Der Kommunikationsplan – den Infoaustausch sicherstellen

Als Projektleiter, Bereichsleiter oder Kommunikationsverantwortlicher bzw. deren Berater bist Du mit folgenden Fragen konfrontiert:

• Wie können wir im verteilten Großprojekt einen effizienten Kommunikationsfluss sicherstellen?
• Auf welche Weise sorgen wir für eine inhaltliche Synchronität der verschiedenen Betriebsstandorte?
• Nach welchem Verfahren führen wir eine strukturierte Interaktion mit unseren Kunden, Partnern und Mitarbeitern durch?

Unterstützung findest Du in einem Kommunikationsplan und der dazugehörigen Informationsflußplanung.

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Ergebnis: Regelkommunikation zwischen Stakeholdern etabliert

Teilnehmer: 1 Person (Ersteller), sinnvoll ab Organisationsgröße von 4 Personen

Dauer: ab 15 Minuten für Initialfassung (je Anzahl Kommunikationsflüsse)

Utensilien: Notebook & Office Software

Zweck

Mit einem Kommunikationsplan regelst Du die Kommunikation in einer Linien- oder Projektorganisation. Typischerweise kommt der Plan in Großprojekten und Programmen zum Einsatz, aber auch verschachtelte bzw. verteilte Linienorganisationen mit kontinuierlichen Abstimmungsbedarf profitieren vom Koordinationswerkzeug.

Ein Kommunikationsplan legt die verbindliche Grundlagen für einen strukturierten Informationsaustausch. Der formale Plan regelt, wer sich wann, wie, mit wem über welche Themen und welche Kanäle wie lange synchronisiert.

Nutze das Werkzeug, wann immer Du Informationsflüsse zwischen Stakeholdern institutionalisieren möchtest. Aus meiner Erfahrung zahlt sich die anfänglich investierte Konzeptionszeit später mehrfach in einer gesteigerten Produktivität und zufriedeneren Zusammenarbeit aus.

Synonyme für den Kommunikationsplan sind Kommunikationsmanagementplan, Kommunikationsleitfaden, Kommunikationskonzept, Kommunikationsmanagementstrategie, Kommunikationsmatrix, Kommunikationsagenda, Informationsmanagementplan oder das Englische Communication Plan. Enthält ein Kommunikationsplan ausschließlich Treffen, so kannst diesen auch Sitzungs-, Meeting- oder Besprechungsplan nennen.

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Aufbau

Kommunikationsplan – „Wer interagiert wann mit wem zu was?“

Herzstück des Kommunikationsplans ist die Kommunikationsmatrix. In ihren Spalten definierst Du den Kommunikationsfluss, die Zeilen enthalten die einzelnen Kommunikationsinhalte.

Versehe die Matrix zudem mit Meta-Informationen, daher einem aussagekräftigen Titel (z.B. Kommunikationsplan Projektprogramm ‚Agile Transformation‘), dem verantwortlichen Autor sowie das Datum der letzten Aktualisierung.

Obere Abbildung zeigt den typischen Aufbau eines Kommunikationsplans als Matrixdarstellung. Der Sender nimmt ebenfalls am Informationsaustausch teil. Beispielhaft habe ich einen Bericht, ein Arbeitstreffen sowie eine Telefonkonferenz im Plan eingefügt. Hinterlege zusätzlich zu den Rollen die konkreten Personennamen, wenn Du den Plan für Deine Organisation maßschneiderst.

Eine Kommunikationsmatrix bietet nur begrenzten Platz. Sollten weitere Details zur Beschreibung von Sender, Empfänger, Kommunikationskanälen, Zeiten etc. erforderlich sein, lagerst Du diese in einem begleitenden Kommunikationsdokument aus.

Kommunikationsinhalt (‚Was‘) – „Um was geht es beim Austausch?“

Der Kommunikationsinhalt beschreibt die Sachinformation, die bei einer Kommunikation ausgetauscht wird.

Typische Inhalte im Consulting sind:

• Projektstatus (Budget, Zeit, Ergebnisse, Planeinhaltung)
• Kundenzusammenarbeit (Feedback, Projekte, Rechnungsstellung)
• Sales Forecast (geplante und potentielle Projekte, Neukontakte)
• Rollen- & Positionswechsel im Unternehmen (Aufstieg, Weggang, Tätigkeitswechsel)
• Unternehmensentwicklung (geschlossene Partnerschaften, strategische Entscheidungen, neue Beratungsthemen)

Kommunikationszweck (‚Weshalb‘) – „Worin liegt der Mehrwert des Austauschs?“

Kommunikation erzeugt Aufwände und kostet Zeit. Ein geregelter Informationsaustausch muss daher mindestens ein Ziel verfolgen.

Beispielhafte Gründe für wiederkehrende Kommunikation im Consulting sind:

• Erhebung von Anforderungen
• Information über Projektfortschritt
• Weiterqualifizierung der Unternehmensberater
• Setzung von Monats-, Quartals- oder Jahresziele
• Präsentation der Projektergebnisse

Der Zweck eines Informationsaustauschs kann sich ändern bzw. ganz entfallen. Hinterfrage daher in Abständen die Gültigkeit des ursprünglich festgesetzten Kommunikationsziels. Reduziere bzw. stelle den Austausch ganz ein, falls das Ziel obsolet geworden ist.

Kommunikationssender & -empfänger (‚Wer‘ und ‚an Wen‘) – „Wer interagiert mit wem?“

Der Sender verantwortet die Kommunikation der vereinbarten Informationen entlang der Anforderungen des Empfängers. Sender und Empfänger können identisch sein, beispielsweise in einer internen Teamsitzung. Dem Sender obliegt dann die Organisation der Zusammenkunft.

Typische sendende und empfangende Stakeholder im Consulting sind:

• Als Projektleiter berichtest Du an den Steuerkreis sowie die Teammitglieder
• Als Juniorberater berichtest Du im Projekt an den Dir zugeordneten Seniorberater
• Als Freelance Consultant berichtest Du direkt an Deinen Kunden
• Als Teammitglied berichtest Du den anderen Teammitgliedern über Deinen Arbeitsfortschritt

Gehe präzise vor und benenne Sender und Empfänger bei ihrem Namen. Gruppen senden keinen Projektbericht, sondern verantwortliche Gruppenleiter. Auch nimmt nicht das Projekt, sondern spezifische Projektteilnehmer am wöchentlichen Jour Fixe teil.

Nutze bei Bedarf flankierende Methoden wie die RACI Matrix, dem Role Model Canvas oder das AKV Profil um die Verantwortlichkeiten bei arbeitsteiliger Kommunikation festzuzurren.

Kommunikationskanal & -zeit (‚Wie‘ und ‚Wann‘) – „Wie und wann wird interagiert?“

Der Kommunikationskanal beschreibt das Medium, über welches zu ausgewählten Zeitpunkten Informationen fließt.

Kanäle können synchron (Sender und Empfänger gleichzeitig präsent) oder asynchron (Sender und Empfänger kommunizieren zu verschiedenen Zeitpunkten) sein, im realen (persönliches Treffen) oder virtuellen stattfinden.

Über den Kommunikationszeitpunkt regulierst Du Frequenz, Start-/Ende sowie Dauer einer Kommunikation.

Auch hier mehrere Beispiele aus dem Beratungskontext:

• wöchentliche Vertriebs-Telko immer Donnerstags 10:00h bis 11:00h
• quartalsweise stattfindender Wissenstag am Freitag ab 12:00h
• vierjährlicher Kunden-Newsletter immer am ersten Montag im neuen Quartal
• zwei-wöchentliches Mitarbeitergespräch immer am Freitagvormittag
• monatlicher Stundenzettel immer in der ersten Woche des Nachfolgemonats
• jährliche Partner-Neujahrskarte nach Weihnachten und vor Sylvester

Achte beim Zeitpunkt auf den Informationsbedarf. E-Mail, soziale Netzwerke, Smartphone, Kollaborationssoftware, Meeting-Marathon – die meisten Personen ertrinken in denen auf sie einprasselnden Informationen. Oft ist weniger mehr.

Synchrone Kommunikation ist teuer. Ein zweistündiges Meeting mit 5 Personen summiert sich auf 10 Arbeitsstunden – die Organisation und Nachredaktion des Besprechungsprotokolls nicht eingerechnet. Minimiere gleichzeitig stattfindenden Austausch, wo es für die Empfänger passt.

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Anwendung

Setze einen Kommunikationsplan während der Teambildung auf, also immer dann, sobald viele Stakeholder über einen längeren Zeitraum, verteilt und arbeitsteilig an einer gemeinsamen Sache wirken und inhaltliche Abhängigkeiten bestehen.

Ein typischer Anlass einer formalen Kommunikationsplanung ist der Start von mittleren und großen (dezentralen) Projekten. Aber auch nachträglich aufgesetzt, stiftet ein Kommunikationsplan Mehrwert, speziell falls im täglichen Tun Informationsdefizite festgestellt werden.

1. Vorbereiten

Überlege im ersten Schritt, welche Stakeholder zu welchem Zeitpunkt über welche Informationsinhalte verfügen müssen. Grundlage ist einen Analyse der Stakeholder, der Projekt- bzw. Betriebsorganisation, der Kommunikationskultur sowie von bestehenden Kommunikationsplänen. Frage bei den identifizierten Empfängern an.

• Welche Infos werden wann für welche Aufgabe in welcher Granularität benötigt?
• Was passiert, wenn keine Kommunikation stattfindet?
• Welcher Austauschkanal ist aus Empfängersicht der Optimale?

Setze auf Basis der Aussagen die Ziele für die geregelte Kommunikation fest.

2. Entwickeln

Erarbeite anschließend, welche Person die Informationen erbringen kann, welche Ressourcen benötigt werden und über welchen Kanal kommuniziert wird.

Auch ein Kommunikationsplan bedarf Kommunikation. Stimme den Plan mit den Sendern und Empfängern ab. Stelle den Plan im Projekt Kick-Off vor, verteile ihn unter den Kollegen, hänge ihn als Poster gut sichtbar auf bzw. hinterlege ihn prominent im digitalen Arbeitsbereich.

3. Aktualisieren

Ziele, Projekte und Organisationen ändern sich. Prüfe regelmäßig die Daseinsberechtigung der einzelnen Kommunikationsflüsse. Sprich dazu mit Empfängern und Sendern.

• Werden die Infos in dieser Detailtiefe und Frequenz weiterhin gebraucht? Was fehlt?
• Wo haben sich neue Informationsbedarfe herauskristallisiert?
• Sind die gewählten Kanäle noch optimal? Oder lohnt der Wechsel auf ein effizienteres Medium?

Justiere den Plan gemäß der neuen Bedarfe.

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Beispiele

Kommunikationsplan im Consulting Projekt

Die Abbildung zeigt Dir einen typischen Kommunikationsplan in einem Beratungsprojekt. Tatsächlich handelt es sich ausschließlich um Kunden-Meetings, weshalb die Übersicht auch den Titel ‚Sitzungsplan‘ trägt. Der Organisator nimmt ebenfalls an der von ihm initiierten Besprechung teil.

Beachte, dass der vorgestellte Plan bzgl. des Projektes sowohl nach Innen- als auch nach Außen gerichtete Besprechungen enthält. Bei Bedarf kannst Du auch zwei Sitzungspläne erstellen. Plan 1 definiert die internen, Plan 2 die externen Meeting-Strukturen.

Nachfolgend ein Beispiel für einen Berichtsplan, ebenfalls eine Sonderform des Kommunikationsplans.

Kommunikationsplan in Linienorganisationen

In vielen Unternehmen gehört der bereichsübergreifende Informationsaustausch mehr zur Ausnahme, als zur Norm. Die Mitarbeiter arbeiten in ihrem Team an ihren Themen, was sich außerhalb des eigenen Büroflügels abspielt liegt weitestgehend im Nebel.

Ein Kommunikationsplan sorgt nun dafür, dass sich diese Linienmitarbeiter regelmäßig und wiederkehrend austauschen (müssen). Das Werkzeug verordnet buchstäblich den Informations- und Knowhowtransfer sowie die eine Stärkung des sozialen Zusammenhalts.

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Vor- & Nachteile

Pro

• Ein Kommunikationsplan und der daraus resultierende Regelaustausch verbessert die Zusammenarbeit. Jedem Stakeholder ist klar, welche Information wer wann an wen liefern muss bzw. wer was wann von wem erwarten kann.
• Ein durchdachter Kommunikationsplan standardisiert die Interaktionen und hilft damit den Beteiligten Zeit zu sparen. Jeder kann sich auf seine Aufgaben konzentrieren und erhält zu vereinbarten Zeitpunkten die Infos, die für die nächsten Schritte notwendig sind.
• Eine Regelkommunikation hilft das Risiko von Missverständnisse und Fehlinformationen zu reduzieren. Jeder verfügt über die für seine Aufgaben notwendigen aktuellen Informationen.

Contra

• Agile Vorgehensmodelle & Techniken wie Scrum oder Kanban legen durch Standardsitzungen wie Daily Stand-up inhärent bereits sehr viel Wert auf Transparenz und Regelaustausch. Ein expliziter Kommunikationsplan ist selten bis gar nicht erforderlich.
• Ein Kommunikationsplan schreibt Informationsaustausch vor, auch wenn dieser  eigentlich gar nicht erforderlich ist. In der Praxis fällt es schwer sich gegen den vereinbarten Plan zu stellen. Die Folge: Die angeordnete Kommunikation findet statt und generiert Aufwand, obwohl der Gehalt der transportierten Informationen minimal ausfällt.

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Praxistipps

Tipp 1 – Informelle Austauschmöglichkeiten stärken

Eine Gruppe mit N Personen besitzt (N²-N)/2 Kommunikationsbeziehungen. Die Herausforderung: Die Zahl der Kommunikationsverbindungen wächst exponentiell mit den Kommunikationsteilnehmern.

Der Kommunikationsplan fixiert ausschließlich den formalen zielgerichteten Informationsaustausch. Oft fließen jedoch bei spontanen Kurztreffen wie in der Kaffeeküche, am Kopiergerät oder während der Mittagspause viele zusätzliche und meist auch ehrliche Informationen.

Sorge daher für informelle Austauschinseln. Ein reger konstruktiver Flurfunk zeugt von Zusammenarbeit, schafft Vertrauen und kann so manches Pflicht-Meeting obsolet machen.

Tipp 2 – Kommunikationsplan mit Glossar flankieren

Die IT versteht bei der Fachabteilung nur Bahnhof? Das Vertriebsteam redet aus Sicht der Entwicklung nur Chinesisch?

Gerade wenn unterschiedliche Bereiche mit ihrer eigenen Begriffswelt aufeinandertreffen und gemeinsame etwas auf die Beine stellen, solltest Du zusätzlich zum Kommunikationsplan über den Einsatz eines Glossars nachdenken. Ein Glossar vereinfacht den schriftlichen und mündlichen Informationsaustausch.

Kommt der Initialglossar häufig in der Praxis zur Anwendung, setzt Du zudem einen Pflegeprozess auf und ergänzt diesen um ein Klassendiagramm. Am besten ein Praktikant oder eine Juniorkollegin kümmert sich um die Aktualisierung der Begriffsliste.

Tipp 3 – Vertretungsfall berücksichtigen

Urlaub, Krankheit, Weiterbildung, Sabbatical – verschiedene Ereignisse können dazu führen, dass ein etablierter Kommunikationsfluss austrocknet.

Sorge für eine Stellvertreterregelung, falls ein fristgerechter und regelmäßiger Austausch wichtig ist. Auch Vertreter darfst Du im Kommunikationsplan führen.

Tipp 4 – Kommunikationsplan auf Effizienz trimmen

Gerade in großen, strategischen, standortübergreifenden, mehrmonatigen bzw. fachlich anspruchsvollen Projekten neigen Kommunikationspläne oft schnell dazu groß und formal zu werden. Der Plan diktiert den Arbeitstag, die eigentliche inhaltliche Arbeit leidet.

Auch in Großvorhaben muss niemand immer alles wissen. Auch muss nicht jeder jeden Informationsschnipsel zum Lieblingszeitpunkt über den präferierten Kanal erhalten. Regelmäßige Kommunikation ist wichtig. Darüber darf jedoch die durch Einzelarbeit vorangetriebene Wertschöpfung nicht zu kurz kommen.

Wäge deshalb die Kosten für die Sender sowie den Nutzen für die Empfänger ab. Vereinheitliche Kommunikationsflüsse.

• Setze auf etablierte Kanäle, statt stetig neue zu aufzubauen.
• Eliminiere überflüssige Informationspakete mit leicht variierten oder gar redundanten Inhalten.
• Begrenze die Menge der Empfänger auf ein Minimum.

Tipp 5 – Regelaustausch für Projektmarketing nutzen

Du bist als Projektleiter damit in der Bringschuld und berichtest regelmäßig in Gremien? Statusreports und Zwischenstandstermine fressen einen Großteil Deiner Arbeitswoche? Der Spaß an Projektkommunikation ist Dir schon lange vergangen?

Betrachte einen Kommunikationsfluss als Möglichkeiten des Projektmarketings. Du präsentierst Deine Initiative, verkaufst die Ergebnisse Deines Teams, rückst Deine Kollegen ins warme Licht des Erfolgs. Nutze die vom Kommunikationsplan definierten Interaktionsflüsse. Verfolge Deinen eigenen Marketingplan.

Auch das Feiern von Erfolgen und der damit verbundene Motivationsschub lässt sich mit einem Regeleintrag im Kommunikationsfluss institutionalisieren.

Tipp 6 – Kanal aus dem Interaktionszweck ableiten

Welcher Kommunikationskanal ist für welches Ziel geeignet? Ich nutze folgende Entscheidungskriterien:

Nutze eine E-Mail, falls…

• Antworten, Folgeschritte und Beschlüsse erst mittelfristig benötigt werden,
• die Empfänger die Information als Input oder Anstoß für eine Zuarbeit aufgreifen sollen bzw.
• der Sachverhalt dokumentiert werden soll.

Setze hingegen ein Meeting auf, falls…

• mehrere Personen für eine Entscheidung erforderlich sind,
• ein Ergebnis arbeitsteilig synchron entstehen soll oder
• mehrere Personen auf den gleichen Informationsstand gebracht werden sollen und dazu ihren Input einbringen.

Verwende die Team-Chatfunktion, falls…

• es sich um eine einfache Frage handelt und
• eine Antwort kurzfristig erforderlich ist.

Greife zum Telefon, falls…

• die Frage rascher mündlich als schriftlich geklärt werden kann,
• eine Antwort schnell und dringend erforderlich ist,
• sich höchstwahrscheinlich direkt Rückfragen und Abwägungen anschließen sowie
• das zwischenmenschlicher Miteinander von Bedeutung ist.

Tipp 7 – ‚Ein Punkt für eine Information‘ durchsetzen

Unternehmens-Wikis. Team-Chats. Kanban Boards. Videokonferenzsysteme. E-Mailgruppen. Soziale Intranet-Plattformen. In den letzten Jahren sind Zahl und Varianz der Kommunikationskanäle rasant gewachsen. Waren bis Mitte der 2000er Jahre E-Mail, Fax und Telefon die dominanten Austauschmedien, so stehst Du heute einer Flut von technischen Interaktionsmöglichkeiten gegenüber.

Schaffe Einigkeit, welcher Typ von Information über welchen Kanal gespielt wird. Poche auf das Prinzip ‚Eine Quelle für eine Information‘ oder englisch ‚Single Point of Information‘. Je weniger Kanäle und Redundanz, desto geringer der Pflegeaufwand und das Risiko eine wichtige Nachricht zu verpassen.

Tipp 8 – Für virtuelle Teams maßschneidern

Die Teilnehmer arbeiten an mehreren Standorten? Von verschiedenen Zeitzonen? In unterschiedlichen Kulturkreisen? Mit eingeschränkter Internetverbindung? Das macht die Kommunikation anspruchsvoller aber auch umso wichtiger!

Berücksichtige bei der Arbeit in virtuellen Teams die geographischen, zeitlichen, kulturellen und technischen Besonderheiten in Deinem Kommunikationsplan.

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Ursprung

Der Kommunikationsplan ist ein zentrales Element des klassischen Projektmanagements. Für offizielle Ansätze wie Project Management Body of Knowledge (BABOK®) Guide oder Prince2® gilt der Ergebnistyp als unverzichtbarer Bestandteil eines Projekthandbuches. Aber auch in agil geführten Initiativen kann Dir und den Stakeholdern ein Kommunikationsplan beim Informationsaustausch helfen.

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Bonusmaterial

• Projektmanagementhandbuch: Projektmarketing – lesenswerter Beitrag über die Vermarktung von Projekten und ihren Ergebnissen
• wikiHow: Einen Kommunikationsplan erstellen – bebilderte Anleitung zur Erstellung eines Kommunikationsplans für Einpersonenprojekte

Letzte Aktualisierung am 2024-12-25 / Affiliate Links / Bilder von der Amazon Product Advertising API