Consulting Presentation – 7 gravierende Fehler beim Erstellen & Kommunizieren von Präsentationsunterlagen
Wie viele PowerPoint-Unterlagen entwickelst und präsentierst Du über das Arbeitsjahr hinweg? 5? 20? 100? Mein Output liegt im Schnitt bei einem Foliensatz pro Woche, damit rund 50 Slide Decks für das gesamte Jahr. Wie viele Deiner Unterlagen sind so richtig gut, lassen Deine Kunden, Kollegen und Vorgesetzte vor Begeisterung in die Luft springen? 5? 20? 100? Bei mir waren das bis Anfang 2019 maximal drei. Bis ich mich ausführlich mit Consulting Presentation und typischen Fettnäpfchen bei Präsentationensdokumenten und -vorträgen beschäftigt haben. Lernen wir nachfolgend gemeinsam aus meinen Fehlern.
Präsentationen – das Brot & Butter Geschäft der Beraterzunft
Leseraufgabe. Nenne mir in einer Minute fünf Anlässe, in denen Du Präsentationsunterlagen entwickelst und anschließend vorstellst. 1 Minute – 5 Präsentationsanlässe.
Ab jetzt.
5..4…3…2..1…Stopp.
Okay. Kleine Hilfe. Nach einem kurzen Brainstorming (und einer längeren Ausformulierungsphase) sieben Situationen, in denen Unternehmensberater wie ich für gewöhnlich mit Foliensätzen hantieren.
- Projektakquise. Nach einem ersten Kennenlerngespräch auf der Industriemesse vor zwei Wochen sitzt Du nun bei einem möglichen Neukunden zur Bedarfsanalyse.
- Jour Fixe. Als verantwortlicher Projektleiter präsentierst Du per Videokonferenz einen Zwischenbericht und zeigst mit Hilfe von PowerPoint-Folien alle geleisteten und bevorstehenden Arbeitspakete auf.
- Steuerkreissitzung. Als Management Consultant unterstützt Du eine Führungskraft in der Zusammenstellung und Aufbereitung einer wichtigen Entscheidungsunterlage.
- Ergebnisvorstellung. Das Projekt ist abgeschlossen, seine Ergebnisse stellst Du nun Sponsor, Linienmitarbeitern und Projektkollegen vor. Als Kommunikationsmedium dient die Präsentation.
- Konferenzvortrag. Als umtriebiger Consultant stellst einem Publikum von 100 Personen Deine Studienergebnisse im Feld der Künstlichen Intelligenz vor.
- Mitarbeitertraining. Als Seniorberater gibst Du Dein Wissen in einem Fachgebiet während der hauseigenen Consulting Summer School an die Juniorkräfte weiter.
- Partnertreffen. Am Rande eines Fachtagung stellst Du einem potentiellen Technologie-Partner Deine Strategie & Change Boutique mit Hilfe der Unternehmenspräsentation vor.
Sechs Anlässe für Präsentationen. Und gleichzeitig sechs Gelegenheiten in typische Consulting Presentation Fettnäpfchen zu treten.
Damit Dir das nicht passiert, möchte ich nachfolgend meine sieben Top-Fehler bei der Konzeption, dem Design sowie der Kommunikation von Slide Decks mit Dir teilen. Los geht’s.
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Consulting Presentation – 7 Fehler bei Konzeption, Design und Kommunikation von Präsentationsunterlagen
Fehler #1: Die Präsentationsunterlage aus der Ich-Perspektive entwickeln
Meine Daten > Meine Folien > Meine Präsentation – so die klassische Kette. Auf Basis von Interviews, Befragungen und Workshops erhebst Du Fakten, die Du aufbereitest, dann in eine Präsentationsunterlage gießt und anschließend den Empfängern zuführst. Der klassische Ablauf, die klassische Ich-Perspektive.
Alle Welt redet von Kundenorientierung. Bei Präsentationen sind die Zuhörer Deine Kunden. Stelle daher die Empfänger und ihre Bedarfe in den Vordergrund. Schalte um, von Sender- auf Empfängerorientierung.
- Welche Wissensbedarfe, Erwartungen und Interessen bestehen an Deine Präsentation?
- Mit welchem Antrieb und Gefühl nimmt ein Empfänger an Deinem Vortrag teil?
- Welche Aufgaben erledigen die Empfänger direkt vor/nach Deiner Präsentation?
Je intensiver Du Dich mit der Zielgruppe auseinandersetzt, desto besser kannst Du Deine Präsentation auf diese abstimmen.
Fehler #2: Den Zweck der Präsentation unterschlagen
Präsentation = Präsentation = Präsentation. Eine Menge von Folien, die im Verbund dem Empfänger eine Geschichte erzählen und Informationen transportieren. Wirklich? Verfolgt jede Präsentation tatsächlich immer das gleiche Ziel?
Unterscheide zwischen drei Arten von Präsentationszielen:
- Informationen weitergeben: Du möchtest Fakten vermitteln, ein Ergebnis präsentieren.
- Entscheidung herbeiführen: Du sprichst eine Beschlussempfehlung aus, unterstützt einen Entscheider mit Deinem Rat.
- Aktion veranlassen: Du inspirierst mit einer Idee, ermunterst die Empfänger zum Handeln.
Das Präsentationsziel bestimmt Deinen Präsentationsaufbau. Das kann der Trichter, die Pyramide oder die Story sein.
Fehler #3: Sofort mit der Folienarbeit starten
Die Daten liegen vor, jetzt gehts endlich an die Slide Erstellung. Schließlich muss die Präsentation am Mittwoch – also schon übermorgen! – dem Bereichsleiter vorliegen. Gestresst schiebst Du die Bilder, Tabellen und Textbausteine zwischen den Folien hin und her. Irgendwie passt das alles überhaupt nicht zusammen…
Vor dem Foliendesign steht das Konzept. Nutze Methoden wie Story Boarding, Klebezettel & Flipchart oder Ghost-Slides und konzipiere zunächst den Roten Faden Deiner Präsentation.
- Wie möchtest Du in den Vortrag einleiten? Sanft oder mit einem Überraschungseffekt?
- Auf den Punkt gebracht – Was sind die drei Kernaussagen der Präsentationsunterlage?
- Welche Umfeldfaktoren wie Anlass, Raum und Zeit musst Du bei der Vorstellung beherzigen?
Erst das Konzept, dann die Folien. Schließlich entsteht ein guter Kinofilm immer auf Basis eines guten Drehbuchs und nicht spontan am Drehort.
Fehler #4: Nichtssagende Folienüberschriften verwenden
Fast ist Deine Präsentationsunterlage fertig, jetzt nur noch schnell die Überschriften ergänzen. Du notierst Folientitel wie „Das Team verwendete folgende Methode:“ sowie „Der Analyseauftrag identifizierte insgesamt vier Defizite“. Reicht das für ein professionelles Consulting Slide Deck?
Definitiv nicht! Wenn Deine Präsentationsunterlage für die US-Großstadt New York City stehen würde, wären die Folienüberschriften der Stadtbezirk Manhattan. Nutze sogenannte Action Titles, daher:
- Zusammenfassung des Kerninhalts einer Folie als Satz direkt in der Überschrift
- Einfache, sachliche, kurze, direkte, spezifische, aktive und ansprechende Formulierung
- Exakt eine relevante Aussage auf einer Folie in maximal zwei (besser eine) Zeilen
Action Titles erleichtern das Präsentationsleben für alle. Der Empfänger erfasst sofort die Botschaft und kann dem Präsentator einfacher folgen. Der Folienentwickler richtet alle Inhalte am zuvor festgelegten Titel aus. Der Präsentator lenkt mittels Folientiteln die Aufmerksamkeit der Empfänger in (s)eine gewünschte Richtung.
Fehler #5: Die “Was heißt das”-Frage offen lassen
Die Folien sehen wirklich klasse aus. Prägnante Überschriften. Pointierte Texte. Passende Abbildungen. Mehr kann man von Dir nun tatsächlich nicht verlangen. Oder?
Beantworte für alle Folien mit Kernaussagen die „Was heißt das“-Frage – entweder direkt in der Überschrift oder per Folge-Kasten im unteren Foliendrittel. Nutze dazu folgende Leitfragen:
- Was haben die Zahlen, Daten und Fakten auf den Slides für eine Bedeutung für die Empfänger?
- Warum sollte das Publikum Zeit und Energie in Deine Präsentationsunterlage investieren?
- Worin bestehen die Implikationen einer Folie für den Entscheider, das Projekt, die Firma?
‚So what?‘ – die englische Phrase fasst schnörkellos zusammen, was implizit jeder denkt, sobald er mit einer Deiner Folien durch ist. „Was hießt das nun in unserer Praxis?“. Baue Brücken und zeige die Auswirkungen auf.
Fehler #6: Die administrativen Hausaufgaben verschwitzen
Die Technik? Wird schon funktionieren, ist schließlich Bürofläche. Akustik und Licht? Kein Problem, es ist ein stinknormaler Meetingraum. Die Bestuhlung? Was soll da schon schief gehen. Deine Folien und Darbietung? Sitzen beide, sind doch schließlich die wichtigsten Zutaten für eine exzellente Präsentation….
Frei nach Murphy – was schief gehen kann, wird schiefgehen – laufen auch bei Präsentationen die Dinge nicht immer so, wie sie eigentlich sollten. Überlasse daher nichts dem Zufall. Eine unvollständige Checkliste.
- Stimme die räumliche Anforderungen (Größe, Akustik, Referententisch, Flipchart etc. ) ab
- Speichere Deine Präsentation auf mindestens zwei Datenträgern
- Teste das Zusammenspiel von Laptop, Presenter und Bildschirm/Projektor mit Deiner Präsentation
Eine gute Präsentation ist die Gesamtperformance. Ein akkuschwacher Laptop oder ein unscharfes Videobild zerstören Deinen mühevoll vorbereiteten Auftritt in Minuten. Es ist Deine Präsentation. Ergo: Du bist verantwortlich für die Vorkehrungen.
Fehler #7: Das Publikum mit einem ‘Dankeschön’ verabschieden
Du, Deine Kollegen, Alle kennen den Satz auf der letzten Folie: „Vielen Dank.“. Oder noch schlimmer: „Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit. Gerne Ihre Fragen?“. Als Sprecher bedankst Du Dich für das tolle Publikum. Die Disziplin im Raum. Die großartigen Fragen. Warum eigentlich? Du hast doch geliefert. Weshalb jetzt bedanken?
Beende Deine Präsentation mit alles anderem als einem ‚Dankeschön‘.
- Starte Deinen Vortrag mit einer offenen Frage und beantworte diese am Ende der Präsentation.
- Male mit Hilfe eines Videoclips ein farbenfrohes Zukunftsbild.
- Zeige ungelöste Fragen und spannende neue Baustellen auf.
So beschließe ich meine Vorträge und Trainings fast immer mit einem Zitat. Dies nimmt Bezug zum vorgestellten Thema und gibt den Teilnehmern einen Denkanstoß.
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Was Du tun kannst
- Trenne bei Deiner nächsten Präsentationen bewusst zwischen den drei Phasen Konzeption, Design und Kommunikation. Nicht immer musst Du einen erstellten Foliensatz auch kommunizieren bzw. baust Du teilweise auf einem (halb-)fertigen Präsentationskonzept auf.
- Vergleiche Dich als Präsentationsverantwortlicher mit einem Filmregisseur. Jede einzelne Folie repräsentiert eine eigene Filmszene. Optimiere Deinen Erzählfluss. Feile an jeder einzelnen Folie. Probe Deinen Vortrag mehrmals.
- Lerne von guten Präsentationen. Warum nicht die ein oder andere Slide kopieren bzw. die ein oder andere Kommunikationstechnik ins eigene Repertoire übernehmen? Übernehme von den Besten für Deine Präsentationsperformance.
- Recycle gelungene Präsentationsbausteine. Lege Dir dazu einen Master-Foliensatz an, in welchen Du gelungene Slides ablegst und später wieder verwendest.
- Wirf einen Blick auf das Consulting Presentation Kit. Das interaktive Slide Deck enthält mein gesamtes Knowhow für professionelle Präsentationsunterlagen und überzeugende Vorträge. Als Consulting Methodenkoffernutzer erhältst Du das Kit automatisch kostenfrei.
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