Das Blitzlicht – den Austausch in Sitzungen anregen

Als Meeting-Moderator, Sitzungsorganisator oder Besprechungsleiter bzw. deren Berater bist Du mit folgenden Fragen konfrontiert:

• Wie können wir die Teilnehmer eines Meetings aktiv einbeziehen und involviert halten?
• Auf welche Weise lassen sich die Eigen- und Fremdwahrnehmung der Sitzungsakteure rasch abgleichen?
• Womit verbessern wir Kommunikationsklima und Atmosphäre in einer laufenden Trainingsveranstaltung?

Unterstützung findest Du im Blitzlicht und der strukturierten Feedback-Abfrage während eines Treffens.

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Ergebnis: Gelegenheit für persönliches Feedback in einer Besprechung und Aktivierung Teilnehmer

Teilnehmer: mind. 2

Dauer: ab 2 Minuten (abhängig von Teilnehmerzahl)

Utensilien: Flipchart/Whiteboard/Metaplan-Wand, Klebekarten & Stifte oder Notebook & Office Software

Zweck

Mit einem Blitzlicht erhebst Du das Meinungsbild der Teilnehmer vor, während bzw. zum Ende eines Meetings. Die mündliche Kurzabfrage gibt den Beteiligten Gelegenheit ihre individuellen Eindrücke, Gefühle, Wünsche, Interessen, Wahrnehmungen, Gedanken und Erwartungen zur Besprechung zu äußern.

Nutze die Feedback-Technik für eine rasche Vor-/Zwischen-/Nach-Evaluation eines Regeltermins, Steuerkreises, Entscheidertreffens, Workshops, Seminars oder Trainings. Ein Blitzlicht verschafft Klarheit zur Organisation, den Inhalten sowie Kultur eines Treffens aus den Perspektiven der verschiedenen Teilnehmer.

Zudem bindet die Interaktion die Teilnehmer ein, gibt Teilnehmern Gelegenheit die eigene Perspektive zu schildern bzw. lenkt die Aufmerksamkeit auf die Sitzungsgeschehnisse zurück. Last not least hilft ein Blitzlicht den Beteiligten sich auf den Start bzw. das Ende der Besprechung einzustimmen.

Synonyme für das Blitzlicht sind Blitzlicht-Technik, Blitzlicht-Methode, Blitzlicht-Runde, Vorabfrage, Kurzabfrage bzw. Check-in oder Check-out.

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Aufbau

Ein Blitzlicht ist eine kurze Frage-Antwort-Runde im bevorstehenden, laufenden bzw. zu Ende gehenden Termin.

Blitzlicht-Frage

Als Moderator stellst Du den Teilnehmern eine offene und konkrete Blitzlicht-Frage bzw. beantwortest die Frage ebenfalls selbst.

Meeting-Beginn (Check-in)

Nutze für den Einstieg in ein Treffen eine der nachfolgenden Vorschläge:

• Wie geht es Euch vor dem Treffen?
• Was liegt Dir für diese Veranstaltung auf dem Herzen?
• Welches Thema sollten wir auf jeden Fall besprechen?
• Auf welchen Agendapunkt können wir notfalls verzichten?
• Was sollte im Meeting auf keinen Fall passieren?

Mit einem Anfangsblitzlicht – auch Check-in oder Vorabfrage genannt – führst Du in den Termin ein und fragst Erwartungen sowie Wünsche ab. Die Teilnehmer sollen im Termin ankommen. Zudem möchtest Du Fokus und Klarheit direkt zu Beginn des Meetings entstehen lassen.

Meeting-Mitte

Realisiere ein Blitzlicht während des Besprechungsverlaufs mit folgenden Fragen:

• Was habe ich bisher Neues erfahren?
• Was sollten wir im weiteren Sitzungsverlauf anders machen?
• Welche Dinge möchte ich noch lernen?
• Welche Punkte sollten wir im Themenspeicher parken und später angehen?

Mittels eines Zwischenblitzlichts deckst Du Störungen auf und regst die Teilnehmer zur Aktivität an.

Meeting-Ende (Check-out)

Verwende zum Abschluss eines Meetings – dem Check-out – eine der nachfolgenden Blitzlicht-Fragen:

• Was war im Meeting gut – wovon hättest Du Dir mehr gewünscht?
• Was hätte im Treffen besser laufen können – wovon hättet Ihr Euch weniger gewünscht?
• Was hat Dich heute positive/negativ überrascht?
• Was war Euch wichtig – was nehmt Ihr mit nach Hause?
• Auf einer Skala von 1 bis 10: Wie zufrieden bist Du mit den Ergebnissen/der Zusammenarbeit?
• Mit welchen Gefühlen verlässt Du den Raum?
• Was möchtest Du der Gruppe noch mit auf den Weg geben?

Durch ein Schlussblitzlicht stellst Du fest, ob sich die anfangs formulierten Erwartungen der Teilnehmer auch erfüllt haben und wie diese das Meeting bewerten. Zudem extrahierst Du wichtige Erkenntnisse und holst Feedback für die Weiterentwicklung von Folgetreffen ein.

Blitzlicht-Antwort

Jeder Sitzungsteilnehmer (auch der Moderator) erhält die Möglichkeiten zu einer Antwort auf die gestellte Blitzlicht-Frage. Die Reihenfolge ist dabei unerheblich, als Moderator orchestrierst Du parallele Wortmeldungen.

Es gilt das Prinzip der Freiwilligkeit. Wer etwas zu sagen hat, sagt etwas. Wer nichts zu sagen hat, sagt nichts. Jede Person darf sich maximal einmal zu Wort kommen.

Eine gute Blitzlicht-Antwort...

• besteht aus zwei bis drei Sätzen, dem verbalen Blitzlicht,
• beinhaltet Ich-Botschaften (im Gegensatz zu Du- bzw. Ihr-Botschaften),
• liefert eine Beschreibung, statt zu interpretieren oder zu bewerten,
• ist konkret und wertschätzend und frei von Vermutungen und Verallgemeinerungen und
• bezieht sich auf einen veränderbaren Aspekt.

Nehmt die Antworten der Beteiligten aktiv auf und hakt nur bei Verständnisfragen nach. Rechtfertigungen, Bewertungen und Argumentation sind bei einem Blitzlicht Fehl am Platz.

Entscheidet vor der Sitzung, ob Ihr die Blitzlicht-Antworten auf Flipchart, Whiteboard oder einer Folie festhalten, visualisieren und für später dokumentieren wollt.

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Anwendung

Das Blitzlicht bringst Du in Sitzungen zum Einsatz. Je größer die Runde, desto sinnvoller das Werkzeug. In der Rolle des Besprechungsmoderators gehst Du wie folgt vor.

1. Vorbereiten

Überlege Dir zunächst den Zweck und Einsatzzeitpunkt des Blitzlichtes.

• Soll das Instrument die Teilnehmer zu Beginn abholen?
• Geht es darum den Meeting-Mittelteil aufzulockern?
• Steht die Einbindung introvertierter Kollegen im Vordergrund?

Bereite zwei bis drei Blitzlicht-Fragen vor und kündige den Einsatz zu Beginn des Meetings an.

2. Einsetzen

Stelle die Blitzlicht-Frage und räume den Teilnehmern eine Denkpause ein. Bitte die Teilnehmer zu signalisieren, wenn sie auf Deine Frage antworten wollen.

Hat jeder Anwesende (der wollte) geantwortet, könnt Ihr die angesprochenen Punkte diskutieren und in das verbleibende Meeting einfließen lassen.

Notiere zentrale Erkenntnisse, Ideen und Vorschläge – entweder individuell oder gut sichtbar vor allen Beteiligten.

3. Nachbereiten

Gehe nach dem Meeting durch die im Blitzlicht geäußerten Anmerkungen und werte aus.

• Was ist inhaltlich, methodisch bzw. zwischenmenschlich gut, was weniger gut in der Sitzung gelaufen?
• In welchen Aspekten können Folgesitzungen verbessert werden?
• Wo wurden die Erwartungen positiv bzw. negativ übertroffen?

Reflektiere ebenfalls, wie Du die Blitzlicht-Technik im Folgetreffen noch wirkungsvoller zum Einsatz bringen kannst.

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Beispiele

Blitzlicht in Consulting Projekten

Nutze das Blitzlicht zum inhaltlichen Steuern von…

• Arbeitssitzungen
• Interviews
• Kreativterminen
• Lessons Learned Sitzungen
• Regelterminen & Jour Fixes
• Steuerkreisen
• Workshops
• Videokonferenzen
• …

also immer dann, sobald sich mehrere Personen zum Informationsaustausch, einer Ergebnisausarbeitung oder einem Entscheidungstreffen an einem virtuellen bzw. realen Ort zusammenfinden.

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Vor- & Nachteile

Pro

• Ein Blitzlicht verbessert die Kommunikationskultur. Die Technik schafft in einem laufenden Meeting die Möglichkeit die Selbstwahrnehmung mit der Fremdwahrnehmung abzugleichen.
• Zwischenmenschliche Beziehungen werden gestärkt. Die Teilnehmer fühlen sich ernst genommen, da ihre Rückmeldungen erkundet, oft auch visualisiert sowie manchmal direkt aufgegriffen werden.
• Ein Blitzlicht aktiviert. Jeder ist aufgefordert sich zu den (Zwischen-)Ergebnissen, dem Ablauf und dem Gruppengeist zu äußern.

Contra

• Die Durchführung eines Blitzlichts kostet Zeit. Bei 10 Teilnehmern gehen für Alle mindestens 10 Minuten von der Gesamtbesprechungszeit ab, ohne das Ergebnisse besprochen, Entscheidungen gefällt oder Aufgaben verteilt wurden.
• Die Technik funktioniert nur bei einer offenen Kommunikationskultur. Zwischenmenschliche Spannungen, politische Partikularinteressen oder untereinander unbekannte Teilnehmer verhindern ihre positive Wirkung.
• Insbesondere bei mitteilungsfreudigen Personen besteht die Gefahr des Abgleitens ins Schwafeln. Das Treffen und sein Ablauf wird zerredet, ohne in der inhaltlichen Sache oder zwischenmenschlichen Ebene weiterzukommen.

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Praxistipps

Tipp 1 – Antworten im Meeting einbauen

Der Vorteil eines zu Beginn bzw. während der Sitzung gestellten Blitzlichts liegt auf der Hand: Als Moderator kannst Du die Impulse und Rückmeldungen der Teilnehmer unmittelbar im Meeting aufgreifen.

Achte auf den Rahmen: Nicht jede Idee bzw. jedes Meinungsbild lässt sich in das ursprüngliche Meeting-Konzept integrieren.

Tipp 2 – Moderation in der Hand behalten

Bei einem Blitzlicht legst Du als Moderator die Zügel der Besprechungsführung aus der Hand. Achte darauf, das Dir die Sitzung nicht entgleitet. Ein Blitzlicht bleibt ein Blitzlicht: Hell, prägnant und vor allem kurz.

Tipp 3 – Blitzlicht schriftlich vorarbeiten lassen

Bitte die Teilnehmer ihre Antwort auf die Blitzlicht-Frage in Ruhe und ohne Beeinflussung auf einen Zettel zu notieren. Anschließend stellt jeder kurz seine Antwort vor.

Auch introvertierte Teilnehmer erhalten nun die Möglichkeit sich zu äußern. Dafür benötigt die Verschriftlichung der Antwort noch einmal etwas mehr Zeit als die reine mündliche Abfrage.

Tipp 4 – Virtuelles Blitzlicht per Chat durchführen

Bei einem virtuellen Meeting kannst Du das Blitzlicht durch die Chat-Funktion des Videokonferenzsystems durchführen. Speziell am Sitzungsende, wenn die Zeit drängt, ist das Chat-Blitzlicht eine gute Möglichkeit schnell und unkompliziert die Meinung der Teilnehmer einzusammeln. Auch ein Smiley oder ein Daumen-Icon ist ein Mikro-Feedback für die gemeinsame Zeit.

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Ursprung

Der Ursprung der Methode ist mir nicht bekannt. Gerne Deine Hinweise per E-Mail an mich.

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Bonusmaterial

Netzwerk digitale Hochschullehre: Blitzlicht (1 min) – die Methode kurz & knapp mit mehreren Beispielfragen

Letzte Aktualisierung am 15.07.2024 / Affiliate Links / Bilder von der Amazon Product Advertising API