Die Interviewlandkarte – Gesprächsserien effizient umsetzen

Als Analyst, Produktverantwortlicher oder Wissensarbeiter bzw. deren Berater bist Du mit folgenden Fragen konfrontiert:

• Wodurch vereinfache ich dem Interviewpartner die Vorbereitung unseres Gesprächs sowie das Review meiner Mitschrift?
• Wie stelle ich eines flexibles Interview sicher in dem dennoch alle geplanten Gesprächspunkte adressiert werden?
• Wie kann ich mehrere Mitschriften aus einer Serie von Interviews strukturiert festhalten?

Unterstützung findest Du in der Interviewlandkarte und der Verknüpfung von Gesprächsleitfaden und Protokoll auf einer einzigen Seite.

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Ergebnis: Interviewleitfaden und Interviewmitschrift auf einer identischen Seite dokumentiert

Teilnehmer: mind. 2 Personen (Interviewer, Interviewte)

Dauer: 10-20 Minuten (Vorbereitung),  mind. 30 Minuten (Interview), 10 Minuten (Nachbereitung)

Utensilien: Notebook & Office Software oder Ausdruck & dunkler Stift

Zweck

Eine Interviewkarte gibt Dir als Gesprächsführer in teilstrukturierten Interviews Orientierung, vermeidet unnötigen Protokollballast und ist dem Interviewten eine willkommene Abwechslung.

Beim Dialogwerkzeug handelt es sich um genau eine Präsentationsfolie. Auf dieser sind Fragen an Deinen Interviewpartner zusammengefasst und in Themenfeldern gruppiert. Alle Antworten notierst Du direkt in den Feldern.

Damit erfüllt die Interviewlandkarte drei Funktionen:

• Interviewleitfaden: Du vergisst im Gespräch keine Frage. Die Karte fungiert als optische Checkliste der bereits behandelten und noch offenen Diskussionspunkte.
• Zusammenfassung: Sowohl Du als auch der Interviewte erhalten vor, während und nach dem Termin eine Übersicht auf die Gesprächsthemen.
• Besprechungsmitschrift: Schließlich dient die Karte als Protokollblock und ordnet die Gesprächsergebnisse in eine feste Struktur.

Insbesondere bei Gesprächsserien spielt das Konzept seine Trümpfe aus. Statt langatmiger sequentieller Besprechungsprotokolle hältst Du die Fragen und Antworten eines Interviews auf einer einzigen Folie fest.

Synonyme für die Interviewlandkarte sind Gesprächslandkarte oder Diskussionslandkarte.

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Aufbau

Interviewlandkarte – „Was will ich in einem Interview erfahren?“

Eine Interviewlandkarte besteht aus drei Elementen: Themenfelder, Fragen und Meta-Informationen. Genaue Struktur und Inhalte des Einseiters sind individuell und hängen von Deinen Interviewzielen, dem Fachgebiet, dem Gesprächspartner sowie den Randbedingungen (verfügbare Zeit, Kontext des Gesprächs, Umfang der Interviewserie etc.) ab.

Je nach Gesprächsziel, zu befragende Interviewgruppe, verfügbare Hilfsmittel und organisatorischem Kontext solltest Du Deine Interviewlandkarte mit individuellen Aspekten anreichern. Das können beispielsweise erklärende Einführungstexte pro Themenblock sein, textuelle Einfärbungen oder hervorgehobene Fragepassagen.

Themenfelder (Blöcke) – „Welche Fragefelder mache ich auf?“

Themenfelder sind Cluster, die sachlogisch zusammengehörige Fragen gruppieren. Beispiele im technischen Kontext sind ‚Daten‘, ‚Systeme‘ oder ‚Schnittstellen‘.

Themenfelder können, müssen aber nicht mit einer Nummer in eine Gesprächsreihenfolge gebracht werden. Versehe jedes Feld mit einem kleinen Icon und werte damit die Interviewlandkarte optisch auf.

Fragen (Spiegelstriche) – „Was genau möchte ich wissen?“

Fragen sind Elemente eines Themenfeldes. Offen formuliert, adressieren sie ein Informationsbedarf für den jeweiligen Themenblock.

Mögliche Fragen – erneut aus einem technischen Projekt – sind beispielsweise „Welche Daten benötigt ein Nutzer?“ oder „Inwiefern bestehen Schnittstellen zwischen den Systemen?“. Mittels Unterstreichungen wird der Kern einer Frage hervorgehoben.

Notiere die Fragen in hellem, gerade noch lesbaren grau. Auf einer ausgedruckten Karte kannst Du dann direkt über die Fragen mit Deinem Stift die Antworten schreiben. Außerdem signalisiert dies den Stellenwert der Frage als Mittel zum Zweck.

Nummeriere die Fragen durch, falls die Diskussionsreihenfolge im Interview eine Rolle spielt bzw. Du später auf die Fragen verweisen möchtest.

Meta-Informationen – „Worin bestehen die Eckdaten des Interviews?“

Meta-Infos geben Auskunft über Deine Interviewlandkarte. Notiere einen Titel als Thema des Gesprächs, den Name und die Abteilung des Interviewpartners, Datum und Uhrzeit des Interviews sowie letzte Änderung der Landkarteninhalte.

Weitere Infos sind beispielsweise die Kontaktdaten des Interviewten bzw. des Interviewers. Ebenfalls kannst Du eine bemerkenswerte Aussage bzw. mehrfach wiederholten Leitsatz des Interviewten festhalten.

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Anwendung

Analog einem gewöhnlichen Besprechungsprotokoll bereitest Du eine Interviewlandkarte vor und nutzt diese dann für die Durchführung und Nachbereitung des Einzelgesprächs bzw. der Interviewserie.

1. Interviewlandkarte entwickeln

Ein gutes Interview steht und fällt mit der Konzeption einer guten Interviewlandkarte. Überlege zu Beginn:

• Welche Themenfelder sind wichtig?
• Wie lauten zugehörige erkenntnisfördernde Fragen?
• Was für Informationen können auf alternative Weise beschafft werden?

Um an den Aufbau einer Karte zu gelangen, berücksichtigst Du das Umfeld und analysierst bestehende Dokumente auf strukturgebende Elemente. Meist bilden die Themenfelder ‚Organisation‘, ‚Prozesse‘ und ‚Informationstechnik‘ einen guten Startpunkt.

Direkt in diesen Feldern notierst Du dann alle Fragen, deren Beantwortung auf das Gesprächsziel einzahlen. Manche Fragen führen vielleicht zu neuen Blöcken, diese wiederum zu neuen Fragen. Der Erstellungsprozess verläuft in Iterationen.

Wichtig ist, dass alles auf genau eine Folie passt. Schließlich versiehst Du die Themenfelder mit Nummern welche die Reihenfolge im Gespräch widerspiegeln.

2. Interviewlandkarte versenden

Fünf bis zwei Arbeitstage vor einem Gespräch versendest Du die Interviewlandkarte und die enthaltenen Fragen an Deine Diskussionspartner. Dies gibt ihm Gelegenheit, sich für Euren Termin vorzubereiten und in die Struktur Eures Gesprächs bzw. Ergebnisses einzutauchen.

3. Gespräch führen

Im Interview hältst Du Dich an die Interviewlandkarte und notierst alle Antworten direkt in die einzelnen Themenfelder. Um Platz zu schaffen, löschst Du beantwortete Fragen aus ihren jeweiligen Blöcken. Der Clou: Die Interviewlandkarte stellt sicher, dass Du kein Themenfeld bzw. Frage vergisst.

4. Review einfordern

Im Anschluss zum Gespräch sendest Du die überprüfte und ergänzte Karte an Deinen Gesprächspartner mit Bitte um ein kurzes Review. Der Einseiter dient dem Interviewten als Beleg der Konversation und als Aufruf das letzte Mal für den Austausch aktiv zu werden.

In meiner Praxis kommt das Gros der Interviewteilnehmer dieser Aufforderung nach. Schließlich handelt es sich ja nur um eine Folie die zudem eine bekannte Struktur besitzt.

5. Ergebnisse auswerten

Nach einer Serie von Gesprächen dienen Dir die überprüften Interviewlandkarten als Grundlage für die Auswertungen. Da jedes Interview auf einer Folie festgehalten ist und sich zudem die Aussagen zu den Fragen immer an gleicher Stelle befinden, sollte Dir die Erstellung einer Zusammenfassung, eines Vergleichs oder Gegenüberstellung sehr einfach fallen.

Die Herausforderung liegt in der Entwicklung einer für das Themenfeld passenden Karte. Durch mehrfache Anwendung und wachsendem Fachwissen gelangst Du immer schneller an eine nützliche Gesprächsstruktur.

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Beispiele

Interviewlandkarte zur Erkundung eines IT-Systems

Nachfolgende Abbildung zeigt eine typische Interviewlandkarte aus meinem Projektalltag als Business/IT-Berater. Neben den Meta-Informationen enthält die Folie fünf Themenfelder mit jeweils mindestens drei Fragen.

Die Themenblöcke besitzen nicht alle die gleiche Größe, da die ersten Interviews zeigten, dass insbesondere zu den Themen ‚Geschäftsobjekte & Datenstrukturen‘ bzw. ‚Anforderungen & Projekte‘ viele Fakten von den Personen geäußert wurden.

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Vor- & Nachteile

Pro

• Großer Vorteil einer Interviewlandkarte ist ihre kompakte Darstellung. Auf einer Folie werden die zentralen Punkte eines Gesprächs gruppiert und visuell ansprechend zusammengefasst.
• Gerade für Gesprächspartner, die sonst immer mit lange Excel-Frage-Antwortlisten hantieren, wirkt diese Form der Gesprächsmitschrift erfrischend anders.
• Vorteilhaft gleichsam die Vergleichbarkeit der Interviewergebnisse untereinander, relevant insbesondere bei Gesprächsserien mit mehreren Partnern. Verwandte Punkte stehe immer an der gleichen Stelle, lassen sich einfach in Zusammenhang setzen und gegenüberstellen.
• Die Einschränkung auf genau eine Folie fördert die Fokussierung. Welche Information ist wirklich wichtig? Was kann auch im Nachgang ermittelt werden? In ein 60-minütiges Interview passen oft nicht mehr als 15 Fragen.
• Im Gegensatz zum streng sequentiellen Standardgesprächsleitfaden erlaubt Dir eine Interviewlandkarte leicht zu den zentralen Gesprächsthemen zurückzufinden. Verliert ihr Euch versehentlich Details, lotst Dich ein kurzer Blick auf die Karte zu bisher nicht angesprochenen Fragestellungen.

Contra

• Eher ungeeignet ist eine Interviewlandkarte für Präsentationen, zum Beispiel im Rahmen von Meetings und Workshops. Die Darstellungen sind meist sehr textlastig und zu klein, die vielen Details belasten das Publikum eher, als das sie diesem helfen.
• Auch haben Interviewlandkarten nichts in Management-Meetings zu suchen in denen es um die großen Zusammenhänge mit strategischer Tragweite geht. Eine Interviewlandkarte ist ein operatives Hilfsmittel.

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Praxistipps

Tipp 1 – Kartenstruktur für Zusammenfassung nutzen

Nutze als Fazit einer Interviewserie erneut die Struktur Deiner Interviewlandkarte. In jedes Feld trägst Du dafür die zentralen Erkenntnisse aller Interviewfolien ein. Der Vorteil: Dem Leser ist der Aufbau der Karte bereits bekannt. Und für Dich erübrigt sich die Entwicklung einer neuen Struktur für die Ergebniszusammenfassung.

Tipp 2 – Etablierte Interviewlandkarten re-cyceln

Scheue nicht davor zurück, bereits bewährte Interviewlandkarten für Aufgaben mit ähnlichen Fragestellungen erneut heranzuziehen und Dich inspirieren lassen. Weshalb das Rad neu erfinden, wenn Du für ein vergleichbares Problem bereits eine Menge kluger Fragen in einer logischen Struktur vor Dir in der (virtuellen) Schublade liegen hast.

Tipp 3 – Karte zum Guten anpassen

Keine Interviewlandkarte ist in Stein gemeißelt. Solltest Du nach dem ersten Interview feststellen, dass Fragen bzw. ganze Themenfelder fehlen, ergänzt Du diese einfach auf einer neuen Fassung Deiner Folie. Kommen Diskussionspunkte hingegen nicht gut an, werden missverstanden oder führen durchgängig zu dünnen Antworten, nimmst Du diese von der Karte.

Damit sind die Interviews zwar inhaltlich nicht deckungsgleich, in Folgegespräche profitieren Du und der Interviewte aber von einer optimierten Fragestruktur.

Tipp 4 – Zusatzinfos auf Folgefolien auslagern

Die im Gespräch genannten Fakten passen nicht in die vorgesehenen Themenfelder-Zellen der Interviewlandkarte?

Justiere bei der Zellengröße etwas nach! Oft reicht eine kleine Anpassung in Höhe und Breite und alles passt weiterhin auf eine Seite.

Alternativ lagerst Du weiterführendes Material auf Folgefolien aus. Auf diese verlinkst Du dann aus der Interviewlandkarte heraus, so dass ein Leser per Mausklick direkt zu den Details springen kann. Versehe als Lesehilfe die Detailfolien mit den Überschriften der Themenfelder.

Tipp 5 – Interviewergebnisse visuell aufwerten

Statt die immer gleichen Spiegelstriche mit Fakten aufzulisten kannst Du Gesprächsergebnisse in Deiner Interviewlandkarte visuell aufwerten. Wie beim Business Model Canavas oder System Footprint hinterlegst Du dazu kleine Kärtchen mit Schlagworten in den Themenfeldern. Gut geeignet für Kärtchen sind Einzelangaben zu Personen, Quellen oder Geschäftsobjekten. Die Folgen eines optischen Tunings: Die Interviewlandkarte sieht attraktiver aus, ihre Ergebnisse gewinnen an Wert.

Tipp 6 – Mit Warm-Up Fragen beginnen

Wie beim Sport beginnt auch ein gutes Interview mit einem Warm-Up. Stelle zu Beginn einen Block mit Einführungsfragen. Beispielsweise:

• In welchem Themengebiet und welcher Rolle sind Sie tätig?
• Auf einer Skala von 1 (Anfänger) bis 5 (Experte): Wie bewerten Sie Ihren Erfahrungsstand bzgl. des Themas?
• Existiert eine zentrale Abbildung für Ihren Aufgabenbereich?

Die Beantwortung von Warm-Up Fragen fällt den Interviewten oft leicht, erste gemeinsame Ergebnisse entstehen bereits nach wenigen Minuten. Auch lernst Du Deinen Gesprächspartner kennen und kannst auf diese Weise die Qualität der späteren Antworten einfacher bewerten. Nach der Aufwärmphase geht es an die Erforschungs- und Substanzfragen.

Tipp 7 – Mit Cool-Down Fragen enden

Spendiere Deiner Interviewlandkarte einen Cool-Down Block. Dieser dient zum Dir und dem Interviewten zum Runterkommen. Wie bei einem Stretching beim Sport stellst Du auflockernde Fragen:

• Welche weiteren Interviewpartner empfehlen Sie für Zusatzgespräche?
• Welche weiterführende Dokumente empfehlen Sie als Lektüre?
• Welche Frage haben wir noch nicht gestellt?

Auch dieser Frageblock sollte dem Interviewpartner nicht schwerfallen. Statt fachlich in der Luft zu hängen, schließt Du Euer Gespräch mit einem Blick nach vorne ab. Last but not least erhältst weitere Anknüpfungspunkte für die Vertiefung des Themas.

Lesetipp

Akquisetelefonate, Mitarbeitergespräche, Messesitzungen – setze Interviewlandkarten immer dann ein, wenn Du Informationen strukturiert erheben möchtest. So schlägt der Verkaufstrainer Stephan Heinrich die Methode für eine Bedarfsanalyse beim Kunden vor. Unter seiner Webseite findest Du einen Download.

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Ursprung

Die Interviewlandkarte habe ich von Stephan Heinrich, Trainer, Sprecher und Berater für Business Marketing und Vertrieb, abgeschaut. Der Trierer Verkaufsprofi empfiehlt das Konzept für den Bedarfsdialog mit dem potentiellen Neukunden.

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Bonusmaterial

Christopher Schulz/Consulting-Life.de: Die Interviewlandkarte (24 min) – Mitschnitt der Consulting Methodenschmiede mit weiteren Tipps sowie Fragen & Antworten der Teilnehmer

• Stephan Heinrich: Verkaufsgespräche kompetent führen (13,5 min) – Einsatz einer Gesprächslandkarte im Geschäftskundenvertrieb