Die Entscheidungstabelle – repetitive Beschlüsse verbessern

Als Betriebsverantwortlicher, Prozesseigentümer oder Linienmanager bzw. deren Berater bist Du mit folgenden Fragen konfrontiert:

• Wie können wir eine Vielzahl von Entscheidungsregeln auf eine einfach lesbare Weise dokumentieren?
• Auf welche Weise können wir die Entscheidungsfindung in komplizierten wiederkehrenden Situationen erleichtern?
• Wie lassen sich die Gründe für und Aktionen aus einer getroffenen Entscheidungen dauerhaft transparent machen?

Unterstützung findest Du in der Entscheidungstabelle und dem Verfahren bedingungsbasierten Entscheidungsfindung.

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Ergebnis: Regeln für wiederkehrende Entscheidungen

Teilnehmer: mind. 1 (Ersteller)

Dauer: ab 15 Minuten (je Zahl der Bedingungen und Aktionen)

Utensilien: Notebook & Office Software

Zweck

Mit einer Entscheidungstabelle präzisiert Du die für eine wiederkehrende Situation geltenden Entscheidungsregeln. Die kompakte und eingängige Übersicht zeigt, welche konkreten Aktionen bei welchen aufgetretenen Bedingungen auszuführen sind.

Eine Entscheidungstabelle vereinfacht und beschleunigt den Beschluss von bekannten Wenn-Dann-Fragen und sorgt dabei für Eindeutigkeit und Nachvollziehbarkeit. Gerade im operativen Betrieb spielt das Werkzeug seine Stärken aus.

Synonyme für die Entscheidungstabelle sind Entscheidungsmatrix oder die beiden englischen Begriffe Decision Table bzw. Decision Matrix.

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Aufbau

Entscheidungstabelle – „Welche Aktionen sind bei welchen Bedingungen auszuführen?“

Die Begriffe und der Aufbau einer Entscheidungstabelle sind durch die DIN 66241 festgelegt. Nach der deutschen Industrienorm besteht die zu Grunde liegende Matrix aus…

• Bedingungs- und Aktionstextteil (linker Bereich) sowie
• Bedingungs- und Aktionsanzeigeteil (rechter Bereich).

Im Textteil beschreibst Du die Kriterien und Konsequenzen der Entscheidung, im Anzeigeteil definierst Du die möglichen Ausprägungen für unterschiedliche Entscheidungsregeln.

Versehe Deine Entscheidungstabelle mit Meta-Informationen. So enthält der Titel den Anwendungsbereich für die Entscheidungstabelle (z.B. Standorte, Zeitpunkte, Ereignisse), der Autor fungiert als Kontaktperson bei Rückfragen und das Datum zeigt den letzten Stand der Aktualisierung.

Bedingungen (obere Zeilen) – „Welche Kriterien werden betrachtet?“

Im oberen Bereich der Tabelle fixierst Du die Bedingungen (auch Parameter, Kriterien) für eine Entscheidung, also die Faktoren, die in Verkettung zur Anwendung einer bestimmten Entscheidungsregel führen. Notiere jede einzelne Bedingung im Textteil in einer separaten Zeile in Form einer Zustandsbeschreibung (z.B. Angebot vollständig) oder Frage (z.B. Angebot korrekt?). Optimiere die Reihenfolge der Kriterien, nach welcher diese geprüft werden.

Formuliere stets eindeutige Kriterien, welche sich objektiv beobachten, erfragen oder messen lassen. Eine Bedingung muss für eine Entscheidungsregel entweder erfüllt  (‚J‘) bzw. nicht erfüllt (‚N‘) sein oder ist für diese irrelevant (‚-‚). Halte die Ausprägung im Anzeigeteil fest.

Aktionen (untere Zeilen) – „Was können ausgeführt werden?“

Im unteren Bereich der Tabelle beschreibst Du die aus einer Entscheidung resultierenden Aktionen (auch Maßnahmen, Aufgaben), also die Konsequenzen, die der Anwendung einer Entscheidungsregel folgen. Nutze im Textteil erneut eine eigene Zeile je einzelner Aktion und formuliere als Aufgabe (z.B.  Angebot versenden). Achte auch auf die Reihenfolge der Aktionen, welchen den Arbeitsfluss nach der Entscheidung reflektieren.

Spezifiziere eindeutige Aufgaben, mit Verantwortlichen, Ergebnissen und bei Bedarf auch Fristen. Eine Aktion wird beim Zutreffen einer Entscheidungsregel entweder ausgeführt (‚X‘) oder nicht ausgeführt (‚X‘), zu ergänzen im Anzeigeteil der Tabelle.

Regeln (Spalten) – „Welche Bedingungen führen zu welchen Aktionen?“

Eine Entscheidungsregel (auch Vorschriften, Wenn-Dann-Relation) ist der Zusammenschluss aus Bedingungs- und Aktionsteil der Tabelle. Es gilt: eine Regel füllt genau einen Spalte. Treffen alle Bedingungen in einer Entscheidungssituation zu, greift die Regel und die Aktionen werden nacheinander ausgelöst bzw. müssen nacheinander in Angriff genommen werden.

Achte darauf, dass…

• alle möglichen Kombinationen von Bedingungsausprägungen durch Regeln abgedeckt werden (Vollständigkeit) und
• immer genau nur eine Regel auf einmal greift (Widerspruchsfreiheit).

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Anwendung

1. Bedingungen und Aktionen ermitteln

Erfasse die den Entscheidung zu Grunde liegenden Bedingungen und Aktionen. Nützliche Quellen sind:

• Prozessbeschreibungen (z.B. SIPOC Diagramm, Ereignisgesteuerte Prozesskette)
• Verfahrensanweisungen
• Aufgabengliederungen (z.B. Aufgabenlisten, Kanban Boards)

Falls Informationen fehlen, erhebst Du diese per Interview oder im Workshop. Justiere schließlich die Reihenfolge.

2. Entscheidungsregeln festlegen

Präge anschließend die Bedingungen aus und erfasse dabei alle Kombinationen als separate Spalte. Ergänze anschließend Spalte für Spalte die Aktionen.

Prüfe die Tabelle auf Widersprüche, daher…

• im Bedingungsanzeigeteil unterscheiden sich alle Regeln sowie
• jede Kombination von Bedingungsausprägungen ist abgedeckt.

3. Entscheidungstabelle nutzen

Kommuniziere die Entscheidungstabelle an die Nutzer. Am besten verankerst Du das Hilfsmittel an den Orten, wo die Entscheidung stattfindet.

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Beispiele

Entscheidungstabelle für einen Online Shop

Nachfolgende Abbildung zeigt die Entscheidungstabelle für einen einfachen Online Shop. In Abhängigkeit der drei Bedingungen Produktverfügbarkeit, Bestellangaben und Kundenbonität leitet das System unterschiedliche Aktionen ein.

Beachte den Umstand, dass Regel 5 bis 8 durch Nutzung des Irrelevanzzeichens ‚-‚ für Produktverfügbarkeit und Bestellangaben zu einer Regel zusammengefasst werden können.

Entscheidungstabelle für das Sendungsporto

Eine weitere Entscheidungstabelle nutzt der Portoberater der deutschen Post. In Abhängigkeit der Auswahl von Bedingungen wie…

• Sendungsgegenstand (z.B. Brief, Karte, Rolle),
• Destination (z.B. National, International),
• Maße (z.B. rechteckig, quadratisch),
• Gewicht (z.B. <20g, < 500g) oder
• Zusatzdiensten (z.B. nachverfolgbar, rechtssicher)

müssen als Aktion…

• der Versender eine unterschiedliche Portogebühr bezahlen bzw.
• leistet die Post einen preisgünstigen bzw. höherwertigen Transportdienst.

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Vor- & Nachteile

Pro

• Aufgrund ihrer standardisierten und kompakten Darstellung ist eine Entscheidungstabelle gegenüber einer textuellen Beschreibung sehr übersichtlich.
• Auch in komplexen Entscheidungssituationen schafft die Matrix rasch Klarheit und zeigt, welche Aktionen in wann vorzunehmen sind.
• Dank der tabellarischen Darstellung kannst Du Fehler, Inkonsistenzen, Redundanzen und undefinierte Situationen in den Entscheidungsregeln rasch aufspüren und ausmerzen.

Contra

• Das Werkzeug eignet sich nicht für ad hoc und dynamischen Entscheidungssituationen mit wechselnden Bedingungen und Aktionen. Nutze hier alternative Methoden wie die OODA Loop.
• Bei zu vielen Bedingungen und Aktionen verliert die Entscheidungstabelle an Übersicht und damit an Wert. Praxistauglich sind Tabellen, die auf einer DIN-A4 Seite bzw. Präsentationsfolie Platz finden.
• Das Lesen einer Entscheidungstabelle ist nicht jedem geläufig. Einführungs- und Erklärarbeit sind erforderlich.

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Praxistipps

Tipp 1 – Entscheidungstabelle übersichtlich halten

Halte Deine Entscheidungstabelle kurz, eindeutig und handhabbar. Um den Test der Praxis zu bestehen, sollte die Zahl Bedingungen, Regeln und Aktionen einstellig bleiben.

Tipp 2 – Entscheidungstabelle konsolidieren

Mache Deine Entscheidungstabelle durch folgende zwei Konsolidierungsschritte noch kompakter und damit nützlicher.

• Falls zwei Regeln einen identischen Aktionsanzeigeteil besitzen, fusionierst Du diese zu einer Regel mit einer Irrelevantangabe (‚-‚) im sich unterscheidenden Bedingungsteil (Redundanzfreiheit).
• Falls der Bedingungsanzeigeteil einer Regel in der Praxis nie auftritt, streichst Du die Regel aus der Tabelle.

Tipp 3 – Tabelle als Entscheidungsbaum visualisieren

Eine Entscheidungstabelle kannst Du direkt in einen binären Entscheidungsbaum überführen. Analog dem Issue Tree oder Hypothesis Tree startest Du links auf dem Blatt mit der Wurzel und widmest dieser der ersten als Frage gestellten Bedingung. Für jede ihre beiden Antworten ‚Ja‘ und ‚Nein‘ legst Du ein eigenes Blatt mit der zweiten Bedingung an und verbindest diese mit der Wurzel. Verfahre weiter und spanne damit einen nach rechts reichenden Baum auf. Im finalen Blatt notierst Du die Aktionen.

Entscheidungsbäume sind in der Geschäftswelt bekannt und stoßen oft auf höhere Akzeptanz als die Entscheidungstabellen. Die Tabellenform ist jedoch kompakter bzw. lassen sich Widerspruchsfreiheit und Vollständigkeit gegenüber dem Baum systematischer feststellen.

Tipp 4 – Mit anderen Methoden kombinieren

Eine Entscheidungstabelle lässt sich prima mit anderen Consulting Methoden verknüpfen. Einige Anregungen:

• Präzisiere den Aktionsteil mit der Aufgabenliste, dem Kanban Board, der RACI Matrix oder der AKV Methode.
• Färbe die Zellen der Tabelle analog einer Heatmap ein und erleichtere dadurch die Lesbarkeit.

Tipp 5 – Eine ‚Andernfalls‘-Spalte einfügen

Decken Deine Regeln nicht alle Ausprägungen der Bedingungen ab, kannst Du überlegen ganz rechts in der Entscheidungstabelle eine ‚Andernfalls‘-Spalte (englisch Else) einzufügen. Der Bedingungstextteil dieser Spalte ist leer. Dafür enthält sie Aktionen, die immer dann ausgeführt werden, sobald keine vorangehende Regel greift.

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Ursprung

1957 entwickelte ein Arbeitsteam der General Electric Company die Entscheidungstabelle im Rahmen eines Materialflussprojektes.

Heute unterstützen Entscheidungstabellen bei…

• der Modellbildung und Simulation,
• dem Design von IT-Systemen sowie
• der speicherprogrammierbaren Steuerungen.

Insbesondere Geschäftsregelmanagement-Systeme nutzen das Konzept für die Definition und automatische Ausführung von Regelwerken.

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Bonusmaterial

System Analysis: Decision Tables (9 min) – im englischsprachige Clip findest Du mehrere Beispiele für Entscheidungstabellen

Enfocus Solutions: Decision Tables and Decision Trees (4 min) – das Video überführt einen Entscheidungstabelle eines Chemischenprotokollsystems in ein Entscheidungsbaum

• David Olson/BAWiki: Decision Tables – großer Erklärartikel mit einem durchgehenden Beispiel
• DOCPLAYER: Übungsaufgabe Entscheidungstabellen – Praxisbeispiel einer Entscheidungstabelle aus dem Universitätsumfeld
• Peter Hartauer: Entscheidungstabellen – Einfach logisch – ausführliche Beschreibung der Methode inklusive Beispiele und Übungsaufgabe