Das Burn Down Chart – die Aufwandsreduktion anzeigen

Als Projektleiter, Teammitglied oder Auftraggeber bzw. deren Berater bist Du mit folgenden Fragen konfrontiert:

• Wie messen und visualisieren wir den Leistungsfortschritt in unserem Projekt?
• Was hilft uns den offenen Restaufwand für die verbleibende Zeit einprägsam darzustellen?
• Womit können wir vorhersagen, ob die Arbeiten bis zum Endzeitpunkt erledigt sein werden?

Unterstützung findest Du im Burn Down Chart und der Visualisierung von Aufwänden auf der Zeitachse .

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Ergebnis: Restaufwände im Verhältnis zur verbleibenden Zeit visualisiert

Teilnehmer: mind. 1 Person

Dauer: ab 3 Minuten (je Zeiteinheit)

Utensilien: Whiteboard/Flipchart/Metaplan-Wand & Stifte oder Notebook & Office Software

Zweck

Mit einem Burn Down Chart visualisierst, kontrollierst und kommunizierst Du den Restaufwand eines Vorhabens in Relation zur verbleibenden Arbeitszeit. Nutze den Liniendiagrammtyp für die Fortschrittskontrolle in einem Projekt, Teilprojekt, Sprint oder andere Form von Leistungsphase für die ein fester Umfang von Aufgaben existiert.

Als Projektsteuerungsinstrument zeigt Dir das (manchmal auch der) Burn Down Chart…

• wie viel Arbeitsumfang zu einem spezifischen Zeitpunkt bereits erbracht wurde,
• ob der Gesamtaufwand bis zum Ende aller Voraussicht vollständig ‚heruntergebrannt‘ werden kann sowie
• inwieweit die Leistungserbringer mit der Arbeitslast über- oder unterfordert sind.

Synonyme für das Burn Down Chart sind Burn-Down-Chart (mit Bindestrichen), Burndown Chart (in zwei Worten), Sprint Burndown oder Burn Down Diagram.

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Aufbau

Burn Down Chart – „Liegen wir mit unser Aufgabenabarbeitung im Plan?

Ein Burn Down Chart passt auf eine Seite, eine Präsentationsfolie, ein Whiteboard oder ein Flipchart. Versehe das Diagramm mit einem aussagekräftigen Titel, beispielsweise dem Projektnamen. Alternativ bezeichnest Du das Chart mit der abzutragende Arbeit und ergänzet Burn Down (z.B. ‚Buchseiten Burn Down‘).

Zeitverlauf (X-Achse) – „Wie lange läuft unser Vorhaben?“

Auf der waagerechten Achse – der Abszisse –  trägst Du aufsteigend die zu verbrauchende Arbeitszeit ein. Geläufige Einheiten sind Stunden, Halbtage, Tage, Wochen oder Monate. Auch Meilensteine sind möglich.

Für langfristige Vorhaben mit Quartalen oder gar Jahren ist das Burn Down Chart weniger üblich.

Aufwandsreduktion (Y-Achse) – „Welchen Aufwand hat das Vorhaben?“

Die horizontale Achse – die Ordinate – zeigt den geschätzten oder tatsächlichen Arbeitsaufwand. Nutze hier quantifizierbare und vergleichbare Größen für die zu erbringende Leistung wie Buchseiten, Interviews, Aufgaben, User Stories, Standorte oder Story Points.

Idealverlauf (rote Linie) – „Wie sähe die perfekte Abarbeitung aus?“

Zeichne eine gerade rote Linie in Deinen Burn Down Chart. Im Diagramm…

• beginnt diese ganz links oben bei vollem Aufwand zum Zeitpunkt 0 (Startpunkt) und
• endet ganz rechts unten beim Ablauf der vollen Zeit mit dem Gesamtaufwand 0 (Endpunkt).

Die Ideallinie repräsentiert eine lineare Produktivität zwischen Startpunkt und Endpunkt. Daher: Jede Zeiteinheit lässt den Aufwandsberg um den gleichen Umfang abschmelzen. Nutze die Ideallinie als Orientierung und Planvorgabe für das Fortschritts-Tracking.

Restaufwand (blaue Linie) – „Wo liegen wir tatsächlich mit der Abarbeitung?“

Verfolge mit einer blauen Linie den tatsächlichen Restaufwand je fortschreitender Zeiteinheit nach. Drei Fälle sind je Stichzeitpunkt möglich:

• Blaue Linie über roter Linie: Du kommst langsamer voran als erforderlich, vielleicht aufgrund von Überforderung. Entweder Du leistest fortan mehr je Zeiteinheit, oder am Endzeitpunkt wird Arbeitsaufwand übrig bleiben.
• Blaue Linie auf roter Linie: Du befindest Dich auf der Ideallinie. Leistest Du fortan weiter konstant je Zeiteinheit, wird zum Endzeitpunkt der Arbeitsaufwand bei null liegen.
• Blaue Linie unter roter Linie: Du bist schneller als geplant, möglicherweise aufgrund Unterforderung. Entweder Du leistest fortan weniger je Zeiteinheit, oder der Arbeitsaufwand wird vor dem Endzeitpunkt abgetragen sein.

Keine Arbeit verläuft linear bzw. gleicht auch keine Aufgabe der anderen. Daher oszilliert im Normalfall die blaue um die rote Linie.

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Anwendung

Ein Burn Down Chart kannst Du allein für Dich oder im Team einsetzen. Nutze das Projekt-Controlling-Tool für eine zeitlich absehbare Arbeitsphase mit einer festen Sammlung von abzutragenden Aufgaben.

1. Vorbereiten

Notiere das Diagramm auf einem Whiteboard, Flipchart, Metaplan-Wand oder Präsentationsfolie. Ergänze als Y-Achse die Zahl der offenen Aufgaben, als X-Achse die verfügbare Zeit. Zeichne zudem die rote Ideallinie ein.

2. Aktualisieren

Ergänze je Zeiteinheit – also pro Tag, Woche oder Monat – den verbleibenden Restaufwand im Chart. Arbeite diszipliniert und seit bzgl. der geleisteten und noch zu leistenden Umfänge ehrlich.

3. Nutzen

Prüfe inwieweit die Restaufwandslinie über, unter oder auf der Ideallinie liegt und steuere das Vorhaben. Spüre dazu Ursachen für die Produktivitätsbremsen bzw. -booster auf.

Beschließe zudem Maßnahmen die Gesamtarbeit bis zum Ablauf der verfügbaren Zeit abzutragen.

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Beispiele

Burn Down Chart für das Schreiben eines Buches

2017 war mein High Performance Consulting Jahr. Der gleichnamige Ratgeber besteht aus 101 Impulsen von und für Unternehmensberater. Die Idee dazu kam mir im Januar. Nach Recherche und Konzeption begann ich im April mit Kalenderwoche 15 mit dem Schreibarbeiten. Ziel war es das Buch im August fertigzustellen. Insgesamt blieben damit 17 Arbeitswochen. Bei 101 Impulsen hieß das durchschnittlich 6 Impulse pro Woche (rote Linie).

Nachfolgendes Burn Down Chart zeigt für die blaue Linie meine tatsächliche Performance. Ich kam schneller als gedacht voran, bereits ab der zweiten Arbeitswoche war ich besser als der Plan. Aufgrund von Urlaub im Juli 2017, näherte sich der Restaufwand dem Idealverlauf wieder etwas an. Eine Woche früher als geplant waren die Schreibarbeiten durch.

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Vor – & Nachteile

Pro

• Das Burn Down Chart liefert eine einfach verständliche Übersicht auf die tatsächlichen Restaufwände und -zeit in einem Arbeitszyklus. Mittels Ideallinie illustriert es, ob sich die Arbeiten noch im Zeitplan befinden.
• Die Visualisierung lässt sich rasch erstellen, einfach kommunizieren und aufwandsarm aktualisieren.
• Das Burn Down Chart macht das Fortkommen transparent. Die regelmäßige Auseinandersetzung mit dem Abschmelzen der Aufwände sowie der noch verfügbaren Zeit motiviert an einer Sache konstant und im Rhythmus dranzubleiben.
• Das prädiktive und gleichsam empirische Instrument blickt zeitlich sowohl zurück („Welcher Arbeitsumfänge wurden geleistet?“), als auch nach vorn („Wie realistisch ist eine Beendigung aller Aufgaben bis zum Ende?“). Du kannst es damit für die Planung und Nachverfolgung gleichermaßen einsetzen.

Contra

• Das Burn Down Chart fordert im Vorfeld definierte Aufgaben mit quantifizierten Aufwänden. Bei einem wechselnden, sehr breit gefächerten bzw. unbekannten Aufgabenspektrum geht sein Nutzen gegen Null.
• Auch bei heterogener Arbeitsleistung – beispielsweise aufgrund eines wechselnden Teams, eines volatilen Umfeldes oder sich ständig wandelnden Anforderungen – hält sich der Mehrwert des Konzepts in Grenzen.
• Der Diagrammtyp gibt weder Hilfestellung bei der Ursachenfindung, noch der Maßnahmenumsetzung. Nutze für ersteres Methoden wie das Ishikawa Diagramm bzw. die Five-Why Fragetechnik, für letzteres das Kanban Board oder die Aufgabenliste.

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Praxistipps

Tipp 1 – Zwischen mehreren Phasen vergleichen

Untergliedere den Aufgabenberg in mehrere Arbeitsphasen. Für jede legst Du eine separate Linie in Deinen Burn Down Chart. Vergleiche auf diese Weise die Produktivität der verschiedenen Arbeitsphasen untereinander.

• Weshalb schmilzt in einer Phase der Aufwand schneller als in einer anderen?
• Warum kommt das Team in diesem Arbeitszyklus nicht vom Fleck?

Interpretiere und nutze die übergreifend gewonnenen Erkenntnisse.

Tipp 2 – Zwischen mehreren Teams vergleichen

Werkeln mehrere Einzelpersonen bzw. Teams über die identische Zeit an vergleichbaren Aufgaben, dann kannst Du das Burn Down Chart dafür nutzen die Produktivität dieser Arbeitsgruppen gegenüberzustellen. Zeichne dazu für jedes Team eine eigene Linie in den Burn Down Chart.

Der Transparenz über die Leistung der Anderen regt den Wettbewerbsgeist an. Es macht Spaß gemeinsam den Restaufwand ‚herunterzubrennen‘.

Tipp 3 – Invertierten Burn Up Chart verwenden

Das Burn Up Chart zeigt Dir wie viel Arbeit bereits fertiggestellt wurde und wie viel bis zum Endzeitpunkt noch zu tun ist. Damit invertiert der Diagrammtyp das Prinzip des Burn Down Charts. Zusätzlich kannst Du beim Burn Up Chart den Arbeitsumfang nachträglich erweitern.

Tipp 4 – Burn Down Chart Werte interpretieren

Das Burn Down Chart ist ein Indikator dafür, ob die geplante Arbeit zum geplanten Endpunkt erledigt sein wird. Interpretiere den Burn Down Chart, bevor Du für Dein Vorhaben Verstärkungs- oder Gegenmaßnahmen einleitest.

• Liegt die Idealverlaufslinie (rot) permanent über der Restaufwandslinie (blau), solltest Du überlegen den Aufwand durch Weglassen oder Verschieben von Aufgaben zu reduzieren. Alternativ erhöhst Du den Arbeitseinsatz.
• Andersherum kannst Du den Aufwand erhöhen, falls sich die Idealverlaufslinie (rot) fortwährend unter der Restaufwandslinie (blau) befindet. Alternativ reduzierst Du den Arbeitseinsatz.

Je besser Du die Aufwände bewertest und Deine Leistungsfähigkeit kennst, je näher sollte Idealverlaufslinie (rot) und Restaufwandslinie (blau) zusammenliegen.

Tipp 5 – Chart einfach einsehbar postieren

Das Burn Down Chart macht geleistete Arbeit greifbar. Nutze die Grafik als Motivator für Dein Team und Dich. Hänge das Chart analog dem Kanban oder dem Problem Board gut sichtbar im Büro auf. Jedes Teammitglied und jeder Stakeholder darf sehen, wie es im Vorhaben voran geht und welche Aufwände noch ausstehen.

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Ursprung

Häufig wird das Burn Down Chart in agilen Entwicklungsprojekten, speziell beim Vorgehen nach Scrum zum Einsatz gebracht. Für einen Arbeitssprint fester Dauer zeigt es dem Entwicklungsteam, wie weit das sogenannte Sprint Backlog gemessen am Gesamtprodukt bereits abgearbeitet wurde.

Woher das Controlling-Instrument ursächlich stammt, konnte ich leider nicht herausfinden.

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Bonusmaterial

ExamPM: Burn Up vs Burn Down Charts – Differences Explained (3 min) – Konzept und Gegenpart kurz & bündig

• Ines Bahr/Capterra: Das Burn-Down-Diagramm – Ein Effizientes Tool für agile Teams – Beitrag inklusive Excel Download für agile Projekte nach Scrum