Das Delegation Board – Entscheidungskompetenz fixieren

Als Personalverantwortlicher, Manager oder Projektleiter bzw. deren Berater bist Du mit folgenden Fragen konfrontiert:

• Wie können wir die Reibungsverluste zwischen Führungskraft und Team bei Entscheidungen reduzieren?
• Für welche Fragen und Informationen müssen unsere Manager, Vorgesetzte und Führungskräfte eingebunden werden?
• Womit lassen sich Aufgaben unserer Leitung schrittweise auf die Mitarbeiter übertragen?

Unterstützung findest Du im Delegation Board und der stufenweisen Delegation von Aufgaben.

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Ergebnis: Entscheidungskompetenz zwischen Führungskraft und Team geregelt

Teilnehmer: gesamtes Team

Dauer: ab 45min (je Anzahl der Entscheidungsbereiche und Teammitglieder)

Utensilien: Flipchart/Whiteboard/Metaplan-Wand, Klebezettel & Stifte oder Notebook & Office Software

Zweck

Mit dem Delegation Board visualisierst, vereinbarst und dokumentierst Du den Delegationsgrad zwischen Führungskraft und Team für verschiedene Entscheidungsbereiche. Die Methode betrachtet die Delegation als arbeitsteilige Aufgabe zwischen einer Führungskraft, die Verantwortung überträgt, sowie Mitarbeitenden, die diese Verantwortung übernehmen.

Nutze das Delegation Board für die Einsatzkonstellationen…

• Manager <> Mitarbeiter im Linienbetrieb sowie
• Projektleiter <> Teammitglieder im Umsetzungsvorhaben.

Das visuelle Tool hilft Dir und Deinem Team eine Aufgabendelegation nicht als binäre ‚Alles-oder-Nichts‘-Entscheidung aufzufassen. Vielmehr betrachtet das Delegation Board die Verantwortungs- und Aufgabenübergabe als situationsabhängigen schrittweisen Prozess und differenziert zwischen sieben Stufen der Delegation.

Das Werkzeug hilft diese Delegationsstufen für verschiedene Entscheidungsbereiche gemeinschaftlich zu erarbeiten, dauerhaft transparent zu machen und wiederkehrend zu optimieren. Gerade falls nicht klar ist, wer im Betrieb oder Projekt eigentlich was entscheidet, leistet die Übersicht und ihre Methode gute Dienste. Schließlich hilft sie Entscheidungen zu dezentralisieren und damit Wertschöpfung zu beschleunigen.

Synonyme für das Delegation Board sind Empowerment Board und Delegationstafel bzw. gelegentlich auch die Methode Delegation Poker.

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Aufbau

Delegation Board – „Welche Delegation besteht für welchen Entscheidungsbereich?“

Das Delegation Board ist eine großflächige Matrix, die Du auf einem Flipchart, Whiteboard bzw. Wandfläche aufträgst oder alternativ mit digitalen Tools wie Trello oder Microsoft Excel realisierst.

Gib Deinem realen bzw. virtuellen Board einen Titel. Dieser beinhaltet den Projektnamen oder Prozessbereich sowie den vollständigen Namen der Führungskraft. Unterteile das Board anschließend in 8 Spalten und n+1 Zeilen, wobei n für die Anzahl der Entscheidungsbereiche steht.

Delegationsstufen (Spalten) – „Welchen Delegationsgrad wenden wir an?“

Statt zwischen grenzenlosem Vertrauen und totaler Kontrolle schlägt das Delegation Board sieben diskrete Delegationsstufen (auch Delegationsebenen) vor:

1. Verkünden: Die Führungskraft entscheidet und teilt dem Team ihr Votum mit.
2. Verkaufen: Die Führungskraft entscheidet und überzeugt das Team über die Richtigkeit ihrer Entscheidung.
3. Befragen: Die Führungskraft bittet das Team um eine Einschätzung und entscheidet anschließend.
4. Einigen: Die Führungskraft und das Team diskutieren und entscheiden auf Basis eines Konsenses.
5. Beraten: Die befugten Personen des Teams bitten die Führungskraft um eine Einschätzung und entscheiden anschließend.
6. Erkundigen: Die befugten Personen des Teams entscheiden und informieren dann die Führungskraft.
7. Delegieren: Die befugten Personen des Teams entscheiden ohne die Führungskraft zu informieren.

Bei der linken Seite des Boards liegt die Entscheidungskompetenz bei der Führungskraft, auf der rechten Seite beim Team bzw. einzelnen Mitgliedern. In der Mitte ist die Macht gleich verteilt, Führungskraft und Befugte entscheiden gemeinsam.

Entscheidungsbereiche (Zeilen) – „Für welche Themen delegieren wir?“

Delegation ist ein kontextspezifischer Prozess. Deshalb unterscheidet das Delegation Board zwischen verschiedenen Entscheidungsbereichen, zu denen die jeweiligen Delegationsstufen geklärt werden müssen. Entscheidungsbereiche sind Aufgaben, Anwendungsfälle, Mini-Vorhaben oder ganze Projekte, also Situationen in denen Beschlüsse gefasst werden müssen.

Befugnisse (Zellen) – „Für welchen Entscheidungsbereich nutzen wir welche Delegationsstufe?“

Für jeden Entscheidungsbereich legt die Führungskraft und das Team die Delegationsstufe für eine einzelne Person, eine Rolle oder auch das ganze Team gegenüber der Führungskraft fest. Am besten Du notierst die Namen auf einen Klebezettel. Aufgrund des begrenzten Platzes zwingt dieser zur Fokussierung und lässt sich zudem nachträglich zwischen den Delegationsstufen verschieben.

Delegation ist ein gemeinsamer Schritt-für-Schritt-Lernprozess. Die Klebezettel können und sollten sich auf dem Delegation Board bewegen, bis die richtige Stufe der Delegation für einen Entscheidungsbereich gefunden ist. Diese optimale Delegationsstufe entlastet die Führungskraft und stärkt das Team und stellt gleichzeitig sicher, dass niemand überfordert wird.

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Anwendung

Ein Delegation Board ist Führungskraft-Team-Gemeinschaftsarbeit, schließlich geht es um die Verteilung von Entscheidungskompetenzen unter den Mitgliedern einer Arbeitsgruppe. Bewährt hat sich ein dreistufiges Vorgehen.

1. Aufsetzen

Setzt das Delegation Board zu Beginn eines Projektes bzw. bei Betriebsstart eines neuen Bereiches auf. Klärt zunächst die verschiedenen Entscheidungsbereiche und erlangt Einigkeit über die Delegationsstufen.

Legt anschließend gemeinsam für alle Entscheidungsbereiche nacheinander die Delegationsstufen bzgl. Führungskraft, Person, Rolle und Team fest. Wichtig: Die Führungskraft beschließt die ausgearbeitete Konfiguration des Boards.

2. Einsetzen

Postiert das Delegation Board gut sichtbar im Raum bzw. einfach erreichbar im digitalen Arbeitsbereich. Stehen Entscheidungen im Zuge Aufgabenerledigung an, konsultieren Führungskraft und Team das Brett.

3. Optimieren

Die durch ein Delegation Board plastisch gemachte Verteilung von Entscheidungskompetenz ist nicht in Stein gemeißelt. Vielmehr geht es ums Ausprobieren, Erfahrungen sammeln und schrittweise Lernen.

• Hat sich eine Delegationsstufe für ein Entscheidungsbereich bewährt?
• Können wir uns vorstellen, eine weitere Stufe nach rechts zu wandern?
• Oder sollte die Befugnis doch lieber wieder eine Stufe nach links wandern?

Aktualisiert das Board in regelmäßigen Abständen. Beachtet ebenfalls das Einfügen neuer Zeilen bzw. das Löschen bestehender. Zusätzliche Aufgaben (und damit Beschlüsse) kommen hinzu bzw. vorhandene Entscheidungsbereiche werden obsolet. Denkt ebenfalls an Neuzugänge und Abgänge im Team sowie Aufgabenverschiebungen.

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Beispiele

Delegation Board für eine Consulting Business Unit

Die Abbildung illustriert beispielhaft das Delegation Board für eine Geschäftseinheit eines Beratungsunternehmens. Führungskraft ist der Business Unit Leiter, die Entscheidungsbereiche sind die verschiedenen Anwendungsfälle während der Zusammenarbeit.

Wie Du im Delegation Board auf einen Blick erkennen kannst…

• befragt der Business Unit Leiter bei der Positionierung und Themenentwicklung vor einer Entscheidung das Team.
• überzeugt der Business Unit Leiter das Team nach dem personellen Besetzen von Beratungsprojekten.
• informiert der Business Unit Leiter sein Team nach Neueinstellungen.
• einigen sich Business Unit Leiter und Mitarbeiter bei der Urlaubsplanung und der Fortbildung.
• konsultiert ein Mitarbeiter den Business Unit Leiter, bevor er ein Whitepaper schreibt bzw. eine Dienstreise von über 500 Euro plant.
• plant ein Mitarbeiter eine Dienstreise unter 500 Euro, ohne den Business Unit Leiter zu informieren.

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Vor- & Nachteile

Pro

• Das Delegation Board macht die Stufen der Delegation in verschiedenen Entscheidungsbereichen für alle im Team transparent und besprechbar. Selbstorganisation wird visualisiert.
• Das Board unterstützt die wiederkehrenden Entscheidungen. Statt Beschlussprozesse erneut zu verhandeln, wird nach einem abgestimmten Muster entschieden. Das spart Zeit und stellt einen kontinuierlichen Arbeitsfluss sicher.
• Viele Führungskräfte haben Schwierigkeiten zu delegieren. Anstatt strickt zwischen totaler Kontrolle und Anarchie zu trennen, unterteilt das Delegation Board einen Entscheidungsbereich in sieben Delegationsstufen.
• Die Übertragung von Entscheidungen betrachtet das Delegation Board als kontinuierliche Optimierung, statt einmaliger Festlegung. Delegationsstufen und Befugnisse ändern sich mit wachsender Erfahrung in der Zusammenarbeit.

Contra

• Das Delegation Board lässt sich nur für wiederkehrende Entscheidungsbereiche einsetzen. Für Einmalbeschlüsse ist es ungeeignet.
• Laut aktuellen Forschungen entscheidet ein Mensch über 20.000-mal pro Tag. Beim Delegation Board besteht die Gefahr die Entscheidungsbereiche zu kleinteilig zu wählen. Die Folge: Das Board platzt aus allen Nähten und das Befüllen frisst zu viel Zeit.
• Der Ansatz fokussiert auf das Delegationsverhältnis Führungskraft <> Team. Zusammenarbeitsmodelle zwischen mehreren Teams – beispielsweise bei verteilter Entwicklung – lassen sich nicht abbilden.

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Praxistipps

Tipp 1 – Zu Beginn konservativ delegieren

Bei Initiierung empfiehlt sich beim Delegation Board eine konservative Herangehensweise. Startet mit leichtgewichtigen Entscheidungsbereichen und wählt im Zweifel eine niedrigere Delegationsstufe auf der linken Seite der Tafel.

Sobald sich diese Ebene bewährt, wird die Delegationsstufe für diesen Entscheidungsbereich um einen Zähler erhöht und dem Team damit mehr Kompetenz zugestanden.

Schrittweise erhöht ihr die Tragweite der Entscheidung und füllt damit das Delegation Board.

Tipp 2 – Delegationsstufen stetig ausbalancieren

Das Optimum ist nicht erreicht, sobald alle Befugniskarten von links nach ganz rechts gewandert sind. Je nach Entscheidungsbereich, Teammitgliedern und Kontext ist es sinnvoll, dass Befugnisse bei der Führungskraft verbleiben bzw. gar wieder nach links rücken.

Grundlegend sollten…

• seltene (wenig getroffen und oft nicht dringend),
• lang anhaltende (Änderungen sind nach Entscheidung unwahrscheinlich) sowie
• großflächige (haben einen großen Wirkungsbereich)

Entscheidungsbereiche zentral durch die Führungskraft übernommen werden.

Hingegen sollten…

• häufige (routinemäßig und alltäglich),
• zeitkritische (hohe Verzögerungskosten bei ausbleibender Entscheidung) sowie
• lokalorientierte (spezifisches geographisches, technologisches oder personenbezogenes Wissen)

Entscheidungsbereiche dezentral durch die Teammitglieder übernommen werden.

Tipp 3 – Befugnisse per Delegation Poker verteilen

Eine gemeinsame und gleichzeitig spielerische Art das Delegation Board aufzusetzen ist der Delegation Poker. Analog dem Planning Poker nutzen Deine Kollegen und Du dazu ein Kartenset.

Jeder Teilnehmer erhält sieben Karten, für jede Delegationsstufe eine.

Für jeden Entscheidungsbereich stellt die Führungskraft die Frage nach der besten Delegationsstufe. Jedes Teammitglied zieht dann verdeckt die Karte mit der aus der eigenen Sicht passenden Stufe. Auf ein Kommando decken alle ihre Karte auf.

Bei Einigkeit findet das abgestimmte Ergebnis Eingang auf das Delegation Board. Falls die Stufen auf den Karten stark auseinandergehen, begründen die Teammitglieder mit dem höchsten und niedrigsten Wert ihre Wahl. Anschließend fragt die Führungskraft erneut ab und behält im Zweifel das letzte Wort.

Auch wenn das Pokern um Entscheidungsbefugnisse spielerisch daherkommt, ist die Methode mit Bedacht einzusetzen. Die Frage, wer was entscheiden darf, gehört zu den sensibelsten in der Teamarbeit.

Tipp 4 – Mit anderen Methoden kombinieren

Das Delegation Board lässt sich prima mit weiteren Consulting Methoden anwenden. Einige Anregungen:

• Ergänze den Ansatz mit einer RACI Matrix. Diese Matrix sagt, wer für einen Aufgabe verantwortlich ist, das Board konkretisiert die Entscheidungskompetenz.
• Kombiniere das Board mit einem Kommunikationsplan. Der Plan definiert die Kommunikationsflüsse, das Delegation Board den Grad der Autonomie in den Entscheidungsbereichen.
• Verbinde den Brett mit der AKV Methode. Diese präzisiert neben dem vom Board visualisierten Kompetenzen zusätzlich die Aufgaben und Verantwortung.
• Unterstütze mit Werkzeugen wie der FOR-DEC Methode oder OODA Loop den Entscheidungsprozess.

Tipp 5 – Bei Auftragsannahme die Stufe festzurren

Nutze die sieben Stufen der Delegation und präzisiere den Kommunikationsfluss, sobald Dir das nächste Mal eine Aufgabe aufgetragen wird.

• Sollst Du Deinen Vorgesetzten vor der Entscheidung einbeziehen (‚Beraten‘)?
• Reicht dem Kunden eine nachträgliche Inkenntnissetzung (‚Erkundigen‘)?
• Muss die Führungskraft überhaupt informiert werden (‚Delegieren‘)?

Schaffe Klarheit über den Grad der Delegation und übernimm dann die Aufgabe.

Lesetipp

In Managing for Happiness: Übungen, Werkzeuge und Praktiken, um jedes Team zu motivieren* von Jurgen Appelo findest Du weitere Erklärungen und Anwendungstipps zum Delegation Board.

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Ursprung

Jurgen Appelo machte das Delegation Board in seinem Management 3.0 Ansatz populär. Dazu kombinierte er bekannte Stufen der Delegation mit Team-Visualisierungstechniken, bekannt aus Ansätze wie dem Kanban Board oder der RACI Matrix.

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Bonusmaterial

Jurgen Appelo/Management 3.0: How to Delegate Better with the 7 Delegation Levels (4 min) – Jurgen Appelo die Delegationsstufen und das Delegation Board

• Dirk Bathen/Komfortzonen: Delegation Poker: Ein Kartenspiel für bessere Entscheidungen im Team – ausführliche Beschreibung des Delegation Pokers zur Aushandlung der Delegationsstufen je Entscheidungsbereich
• Oliver Buhr/Copargo GmbH: Management 3.0 Workout: Delegation Boards – Erklärung und mehrere Beispiele (Folie 9) für das Konzept

Letzte Aktualisierung am 15.07.2024 / Affiliate Links / Bilder von der Amazon Product Advertising API