Die Dokumentenliste – den Unterlagenberg effizient sichten

Als Projektleiter, Fachexperte oder Analyst bzw. deren Berater bist Du mit folgenden Fragen konfrontiert:

• Wie können wir in kurzer Zeit ein Überblick über eine große Sammlung von Dokumenten herstellen?
• Welche Gestalt besitzt ein konkretes Arbeitsergebnis einer Dokumentenanalyse?
• Wie verhindern wir uns in den Einzelheiten eines Berges von Unterlagen zu verzetteln?

Unterstützung findest Du in der Dokumentenliste und das mit ihr verbundene 3-stufige Analyseverfahren.

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Ergebnis: Übersicht über eine große Menge an Dokumenten hergestellt

Teilnehmer: mind. 1 Person (auch Team möglich)

Dauer: ab 30 Minuten (je nach Anzahl und Umfang der Dokumente)

Utensilien: Notebook und Office Software

Zweck

Eine Dokumentenliste unterstützt Dich bei der systematischen Begutachtung und Auswertung einer großen Menge von Unterlagen. Je gesichteten (digitalen) Papier hältst Du in der tabellarischen Übersicht explizit die wichtigsten Informationen fest. Die Dokumentenliste fungiert als…

• …Index, mit dem Du Dich rasch in der Vielzahl der gesichteten Dokumente zurechtfindest.
• …Fragenkatalog für die Vertiefung der in den Dokumenten festgehaltenen Inhalten.
• …Strukturierungsanker für die (teilweise ermüdende) Recherchearbeit.
• …Analyseprotokoll samt wichtiger Erkenntnisse sowie weiterer Verwendung der Dokumente.

Gerade in Situationen in denen Du auf einen großen, Dir bisher unbekannten Dokumentenwust von Präsentationen, Tabellen, Textdateien und Informationsgraphiken, leistet die Dokumentenliste wertvolle Unterstützung. Sie gibt Deinen stunden- bzw. teilweise tagelangen Recherchearbeiten einen Rahmen. Die berüchtigten Suche nach der Stecknadel im Heuhaufen wird mit ihr systematisiert.

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Aufbau

Eine Dokumentenliste realisierst Du durch eine einfache Tabelle. Füge im Dokumentenkopf den Titel, das Datum der letzten Aktualisierung sowie den Autor als Meta-Information hinzu.

Dokumenteninformationen (Spalten) – „Welche Infos suchen wir?“

Pro durchgesehenen Dokument notierst Du die folgenden acht Eigenschaften, jeweils in einer separaten Tabellenspalte.

• Jedes gesichtete Dokument erhält von Dir eine eindeutige Identifikationsnummer. Am besten Du verwendest eine aufsteigende Zahl.
• Zudem ergänzt Du den Dateinamen des digitalen Schriftstücks.
• Nicht immer ist der Dateinamen selbstsprechend. Hinterlege zusätzlich den Dokumentennamen, meist die Überschrift auf der ersten Seite, Folie bzw. Tabelle des Papiers.
• Oft zirkulieren verschiedene Fassungen eines Dokuments im Unternehmen. Notiere daher ebenfalls den Stand bzw. die Versionsnummer.
• Ein Dokument besitzt immer einen verantwortlichen Autor. Erfasse diesen, da er fortan für Dich als Ansprechpartner für die Unterlage fungiert.
• Als Ergebnis der Sichtung hältst Du in der Spalte Kurzinhalt die wichtigsten Kernaussagen des Papiers fest. Ebenfalls notierst Du hier Zusammenhänge zu anderen Dokumenten, beispielsweise Untermenge oder Begleitdokument.
• Zusätzlich dokumentierst Du alle offene Fragen die sich nach Analyse eines Schriftstücks für Dich ergeben. Das können unklare Punkt sowie referenzierte Unterlagen sein, auf die Du bisher keinen Zugriff hast.
• Schließlich klassifizierst Du in der Spalte Relevanz die Wichtigkeit des Dokuments für Deine Aufgabe. Unterscheide am besten zwischen ‚gering‘, ‚mittel‘ und ‚hoch‘.

Dokumente (Zeilen) – „Welche Quellen betrachten wir?“

Jede der von Dir analysierten Unterlage hällst Du in einer eigenen Zeile im Dokument fest.

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Anwendung

Bei der Dokumentenanalyse musst Du jede erhaltene Unterlage mindestens einmal sichten. Blocke Dir dazu fixe Zeitabschnitte am Tag und fokussiere Dich zu 100 Prozent auf die Papiere. Ich habe gute Erfahrung mit Analysezeiten von 30 bis 60 Minuten gemacht.

1. Analyseschwerpunkte definieren

Entscheidend ist, die Analyse der Dokumente auf Basis von spezifischen Fragestellungen, Wissensbedarfen, Themenschwerpunkten, Annahmen etc. durchzuführen. Schließlich möchtest Du Dich nicht in den Tiefen der Unterlagendetails verlieren und Dich zeitlich verzetteln.

Bevor Du Dich in die Sichtung der Papiere stürzt, vereinbarst Du und Dein Auftraggeber die auf Basis der Analyseergebnisse zu erbringenden Aufgaben. Aus diesen leitest Du dann die Analysefragen ab. Gerne kannst Du diese ganz oben in Deiner Dokumentenliste notieren.

2. Dokumente sichten

Beschaffe Dir anschließend die aktuelle Fassung eines jeden Dokuments. Nicht immer hat der direkte Ansprechpartner auch den neuesten Stand eines Schrittstücks. Gehe alle Quellen genau einmal durch und aktualisiere parallel Deine Dokumentenliste.

Bewerte für jede gesichtete Unterlage dessen Relevanz für die Analysefragen.

• Dokumente für das Archiv stufst Du mit ‚Gering‘ ein.
• Ist das Papier möglicherweise zu einem späteren Zeitpunkt nützlich, bekommt es ein ‚Mittel‘.
• Hochrelevante Dokumente versiehst Du mit einem ‚Hoch‘.

Notiere Fragen, die bei der Lektüre aufpoppen. Beachte ebenfalls relevante Referenzen auf weiterführende Unterlagen.

3. Ergebnisse auswerten

Im letzten Schritt nutzt Du die Dokumentenliste, um Deinen Auftraggeber die Analyseergebnisse vorzustellen, offene Fragen zu klären, weitere Dokumente zu erbitten bzw. nächste Schritte einzuleiten. Das resultierende Artefakt ist gleichzeitig ein Beleg für Deine Leistung.

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Beispiele

Dokumentenliste im Consulting

Häufig erhältst Du zu Beginn eines neuen Beratungsprojektes eine Vielzahl unterschiedlicher Unterlagen. Diese beschreiben beispielsweise…

• Unternehmensstrategien (z.B. Ziele, Vision, Business Cases, Geschäftsmodelle, Organigramme)
• Wertschöpfung (z.B. Geschäftsprozesse, Aufgaben Kompetenzen und Verantwortlichkeit, Rollenmodelle)
• IT-Systeme und technische Infrastrukturen (z.B. Nutzerhandbuch, Schnittstellenvertrag, Anforderungen)
• Rechtliche Aspekte (z.B. Compliance Papiere, ISO-Normen, BAFIN-Rundschreiben)
• Projektedetails (z.B. Steckbrief, Auftrag, Statusbericht, Strukturplan).

Obere Abbildung illustriert beispielhaft eine Dokumentenliste. Nutze die Filterfunktion von Tabellen-Tools wie Microsoft Excel, um mit wenigen Klicks die relevantesten Unterlagen anzuzeigen. Verwende alternativ PowerPoint, insbesondere falls Du die Ergebnisse für eine Präsentation verwenden möchtest.

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Vor- & Nachteile

Pro

• Mit der Dokumentenliste vermeidest Du das Phänomen der Paralyse durch Analyse: übertriebene Analyse ohne messbare Ergebnisse. Das Hilfsmittel zwingt Dich strukturiert an die Sichtung von Unterlagen heranzugehen und diesen Prozess mit einem greifbaren Resultat abzuschließen.
• Gerade bei einer großen Anzahl von Dokumenten zeigt die Liste, was Du bereits alles geleistet hast. Das motiviert, insbesondere bei der manchmal etwas langatmigen Analysearbeit.

Contra

• Nachteil der Dokumentenliste ist der zusätzliche Aufwand für die Pflege. Meine Praxiserfahrung zeigt, dass die Meta-Struktur ab sieben Dokumenten einen Mehrwert stiftet.

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Praxistipps

Tipp 1 – Neueste Dokumentenfassung verwenden

Stelle sicher, dass Dir die tatsächlich neueste Version eines Dokuments vorliegt. Frage beim Autor direkt nach und recherchiere in Datenspeichern wie zum Beispiel dem Projektlaufwerk, dem Firmen-Intranet bzw. der Dateiaustauschplattform.

Tipp 2 – Abkürzungsverzeichnis ergänzen

Im Rahmen der Sichtung wirst Du auf die ein oder andere Abkürzung in den Dokumenten stoßen. Notiere diese in einer eigens eingerichteten Tabelle und ergänze die Bedeutung. En passant entsteht auf diese Weise ein kleines Abkürzungsverzeichnis, dass Du bei Bedarf zum Glossar bzw. Klassendiagramm ausbauen kannst.

Tipp 3 – Dokumentenliste druckbar formatieren

Achte darauf, dass Deine Dokumentenliste auch in ausgedruckter Form eine gute Figur abgibt. Bringe so im Anschluss der Analysephase eine Druckfassung Deiner Liste mit zum Auftraggeber. Schwarz auf Weiß reihen sich alle gesichteten Dokumente nebst Inhalt, Fragen und Klassifikation aneinander.

Tipp 4 – Listenkonzept für Desk Research heranziehen

Eine Dokumentenanalyse gleicht einem Desk Research bei dem der Suchraum durch die vorhandenen Unterlagen bereits vordefiniert wurde. Damit unterstützt die Dokumentenliste das Desk Research Light.

Andersherum kannst Du im Desk Research auf einer zur Quellenliste abgewandelten Dokumentenliste alle untersuchten Quellen notieren.

Tipp 5 – Dokumentenanalyse im Team parallelisieren

Um das Vorgehen zu beschleunigen, kannst Du die Dokumentensichtung auch auf mehrere Personen verteilen. Verteilt die zu durchsuchenden Papiere geschickt. Je weniger Querverweise und inhaltliche Überlappungen, desto besser.

Gute Trennkriterien sind Unterlagentyp (z.B. gesetzliche Texte, Projektdokumentation), Dateiformat (z.B. PowerPoint Präsentationen, Excel Tabellen), Ursprungsquellen (z.B. Fachabteilung, IT-System) sowie Autor(en).

Tipp 6 – Liste als visuellen Motivationshebel nutzen

Gerade bei sehr langatmigen und trocknen Unterlagen wird eine Dokumentenanalyse sehr schnell eintönig. Die Gefahr besteht, die Recherche nach hinten zu verschieben, nur oberflächlich durchzuführen oder ganz abzubrechen.

Nutze hier die Dokumentenanalyse als visuellen Motivationshebel. Nimm Dir dazu vor, zweimal am Tag genau fünf Dokumente in der Liste zu ergänzen. Nach einer Arbeitswoche bist Du in Summe immerhin bei 50 Unterlagen angelangt. Jederzeit zeigt Dir die Liste an, ob Du für den aktuellen Tag Deiner Routine bereits nachgekommen bist.

Tipp 7 – Gesichtete Unterlagen in IT-System ablegen

Bei Bedarf und vorhandenen Mitteln kannst Du einen Schritt weitergehen und statt einer simplen Tabelle ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) nutzen. Dieses stellt Dir ausgeklügelte Funktionen wie die Dokumentenverknüpfung, das arbeitsteilige Editieren oder die Online-Ablage der Dokumente zur Verfügung.

Bedenke jedoch: Das Aufsetzen, Administrieren, Kommunizieren und Verwalten eines zusätzlichen IT-Systems kostet Zeit und Geld.

Lesetipp

Du willst Dich blitzartig ohne Informationsverlust durch einen riesigen Berg an Unterlagen wühlen? Dann empfehle ich Dir das Schnelllesen, (rasch) nachzulesen im Buch Speed Reading* von Kam Knight.

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Ursprung

Der Ursprung der Methode ist mir nicht bekannt. Gerne Deine Hinweise per E-Mail an mich.

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Bonusmaterial

• Jan Fischbach, Wolf Steinbrecher: Projektablage – Wie aus einer lästigen Pflicht eine mächtige Plattform für Zusammenarbeit wird – Ratgeber für Strukturierung der in einem Projekt entwickelten Dokumente

Letzte Aktualisierung am 2024-11-21 / Affiliate Links / Bilder von der Amazon Product Advertising API