauer: 15 bis 60 Minuten (je Zahl der Teilnehmer und Erfahrung)

Utensilien: Whiteboard/Flipchart/Metaplan-Wand, Karten & Stifte oder Notebook & Office Software

Zweck

Die Lessons Learned Methode unterstützt Dich, Dein Team, Deinen Bereich bzw. Dein gesamtes Unternehmen aus zeitlich zurückliegenden Geschehnissen systematisch gute und weniger gute Aspekte herauszufiltern und aus diesen für Folgeschritte zu lernen. Die Reflexionsmethode hilft strukturiert Potentiale zu erkennen, Stärken aufzubauen und Schwächen abzubauen.

Bekanntlich lernt man aus der Vergangenheit am besten. Der Einsatz des kontextabhängigen Rückblick-Werkzeugs Lessons Learned sendet Beteiligten ein doppeltes Signal:

• Fehler dürfen gemacht werden.
• Von guter Wertschöpfung soll jeder erfahren.

Bringe die Methode zur Anwendung, um sowohl zu positiven als auch negative Arbeitsweisen und Ergebnisse zu reflektieren. Mit den gewonnen Erkenntnissen – den gelernten Lektionen bzw. Lessons Learned – verstärkst Du zukünftige Handlungen oder schwächst spezifische Handlungen ab.

Da Du die Methode regelmäßig anwendest, wird die Leistungserbringung und Zusammenarbeit kontinuierlich besser. Schritt für Schritt. Durchlauf für Durchlauf.

Beachte die Abgrenzung zu anderen Aufgaben während des Projektabschlusses. Ein Lessons Learned Meeting ist keine Ergebnisinspektion, kein Projektrückbau, kein Abnahmetest und keine Gewerkeübergabe. Vielmehr begeben sich Dein Team bzw. Du mittels der Technik auf eine Meta-Ebene. Ihr überlegt, was an der Arbeitsweise und ihren Resultaten in Zukunft noch besser gemacht werden sollte.

Synonyme für die Lessons Learned Methode sind Retrospektive, After Action Review (AAR), Postmortem Technik sowie gemeinsame Rückschau. Übersetzt heißt der mittlerweile eingedeutschte Begriff ‚Lessons Learned‘ (manchmal auch Lessons Learnt mit ‚t‘ oder kurz LL) soviel wie ‚Gewonnene Erkenntnisse‘ oder ‚Erfahrungslernen‘. Das ist sperrig, deshalb nutzt fast jeder im Geschäftsleben die englische Bezeichnung.

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Aufbau

Phasen – „Wie läuft eine Lessons Learned Sitzung ab?“

Die Lessons Learned Methode unterscheidet zwischen zwei Phasen:

• In Phase 1 ‚Reflexion‘ überdenken Dein Team und Du einen festgelegten Zeitraum aus der Vergangenheit. Gute und schlechte Geschehnisse, Aktionen und Resultaten wird ein offener Raum gegeben.
• In Phase 2 ‚Verbessern‘ nutzen Dein Team und Du die extrahierten Erfahrungen und Erkenntnisse zur Herausbildung zukünftiger Handlungen. Es wird beschlossen, welche Arbeitsmodi beibehalten, reduziert bzw. verstärkt, gestoppt bzw. neu begonnen werden.

Schwerpunkte – „Was reflektieren wir?“

Zudem unterscheidest Du bei der Lessons Learned Technik zwischen zwei Betrachtungsfaktoren:

• Die Arbeitsweisen sind die Tätigkeiten, Abläufe, Prozesse die durchgeführt bzw. wurden, die eingesetzten Hilfsmittel, Tools und Ressourcen sowie die Fähigkeiten, Beziehungen und persönlichen Eindrücke.
• Die Ergebnisse beziehen sich auf die (Zwischen-)Resultate, den Output sowie die erreichten Meilensteine und Zielzustände.

Zwischen beiden Faktoren besteht ein direkter Zusammenhang. Eine Arbeitsweise führt zu Ergebnissen, die wiederum wieder die Arbeitsweisen beeinflussen. Mit der Lessons Learned Methode adressierst Du beide im Wechselspiel.

Ergebnistypen – „Was bleibt nach der gemeinsamen Rückschau?“

Halte die Ergebnisse Deiner Lessons Learned Sitzung fest. Was aufgeschrieben wird, besitzt eine höhere Verbindlichkeit. Zudem ist ein späterer Abgleich möglich. Das Spektrum der Mitschrift reicht von einem einfachen Fotoprotokoll bis zur komplettierten Detailunterlage. Nachfolgend eine Möglichkeit der Dokumentation. Jeder Teilnehmer sollte in jedem Feedback-Feld mindestens eine Karte verorten.

Rollen – „Wer agiert mit welchen Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung?“

Speziell beim Austausch zu Fehlern und Schwächen kann es in einer Lessons Learned Sitzung hitzig zugehen. Keiner gibt gerne die eigenen Unzulänglichkeiten zu. Es droht die Gefahr des Schuldzuweisens und sich Herauslavierens. Diesem Finger-Pointing entgegnest Du mit der Vergabe von Rollen.

• Organisator – In der Rolle des Organisators bereitest Du die Sitzung vor und nach. Im Klartext heißt das einen Raum buchen, Einladungen versenden, Arbeitsmaterialien bereitlegen und die Ergebnisse festhalten bzw. versenden.
• Moderator – Als Moderator agierst Du neutral und bis im Idealfall vom Team inhaltlich unabhängig. Im Meeting sorgst Du dafür, dass die Diskussionen in sachlichen und konstruktiven Bahnen verlaufen und sich die Teilnehmer wohlfühlen.
• Teilnehmer – Als Teilnehmer sorgst Du für die Erfahrungen, Erkenntnisse und Folgeaktionen. Du warst Teil der zurückliegenden Arbeitsphase und wirst die Lessons Learned für spätere Aufgaben aufgreifen.

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Anwendung

Die Lessons Learned Methode kannst Du solo oder im Team anwenden. Nutzt Du die Technik in Gruppen, setzt Du dazu ein Meeting bzw. einen Workshop auf. Nachfolgend der Ablauf im Team.

1. Geplante Ziele & Ergebnisse prüfen

Prüft im ersten Schritt gemeinsam die Ziele, Ergebnisse und Arbeitsvereinbarungen – den Soll-Stand.

• Was war die Intention des neu geschaffenen Bereichs?
• Worin bestanden die Ziele des Projektes?
• Was wolltet ihr mit dem neuen Produkt erreichen?

Das Protokoll vom Kick-Off-Meeting, der Projektsteckbrief oder andere Arbeitsvereinbarungen sind hier eine gute Anlaufstelle. Länger als 5-10 Minute sollte diese Phase nicht benötigen.

2. Erreichte Ziele & Ergebnisse prüfen

Wendet Euch dann rund 5-10 Minuten dem Ist-Stand zu und geht alle Ziele, Ergebnisse und Arbeitsvereinbarungen durch.

• Wie gut hat der neue Bereich den definierten Zweck erfüllt?
• Welche Projektziele wurden (nicht) erreicht?
• Welche Resonanz erfuhr das Produkt?

In diesem Schritt geht es noch nicht um das Erörtern oder Begründen, sondern um das schlichte Bewerten – dem Soll-Ist-Abgleich. Nutzt ein einfaches Bewertungsverfahren, wie die drei Ampelfarben, eine 5-Stufige Likert Skala oder ein simples ‚Daumen hoch‘ bzw. ‚Daumen runter‘ für erreicht bzw. nicht erreicht.

3. Einzelanalyse durchführen

Jedes Teammitglied reflektiert nun für sich 5 Minuten die vergangene Arbeitsphase und schreibt die eigenen Erfahrungen auf Karten.

• Was lief in der Kommunikation exzellent?
• Wo haperte es bei den Ergebnissen?
• In welcher Situation hatte das Team einfach nur Glück?

Als Grundlage fungiert der Soll-Ist-Abgleich.

4. Handlungen beschließen

Jeder Teilnehmer stellt seine Erfahrungen und Erkenntnisse aus der Ich-Perspektive vor. Gemeinsam erarbeitet und beschließt das Team, welche Handlungsweisen beibehalten, reduziert bzw. verstärkt, gestoppt bzw. neu begonnen werden sollen (Stichwort: ‚Start-Stop-Continue‘, zu deutsch ‚Start-Stopp-Weitermachen‘).

• Wie können die aufgetretenen Probleme zukünftig verhindert werden?
• Auf welche Weise lässt sich der positive Teamgeist für Folgeaufgaben nutzen?
• Wie lässt sich in Folgeaktivitäten Mehrarbeit reduzieren?

Notiert die Vereinbarungen für die adaptierte Arbeitsweise gut sichtbar für alle, beispielsweise in ein Teamregelwerk, einem Logbuch oder in einer Lessons Learned Liste. Fixiert bei Bedarf explizite Aufgaben mit jeweils einem konkreten Verantwortlichen und einer Terminfrist. 20 bis 40 Minuten sollten für diese Arbeitsphase ausreichen.

5. Handlungen umsetzen

Die Lessons Learned Methode bringt nur dann einen Mehrwert, falls die beschlossenen Arbeitsweisen auch gelebt bzw. die vereinbarten Aufgaben auch erfüllt werden. Haltet die Umsetzung nach. Nur so wird sich die Leistung immer weiter verbessern.

ToDos, die aus Lessons Learned resultieren, bedeuteten in der Regel Mehraufwand. Am besten ihr greift die vereinbarten Regeln und Aufgaben in der folgenden Lessons Learned Einheit auf.

Eine Grundregel der Lessons Learned Sitzung ist die respektierende und wertschätzende Behandlung der Teilnehmer untereinander. Es geht nicht um Schuldzuweisungen und Besserwisserei. Vielmehr steht das gemeinsame Wachsen und Voranbringen im Vordergrund.

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Beispiele

Lessons Learned in einer Sprint Retrospective

Regelmäßig bin ich Teil von Scrum Projekten in denen in Arbeitsphasen – den sogenannten Sprints – vorangeschritten wird. Am Ende eines Sprints steht auch eine Retrospective, das gemeinsame reflektieren der Arbeitsweise. Da ich nicht ständig nach Scrum arbeite, vergesse ich Details und habe deswegen einen kleinen Spickzettel aufgesetzt. Beigefügt die Übersicht.

Scrum unterscheidet zwischen dem Prüfen der Ergebnisse (Sprint Review) und dem Reflektieren der Arbeitsweise (Sprint Retrospective). Auf die Einzelheiten des populären Ansatzes mit seinen Rollen, Meetings und Ergebnistypen möchte ich nicht eingehen. Für die Durchführung einer vorbereiteten Retrospective Sitzungen reichen bei einem 8-köpfigen Team aus meiner Erfahrung 60 Minuten aus.

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Vor- & Nachteile

Pro

• Lessons Learned unterstützt die kontinuierliche Verbesserung. Die Ursachen für exzellente und schlechte Leistungen werden transparent gemacht und als Basis für zukünftiges Handeln herangezogen.
• Die Methode veranlasst die Teilnehmer offen mit Defiziten umzugehen. Statt Fehler und Irrtümer unter den Teppich zu kehren, werden diese in dedizierten Terminen angesprochen und anschließend ausgemerzt.
• Lessons Learned ist wie ein Schweizer Taschenmesser – es ist universell einsetzbar. Die Technik eignet sich für Projekte und Linienaufgaben, lässt sich für Entwicklungsprojekte gleichermaßen heranziehen wie für Mitarbeitertrainings.
• Die Technik fördert die Offenheit, Toleranz und Lernbereitschaft eines Teams, da dieses auf Erkenntnisse und Verbesserung, statt auf die gegenseitige Schuldzuweisung und Problemanalyse fokussiert.
• Das Verfahren ist einfach erlernbar und bereits nach wenigen Minuten Vorbereitung umsetzbar. Bei kleinen Teams reichen bereits 20 Minuten um (persönliche) Missstände bzw. Good Practices offen zu legen.

Contra

• Eine Lessons Learned Sitzung durchzuführen erfordert Disziplin. Im Trubel des Alltagsgeschäfts geht die Anwendung der Methode regelmäßig unter bzw. wird als ‚Nice-to-have‘ abgetan. Keiner absolviert gerne ein zusätzliches Meeting.
• Nach einer mühsamen Arbeitsphase ist jeder Teilnehmer froh, dass die Strapazen endlich vorüber sind. Die Motivation das Geschehene in Form einer Lessons Learned noch einmal offiziell aufzukochen hält sich in Grenzen.
• Gerade traditionelle Organisationen kennen die Lessons Learned Methode nicht. Das offene Ansprechen und Diskutieren von Fehlern fällt den Teilnehmern schwer. Führe die Technik behutsam ein.
• Das Risiko besteht, dass eine Lessons Learned Sitzung zur Expertendiskussion degeneriert. Über die Arbeitsweise gelangen die Teilnehmer zu den Ergebnissen und verbeißen sich dann an einer spezifischen Fachfrage. Halte bewusst dagegen. Es geht um grundlegende Strukturen und Abläufe, nicht Einzelergebnisse.
• Neben den beteiligten Personen und den Rahmenbedingungen ist die Durchschlagskraft der Methode maßgeblich von der Moderation abhängig.

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Praxistipps

Tipp 1 – Lessons Learned mit Story spannend machen

Frische Deine Lessons Learned Sitzung mit einer Kurzgeschichte auf. Statt abstrakt zu fragen, was gut bzw. schlecht verlaufen ist, legst Du zu Beginn eine kleine Schatzkarte auf den Tisch. Auf der Karte sind Trampelpfade, Münzen, Fallen und andere Hindernisse verteilt. Den Teilnehmerkreis fragst Du nun nach konkreten Schätzen aus der vergangenen Arbeitsphase. Oder Du bittest zu den Fallen zu berichten, in die das Team (fast) getappt ist.

Alternativ nutzt Du spielerische Ansätze. Warum nicht die Frage „Wer die meisten Schwachpunkte aufdeckt, ist Teamsieger.“ zu Beginn eines Meetings?

Tipp 2 – Im Termin bewusst den Anfang machen

Gerade Organisationen denen der offene Austausch zu Fehlern fremd ist, tun sich mit der Lessons Learned Methode schwer. Die Teilnehmer bleiben vage und unkonkret, die wahre Ursachen werden nicht angesprochen. Viel lieber wird von Erfolgen und positiven Leistungen berichtet.

Gehe hier mit einem Beispiel voran, indem Du als erster in der Runde von Deinen Wahrnehmungen und eigenen Fehlern berichtest. Ziehe Parallelen zu anderen Projekten und Unternehmen. Sprich in Lösungen, nicht in Problemen. Betone zudem den sicheren Rahmen des Austausches. Alles war in der Sitzung gesagt wird, bleibt im Team und wird für die Teamoptimierung genutzt.

Tipp 3 – Mit anderen Consulting Methoden kombinieren

Die Lessons Learned Methode lässt sich vielfältig mit anderen Techniken kombinieren. Einige Anregungen:

• Bette das Lessons Learned in den Projektabschluss ein. Je nach Größe und Dauer des Vorhabens reicht bereits eine 45-minütige Sitzung. Alternativ setzt Du einen Workshop auf.
• Bringe im Treffen für eine bessere Kreativität die Brainstorming Technik in Kombination der KJ Methode zum Einsatz.
• Geleistete Ergebnisse und absolvierte Phasen lassen sich gut mit einer Roadmap oder einem Projektplan visualisieren. Ihr werft einen Blick in den Rückspiegel und lasst Revue passieren, was gemeinsam erreicht wurde.
• Der Issue Tree, das Ishikawa Diagramm und die Five-Why-Fragetechnik eigenen sich anschließend, um von den vordergründigen Symptomen zu den wahren Problemursachen vorzustoßen. Diese lassen sich dann durch Maßnahmen angehen und ausräumen.
• Notiere neue Aktivitäten beispielsweise in einer Aufgabenliste, einem Product Backlog oder auf einem Kanban Board.

Tipp 4 – Teilnehmer um 5 Minuten Vorbereitung bitten

Sende zwei Tage vor der gemeinsamen Lessons Learned Einheit eine kurze E-Mail an die Teilnehmer. In der Nachricht stellst Du vier Fragen:

• Was ist in der letzten Arbeitsphase gut verlaufen?
• Was lief nicht gut?
• Auf welche Ergebnisse bin ich stolz?
• Welche Ergebnisse sind weniger gut gelungen?

Dein Ziel: Die Teilnehmer sollen bereits vor dem Termin ins Reflektieren kommen. In der Sitzung sind sie dann bereits mit der Methode vertraut und liefern erste durchdachte Erfahrungen.

Tipp 5 – Lessons Learned Agenda-gesteuert umsetzen

Damit eine Lessons Learned Sitzung geordnet verläuft, setzt Du vor Beginn eine Agenda mit den Ablaufpunkten auf und weist den Moderator ein. Alternativ übernimmst Du die Moderatorenrolle und notierst vor dem Meeting Deine Erfahrungen und Empfehlungen auf Karten.

Je bekannter das Reflexionswerkzeug den Teilnehmern ist, desto weniger Vorbereitung ist erforderlich und intensiver konzentrieren sich alle auf die Inhalte.

Tipp 6 – Schnittstellenpartner in Termin einladen

Möglicherweise funktioniert die Arbeit innerhalb Deines Teams großartig, an den Übergabepunkten zu bereichs-/projektexternen Stakeholdern hakt es jedoch. Auch diese Schnittstellen gehören in den Verbesserungs-Scope.

Mache den Partnern die Lessons Learned Aufzeichnungen verfügbar, ladet die organisationsfremden in die Lessons Learned Sitzung ein und setzt Aufgaben zur Optimierung der Schnittstellen auf.

Tipp 7 – Nach der Sitzung genau eine Sache ändern

Menschen scheuen Änderungen. Diese sind mit Aufwand, Zeitbedarf und Risiko verbunden. Die Konsequenz: Viele der in einer Lessons Learned Sitzung beschlossenen Aufgaben und Handlungsprinzipien geht vorzeitig Luft aus.

Probiere deshalb folgendes aus: Statt zehn Themen gleichzeitig anzustoßen, konzentriert Du und Deine Kollegen sich nach der nächsten Sitzung auf genau eine Änderung. Diese setzt ihr dann 100 Prozent um. Keine Entschuldigung. 100 Prozent Fokus.

Tipp 8 – Mit Erkenntnissen vertraulich umgehen

Eine Lessons Learned Sitzung lebt von der Offenheit der Teilnehmer. Diese müssen zueinander Vertrauen haben, da auch unangenehme und negative Dinge auf den Tisch kommen.

Sorge dafür, dass die in der Sitzung besprochenen Themen vertraulich behandelt werden. Lessons Learned sprechen von der Las Vegas Regel: „What happens in Vegas, stays in Vegas.“.

Ergänze dieses Prinzip mit der Goldenen Regel: „Wir gehen davon aus, das alle Beteiligte zu jedem Zeitpunkt nach besten Wissen, Gewissen und Kenntnisstand gehandelt haben.“.

Stelle eine Atmosphäre der Wertschätzung sicher, beispielsweise in dem Du die Teilnehmer mit frischen Kaffee versorgst und Kekse zur Sitzung mitbringst. Lessons Learned sind kein ‚Blame Game‘- oder ‚Finger Pointing‘-Sitzungen, sondern ein Austausch zur konstruktiven Verbesserung der Zusammenarbeit.

Tipp 9 – Mit Fragen die Monotonie unterbinden

Durch standardisierte Fragen erreichst Du in einer Lessons Learned Sitzung rasch ein routiniertes Antwortmuster. Überlege Dir als Moderator daher im Vorfeld immer wieder neue Fragen. Einige Anregungen:

• Ist-Stand: Was ist passiert?
• Ziel-Stand: Was sollte eigentlich passieren?
• Gründe: Weshalb passierte, was passierte?
• Erkenntnisse: Was lernen wir aus dem, was passierte?

Nutze Alternativ die 4-L Formel, auch 4L-Retrospektive genannt: Loved (geliebt), Lacked (gefehlt), Learned (gelernt) und Longed for (gesehnt) mit vier Quadranten. Auch das Auftragen von ‚lief gut‘, ‚könnte besser sein‘ sowie ‚bereits verbessert‘ in einen dreispaltige Tabelle ist eine sinnvolle Einteilung.

Tooltipp

Falls es die Datenschutzanforderungen im Unternehmen zulassen empfehle ich Online-Whiteboard Lösungen wie MURAL oder Miro für eine Lessons Learned Sitzung. Alternativ bereitest Du eine Folienunterlage vor und bietest an Erkenntnisse zentral festzuhalten.

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Ursprung

Das Lessons Learned in seiner heutigen Gestalt wurde  durch das US-Militär in den 1970er Jahren entwickelt. Ziel war es die Einzelerfahrungen der Truppenmitglieder für alle Kameraden zugänglich zu machen.

Agile Vorgehensmodelle wie Scrum samt der integrierten empirischen Prozesskontrolle Transparency, Inspect and Adapt (zu Deutsch: Transparenz, Inspizieren und Adaptieren) sorgten seit den 2010er Jahren verstärkt dafür, dass Projektteams regelmäßig Lessons Learned Sitzungen durchführen.

Auch trug die Startup-Welle dazu bei die Prinzipien ‚Aus-Fehlern-lernen‘ sowie ‚Trial & Error‘ und damit auch Lessons Learned salonfähig zu machen.

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Bonusmaterial

Project Management Videos: How to Capture Lessons Learned at the End of a Project (6 min) – Struktur und Ablauf von Lessons Learned im Rahmen von Projekten

• Corinna Baldauf: Retromat – riesige Wissenssammlung zur Retrospektive
• Team Asana: Was ist ein After Action Review (AAR)? – Details zur Anwendung der Methode in Lernumgebungen
• Sonja Bannick / TPG Your Project Experts: Lessons Learned im Projektmanagement – so geht’s richtig – ausführlicher Blogbeitrag zur Vorbereitung und Durchführung eines Lessons Learned Workshops
• t2informatik: Scrum Retrospektive – großer Beitrag mit zahlreichen Lessons Learned Methoden und Leitfragen
• The Art of Hosting – Methoden und Tipps produktive Gespräche in Gruppen zu führen

Letzte Aktualisierung am 16.07.2024 / Affiliate Links / Bilder von der Amazon Product Advertising API