Der Business Case – eine Investition strukturiert beurteilen

Als Projektleiter, Manager oder Investitionsverantwortlicher bzw. deren Berater bist Du mit folgenden Fragen konfrontiert:

• Lohnt sich die Investition in eine Sache bzw. Änderung mittel- bis langfristig?
• Welche der verfügbaren Investitionsalternativen ist aus Kosten-/Nutzen-/Risiko-Sicht aktuell am besten?
• Zu welchem Zeitpunkt sollten wir Investition anstoßen: sofort, bald oder irgendwann später?

Unterstützung findest Du im Business Case und einer Wirtschaftlichkeitsbetrachtung.

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Ergebnis: Kosten, Nutzen, Risiken und Empfehlung zu einer Investitionsentscheidung ermittelt, dokumentiert und kommuniziert

Teilnehmer: mind. 1 Person (Ersteller)

Dauer: ab 30 Minuten (je nach Umfang der Investitionsentscheidung, Detailtiefe und Datenlage)

Utensilien: Notebook, Internetanschluss & Office Software

Zweck

Mit einem Business Case sicherst Du eine geplante Investitionsentscheidung im Unternehmen nach wirtschaftlichen Gesichtspunkten ab.

Ob Investition in ein neues Projekt, ein überarbeitetes Wertangebot oder eine bevorstehende Unternehmenstransaktion – ein Business Case untersucht die anfallenden Kosten, den generierten Nutzen und die einhergehenden Risiken einer potentiellen Änderung. Buchstäblich stellst Du mit dem Dokument die mögliche Investition auf den wirtschaftlichen Prüfstand und erörterst ihren unternehmerischen Zweck und ökonomische Rentabilität.

Ein Business Case ermöglicht fundierte Entscheidungen. Auf Basis fester Treiber, Ziele und Ergebnisse macht er systematisch transparent, ob sich die Aufwände, der finanzielle Einsatz sowie die Aufmerksamkeit in eine Sache entlang der Zeitachse mittel- bis langfristig auszahlen.

Differenziere bei der durch einen Business Case vorbereiteten Beschluss zwischen:

• Ja-Nein-Entscheidungen (Investieren: Ja oder Nein)
• Auswahl-Entscheidung (Investieren in Alternative A, B oder C)
• Zeitpunkt-Entscheidung (Investieren: Jetzt oder Später)

Fast jede unternehmerische Entscheidung lässt sich auf eine dieser drei Typen zurückführen und mit dem entsprechenden Business Case belegen. Technisch gesehen handelt es sich bei der Auswahl-Entscheidung um mehrere Einzel-Business Cases, die einander gegenübergestellt werden.

Synonyme für einen Business Case sind Szenario zur betriebswirtschaftlichen Beurteilung einer Investition, Geschäftsszenario, Kosten-Nutzen-Analyse oder Wirtschaftlichkeitsbetrachtung.

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Aufbau

Business Case – „Lohnt sich die Investition?“

Im engeren Sinn ist ein Business Case die betriebswirtschaftliche Bewertung eines konkret vorliegenden Investitionsvorschlags mittels fundierter Fakten. Du möchtest eine wirtschaftliche Entscheidung absichern, und zwar auf Basis harter Zahlen, Daten und Fakten in Bezug auf Kosten, Nutzen und Risiko. Hingegen nicht im Scope sind Beschreibungen von Produkten, Services oder Projekten.

Beachte, dass einige Projektmanagementmethoden wie Prince2, Videos, Internetblogs etc. den Scope eines Business Case breiter fassen. Ein Business Case im weiteren Sinne enthält nach diesen Quellen eine Projektbeschreibung samt Ist-Situation, Geschäftsstrategie, Erfolgskriterien, Ressourcen, Terminplan etc.

Für den Umfang eines Business Cases gilt:

• Je größer die Investition,
• je höher die Anzahl der zu betrachtenden Alternativen,
• je länger der Betrachtungszeitraum,
• je gravierender die Konsequenzen und
• je höher die Risiken,

desto umfangreicher fällt die Unterlage aus und je zeitintensiver ihre Erstellung.

Handelt es sich beispielsweise um ein kleines Schreibtisch-Tool für drei Fachexperten mit einer jährlich vierstelligen Investitionssumme, passt der Business Case auf zwei bis drei Präsentationsfolien. Geht es hingegen um ein neues Enterprise Resource Planning (ERP) System, dass die Kernprozesse eines Unternehmens mit vielen Tausend Mitarbeitern automatisieren soll, dann übersteigt die Seitenzahl des Dokuments schnell die Marke von 100.

Losgelöst vom Umfang besitzt ein Business Case die folgende Struktur, untergliedert in drei Abschnitte und neun Bestandteile.

1. Deckblatt – Angaben zum Dokument

Oft wandert ein Business Case über mehrere Schreibtische bzw. verlangen Stakeholder immer wieder seine Erweiterung und Anpassung. Hinterlege deshalb auf der ersten Seite grundlegende Dokumenteninfos wie Autor, Änderungshistorie, Version und Datum.

Neben dem Titel (z.B. „Business Case Enterprise Resource Planning Software 2020 am Standort Köln“) notierst Du in 2-3 Sätzen den Zweck und Geltungsbereich.

2. Management Summary – Zusammenfassung für Entscheider

Die erste Seite Deines Business Cases fasst die Situation, die Ziele samt Zieldatum, die Optionen sowie die Empfehlung zur Investition prägnant und überzeugend zusammen.

Ebenfalls zeigt der One-Pager in Kurzform auf, welche Folgen das Unternehmen beim Festhalten am Ist-Zustand – dem Status Quo – tragen wird.

Die Management Summary Deines Business Cases wird als erstes (und oft auch als einziges detailliert) gelesen muss daher überzeugen. Arbeite für die erste Inhaltsseite sorgfältig.

3. Ziele – Absicht hinter der Investition

Ein Business Case ist die Konsequenz aus Unternehmenszielen. Auf der einen Seite wird Nutzen generiert, sobald diese erreicht werden. Auf der anderen Seite sind für die Zielerreichung Änderungsmaßnahmen erforderlich, welche Investitionskosten verursachen.

Die abgeleiteten (SMARTen) Ziele stehen zu Beginn Deiner Arbeit an einem Business Case bereits fest. Sie begründen das ‚Warum‘ für die Investition und zeigen auf, was passiert, falls nichts passiert.

4. Nutzen – Mehrwert der Zielerreichung

Falls mindestens ein Ziel erreicht ist, erzeugt dieses für das Unternehmen einen Mehrwert. Im optimalen Fall ist dieser finanziell bestimmbar, beispielsweise bei eingesparten Arbeitstagen, reduzierten Betriebskosten, erhöhtem Gewinn oder gesteigerten Umsatz.

Oft ist der Nutzen lediglich quantifizierbar, messbar oder gar nur beobachtbar. Höhere Kundenzufriedenheit, gesteigerter Markenwert, verbesserte Qualität, reduzierte Betriebsrisiken oder eine stärkere Mitarbeiterloyalität lassen sich zwar durch Interviews, Umfragen, Beobachtungen etc. messen, jedoch nicht 1:1 in einen objektiven finanziellen Mehrwert umrechnen.

Notiere daher jeweils die Annahmen und Berechnungen, die Deinen Nutzenwerten zu Grunde liegen. Ergänze zudem ein Datum, zu welchem der Nutzen eingelöst wird.

5. Kosten – Investition in erforderliche Maßnahmen

Die Kosten für die erforderlichen Änderungsmaßnahmen sind meist einfacher zu bestimmen als dessen Nutzen. Unterscheide zwischen einmaligen (z.B. Fahrzeuganschaffung) und laufenden (z.B. Wartungsverträge), fixen (z.B. Personalkosten) und variablen (z.B. Stromverbrauch) sowie expliziten (z.B. Gebäudemieten) und impliziten (z.B. Fahrzeiten) Kosten.

Berücksichtige ebenfalls den Aufwand für nicht sofort sichtbar Unterstützungsmaßnahmen. Bei dem Ersatz eines bestehenden IT-Systems sind das zum Beispiel das Training der Anwender, die Migration der Bestandsdaten sowie die Anpassungen der Systemschnittstellen.

Auch hier notierst Du die Annahmen, Kalkulationsgrundlagen und Zeitpunkte.

6. Wirtschaftlichkeitsbetrachtung – Kosten und Nutzen gegenübergestellt

In der Wirtschaftlichkeitsbetrachtung stellst Du den Nutzen den Kosten entlang der Zeitachse gegenüber und empfiehlst eine Investition bzw. rätst von dieser ab. Wie bei einer traditionellen Apothekerwaage vergleichst Du. Was wiegt schwerer: der ‚Return‘ oder das ‚Investment‘?

Oft muss ein Business Case in einem vorgegebenen Zeitrahmen einen spezifischen positiven Schwellenwert übersteigen, damit die verbundene Änderungsmaßnahme bewilligt und umgesetzt wird. Diese fachspezifischen Parameter solltest Du kennen. Sprich daraufhin eine begründete Empfehlung für oder gegen die Investition aus.

7. Risiken – Negative Ereignisse und nicht-nutzenrelevante Konsequenzen

Die Wirtschaft ist geprägt von Ungewissem und Unsicherheiten. Liste in einem Abschnitt überblicksartig alle relevanten Ereignisse auf, die – bei Eintritt – zu negativen Folgen für den Business Case und seinen Zielen führen können. Hilfreich hier ist die Risikoanalyse.

Ergänze weitere Unterstützungsmaßnahmen und Kostenpositionen, falls Risiken aktiv abgestellt, reduziert oder delegiert werden müssen. Halte zudem nicht-nutzenrelevante Konsequenzen fest, die mit einer 100-prozentiger Wahrscheinlichkeit aus der Änderungsmaßnahme resultieren.

8. Vorgehen – Datenquellen und Berechnungsmethode

Die Herausforderung eines Business Cases liegt in der Datenbeschaffung. Oft ist es eine praktische Herausforderung, einheitliche (gleiche Währung, gleicher Zeitraum etc.), aktuelle, vollständige, korrekte und konsistente Daten aus gesicherten Quellen zu bekommen.

Das Gros der Ausarbeitungszeit wirst Du daher für Interviews, Desk Research, Workshops etc. aufwenden. Liste im Case auf, an welcher Stelle Du wie lange recherchiert hast und woher die Zahlen, Daten und Fakten stammen. Nutze dazu Tools wie die Dokumentenliste.

9. Anhänge – Details für eine vertiefende Betrachtung

Weiterführende Angaben zu Kosten und Nutzen, Datenmaterial, Internetlinks auf verwendete Webseiten, Extrakte aus Marktstudien etc. packst Du als Anhang in den Business Case.

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Anwendung

Erstelle einen Business Case immer vor einer Investition. Erst wenn die Unterlage abgezeichnet ist, wird der nächste Schritt in Angriff genommen.

1. Stakeholder & Anforderungen identifizieren

Bringe mit Hilfe einer Stakeholderanalyse zu Beginn in Erfahrung, wer wann den Business Case wofür benötigt.

• Ist es ein Steuerkreis aus Top-Managern, der über Umsetzung eines Projekts entscheiden will?
• Liest der Einkauf das Papier und trifft auf diesem eine Vergabeentscheidung?
• Oder möchte ein Projektleiter wissen, ob sich der Kauf von Softwarelizenzen für seine Entwicklungsmannschaft?

Ermittle außerdem, welche Kriterien und Anforderungen dem Entscheider und seinen Mitarbeitern wichtig sind und halte diese Schlüsselpersonen während der Business Case Erstellung kontinuierlich informiert.

Halte schließlich fest, welche Art der Entscheidung der Business Case unterstützen soll und welcher Zeitraum in welcher Detailtiefe zu betrachten ist.

2. Fachliche, technische und kaufmännische Machbarkeit bestimmen

Prüfe in einem zweiten Schritt, ob eine Machbarkeitsanalyse vorliegt, die belegt, dass die Investition auf fachlichen, technischen, ökologischen, rechtlichen und finanziellen Gesichtspunkten überhaupt realisierbar ist.

• Besitzt die Fachabteilung ausreichend Kapazität, um die Änderungsmaßnahme tatkräftig zu unterstützen?
• Passt die in Frage kommende Software in die IT-Systemlandschaft?
• Kann sich das Unternehmen die laufenden Mietkosten für den potentiellen neuen Standort neben den Umzugskosten überhaupt leisten?

Rege die Erstellung einer Machbarkeitsbetrachtung ein, falls diese nicht existiert.

3. Nutzen bewerten

Finde nun den kurz-, mittel- und langfristigen bzw. materiellen und immateriellen Nutzen der Investition.

• Was gewinnt das Unternehmen mit der Änderungsmaßnahme?
• In welchen Bereichen ist es anschließend effizienter?
• Welche Kapazitäten werden freigesetzt und stehen für andere Aufgaben zur Verfügung?

Quantifiziere – falls möglich – die Nutzenpositionen auf Basis von Desk Research, Plausibilitätsprüfung, Delphi-Methode, Mitarbeiterbefragung, Analogiebewertungen und Mengengerüstberechnungen. Nutze externen Marktdaten und unternehmensinternen Erfahrungswerten, um Deine Nutzenangaben zu unterfüttern.

4. Kosten bewerten

Decke anschließend einmalige und wiederkehrende sowie materielle und immaterielle Kostenblöcke auf.

• Welche Kosten für die Entwicklung und Betrieb eines neuen IT-Systems fallen an?
• Wie viel Geld muss für externe Beratung und Mitarbeitertraining in die Hand genommen werden?
• Was sind die Opportunitätskosten, daher Kosten, die dem Unternehmen bei Umsetzung der Änderungsmaßnahme entgehen?

Gehe systematisch vor und notiere alle Annahmen und Quellen. Kategorisiere die Kostenblöcke entlang der Geschäftsstruktur Deines Kunden.

Erneut helfen Dir Recherche-, Schätzungs– und Befragungstechniken bei der Untermauerung der identifizierten Werte weiter.

5. Wirtschaftlichkeit bestimmen

Schließlich bestimmst Du auf Basis von Kosten und Nutzen die Rentabilität der Investition. Nutze dazu Berechnungsmethoden wie Kosten- & Gewinnvergleich, Amortisationsrechnung, Gewinnschwelle (engl. Break Even), abgezinster Zahlungsstrom (engl. Discounted Cash-Flow), Kapitalwert (engl. Net Present Value) oder Interner Zinsfuß (engl. Internal Rate of Return). Vielleicht sind die die Techniken noch aus dem BWL-Kursen Deines Studiums bekannt, alternativ hilft Dir ein Controlling-affiner Kollege weiter.

Gib auf Grundlage der Berechnung eine Investitionsempfehlung und wirtschaftliche Rechtfertigung ab.

6. Dokument abschließen

Identifiziere schließlich die Risiken und geeignete Steuerungsmaßnahmen. Gehe ebenfalls auf nicht-kosten bzw. nicht-nutzen relevante Konsequenzen der Investition ein.

Verpasse Deinem Dokument eine aussagekräftige Management Summary. Diese bringt auf einer Seite die Kernbotschaften Deines Business Cases auf den Punkt.

7. Business Case aktualisieren

In den meisten Unternehmen verschwindet der Business Case nach der Entscheidung tief hinten in der Schublade. Die Hürde ist genommen, das Änderungsprojekt wurde gestartet. Eine Wirtschaftlichkeitsbetrachtung? Ist jetzt nicht mehr nötig! Schade.

Auch nach dem offiziellen ‚Go‘ fungiert ein Business Case als Kompass.

• Rechtfertigt unsere Maßnahmen den antizipierten Nutzen tatsächlich weiterhin?
• Sind unsere Kosten noch im Soll?
• Welche Investitionsrisiken haben sich abgeschwächt oder verstärkt?

Halte den Business Case auf Basis aktueller Informationen auf dem neuesten Stand.

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Beispiele

Business Cases im Consulting

Für Unternehmensberater gehören Business Cases zum Brot-und-Butter Geschäft. Immer wieder stehen in den Kundenunternehmen mehr oder weniger große Investitionsentscheidungen an, sind mehr oder weniger ausführliche Business Cases erforderlich.

Einige Beispiele, unter anderen aus meinen Beratungsprojekten:

• Anschaffung einer neuen Buchhaltungs-Software (Ja-Nein-Entscheidung)
• Bestmöglicher Verkaufszeitpunkt für einen Unternehmensteil (Zeitpunkt-Entscheidung)
• Entwicklung eines neuen Produktes (Ja-Nein-Entscheidung)
• Wechsel auf eine neue IT-Technologie nach Lizenzkostenerhöhung (Ja-Nein-Entscheidung)
• Standort einer zusätzlichen Zweigniederlassung (Auswahl-Entscheidung)
• Kauf oder Miete von Büro-Equipment (Alternative-Entscheidung)

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Vor- & Nachteile

Pro

• Ein Business Case sichert unternehmerische Entscheidung ab. Strukturiert, transparent und nachvollziehbar beleuchtest Du die Kosten, Nutzen und Risiken einer Änderungsmaßnahme und machst ihre Wirtschaftlichkeit explizit.
• Ist das Umsetzungsprojekt einmal gestartet, dient Dir ein Business Case als roter Faden. Er zeigt auf, welcher finanzielle Aufwand vorgesehen war und worin der geplante Mehrwert bestand.
• Ein weiterer Pluspunkt ist die Vergleichbarkeit. Stehen mehrere Handlungsalternativen zur Diskussion, kalkulierst Du für jede den Business Case und legst die vergleichbaren Ergebnisse dann direkt nebeneinander.

Contra

• Ein Business Case ist nur eine Momentaufnahme. Ändert sich seine Datengrundlage aufgrund von Ereignissen und Entwicklungen innerhalb und außerhalb des Unternehmens, verliert das Papier an Wert. Die Genauigkeit lässt nach, Annahmen treffen möglicherweise nicht mehr zu und die zu Papier gebrachte Fakten sind ggf. ganz falsch.
• Zudem bedeutet ein Business Case viel Arbeit. Bei großen langjährigen Investitionen verbringst Du rasch mehrere Wochen mit der Datenbeschaffung, -validierung und -darstellung.
• Die Erstellung eines Business Case bedarf genaue Fachkenntnis. Oft ist das Wissen über Kosten, Nutzen und Risiken über viele Köpfe verteilt, die Zusammenstellung damit aufwändig und zeitintensiv.

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Praxistipps

Tipp 1 – In einfacher Sprache formulieren

Gerade wegen der breiten Leserschaft solltest Du in Deinem Business Case Fachbegriffe und Industriejargon vermeiden. Das Papier ist keine Prozessdokumentation, kein Marktanalysebericht bzw. keine IT-Systemspezifikation.

Notiere einfache, klare Sätze in aktiver Sprache mit verständlichen Vokabeln. Werte den Case mittels Datendiagrammen und -tabellen visuell auf. Behalte die Leserschaft und ihre Informationsbedarfe während des gesamten Erstellungsprozesses im Blick.

Tipp 2 – Ebenfalls Status Quo berücksichtigen

Stelle Deinem Business Case für die Änderungsmaßnahme immer den aktuellen Zustand gegenüber. Damit zeigst Du auf, welche Kosten verursacht, welche Risiken eingegangen und welcher alternative Nutzen eingelöst wird, falls die Investition nicht getätigt wird.

Ein Entscheider sieht so auf einem Blick die Vor- und Nachteile einer Änderung gegenüber dem Ist-Stand. Und kann sich anschließend zwischen ‚Weitermachen wie bisher‘ vs. ‚Investieren‘ samt der damit verbunden Risiken entscheiden.

Tipp 3 – Eine minimale Alternative anbieten

Fertige einen alternativen Business Case für eine Minimaländerung an. Diese enthält die absolut notwendigen Schritte zum Einlösen ausgewählter Nutzenelemente.

Beispielsweise schlägst Du vor, weiterhin in Excel auf Basis eines optimierten Geschäftsprozesses zu arbeiten, statt in ein neues IT-System zu investieren.

Zwar bleibt der Mehrwert gegenüber dem Status Quo überschaubar, dafür halten sich die Kosten und die Risiken für diese Minimalalternativ im Rahmen.

Tipp 4 – Scoping & gestuftes Vorgehen anwenden

Bei einer Einzelzerlegung der verschiedenen Kosten- und Nutzenpositionen sowie bei Betrachtung mehrere Investitionsalternativen über einen langen Zeitraum hinweg drohen die Erstellungsaufwände für einen Business Cases schnell zu explodieren. Die Folge: Eine Arbeitssitzung jagt die andere. Das Papier wird nie fertig.

Bringe daher zum Start in Erfahrung, welche Detailstufe die Stakeholder wünschen, welcher Zeitraum im Scope ist und welche Elemente berücksichtigt werden sollen. Gehe darüber hinaus stufenweise vor. Liefere in kurzer Zeit eine Erstfassung auf Basis eines einfachen Kosten-/Gewinn-Vergleichs und bitte um Feedback. Verfeinere dann ausgewählte Kosten-, Nutzen- bzw. Risikopositionen. Arbeite zudem mit Annahmen.

Tipp 5 – Alte Business Cases wiederverwenden

Business Cases aus vergangenen Projekten sind eine wertvolle Quelle für bevorstehende Investitionsbewertungen. Oft erhalten die bestehenden Papiere nützliches Zahlenmaterial, das Du wiederverwerten darfst.

Insbesondere ist es die Struktur der Vorgänger-Cases, die Du recyceln solltest. Senke damit Zeit und Aufwand und übermittle an Empfänger einen bekannten Aufbau.

Tipp 6 – Plausibilitäts-Checks durchführen

Hinterfrage Business Cases, die Dir zum Review vorgelegt werden. Nützlich sind Methoden wie die Five-Why Fragetechnik oder der Issue Tree.

Da die Kosten in der Regel einfacher zu bestimmen sind als der Nutzen, besitzen viele Cases eine Unwucht. Das heißt: Die Investition ist gegenüber dem angestrebten Mehrwert deutlich genauer beschrieben und mit Zahlenmaterial unterfüttert.

Auch wird bei Business Cases gerne getrickst. Das heißt: Kollegen rechnen die Zahlen schön, um das Lieblingsprojekt auf die Top-Prio-Liste für die anstehende Budgetrunde zu hieven. Decke implizite Annahmen auf, sichte die zu Grunde liegenden Datenquellen und führe einen Plausiblitätscheck durch.

Tipp 7 – Für Eindeutigkeit in Positionen sorgen

Ein guter Business Case zeichnet sich dadurch aus, dass die Leser alle Kosten- bzw. Nutzenpositionen inhaltlich gleich interpretieren. Fragen wie…

• Was enthält die Position ‚Infrastruktur & Betrieb‘?
• Weshalb steht hinter dem Eintrag ‚Entwicklung & Betrieb‘?

…sollten nicht gestellt werden.

Sorge mit einer Ist-Ist-Nicht Analyse und einem Glossar für Klarheit in Scope und Begriffen.

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Ursprung

Der Business Case kommt in der Strategieentwicklung, dem Projektmanagement sowie dem Finanzwesen zum Einsatz. Einen einzelnen Erfinder oder eine verantwortliche Institution sind mir nicht bekannt. Gerne Deine Hinweise per E-Mail an mich.

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Bonusmaterial

willymanager: 7 Steps to Writing a Business Case – A 3-Minute Crash Course (3 min) – Kurzer Überflug über die Bestandteile eines guten Business Cases

Christopher Schulz/Consulting-Life.de: Der Business Case (26 min) – Mitschnitt der Consulting Methodenschmiede mit weiteren Tipps sowie Fragen & Antworten der Teilnehmer