Der Kapazitätsplan – Aufgaben & Ressourcen ausbalancieren

Als Projektleiter, Führungskraft oder Personalverantwortlicher bzw. deren Berater bist Du mit folgenden Fragen konfrontiert:

• Wer arbeitet mit welchem Zeit- & Energieumfang an welchen Arbeitspaketen?
• In welche Themenfelder stecken wir wie viele personelle Ressourcen?
• Inwieweit können wir die geplante Arbeitslast mit dem verfügbaren Personal stemmen?

Unterstützung findest Du im Kapazitätsplan und der einhergehenden Kapazitätsplanung.

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Ergebnis: Transparenz über Arbeitslast und Personalkapazität

Teilnehmer: 1 Person (Ersteller), sinnvoll ab Organisationsgröße von 4 Personen

Dauer: ab 15 Minuten (je Anzahl Arbeitsumfänge und Personalressourcen)

Utensilien: Notebook & Office Software

Zweck

Mit einem Kapazitätsplan stellst Du laufende bzw. geplante Arbeitsumfänge den verfügbaren Personalressourcen gegenüber. Häufig kommt das Hilfsmittel beim Projektmanagement zum Einsatz, aber auch Linienorganisationen profitieren von dem Personalallokationswerkzeug.

Ein Kapazitätsplan hilft Dir personelle Auslastung samt Unterdeckung oder Überdeckung für definierte Aufgabenumfänge zu erkennen, zu kommunizieren und zu optimieren.

Zudem schärft der Plan das Bewusstsein über den Einsatz von Energie und Zeit für Aufgaben, reduziert durch bewusste Zeitbegrenzung das Over-Engineering und schützt vor personeller Überlast.

Schließlich kannst Du einen Kapazitätsplan immer auch für die Kostenrechnung eines bevorstehenden oder bereits aktiven Engagements heranziehen.

Synonyme für den Kapazitätsplan sind Ressourcenplan, Ressourceneinsatzplan, Personalplan, Personalverteilungsplan, Auslastungsplan oder englisch Capacity Plan.

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Aufbau

Kapazitätsplan – „Wer arbeitet mit welchem Aufwand an welcher Aufgabe?“

Der Aufbau und Inhalte eines Kapazitätsplans sind nicht normiert. Nachfolgend eine Struktur, die ich in meinen Beratungsprojekten einsetze. In den Spalten notierst Du die Namen des verfügbaren Personals, die Zeilen enthalten die einzelnen Aufgabenumfänge.

Unterscheide zwischen einem Kapazitätsplan für den…

• Ist-Stand, der tatsächlich aufgebrachten Kapazität und
• Ziel-Stand, der eingeplanten Kapazität.

Versehe Deinen Plan mit Meta-Infos, einen aussagekräftigen Titel wie dem Namen des Projektes oder Bereichs, dem verantwortlichen Autor sowie das Datum der letzten Aktualisierung.

Die Abbildung zeigt den typischen Aufbau eines Kapazitätsplans. Dein Platz ist limitiert. Details zur Beschreibung von Aufgaben, Personal, Verfügbarkeiten etc. lagerst Du in begleitenden Dokumenten wie dem Projektsteckbrief, der Aufgabenliste oder dem Team Model Canvas aus.

Personalressourcen (Spalten) – „Wer arbeitet an den Aufgaben?“

Notiere in den Spalten die verfügbaren Arbeitskräfte. Jede Spalte enthält Vornamen und Familiennamen des Mitarbeiters, gerne alphabetisch von links nach rechts sortiert. Alternativ kannst Du den Kapazitätsplan eine Stufe höher legen und statt einzelnen Personen ganze Projektteams oder Abteilungen hinterlegen.

Personalressourcen bringen mit Ihrem Wirken Zeit und Energie ein, machen also ein Kapazitätsangebot. Notiere in der letzten Zeile ganz unten je Person die verfügbare Maximalkapazität.

Bei Berücksichtigung des deutschen Arbeitszeitgesetzes steht eine Vollzeitkraft durchschnittlich 5 Arbeitstage pro Woche bzw. 21 Arbeitstage im Monat zur Verfügung. Aufgrund von Urlaub, Krankheit, Weiterbildung und weiteren Fehlzeiten reduziert sich die tatsächliche einbringbare Maximalkapazität über das Gesamtjahr betrachtet auf 80 Prozent. In Folge steht ein Vollzeitmitarbeiter in der Woche im Schnitt ~4 (und nicht 5), im Monat ~17 (und nicht 21) Arbeitstage für Aufgabenumfänge zur Verfügung.

Ist die Person zudem in anderen Linienaufgaben bzw. Parallelprojekten eingebunden, reduziert sich ihre verfügbare Maximalkapazität. Achte für jede Personalressource darauf, dass im Kapazitätsplan die Zeilensummen den personell verfügbaren Maximalrahmen nicht übersteigt.

Aufgabenumfänge (Zeilen) – „Welche Aufgaben sind zu erledigen?“

In den Zeilen hältst Du die Arbeitsthemen fest. In Projekten sind das mehrtägige  Teilprojekte, Arbeitspakete bzw. Umsetzungsvorgänge, in der Linie wiederkehrende Tätigkeitsfelder, Prozessbereiche bzw. Leistungsgebiete. Achte darauf, die Aufgabenumfänge nicht zu kleinteilig zu formulieren.

Arbeitsumfänge benötigen Zeit und Energie, stehen damit für einen Kapazitätsbedarf. Notiere in der letzten Spalte ganz rechts je Aufgabe den erforderlichen Gesamtbedarf.

Kapazitätszuordnung (Zellen) – „Wer arbeitet wie lange woran?“

An den Kreuzungsfeldern zwischen Personalressourcen und Aufgabenumfängen hältst Du die jeweilige eingebrachte Kapazität einer fachlich geeigneten Person für eine spezifische Aufgabe in Stunden bzw. Arbeitstagen je Woche bzw. Monat fest.

Alternativ notierst Du mit welchem Anteil ihrer Gesamtkapazität die Person für diese Aufgabe zur Verfügung steht. Nutze dazu die Einheit Full-Time-Equivalent (FTE), beispielsweise 0.25 FTE mit 2 Arbeitsstunden täglich oder 1 Arbeitstag wöchentlich.

Dein Kapazitätsplan ist ausbalanciert, falls…

• für jede Personalressource die eingebrachte gleich der verfügbaren Kapazität ist sowie
• für jeden Aufgabenumfang die aufgebrachte gleich der benötigten Kapazität ist.

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Anwendung

Der Kapazitätsplan kommt im Rahmen der Kapazitätsplanung (bzw. kurz Kapa-Planung, Ressourcenplanung oder Personalplanung) in Projekt bzw. Linie zum Einsatz. Dabei kannst Du das Tool sowohl für die Ermittlung des Ist-Standes als auch die Definition des Ziel-Standes verwenden.

Zwei typische Auslöser für die Ressourcenplanung sind der Start in ein neues Projekt sowie die Feststellung von personeller Über- bzw. Unterbelastung. Entwickle den Plan in einem Arbeitstreffen mit den verantwortlichen Projekt- bzw. Teamleitern.

1. Zweck festlegen

Präzisiere zuerst, für welchen Zweck Du den Kapazitätsplan anlegen möchtest.

• Willst Du eine Gap-Analyse zwischen Projektaufgaben und Projektpersonal vollziehen?
• Beschweren sich einige Mitarbeiter über Überlast, während die direkten Kollegen immer pünktlich in den Feierabend gehen?
• Geht es um die Personalbedarfsermittlung für einen neuen Fachbereich?
  Optimiere auf Basis des genauen Einsatzszenarios an Struktur und Inhalt des Kapazitätsplans.

2. Kapazitätsplan entwickeln

Ermittle die Personalressourcen inklusive verfügbarem Kapazitätsangebot sowie die Aufgabenbereiche und den Kapazitätsbedarf.

Plane aus, welche Ressource mit welcher Kapazität an welchen Aufgabenbereich arbeitet. Prüfe, ob es zu einer Personalüber/unterbeschäftigung kommt bzw. jedem Aufgabenbereich die erforderliche Kapazität bereitgestellt werden kann.

3. Kapazitätsplan aktualisieren

Personal, Aufgaben und Kapazitäten ändern sich. Prüfe regelmäßig den Balancegrad des Kapazitätsplans, beispielsweise im Monats- oder Quartalsrhythmus. Sprich dazu mit den Verantwortlichen für die Aufgaben sowie die Leistungserbringer.

• Ist ein Aufgabenumfang noch erforderlich? Muss der Kapazitätsbedarf erhöht oder gesenkt werden?
• Gibt es Änderungen in den Personalressourcen? Sind alle Mitarbeiter noch gleichmäßig ausgelastet?
• Ist die Verteilung zwischen Aufgabe und Ressource noch optimal?

Justiere den Plan gemäß der neuen Bedarfe.

Den perfekten Kapazitätsplan gibt es nicht. Vielmehr geht es darum, dass Du vollständig, regelmäßig und gut genug planst.

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Beispiele

Kapazitätsplan für ein IT-Systemprojekt

Nachfolgende Abbildung zeigt Dir einen Kapazitätsplan in einem einfachen IT-Systemprojekt. Das Projekt wird in klassischer Wasserfall-Manier mit den Entwicklungsaufgaben Analyse, Design, Coding, Testing und Roll-out realisiert. In den Zellen sind die bereitgestellten Kapazitäten in Arbeitstagen je Kalenderwoche für einen spezifischen Zeitraum hinterlegt. Jede beteiligte Person ist auf einen Aufgabenumfang spezialisiert.

Dora Designerin könnte 4 statt der geforderten 3 Arbeitstage einbringen, besitzt damit Kapazitätsreserven. Theo Tester hingegen steht mit 3 eingebrachten von 2 verfügbaren Arbeitstagen in Überlast. Alle andere Personen sind in Balance – hier decken sich eingebrachte und verfügbare Kapazität.

Bei den Aufgaben erfordert die Code-Entwicklung wöchentlich 5 Arbeitstage, wird jedoch von Paul Programmierer nur mit 4 Arbeitstagen bedient. Verzögerungen sind wahrscheinlich. Bei allen anderen Aufgaben decken sich Bedarf und Angebot – der Plan ist für diese Zeilen ausbalanciert.

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Vor- & Nachteile

Pro

• Ein Kapazitätsplan und die mit ihm verbundene Ressourcenplanung legen offen, in welchen Aufgabenbereichen, welche Personen wie viel ihrer verfügbaren Energie und Zeit investieren. In Folge lassen sich Ressourcenengpässe, Aufwandstreiber und Kapazitätsreserven aufdecken.
• Der Plan schützt gleichermaßen vor Ausbrennen bei Überlast sowie vor Langeweile bei Unterlast mit Aufgaben. Aufgabenumfänge werden mit den erforderten Kapazitäten bedient, das Personal ist optimal ausgelastet.
• Mittels Kapazitätsplanung senkst Du Leerkosten. Falls eine Person trotz Aufgabenlast weiterhin verfügbare Kapazitäten besitzt, zeigt der Plan Dir diese Kapazitätsreserven an.
• Schließlich macht seine Kompaktheit den Kapazitätsplan zu einem geeigneten Kommunikationsmittel mit dem Management, entweder das Personal aufzustocken oder dieses für alternative Aufgabenfelder zu reallokieren.

Contra

• Ein Kapazitätsplan fokussiert auf Ressourcen und Aufgaben und verstellt damit die Sicht auf Arbeitsfluss, Ergebnisse und Nutzen.
• Das Erstellen und Abstimmen eines Kapazitätsplans bedarf Zeit. Insbesondere bei verteilten Teams mit vielen Aufgabenfeldern ist das Einsammeln der individuellen Kapazitätsangaben mühevoll.
• Personen gehen, Tätigkeitsfelder ändern sich, Aufwände variieren. Wie jeder Plan veraltet auch ein Kapazitätsplan mit den Wochen und Monaten und benötigt wiederkehrend ein Update.
• Insbesondere in Linienorganisationen möchte nicht jeder Mitarbeiter bzw. Teamleiter Klarheit über die tatsächliche Arbeitslast und die dafür aufgewendeten Kapazitäten. Gemeldete Aufgabenaufwände sind verzerrt, unvollständig oder gar falsch.
• Für dynamische Arbeitsumfelder mit wechselndem Aufgabenportfolio, fluktuierenden Aufwänden und instabilem Personaltableau ist ein Kapazitätsplan ungeeignet.

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Praxistipps

Tipp 1 – Komplette Grundlast in Erfahrung bringen

Bringe die Bestandsaufgaben eines Mitarbeiters in Erfahrung, bevor Du seine Kapazität für neue Aufgaben verplanst. Es zählen jede Regelaufgabe, jede Gremienrolle, jedes Parallelprojekt. Gerne kannst Du zeitgleich die Prioritäten der verschiedenen Ist-Aufgaben ermitteln. Erst, nachdem Du die gesamte Grundlast kennst, allokierst Du Zusatztätigkeiten.

Tipp 2 – Personalressource nur zu 80 % auslasten

Unverhofft kommt oft. Schnell ereignen sich im Alltag kurzfristige Zusatzaufgaben, die ein Teammitglied ohne Kapazitätsreserven nicht ohne Überlast abfedern kann. Aktuelle Projektmanagementliteratur empfiehlt daher eine Person nicht vollständig auszulasten und stattdessen eine kleine Reserve einzuplanen. 10 bis 20 Prozent ist für diesen Kapazitätspuffer ein guter Richtwert.

Tipp 3 – Kapazitätsangaben mit Zeitinfos versehen

Als Projektleiter benötigst Du oft Personal, das in der Linie einem bestimmten Team zugeordnet ist. Dem verantwortlichen Teamleiter nimmst Du mit Deinem Vorhaben temporär eine Ressource. Diese Führungskraft interessiert weniger die Aufgaben und notwendigen Kapazitäten im Projekt, sondern vielmehr die Zeiträume (Tage, Wochen, Monate) in denen der Mitarbeiter nicht bzw. weniger zur Verfügung steht.

Reichere Deinen Kapazitätsplan in den Zellen mit Zeitangaben der Auslastung an und mache den Ergebnistyp neben Projekt- auch für Betriebsakteure nützlich.

Tipp 4 – Kapazitäten pragmatisch planen

Viel wertvoller als ein perfekter Kapazitätsplan irgendwann, ist ein guter Plan heute.

• Wähle die Personalressourcen gröber, als detaillierter.
• Liste weniger, statt mehr (unbedeutende) Einzelaufgaben auf.
• Schätze die Kapazitäten ungefähr, statt hochgradig exakt.

Ein stehender Plan lässt sich später immer noch nach Bedarf verfeinern, ergänzen und präzisieren.

Tipp 5 – Für Zusatzaufgaben erst Kapazitäten schaffen

Eine Aufgabe steht an und ein bereits vielbeschäftigter Mitarbeiter soll diese zusätzlich übernehmen?

In ein volles Glas kannst Du nicht mehr Wasser eingießen, ohne dass dieses überläuft. Entferne zunächst weniger wichtige Arbeitsumfänge. Erst wenn die Kapazitäten geschaffen wurden, wird die neue Aufgabe übergeben.

Tipp 6 – Alle Ebenen in die Planung einbeziehen

Der Kapazitätsplan wirkt auf drei Ebenen:

• Auf der strategische Ebene greift der Plan die Projekt- und Linienprioritäten von Geschäftsführung, Bereichsleiter und Project Management Office auf.
• Auf der taktischen Ebene zeigt er Team- und Projektleitern an welchen Themen die eigenen Mitarbeiter wirken.
• Auf der operativen Ebene erfasst er die Aufgaben und Kapazitäten der Mitarbeiter.

Binde diese drei Ebenen in die Entwicklung, Abstimmung und Verwendung des Planes gezielt ein.

Tipp 7 – Mit Prioritätenliste die Schwerpunkte setzen

Ist jetzt Projekt A oder B wichtiger? Die Linienaufgabe oder das Projekt?

Reduziere wiederkehrende Diskussionen zum Einsatz der Personalressourcen mittels einer Prioritätenliste. Das abgestimmte Ranking zeigt, welche…

• Aufgabenumfänge Top-Prio besitzen,
• zu späteren Zeitpunkt angegangen werden können und
• bereits heute Überstunden verdienen.

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Ursprung

Der Kapazitätsplan ist fester Baustein im Projektmanagement. Gerade Unternehmensberatungen nutzen das Instrument zur Verteilung ihrer Consultants auf anstehende und aktive Kunden- und Unternehmensprojekte.

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Bonusmaterial

Johann Strasser/The Project Group: Ressourcenplanung – wie Sie Ressourcenkonflikte sicher und einfach vermeiden (64 min) – Kapazitätsplanung im Großen mit vielen Praxistipps

• Belinda Borg: Projektmanagement Projektplanung Ressourcen- und Kapazitätsplanung (17,5 min) – formaler Einsatz des Plans im Projektgeschäft