Das Besprechungsprotokoll – die Sitzungsresultate festhalten

Als Besprechungsorganisator, -moderator oder -teilnehmer bzw. deren Berater bist Du mit folgenden Fragen konfrontiert:

• Wie lassen sich die im Sitzungstermin besprochenen Infos, Aufgaben und Entscheidungen dauerhaft festhalten?
• Auf welche Weise können wir Nicht-Teilnehmern die Ergebnisse aus einem zurückliegenden Meeting zugänglich machen?
• Womit lässt sich die Disziplin und Verbindlichkeit in einem Arbeitstreffen steigern?

Unterstützung findest Du im Besprechungsprotokoll und der Tätigkeit des Protokollierens.

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Ergebnis: Im Termin vereinbarten Infos, Aufgaben und Entscheidungen dokumentiert und abgestimmt

Teilnehmer: 1 Person (Protokollant) + mind. 1 Empfänger (Leser)

Dauer: ab 15 Minuten für Anfertigung (je Terminlänge und Themenzahl)

Utensilien: Notebook & Office Software

Zweck

Mit einem Besprechungsprotokoll dokumentierst Du dauerhaft…

• die besprochenen Informationspunkte,
• die gefällten Entscheidungen sowie
• die vereinbarten Aufgaben

einer virtuell, hybrid oder physisch stattfindenden Sitzung. Während des Termins gibt die Meeting-Mitschrift den Teilnehmern Orientierung über die besprochenen Inhalte. Nach der Besprechung dient die Sitzungsunterlage den Beteiligten und Außenstehenden als Informationsquelle auf deren Basis die Projekt- und Linienarbeit vorangetrieben wird.

Ein kompaktes, verständliches und eindeutiges Besprechungsprotokoll anzufertigen ist nicht selbstverständlich. Möchtest Du die in Meetings, Interviews, Workshops bzw. Telefonkonferenzen besprochenen Punkte, gefassten Beschlüsse und verteilten ToDos schriftlich fixieren, sind Struktur, Disziplin und Übung erforderlich. Die Kunst liegt im Erkennen der festzuhaltenden Diskussionspunkte.

Synonyme für das Besprechungsprotokoll sind Sitzungsmitschrift, Sitzungsprotokoll, Meeting-Protokoll, Protokollnotizen, Besprechungsnotizen, Sitzungszusammenfassung, Meetingdokumentation, Besprechungsbericht, Protokollbericht, Sitzungsbericht, Konferenzbericht, Besprechungsvermerk, Terminnotizen, Gesprächsprotokoll oder das englische Meeting Minutes.

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Aufbau

Besprechungsprotokoll – „Was wurde in einer Sitzung besprochen?“

Ein Besprechungsprotokoll besteht aus drei Elementen: Kopf-, Haupt- und Abschlussteil. Die Abbildung illustriert beispielhaft ein Besprechungsprotokoll.

Protokollkopf – „Wer nahm wann und wo an welcher Sitzung teil?“

Im Kopf des Besprechungsprotokolls notierst Du…

• den Sitzungstitel (Anlass und/oder Thema),
• das Datum der Sitzungsdurchführung inklusive Start- und Endzeit,
• den Sitzungsort,
• die eingeladenen und tatsächlich anwesenden Teilnehmer sowie
• den Status des Protokolls (z.B. in Arbeit, vorgelegt, fertiggestellt).

Sortiere die Teilnehmer alphabetisch gemäß ihren Nachnamen und füge Unternehmen, Abteilung, E-Mailadresse sowie Meeting Rolle (z.B. Organisator, Moderator, Protokollant, Vortragende) hinzu. Lasse hingegen Titel, Rollennamen und Positionen weg.

Erscheint ein Teilnehmer später bzw. gar nicht zum Meeting oder verlässt jemand die Runde früher, notierst Du das ebenfalls. Streiche für Abwesenheit den Teilnehmer einfach durch bzw. halte die Komm- und Geh-Uhrzeiten direkt am Namen fest.

Protokollhauptteil – „Was wurde in der Sitzung besprochen und entschieden?“

Den Hauptteil des Besprechungsprotokolls untergliederst Du in drei Spalten. Die Spalte links ist sehr schmal. In ihr notierst Du, ob es sich bei einem Diskussionspunkt um…

• eine Information (abgekürzt mit ‚I‘), d.h. Feststellung, Erkenntnis, Ergebnis, Neuigkeit, Diskussion oder Fakt bzw.
• eine Entscheidung (‚E‘), d.h. Beschluss oder Votum

handelt.

Die große mittlere Spalte enthält den Diskussionspunkt, also die Information oder Entscheidung. Die Spalte rechts ist ebenfalls sehr schmal und beinhaltet den bzw. die Teilnehmer welche(r) die Information gegeben bzw. die Entscheidung gefällt hat/haben. Verwende den Nachnamen oder die Initialen der Person(en).

Die zu einem Thema zugehörigen Diskussionspunkte hältst Du im Protokoll direkt hintereinander mittels Spiegelstriche fest, unabhängig davon, ob diese in der Besprechung tatsächlich in dieser chronologischen Reihenfolge behandelt wurden. Die entstandene Gruppierung versiehst Du schließlich mit einer zusammenfassenden Zwischenüberschrift abgeleitet aus der Meeting-Agenda (z.B. ‚Go-Live Planung IT-System‘ oder ‚Fachkonzept Review‘) oder einer Kurzzusammenfassung. Gruppierung spart Lesezeit. Ein Teilnehmer springt selektiv zu der für ihn relevanten Themengruppe.

Protokollabschluss – „Was sind die in der Sitzung vereinbarten ToDos?“

Im Abschlussteil des Besprechungsprotokolls notierst Du alle in der Sitzung herausgearbeiteten Aufgaben (auch Aktionsschritte, Maßnahmen, ToDos). Wie die Punkte einer Aufgabenliste umfasst ein ToDo…

• einen klar verständlichen Aufgabentext,
• eine Erledigungsfrist und
• genau einen(!) Verantwortlichen.

Erneut empfiehlt sich eine dreispaltige Tabelle zur Gliederung. Alle ungeklärten Punkte schiebst Du nach Abstimmung mit den Teilnehmern entweder in einen Themenspeicher oder notierst diese als weitere Aufgabe mit einer verantwortlichen Person.

Schließlich notierst Du in der Fußzeile des Dokuments den Protokollautor sowie die Seitenzahl. Bei einigen Sitzungsformen sind nur die Entscheidungen und Aufgaben relevant. Hier lässt Du im Mittelteil einfach die Informationspunkte weg.

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Anwendung

Für das Besprechungsprotokoll ist der Protokollant (auch Schriftführer, Protokollautor bzw. Protokollführer) verantwortlich. Fällt Dir diese Rolle zu, gehst Du nach dem 5V-Prinzip folgt vor.

1. Vorbereiten

Bereits im Vorfeld des Meetings stimmst Du mit den Besprechungsteilnehmern ab, wer für das Besprechungsprotokoll zuständig ist. Dies impliziert, dass sich diese Person weniger in die Diskussion einbringen kann, da sie parallel die wesentliche Diskussionspunkte notiert.

Auch kann der Protokollführer zusätzlich keine weitere Meeting-Rolle, wie Moderator, Redner oder Fragensteller übernehmen.

2. Verfassen

Während der Sitzung hält Du in der Rolle des Protokollanten wichtige Diskussionspunkte als Stichworte direkt im Dokument fest.

Falls Du etwas akustisch bzw. inhaltlich nicht verstehst oder das Gespräch zu schnell verläuft, zeigst Du dies dem Moderator oder den Teilnehmern an. Oftmals reicht es aus, den notierten Fakt einfach laut und deutlich zu wiederholen und anzufügen, dass dies so im Besprechungsprotokoll festgehalten wird.

Falls möglich, liest Du am Schluss eines Treffens alle gefällten Entscheidungen und vergebenen Aufgaben laut vor und holst die Bestätigung der verantwortlichen Teilnehmer ein.

3. Veredeln

Im Nachgang des Treffens bereitest Du die Stichworte der Meeting-Mitschrift zu vollständigen Sätzen auf und ergänzt Facetten, die zwar in Deinem Kopf, nicht aber auf dem Papier stehen. Empfehlenswert ist diese Komplettierung direkt nach der Besprechung, da dann die einzelnen Diskussionspunkte noch frisch im Kopf sind.

Abschließend prüfst Du die Mitschrift auf Vollständigkeit, Konsistenz und Korrektheit. Frage im Zweifelsfall noch einmal beim teilnehmenden Kollegen nach.

4. Versenden

Das Protokoll verschickst Du an alle eingeladenen und anwesenden Teilnehmer, auch an solche, die dem Meeting nicht beiwohnen konnten oder bzw. nur partiell teilgenommen haben.

Bei der Versendung bittest Du um Ergänzungen, Korrekturen und Fragen bis zu einem spezifischen Stichtag. Nach dieser Änderungsfrist gelten die schriftlich festgehaltenen Infopunkte, Entscheidungen und Aufgaben als gesetzt.

Werden Anpassungen der Meeting-Mitschrift an Dich herangetragen, so entscheidest Du.

• Kleinigkeiten wie Rechtschreibekorrekturen oder unwesentliche Richtigstellungen pflegst Du direkt im Besprechungsprotokoll nach.
• Umfassenden Anpassungen verschickst Du entweder an alle Teilnehmer oder besprichst diese im Folgetreffen.

Lege die finale Sitzungsmitschrift in einem abgestimmten und einfach abrufbaren Protokollarchiv ab. Alle Teilnehmer sollten in wenigen Sekunden Zugriff auf die Notizen haben.

5. Verarbeiten

Das beste Besprechungsprotokoll ist jenes, welches im Alltag auch genutzt wird. Deine Mitschrift ist ein entstandenes Ergebnis. Wende die dokumentierten Erkenntnisse bei der Arbeit an, gehe von den getroffenen Entscheidungen aus und halte die vereinbarten Aufgaben nach. Verweise auch die nicht am Meeting beteiligten Personen an das Protokoll als Ergebnisträger.

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Beispiele

Besprechungsprotokolle im Consulting

Das Besprechungsprotokoll ist für Dich als Wissensarbeiter wie das Stethoskop für einen Allgemeinarzt – eines der wichtigsten Alltagswerkzeuge. Als Unternehmensberater redigierst Du Protokolle…

• in Projektregelterminen wie Jour Fixe, Status-Meetings oder Steuerkreisen,
• in der Angebotsphase wie Bedarfsanalyse, Bieterpräsentationen oder Frage-Antwort-Runden sowie
• für interne Arbeitstermine wie Weiterbildung, Themenentwicklung oder Marketing-Treffen.

In meiner Consulting Karriere habe ich viele Meeting-Mitschriften verfasst, konnte dabei meine Technik von Treffen zu Treffen immer weiter verfeinern. Andersherum habe ich auch schon zahlreiche Besprechungsprotokolle gelesen und war dabei über die Qualitätsunterschiede erstaunt.

Dabei sind eine gute Struktur, hohe Aufmerksamkeit im Termin sowie ein sorgfältiger Redaktionsprozess gar nicht so schwierig.

Beispieltext Verteilnachricht eines Besprechungsprotokolls

Das Meeting-Protokoll steht und soll versendet werden? Nutze folgenden Beispieltext für eine optimale Verteilung der Besprechungsnotizen.

Betreff: Treffen XYZ – Danke + Feedback Mitschrift bis 30.03

Hallo zusammen,
herzlichen Dank für Ihren Input und Ihre Zeit im Treffen XYZ. Auf Basis unserer Diskussion ist beigefügte Mitschrift entstanden.

Helfen Sie uns bei der Qualitätssicherung der festgehaltenen Informationen, Entscheidungen und Aufgaben.

> Senden Sie mir Ihre Ergänzungen, Korrekturen und Hinweise zu den Notizen einfach bis 30.03. zu.

Bei Rückfragen gerne eine Nachricht.

Vielen Dank + Beste Grüße

Dein Name

Ein aussagekräftiger Betreff sorgt dafür, dass der Empfänger bereits im Titel die wichtigsten Infos enthält. Der Dank stimmt positiv und dient gleichzeitig als Erinnerungshilfe. Die anschließende Bitte um Unterstützung kommt berechtigt, schließlich möchte (fast) jeder eine hohe Qualität. Der visuell hervorgehobene Appell inklusive Frist sticht beim Überfliegen der E-Mail hervor. Schließlich signalisiert der letzte Satz Offenheit für Fragen per asynchroner – und damit Dich nicht störender – Nachricht.

Vergiss nicht Deiner Nachricht die Besprechungsmitschrift anzuhängen. Handelt es sich um sensible Dokumente verweist Du per Link auf einen gesicherten Speicherort an unter dem das Protokoll zu finden ist.

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Vor- & Nachteile

Pro

• Niemand kann sich alles merken. Insbesondere wenn es sich um eine Diskussion handelt, die bereits Tage bzw. gar Wochen zurückliegt. Ein Besprechungsprotokoll konserviert die Essenz eines Treffens. Es macht die Faktenlage zeitlos für einen Teilnehmerkreis beliebiger Größe verfügbar.
• Als Protokollant hilft Dir das Dokument, die wichtigsten Punkte des Gesprächstermins noch einmal Revue passieren zu lassen und zu reflektieren. Du vertiefst Deine fachlichen Kenntnisse, steigerst Deine Zufriedenheit etwas Nützliches geleistet zu haben.
• Mit einem Besprechungsprotokoll kannst Du den Meeting-Verlauf steuern. Möchtest Du einen Punkt vertiefen oder fehlen der Informationen, hakst Du einfach mit dem Argument der Protokollerstellung nach.
• Ein Besprechungsprotokoll sorgt für Meeting-Disziplin. Da das gesprochene Wort mitgeschrieben wird, achten die Teilnehmer auf ihre Aussagen. In der Regel wird auch der Zeitbedarf strenger geprüft.

Contra

• Ein Protokoll ist nicht zu verwechseln mit einer Transkription, daher einer 1:1 Verschriftlichung des gesprochenen Wortes. Gerade wenn Dir Diskussionsgegenstand noch unbekannt ist, besteht die Gefahr zu viele Details festzuhalten. Nicht nur, dass sich die Teilnehmer dann über zu ausführliche Mitschriften klagen. Du verlierst auch viel Zeit bei der Erstellung.
• Ein weiterer Nachteil von Protokollen ist ihre (teilweise) fehlende Genauigkeit und Eindeutigkeit. Geschriebener Text kann, je nach Leser und Kontext, auf verschiedene Weise interpretiert und im Zweifelsfall falsch verstanden werden.
• Die Qualität eines Protokolls hängt maßgeblich vom Protokollanten ab. Fehlt diesem das notwendige Fachwissen oder die technische Fertigkeit fällt die Mitschrift zu ungenau, subjektiv, textlastig etc. aus.

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Praxistipps

Tipp 1 – Protokoll an Lesern und Zielen ausrichten

Nicht immer ist das Besprechungsprotokoll nur für die Meeting-Teilnehmer bestimmt. Überlege vor einer Sitzung, wer ebenfalls die Mitschrift erhält und welchen Stellenwert dieses Papier für ihn einnimmt. Berücksichtige diese versteckten Lesergruppen bei der Anfertigung des Protokolls. Basis ist eine gute Stakeholderanalyse.

Achte auf Fachbegriffe, Abkürzungen und Akronyme. Formuliere im Zweifel aus.

Notiere zudem solche Punkte mit Sorgfalt im Besprechungsprotokoll, welche auch auf das Ziel des Termins einzahlen. Die Ziele findest Du in der Meeting-Agenda. Alternativ befragst Du den Organisator.

Tipp 2 – Mitschrift strukturell und inhaltlich vorbereiten

Ein Besprechungsprotokoll kannst Du zweierlei vorbereiten: strukturell und inhaltlich.

Bereite den Aufbau und den Kopfteil des Dokuments vor. Somit bist Du die Namen der erwarteten Teilnehmer schon einmal durchgegangen, kannst Dich im Termin besser auf die diskutierten Inhalte konzentrieren. Notiere zudem die Hauptdiskussionspunkte auf Basis der zuvor verteilten Meeting-Agenda.

Setze Dich inhaltlich mit der Fachdomäne auseinander. Je genauer Du die zu diskutierenden Inhalte, Entscheidungen und Aufgaben sowie deren Arbeitsstand kennst, desto einfacher fällt die Mitschrift.

Tipp 3 – Auf die Lesbarkeit fokussieren

Ein Besprechungsprotokoll ist kein Roman.

• Nutze die in der Sitzung verwendeten Worte, fasse Dich kurz und spare den Empfängern Lesezeit.
• Verwende Aktivsätze im Präsens. Strukturiere Diskussionspunkte durch Aufzählungen, Nummerierungen und Absätze.
• Nenne den Informationsgeber, Entscheidungsträger und Aufgabenverantwortlichen.
• Formuliere einfache, nachvollziehbare und objektive Aussagen im einheitlichen Schreibstil.
• Setze Schlüsselaussagen von den Teilnehmern in Ausführungszeichen.
• Markiere für Dich nicht verständliche Fakten in Gelb und bitte die Teilnehmer um Rückmeldung.

Vermeide wertende Adjektive und persönliche Meinungen. Im Idealfall verstehen die Teilnehmer und Nicht-Teilnehmern auch Wochen nach der Zusammenkunft problemlos die notierten Diskussionspunkte.

Tipp 4 – Aufgaben präzise formulieren

Achte darauf, dass die Aufgaben im Besprechungsprotokoll so beschrieben werden, dass allen (und insbesondere dem Aufgabenverantwortlichen) klar ist, welche Gestalt das Ergebnis haben wird.

Unspezifische Verben wie ‚Diskutieren‘, ‚Klären‘ oder ‚Besprechen‘ bzw. Weichmacher wie ’sollte‘, ‚könnte‘ oder ‚wäre‘ sind fehl am Platz. Konkret und präzise gewinnt.

Falls ihr eine Aufgabenliste oder ein Kanban Board nutzt, übernimmst Du alle festgehaltenen ToDos in diese zentrale ToDo-Sammlung. Somit stehen alle Aufgaben immer an einer Stelle und können dort nachgehalten werden.

Tipp 5 – Zwischen Ergebnis- und Verlaufsprotokoll wählen

Die Protokollempfänger sind schwer beschäftigt und haben nur wenig Zeit?

Liefere ihnen eine Unterlage, die zusammengefasst und sachlogisch sortiert die zentralen Erkenntnisse, Beschlüsse und Aufgaben enthält, das sogenannte Ergebnisprotokoll. Im Idealfall gemäß dem Prinzip der Pyramide.

Legen die Rezipienten hingegen Wert auf die Details, versendest Du stattdessen ein Verlaufsprotokoll. Dieses beinhaltet alle besprochenen Diskussionspunkte chronologisch sortiert und gleicht damit einer Verschriftlichung des Meetings.

Übrigens kannst Du ein Verlaufsprotokoll immer in ein Ergebnisprotokoll überführen, Informationen also verkürzen, weglassen bzw. abstrahieren. Die Gegenrichtung funktioniert nicht.

Tipp 6 – Auf drei Ebenen parallel protokollieren

Jede Sitzung verläuft auf drei Ebenen:

• ‚Auf dem Tisch‚ liegen die Inhalte. Diese hältst Du im Protokoll fest.
• ‚Über dem Tisch‚ schwebt der Prozess, daher das Vorgehen im Meeting. Auch diese Infos fixierst Du schriftlich, zumindest in einem Verlaufsprotokoll.
• ‚Unter dem Tisch‚ findet die Politik statt, die emotionale Ebene, das ‚Wie‘. Diese Infos notierst Du in Deinem privaten Protokoll bzw. in der Stakeholder-Matrix oder Stakeholder Map.

Tipp 7 – Abbildungen und Tabellen ergänzen

Im Termin ist eine Skizze entstanden, die Du abfotografiert hast und als Fotoanhang Deinem Besprechungsprotokoll beilegen möchtest?

Werte Deine Mitschrift auf. Übertrage das Foto in eine digitale Office Abbildung bzw. Tabelle und füge diese in den Inhaltsteil des Protokolls ein.

Beim Inhaltstransfer durchdringst Du automatisch noch einmal den Sachverhalt und deckst offene Fragen auf. Teilnehmer merken sich Bilder besser als Text. Zudem ist das Ergebnis besser lesbar, als die handgemalte Zeichnung auf dem Fotoprotokoll.

Tipp 8 – Freiwillig als Protokollant melden

Keiner will, einer muss – das Besprechungsprotokoll anfertigen. Das Mitschreiben ist eine ungeliebte Aufgabe. Je wichtiger ein Treffen, desto höher jedoch der Stellenwert einer guten Mitschrift. Aber auch bei einem wöchentlichen 08/15-Meeting gibt es viele gute Gründe in einer Sitzung als Schriftführer zu agieren.

„Wer schreibt, der bleibt.“ – ob Workshop, Interview oder Lessons Learned – als Protokollant bleibst Du die gesamte Besprechungszeit bei der Sache und setzt Dich in der Nachbereitung noch einmal intensiv mit dem Thema auseinander. Dein Ergebnis (und damit auch Du) gelten anschließend für alle Meeting-Teilnehmer als Referenzquelle.

Tipp 9 – Vorlage als E-Mail-Entwurf speichern

Lege eine bewährte Protokollvorlage als E-Mailentwurf oder E-Mailsignatur in Deinem Mailing-Programm habe. Steht ein Termin an in dem Dir die Schriftführeraufgabe zufällt, ziehst Du innerhalb weniger Sekunden eine Kopie und bist mit einer Protokollvorlage einsatzbereit.

Tipp 10 – Mitschrift in der Sitzung bereitstellen

Falls technisch und inhaltlich möglich, solltest Du das Protokoll den Teilnehmern bereits während der laufenden Sitzung zugänglich machen. Das Visualisieren direkt im Meeting hat mehrere Vorteile:

• Ein gemeinsames Verständnis zu Fakten, Aufgaben und Entscheidungen entsteht, da diese für alle sichtbar fixiert sind.
• Das Wir-Gefühl wächst, da die Teilnehmer gemeinsam an einem erkennbaren Ergebnis arbeiten.
• Ein wildes Springen zwischen den Diskussionsthemen wird verhindert, da dies im Protokoll sofort auffallen würde.
• Nachträgliche Ergänzungen und Korrekturen reduzieren sich, da jeder bereits Gelegenheit hatte die Mitschrift zu sichten.

Lass Dir beim Protokollieren ruhig auf die Finger schauen und schalte den Projektor, die Videokonferenz oder den Bildschirm auf Deine Mitschrift.

Tooltipp

Es gibt die verschiedensten Besprechungsprotokoll-Tools. Das beste Software-Werkzeug ist jedoch jenes, welches alle Teilnehmer ebenfalls installiert haben und damit sofort Zugriff auf die Mitschrift haben.

Regelmäßig nutze ich PowerPoint und Word, hat der Kunde ein Kollaboration-Tool im Einsatz, verwende ich dieses und verweise mit Link auf das Protokoll.

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Ursprung

Der Begriff ‚Protokoll‚ kommt aus dem Lateinischen ‚Protocollum‚. Die Wurzel von Protocollum wiederum liegt im Altgriechischen ‚Protókollon‚ (πρωτόκολλον) und meinte ursprünglich ein Blatt, das an Papyrusrollen geklebt war und bibliografische Angaben beinhaltete. Über die Zeit wurde das Wort für die Beschreibung einer chronologische Abfolge genutzt.

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Bonusmaterial

Strategic What?! Podcast: How to Write Meeting Minutes (3,5 min)- Anleitung für die Struktur einer DINA4-Seite für dein Protokoll

Christopher Schulz/Consulting-Life.de: Das Besprechungsprotokoll (26 min) – Mitschnitt der Consulting Methodenschmiede mit weiteren Tipps sowie Fragen & Antworten der Teilnehmer

• Rebekka Willing & Jonas Geldschläger / Wortwuchs: Protokoll schreiben – verschiedene Protokolltypen im Überblick und allgemeine Tipps

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