Das Datenwörterbuch – die Daten einer Domäne spezifizieren

Als Prozesseigentümer, Analyst oder Systementwickler bzw. deren Berater bist Du mit folgenden Fragen konfrontiert:

• Womit spezifizieren die im Geschäftsprozess verwendeten Daten eindeutig und präzise?
• Was hilft uns in der Detailanalyse von Datenflüssen zwischen verschiedenen Elementen im Unternehmen?
• Wie lassen sich die von mehreren IT-Systemen genutzten Daten konsistent und redundanzfrei halten?

Unterstützung findest Du im Datenwörterbuch und dem Verfahren der Datenwörterbuchspezifikation.

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Ergebnis: in einem Anwendungsbereich genutzten Daten technisch detailliert definiert

Teilnehmer: mind. 1 (besser: im Team)

Dauer: ab 30 Minuten (für Initialfassung)

Utensilien: Notebook & Office Software oder Datenbanksoftware

Zweck

Mit einem Datenwörterbuch spezifizierst, dokumentierst und kommunizierst Du die in einem Anwendungsbereiches verwendeten Daten. Das kann beispielsweise eine Fachdomäne, ein IT-System oder ein Projekt sein.

Im Gegensatz zum Glossar definiert ein Datenwörterbuch die verwendeten Daten sehr präzise. Der Fokus der in einem Wörterbuch enthaltenen Metadaten liegt auf Datenzweck, -struktur und –verwendung, relevant insbesondere für technisch versierte Stakeholder wie Softwareentwickler, Datenbankarchitekten oder Systemadministratoren.

Synonyme für das Datenwörterbuch sind Datenkatalog, Datenverzeichnis oder englisch Data Dictionary oder Data Repository.

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Aufbau

Datenwörterbuch – „Welche Datenobjekten kommen in einem Anwendungsgebiet zum Einsatz?“

Ein Datenwörterbuch besteht aus einer alphabetisch sortierten Tabelle von Datumseinträgen (auch Datenobjekte oder Datenelemente). Zusammen definieren die Einträge den Anwendungsbereichs.

Jeder einzelne Datumseintrag wird durch einen eindeutigen Namen sowie einer Menge von Eigenschaften charakterisiert. Optional ergänzt Du Beziehungen sowie Verwendungen.

Die Literatur unterscheidet zwischen einem aktiven und einem passiven Datenwörterbuch. Im ersten Fall aktualisiert sich Wörterbuch bei Änderungen in der Datenstruktur des Anwendungsbereichs automatisch, im zweiten Fall pflegst Du das Datenwörterbuch manuell.

Versehe Dein Datenwörterbuch mit Meta-Infos wie den Anwendungsbereich, den Verantwortlichen sowie das Datum der letzten Aktualisierung. Gebe ebenfalls Deine Kontaktdaten im Falle von Rückfragen oder Ergänzungs- bzw. Änderungswünschen an.

Eigenschaften – „Wie ist ein Datumseintrag definiert?“

Präzisieren die Merkmale eines Datumseintrags. Typisch sind folgende Eigenschaften:

• Technische Beschreibung in kurzen knappen Worten
• Pflicht, daher muss der Eintrag belegt sein oder nicht
• Format wie Zeichenkette, Währung oder Kalenderdatum
• Wertebereich wie Minimal- und Maximalwert
• Ausprägungen wie Ja/Nein oder Rot/Gelb/Grün
• Initialwert wie 0, 1 oder offen
• Struktur wie Zeichenfolgen, führende Nullen oder Minimal- bzw. Maximallänge entweder textuell oder auf Basis einer formalen Sprache
• Zugriffsrechte wie Erzeugungs-, Lese- , Schreib- und Löschberechtigungen
• Praxisbeispiel für einen Datumseintrag

Je nach Bedarf der Nutzer des Datenwörterbuchs, ergänzt Du weitere technische Eigenschaften wie:

• Physische Eigenschaften (z.B. Speicherallokation, Indizes)
• Hinterlegte Algorithmen (z.B. gespeicherte Prozeduren)
• Initiierungszustand (z.B. leere Ausprägung bzw. Null-Wert)
• Änderungsverhalten (z.B. Trigger)
• Datenbankbezeichnung (z.B. technischer Feldname)

Beziehung – „Wie hängen die Datumseinträge zusammen?“

Spezifiziere in einer weiteren Spalte die Beziehungen zwischen den Datumseinträgen des Anwendungsbereichs. Beispielsweise ist der Wertebereich eines Datums abhängig vom Wert eines zweiten Datums. Oder es bestehen Schlüsselbeziehungen wie Primär- oder Fremdschlüssel.

Verwendung – „Wer oder was verwendet einen Datumseintrag?“

Gibt Auskunft an welchen Stellen im Anwendungsbereich ein Datum überall verwendet wird. Das kann beispielsweise ein IT-System, ein Prozess, eine Organisationseinheit oder ein Produkt sein.

Optional präzisiert Du die Verwendung mit Bedingungen für das Anlegen, Ändern und Löschen eines Datums.

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Anwendung

Ein Datenwörterbuch entsteht in der Startphase eines Projektes und wird anschließend in Analyse, Entwurf, Umsetzung, Testing bzw. Rollout weiterverwendet.

Das Wörterbuch kannst Du allein oder im Team anfertigen. Pflegen mehrere Personen parallel das Verzeichnis, solltest Du Redaktionsregeln bzw. – bei einer komplexen Materie und vielen Akteuren – einen Redaktionsprozess abstimmen.

1. Scope & Ablageort bestimmen

Bestimme zunächst gemeinsam mit den Stakeholdern den Scope, die Zielgruppen und das Detailniveau des Datenwörterbuchs.

• Wer nutzt das Datenwörterbuch wann und für welchen Zweck?
• Können wir auf einer bestehenden Datenstruktur aufsetzen?
• Kommt ein Office Dokument oder ein Wiki System zum Einsatz?

Vereinbare ebenfalls in welchem Format und System ihr das Wörterbuch ablegt.

2. Struktur & Inhalt beschließen

Definiere die Eigenschaften eines Datumseintrags. Entscheide auch über die die Aufnahme von Beziehungen und Verwendungen. Richte Dich an den Zielgruppen, Anwendungsfällen sowie den Kosten- und Nutzenerwartungen des Datenwörterbuchs aus.

3. Datumseinträge ergänzen

Halte wichtige Datumseinträge sowie ihre Eigenschaften fest. Recherchiere dazu in bestehenden Projekt-, System- und Schnittstellendokumentationen und stimme Dich mit Wissensträgern ab.

Ebenso wichtig wie das fertige Datenwörterbuch ist sein Redaktionsprozess. Im Rahmen der Erstellung erreichen die Stakeholder einen Konsens.

Auch wenn Du die Definition eines Datums nicht kennst, fügst Du diesen mit einem tbd (to be defined) im Definitionsteil hinzu. Die genaue Beschreibung ergänzt Du zu einem späteren Zeitpunkt.

4. Datenwörterbuch nutzen

Kommuniziere das Vorhandensein des Wörterbuchs an die Stakeholder. Schlage vor, die Vorgaben übergreifend zu nutzen, statt Datumseinträge immer wieder neu zu definieren. Zeige Dich offen für Rückfragen und Ergänzungen.

5. Datenwörterbuch pflegen

Die Inhalte eines Datenwörterbuchs entwickeln sich weiter. Bestehende Einträge werden präzisiert, neue Daten kommen hinzu, selten fallen auch nicht mehr benötigte Einträge weg. Aktualisiere das Verzeichnis in regelmäßigen Abständen.

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Beispiele

Datenwörterbuch für ein Fahrerlaubnis-System

Angenommen Du konstruierst ein IT-System für die Verwaltung von KFZ-Führerscheinen. Das resultierende Datenwörterbuch Deines Anwendungsbereiches könnte folgende Gestalt haben:

Christopher Kalodikis: Data Dictionary (2 min) – Beispiel für ein Datenwörterbuch im Anwendungsbereich Fahrerlaubnis

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Vor- & Nachteile

Pro

• Ein Datenwörterbuch schafft ein einheitliches Verständnis zu den eingesetzten Daten, relevant insbesondere für IT-nahe Projekte und Linienaufgaben.
• Das Datenwörterbuch sorgt im Anwendungsbereich für Konsistenz, Einheitlichkeit und Redundanzfreiheit im Umgang mit Daten. Jeder Stakeholder und jedes IT-System verwendet identische Datumseinträge.
• Egal ob Datenbankentwicklung, Migrationsvorhaben oder Systemschnittstellen – bei der Automatisierung von Geschäftsprozessen mittels IT ist das Datenwörterbuch unabdingbar.

Contra

• Der Aufbau und die Pflege eines Datenwörterbuchs erfordern wiederkehrend Zeit, Energie und Disziplin.
• Die Zusammenhänge und Wechselwirkungen zwischen den Datumseinträgen kann ein Leser im textuellen Datenwörterbuch nur schwer erfassen. Besser geeignet dafür ist das Klassendiagramm.

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Praxistipps

Tipp 1 – Datenwörterbuchverantwortlichen ernennen

Ernenne einen Hauptverantwortlichen für das Datenwörterbuch. Dieser sorgt für die Konsistenz, Korrektheit und Vollständigkeit des Begriffsverzeichnisses und pflegt wiederkehrend die Inhalte. Zudem zeigt er Widersprüche zwischen den Einträgen auf und vermittelt bei Definitionskonflikten.

Läuft das Datenwörterbuch in einer speziellen Software, solltest Du zudem einen IT-Systemverantwortlichen bestimmen. Dieser aktualisiert das Tool, vergibt und entzieht Zugriffsberechtigungen bzw. unterstützt bei Fragen zur Bedienung.

Tipp 2 – Datenspezifikation einfach starten

Der Mehrwert des Datenwörterbuchs steht und fällt mit seinem Inhalt. Starte einfach mit einem Office Dokument als Dokumentationsformat. Falls viele Stakeholder oft das Wörterbuch verwenden, wechselst Du zu einer funktionsmächtigeren Software.

Tipp 3 – Auf existierender Dokumentation aufsetzen

Ziehe für die Erstbefüllung Deines Datenwörterbuchs vorhandene Dokumentationen heran. Nützliche Unterlagen sind: 

• Projektsteckbrief und Projektauftrag, 
• Business Case, 
• Prozessmodelle, 
• Besprechungsprotokolle, 
• Glossar, 
• IT-Systembeschreibungen und Datenbankstrukturen.

Achte auch Wortwiederholungen in Arbeitstreffen und Telefonkonferenzen. Ziehe auch offizielle Quellen und Verzeichnisse wie Wikipedia oder Industrienormen hinzu.

Tipp 4 – Einträge in formaler Sprache definieren

Sorge für Eindeutigkeit Deines Datenwörterbuchs und definiere die Datumseinträge mit Hilfe der Backus-Naur-Form (BNF). Diese besteht aus (nicht-)atomaren Begriffen, Zuweisungen (‚=‘) und Regeln.

Links von der Zuweisung steht ein nicht-atomarer Begriff. Rechts von der Zuweisung steht eine Regel. Eine Regel besteht aus einer Kombination von atomaren und nicht-atomaren Begriffen. Wiederholungen (‚{}‘), Auswahl (‚[|]‘) und Optionen (‚()‘) sind möglich. Zirkuläre Definitionen sind verboten. Rekursionen sind erlaubt.

Beispielhaft die Definition von Kundenkontaktdaten:

• Strasse = Zeichenkette
• Hausnummer = Zeichenkette
• Vorname = Zeichenkette
• Name = Zeichenkette
• Postleitzahl = Zeichenkette
• Ort = Zeichenkette
• Vorwahl = 0 + [1|2|3|4|5|6|7|8|9] + { [0|1|2|3|4|5|6|7|8|9] }
• Telefon = Vorwahl + { [0|1|2|3|4|5|6|7|8|9] }
• Adresse = Strasse + Hausnummer + Postleitzahl + Ort
• Kundenkarte = Vorname + Name + {Adresse} + Telefon

Tipp 5 – Wörterbuch eng mit Glossar verzahnen

Ein Datenwörterbuch präzisiert die in einem Glossar definierten Fachbegriffe. Das Glossar adressiert das Business, wohingegen das Datenwörterbuch die IT angeht. Verzahne beide Dokumente und achte auf Konsistenz.

Tipp 6 – Einfachen und schnellen Zugriff forcieren

Keine nutzt ein Datenwörterbuch, falls der Ablageort unklar ist oder das Öffnen und Nachsehen mehrere Minuten benötigt.

Senke daher die erforderlichen Transaktionskosten die mit einer Verwendung einhergehen. Einige Anregungen:

• Lege das Datenwörterbuch an zentraler Stelle erreichbar ab.
• Optimiere Struktur und Darstellung.
• Biete eine leistungsfähige Suchfunktion, beispielsweise nach Datumseintrag, Eigenschaften oder Verwendungen.
• Erlaube den Inhaltsexport, beispielsweise als Office oder PDF Datei.
• Erleichtere Erweiterung oder Anpassung, beispielsweise durch ein standardisiertes Änderungsformular.

Befrage zudem die Nutzer, was ihnen beim Wörterbuch in Sachen Inhalt und Funktion bisher fehlt.

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Ursprung

Mit dem Aufkommen von Datenbanken für IT-Systeme gewann auch das Datenwörterbuch für Unternehmen an Relevanz. Wer der Erfinder des Konzepts ist, konnte ich nicht herausfinden.

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Bonusmaterial

Aristotle Metadata Registry: 5 Minute Metadata – What is a data dictionary? (5 min) – Einführung in das Konzept anhand eines ausführlichen Beispiels

• Uni Greifswald: Leitfaden zur Beschreibung eines Data Dictionary – Anleitung und Tipps für die Anlage eines Datenwörterbuchs