Governance Modelle – mit diesen 7 Methoden regelst Du die Zusammenarbeit in Organisationen

Was verstehst Du unter Governance? Du bist unsicher? Kein Problem! Laut Wikipedia wird der Begriff Governance oft unscharf verwendet. Generell steht bei einer Governance die Steuerung und Regelung einer Organisation im Zentrum. Die Governance definiert und prüft, wer was wann im Unternehmen darf, soll, muss oder kann. Ganz konkret geht das mit Methoden. Welche Governance Modelle Dir in den Projekten helfen, habe ich nachfolgend zusammengefasst.

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Governance Modelle – mit diesen Werkzeugen die Zusammenarbeit in Organisationen regeln

Zentral oder dezentral? Rechenschaftspflichtig oder umsetzungsvorantwortlich? Top-Down oder Bottom-Up? Einzelentscheid oder Abstimmung? Change Advisory Board oder Lenkungskreis?

In Unternehmen gibt es verschiedene Governance Modelle. Dabei habe ich eine Sache 2014 in einem Governance Projekt bei einem großen Automobilhersteller gelernt: Es gibt kein Richtig und kein Falsch. Die Governance richtet sich immer nach den Mittel- und Langfristzielen sowie der Kultur einer Organisation.

Das heißt: Bevor Du den Zweck und die Absichten eines Unternehmens(bereichs) sowie seine gelebten Werte und Regeln nicht kennst, solltest Du auch keine Governance aufsetzen. Eine Governance funktioniert nur im Zusammenspiel dieser drei.

Steht die Strategie und ist Dir die Kultur transparent, kannst Du Dich an die Governance Arbeit machen. Konkret geht das mit Governance Modellen, die festlegen und kontrollieren…

• welche Person oder Gruppe,
• welche Befugnisse oder Aufgaben
• zu welchem Ereignis oder bis zu welchen Zeitpunkt

verantworten, besitzen bzw. erledigen darf, kann, soll oder muss.

Keine Angst! Praktische Governance Modelle findest Du im Consulting Methodenkoffer. In der Stand 10/2021 über 200 Tools mächtigen digitalen Sammlung stehen Dir über 20 Konzepte für die pragmatische Steuerung und Regelung von Organisationen bereit.

Ob Geschäftsmodelldefinition mit dem Business Model Canvas, Prozessbeschreibung mit dem SIPOC Diagramm oder Leistungsdefinition mit dem Service Blueprint – für jeden Anwendungsfall der Organisationsausgestaltung ist etwas dabei.

Ob fachlich oder sozial – die nachfolgende Konzeptauswahl unterstützt Dich im Review und Design der Governance eines Unternehmens. Viel Erfolg in Deinen Governance Projekten.

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AKV Methode – Aufgaben, Rechte und Pflichten fixieren

Mit der AKV Methode definierst Du eindeutig, nachvollziehbar und systematisch die verschiedenen Tätigkeiten, Rechte und Pflichten von Personen in einer Organisation. Hinter den drei Buchstaben AKV steckt ein Vorgehen zur Analyse, Zuordnung und Darstellung von Aufgaben-, Kompetenz– und Verantwortungsfeldern zu einer Rolle, Position oder Stelle.

Das resultierende AKV Profil fixiert für einen Bereich (Geschäftsprozess, Service, Projekt, Abteilung etc.) was ein Akteur in diesem…

• tut & erzeugt (Aufgaben),
• darf & kann (Kompetenzen) sowie
• verantwortet & führt (Verantwortung).

Die AKV Methode schafft Transparenz und Verbindlichkeit. Zudem identifizierst Du mit dem Governance Werkzeug Bereiche, in denen das Aufgabenspektrum nicht zu den Kompetenzen bzw. der Verantwortung einer Rolle passt.

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RACI Matrix – Zuständigkeiten eindeutig festzurren

Wie können wir für bestehende und neue Prozesse Klarheit über die Rollen und ihre Zuständigkeiten fixieren? Auf welche Weise stellen wir im Projekt die Verantwortung für die Aufgaben sicher?

Mit der RACI Matrix definierst, vereinbarst und dokumentierst Du die an einer Prozessaktivität beteiligten Rollen. Das englischsprachige Akronym RACI steht für die vier Rollenbeiträge…

• Responsible – verantwortlich
• Accountable – rechenschaftspflichtig
• Consulted – konsultiert
• Informed – informiert

Fehlt in einer Linienorganisation oder in einem Projekt die Klarheit über Rollen, Aktivitäten und Wertbeiträge, dann solltest Du die RACI Matrix zum Einsatz bringen. Systematisch schaffst Du mit diesem Governance Werkzeug Transparenz über aktuelle Zuständigkeiten bzw. legst zukünftige Verantwortlichkeiten verbindlich fest.

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Role Model Canvas – das Wirken einer Rolle visualisieren

Wie können wir Aufgaben, Entscheidungsbefugnisse und Verantwortung der im Projekt beteiligten Akteure visuell definieren? Auf welche Weise können wir die Tätigkeiten, Befugnisse und Pflichten der im Prozess tätigen Rollen eingängig gegeneinander abgrenzen?

Mit dem Role Model Canvas definierst und vereinbarst Du visuell eine Projekt- oder Linienrolle und deren Interaktionen mit ihrem Umfeld. Der oder das Canvas steht dabei für die Leinwand auf der die Rollenbeschreibung entsteht.

Nutze das Governance Werkzeug beispielsweise…

• beim Start in ein neues Projekt im Rahmen der Teambildung,
• für die Etablierung eines neuen Geschäftsprozesses sowie
• bei Unklarheiten über Aufgaben und Verantwortung in einer Sache.

Sein größtes Potential entfaltet der Role Model Canvas beim Aufbau und der anschließenden Anwendung im Team. Das Rollenprofil wird gemeinsam herausgearbeitet, abgestimmt und beschlossen sowie anschließend in der Praxis gelebt.

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Skill-Grade-Mix – Organisationen optimal aufstellen

Worin bestehen die aktuellen und notwendigen Qualifikationsstufen und Aufgaben unserer Mitarbeiter? Wie können wir hochqualifiziertes Personal von Routinetätigkeiten entlasten?

Mit dem Skill-Grade-Mix erfasst, vereinbarst und kommunizierst Du das Ausbildungsniveau und Aufgabenspektrum von Mitarbeitern einer Organisation. Wo sich das ‚Skill‚ im Begriff auf die Fähigkeiten, Berufs- und Lebenserfahrung bezieht, referenziert das ‚Grade‚ auf die Qualifikationsstufen.

Nutze den Skill-Grade-Mix…

• bei der Zusammenstellung von passenden Projekt- und Programmteams,
• dem Aufbau einer schlagkräftigen Linienabteilung sowie
• der kontinuierlichen Optimierung bestehender Organisationsstrukturen.

Mit dem visuellen Werkzeug betrachtest Du dabei sowohl den Ist- als auch den Zielzustand der Aufbauorganisation. Buchstäblich stellst Du die optimale Mischung an Rollen, Bildungsstufen und Aufgaben zusammen.

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Team Model Canvas – visuell eine Arbeitsgruppe formen

Auf welche Weise lässt sich die Leistung und die Ausrichtung unserer Arbeitsgruppe verbessern? Wie kann die Identifikation der Teilnehmer mit unserem Team gestärkt werden?

Mit dem Team Model Canvas definieren und vereinbaren Deine Teamkollegen und Du visuell die Identität Eures Teams. Die, der oder das Canvas steht dabei für Leinwand auf der Eure Teambeschreibung schrittweise entsteht.

Nutze das Governance Werkzeug beispielsweise…

• beim Start in ein neues Projekt im Rahmen der Teambildung und dem gegenseitigen Kennenlernen,
• für die Etablierung bzw. Anpassung eines Geschäftsprozesses sowie
• bei Unklarheiten über Aufgaben und Verantwortung in einer Arbeitsgruppe.

Sein größtes Potential entfaltet der Team Model Canvas beim teaminternen Aufbau und der anschließenden Anwendung. Der Fußabdruck des Teams wird arbeitsteilig herausgearbeitet, abgestimmt und beschlossen sowie anschließend in der Praxis gelebt.

Ganz automatisch macht das visuelle Werkzeug die Eigen- und Fremdwahrnehmung transparent, deckt damit Konfliktherde auf und macht Reibungsverlust in der Zusammenarbeit offensichtlich.

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Delegation Board – Entscheidungskompetenz fixieren

Wie können wir die Reibungsverluste zwischen Führungskraft und Team bei Entscheidungen reduzieren?  Für welche Fragen und Informationen müssen unsere Manager, Vorgesetze und Führungskräfte eingebunden werden?

Mit dem Delegation Board visualisierst, vereinbarst und dokumentierst Du den Delegationsgrad zwischen Führungskraft und Team für verschiedene Entscheidungsbereiche. Die Methode betrachtet Delegation als arbeitsteilige Aufgabe zwischen einer Führungskraft, die Verantwortung überträgt, und Mitarbeitenden, die diese Verantwortung übernehmen.

Nutze das Delegation Board für die Einsatzkonstellationen…

• Manager <> Mitarbeiter im Linienbetrieb sowie
• Projektleiter <> Teammitglieder im Umsetzungsvorhaben.

Das visuelle Tool hilft Dir und Deinem Team eine Aufgabendelegation nicht als binäre ‚Alles-oder-Nichts‘-Entscheidung aufzufassen. Vielmehr betrachtet das Delegation Board die Verantwortungs- und Aufgabenübergabe als situationsabhängigen schrittweisen Prozess und differenziert zwischen sieben Stufen der Delegation.

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Laufzettel – Prozesse operativ erfassen & durchführen

Womit stellen wir den vollständigen und korrekten Durchlauf eines definierten Soll-Geschäftsprozesses sicher? Was hilft uns das tatsächliche Regel- und Ausführungswissen für einen Prozess festzuhalten?

Mit einem Laufzettel erhebst Du einen Ist-Prozess oder dokumentierst die Umsetzung eines Ziel-Prozesses. Begleitend zur Umsetzung notiert der bzw. die Prozessausführende(n) auf einem zentralen Informationsträger definierte Prozessdaten, wie beispielsweise…

• Bearbeitungs- und Durchlaufzeiten,
• Vorkommenshäufigkeiten und Besonderheiten von Ablaufvarianten oder
• Aktivitätserledigung und Ergebniserbringung.

Geläufige Laufzettel in der Praxis sind Antragslisten, Vorgangsformulare oder Ablaufprotokolle. Allen Formen gemein ist das Ziel der Ablaufdatenerhebung zu verschiedenen Zeitpunkten bzw. an verschiedenen Orten.

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Was Du tun kannst

• Setzt in Deinem nächsten Change Projekten auf eine der oben vorgestellten Governance Modelle. Welche Erfahrungen sammelst Du? Kommt ihr schneller in der Organisationsgestaltung voran?
• Wirf ein Auge auf die Governance Methoden und Techniken Deiner Kunden, Partner und Kollegen. Welche Techniken & Konzepte bringen diese zur Anwendung? Was kannst Du für Dein Steuerungs- und Regelungsrepertoire mitnehmen?
• Empfehle diese Top-7 Governance Modelle Deinem Umfeld weiter. Verteile dazu einfach diesen Beitrag. Im Consulting Methodenkoffer findest Du Details, Beispiele und Vorlagen sowie zahlreiche weitere Governance Modelle.

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Dein Governance Modell

> Auf welches Governance Konzept schwörst Du in Deinen Transformationsprojekten?
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