Die Definition of Done – das Fertig einer Sache vereinbaren

Als Projektleiter, Produktverantwortlicher oder Service-Eigentümer bzw. deren Berater bist Du mit folgenden Fragen konfrontiert:

• Wie können wir ein gemeinsames Verständnis über die Erfüllungsanforderungen einer Aufgabe erlangen?
• Was strukturiert die Prüfung des Fertigstellungsgrades von vergleichbaren Produkten?
• Womit strukturieren wir die Erbringungskontrolle eines Services?

Unterstützung findest Du in der Definition of Done und dem verbundenen Prüfen eines Ergebnisses gegen vereinbarte Umsetzungskriterien.

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Ergebnis: gemeinsames Verständnis für die Fertigstellungskriterien eines Ergebnistyps geschaffen

Teilnehmer: mind. 1 Person (besser: Projekt-, Entwicklungs- bzw. Service-Team)

Dauer: ab 15 Minuten (je Vielschichtigkeit des Ergebnistyps und Zahl der Teilnehmer)

Utensilien: Notebook & Office Software

Zweck

Mit einer Definition of Done vereinbarst, dokumentierst und prüfst Du die Fertigstellungskriterien für einen Ergebnistyp. Die englische Wortgruppe ‚Definition of Done‘ steht dabei für die Übereinkunft des Zustandes ‚Fertig‘.

Nutze die Definition of Done zur Herstellung von Klarheit bei Typen von Ergebnissen, daher wann…

• ein (wiederkehrende) Aufgabentyp erledigt,
• eine (wiederholt erstellte) Art von Liefergegenstand bereit,
• eine beliebige Systemfunktion realisiert bzw.
• ein (wiederholender zu erbringender) Service erfüllt

ist.

Das Konzept etabliert einen übergreifenden und von allen Beteiligten getragenen Qualitätsmaßstab für die im Projekt oder in der Linie erzeugte Menge von einheitlichen Resultaten.

Synonyme für die Definition of Done sind das Akronym DoD sowie das selten genutzte Definition von Fertig.

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Aufbau

Definition of Done Eintrag – „Was muss bei Abgabe des Ergebnistyps erledigt sein?“

Ein Eintrag (auch Fertigstellungskriterium oder DoD Kriterium) in einer Definition of Done ist…

• eine geforderte Eigenschaft oder Fähigkeit des Ergebnistyps oder
• eine zu absolvierende Aufgabe

vor Fertigstellung, Einreichung, Abnahme oder Abgabe des Ergebnistyps. Ein (möglichst messbarerer) Eintrag kann sich auf eine generelle Funktion, Qualitätseigenschaft, Dokumentationsaufgabe, Genehmigung, Zustandsausprägung, Umgebungsvariable etc. beziehen.

Beachte, dass es sich um eine Muss-Bedingung handelt. Diese sind entweder erfüllt oder nicht. Der Ergebnistyp gilt als erbracht, sobald alle Kriterien der Definition of Done erfüllt sind.

Verwende für einen Eintrag eine einfach verständliche und präzise Sprache. Formuliere zudem als eindeutige Zustandsbeschreibung (z.B. „Dokumentation erstellt“, „IT-System durch Endanwender getestet“). Achte auf eine direkte Prüfbarkeit und ein einheitliches Verständnis des Kriteriums.

Definition of Done – „Wann ist der Ergebnistyps fertig?“

Eine Definition of Done ist eine Checkliste aus Einträgen, die zusammen den erreichten Ziel-Zustand bei Fertigstellung des Ergebnistyps beschreiben. Anders als das Abnahmeprotokoll nutzt Du das Konzept ebenfalls während der Umsetzung der gelieferten (Zwischen-)Resultaten und nicht ausschließlich nur bei der Abschlussprüfung.

Ergänze Deine Definition of Done mit einem aussagekräftigen Titel wie dem Projektnamen bzw. dem Typ der Ergebnisse. Weitere Meta-Infos sind die verantwortlichen Autoren sowie das Datum der letzten Aktualisierung.

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Anwendung

Mindestens genauso wichtig wie die Definition of Done ist ihr Vereinbarungsprozess. Entwickle die Checkliste gemeinsam mit den für die Ergebnistypen verantwortlichen Personen nach folgendem Ablauf:

1. Entwickeln

Fixiert im Team den zu betrachtenden Ergebnistyp. Entwickelt für diesen generelle Abnahmekriterien auf Basis von Anforderungen von..

• Entwicklungsteam und Betriebsverantwortliche,
• Nutzer, Käufer und Sponsoren sowie
• Parallelprojekte, Projektprogramme und Gremien.

Haltet die Kriterien in der Definition of Done fest. Ordnet die Checkliste, beispielsweise nach Reihenfolge der Abarbeitung.

2. Nutzen

Kommuniziert die Definition of Done an relevante Zielgruppen. Nutzt das Konzept bei der Erstellung und Abnahme eines Ergebnistyps.

3. Verbessern

Prüft die Definition of Done in regelmäßigen Intervallen.

• Sind die Einträge für den Ergebnistyp weiterhin angemessen?
• Welche Kriterien werden nie, welche automatisch immer erfüllt?
• Wo gibt es Widersprüche bei den Kriterien?

Adaptiert die Definition of Done an die geänderten Anforderungen, angepassten Ergebnistypen sowie sich wandelte Rahmenbedingungen.

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Beispiele

Definition of Done für eine Consulting Methode

Auch für die Methoden Deines Consulting Methodenkoffers nutze ich eine Definition of Done. Diese gestaltet sich wie folgt.

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Vor- & Nachteile

Pro

• Die Definition of Done schafft ein einheitliches Qualitätsbewusstsein für die abzuliefernde Ergebnisse.
• Ob geplantes IT-System, kürzlich am Markt lanciertes Produkt oder gewohnte Dienstleistung – die Definition of Done ist für neue oder bestehende Ergebnistypen flexibel einsetzbar.
• Das Konzept macht die Güte eines Resultats unabhängig von der dafür verantwortlichen Person. Aufgaben lassen sich parallelisieren, delegieren bzw. auslagern.
• Das Konzept regt an im Team ein gemeinsames Verständnis zum Fertigstellungsgrad zu etablieren.

Contra

• Erstellung und Abstimmung einer Definition of Ready kosten Zeit und binden Ressourcen. Das Konzept ist ein Arbeitsmittel, kein Arbeitsergebnis.
• Bei stetig wechselnden Arbeitsergebnissen entfaltet die Definition of Done keinen bzw. nur geringen Mehrwert. Breche hier das große Ergebnis in feste Zwischenresultate herunter und definierte individuelle Akzeptanzkriterien.
• Das Konzept fokussiert auf den Ergebnistyp, nicht auf den Entwicklungs- bzw. Erstellungsprozess. Ob dieser effizient, robust, fehlerfrei etc. verläuft, ignoriert die Definition of Done.

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Praxistipps

Tipp 1 – Einfach zugänglich und präsent halten

Mache die vereinbarte Definition of Done für alle Beteiligten omnipräsent und steigere damit das Qualitätsbewusstsein. Das Konzept sollte mit wenigen Mausklicks erreichbar sein bzw. im Büro einen zentralen Platz an der Wand erhalten.

Tipp 2 – Mit einer Definition of Ready (DoR) arbeiten

Die Definition of Done (DoD) legt fest, wann ein Ergebnistyp fertig ist. Mit der Definition of Ready (DoR) präzisierst Du hingegen, wann die Arbeiten an einem Ergebnistyp begonnen werden können. Beide Konzepte sind Checklisten für wiederkehrende Tätigkeiten und Liefergegenstände.

Tipp 3 – Mit Akzeptanzkriterien komplettieren

Erweitere die Ergebnis-übergreifenden Fertigstellungskriterien der Definition of Done mit Ergebnis-individuellen Akzeptanzkriterien (auch Akzeptanzkriterium, Abnahmekriterium, Fertigstellungskriterium oder englisch Acceptance Criteria). Notiere diese direkt am Ergebnis.

Ein konkreter Liefergegenstand, eine konkrete Aufgabe bzw. ein konkreter Service gilt als fertig, falls diese(r) sowohl die Definition of Done als auch die Akzeptanzkriterien erfüllt. Auch auf Überschneidungsfreiheit zwischen der einheitlichen Definition of Done und den individuellen Akzeptanzkriterien.

Tipp 4 – Bestehende Definition of Done heranziehen

Greife auf eine existierende Definition of Done aus einem vergleichbaren Projekt zurück. Die vorhandene Checkliste kapselt Erfahrungen und Wissen zum Ergebnistyp.

Tipp 5 – Mit nützlichen Zusatzinfos erweitern

Ergänze die Definition of Done mit zusätzlichen Spalten und erweitere damit ihre Ausdrucksmächtigkeit. Einige Anregungen aus meiner Beratungspraxis:

• Verantwortlichen für ein spezifisches Abnahmekriterien
• Frist bis wann an ein Abnahmekriterien greifen muss
• Details zur Umsetzung eines Kriteriums

Durch die Ergänzung wird die Liste zum Planungswerkzeug. Ein Blick verrät, ob der Ergebnistyp rechtzeitig von den verantwortlichen Personen erbracht werden kann.

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Ursprung

Die Definition of Done gewann mit der Verbreitung agiler Vorgehensmodellen seit den 2000er Jahren an Bedeutung. So erwähnt das Projektmanagement Rahmenwerk Scrum im gleichnamigen Guide das Konzept fast 20 Mal und hebt die Verantwortung beim Entwicklungsteam hervor.

Anders als das Product Backlog ist die Definition of Done kein offizielles Scrum Artefakt. In der Praxis kommt das Konzept beim Sprint Review zum Einsatz, einem Meeting in welchem der Product Owner die im Sprint erbrachten Ergebnisse begutachtet.

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Bonusmaterial

freeCodeCamp.org: Definition of Done – Agile Software Development (2.5 min) – Vorteile und Anwendung des Konzepts im IT-Umfeld

Letzte Aktualisierung am 2024-11-21 / Affiliate Links / Bilder von der Amazon Product Advertising API