Das Benchmarking – systematisch Verbesserungen aufdecken

Als Produktverantwortlicher, Strategieleiter oder Personalbeauftragter bzw. deren Berater bist Du mit folgenden Fragen konfrontiert:

• Wie schneidet unser Wertangebot im Vergleich zu Wettbewerbsangeboten am Markt ab?
• In welchen Unternehmensfähigkeiten liegen wir hinter dem Branchenbesten und sollten aufholen?
• In welchen Kriterien liegt der Lieferant über, in welchem unter dem Durchschnitt?

Unterstützung findest Du in einem Benchmark und dem Verfahren der Benchmarking Analyse.

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Ergebnis: Sachverhalt mit mind. einem (besseren) Benchmarking Partner verglichen und (Verbesserungs-)Maßnahmen beschlossen

Teilnehmer: mind. 1 Person (besser im Team)

Dauer: ab 60 Minuten (je Sachverhalt und Vergleichskriterien)

Utensilien: Notebook & Internetzugang, evtl. Marktdaten

Zweck

Beim Benchmarking vergleichst Du systematisch einen Sachverhalt mit mindestens einem Vergleichsobjekt entlang zuvor festgelegter Kriterien. Hauptziel dieser vergleichenden Analyse und dem resultierenden Benchmark Ergebnis ist es, Leistungslücken zu identifizieren, diese zu bewerten und anschließend zu schließen.

Sekundäres Ziel ist das Aufdecken von Stärken eines Sachverhalts, welche weiter ausgebaut, besser kommuniziert bzw. gezielt genutzt werden können.

Der englische Begriff Benchmark ist eine Zusammensetzung aus den Wörtern bench (‚Sitzbank‘ oder ‚Werkbank‘) und Mark (‚Zeichen‘). Ursprünglich bezeichnet bench-mark die Markierung eines trigonometrischen Punktes im Vermessungswesen.

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Aufbau

Benchmarking Objekt – „Für was wollen wir Leistungslücken identifizieren?“

Das Benchmarking Objekt (auch Sachverhalt) ist der zentrale Betrachtungsgegenstand. Das kann beispielsweise…

• ein Wertangebot,
• ein IT-System,
• ein Geschäftsprozess,
• ein Unternehmensfähigkeit, -funktion oder -disziplin,
• eine Unternehmensstrategie oder
• das gesamte Unternehmen

sein. Wichtig für Dich ist ein genaues Scoping, also das Festlegen, was und welche quantitativen und qualitativen Vergleichskriterien (z.B. Größe, Alter, Umsatz) genauer verglichen werden sollen.

Benchmarking Partner – „Mit was vergleichen wir das Benchmarking Objekt?“

Der Benchmarking Partner (auch Benchmark Partner oder Vergleichsobjekt) ist entweder..

• aus dem gleichen Unternehmen,
• ein Wettbewerber oder
• eine sonstige Organisation.

Bei mehreren Objekten kannst Du auch von einer Vergleichsgruppe sprechen.

Üblicherweise gehört der Benchmarking Partner zu den Besten im Feld an. Die Idee: Durch Orientierung an der Spitze sowie dem Transfer von erfolgreichen Praktiken – den sogenannten Best Practices – soll das Benchmarking Objekt in Fähigkeiten und Eigenschaften nennenswert nach vorne gebracht werden.

Benchmark – „Worin besteht der Bestwert für ein Vergleichskriterium?“

Ein Benchmarking Partner hält in mindestens einem Vergleichkriterium den Bestwert. Das ist zum Beispiel…

• die Lierferzeit für Logistikunternehmen,
• der Streckenreichweite für Elektroautos,
• die Übernachtungskosten für Budget-Hotels oder
• die Sortimentsgröße für Online Shops.

Diese Maßzahl ist der Benchmark (auch Vergleichsgröße, Bezugswert, Referenzwert oder Maßstab), an dem sich das Benchmarking Objekt misst und ausrichtet.

Benchmarking Ergebnis – „Wie werden die Benchmarking Erkenntnisse festgehalten?“

Der Benchmark Ergebnis (auch Benchmark Report, Benchmark Bericht oder Benchmark) listet die Differenzen zwischen Objekt und Partner auf. In der Regel enthält das Dokument auch die Ursachen für die Unterschiede sowie Maßnahmenvorschläge mit denen mögliche Defizite kompensiert bzw. Stärken ausgespielt werden können.

Ein guter Benchmark Bericht besitzt einen aussagekräftigen Titel, ein Datum der Veröffentlichung sowie Angaben zu den verantwortlichen Autoren.

Benchmarking Typen – „Welche Arten von Benchmarking Partner existieren?“

Bei den Vergleichspartner kannst Du zudem zwischen vier Benchmarking Grundtypen unterteilt in zwei Kategorien differenzieren. Jeder Typ hat Vor- und Nachteile.

Internes Benchmarking

• Internes Benchmarking (‚Best in Company‘) mit Vergleichspartnern im eigenen Unternehmen in der eigenen Branche, z.B. verschiedene Geschäftseinheiten, Produktionsstätten oder Verkaufsniederlassungen
• Konzern Benchmarking (‚Best in Group‘) mit Vergleichspartnern im eigenen Unternehmen sowie eigener und fremder Branche, z.B. Online Handel mit Cloud Computing

Externes Benchmarking

• Konkurrenz Benchmarking (‚Best in Competition‘) mit Vergleichspartnern aus fremden Unternehmen in der eigenen Branche in der Regel ohne Wissen und Mitwirken der Konkurrenz, z.B. verschiedene nationale Fahrzeugverleihfirmen, internationale Cloud Computing Anbieter
• Branchenfremdes Benchmarking (‚Best Practices‘) mit Vergleichspartnern aus fremden Unternehmen in der fremden Branche zum Erlernen erfolgreicher Praktiken, z.B. internationale Mobilitätsdienstleister

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Anwendung

Eine Benchmarking Analyse kannst Du einmalig oder wiederkehrend, allein oder im Team durchführen.

1. Objekt auswählen

Definiere zunächst in Breite und Tiefe den Sachverhalt, also was Du vergleichen möchtest. Leifrage:

• Was genau soll gebenchmarkt werden?

Zurre zudem die Kriterien des Benchmarks fest.

2. Vergleichsobjekt auswählen

Suche nun mindestens einen Vergleichskandidaten heraus. Wichtig ist eine Ähnlichkeit zum Benchmarking-Objekt. Leitfrage:

• Mit wem oder was vergleichen wir den Sachverhalt?

3. Daten erheben

Ermittle nun die für die Kriterien relevanten Daten, sowohl zum Sachverhalt als auch zum Vergleichsobjekt. Leitfragen:

• Welche Daten benötigen wir?
• Auf welche Weise erhaltene wir die Daten?

Generiere dazu Primärinformationen und nutze zudem Sekundärinformationen.

4. Leistungslücken feststellen

Identifiziere je Kriterium die Lücken zwischen Sachverhalt und Vergleichsobjekten. Spüre die Ursache für den Unterschied auf. Leitfragen:

• Wo liegen die Optimierungspotentiale?
• Weshalb bestehen diese Leistungslücken?

5. Maßnahmen einleiten

Setze Maßnahmen auf, um die Lücken zu schließen. Leitfragen:

• Welche Aufgaben müssen von wem bis wann erledigt werden?
• Durch welche Änderungen in den Arbeitsabläufen schließen wir die Leistungslücken?
• Mit Hilfe welcher Projekte erreichen wir die neu gesteckten Ziele?

Prüfe den Erfolg der Verbesserungsschritte.

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Beispiele

Benchmarking in der Automobilindustrie

Bereits Henry Ford, Gründer des Automobilherstellers Ford Motor Company, nutzte die Methode des Benchmarkings. So observierte der US-Amerikaner die Arbeitsweise eines Schlachthofes aus Chicago. Ford fiel auf, das Schweinehälften die an Haken hingen, mittels an der Decke befestigter Metallschienen von Arbeiter zu Arbeiter weitertransportiert wurden.

GommeBlog.it: 2019 Ford Focus Car Factory Production – How It’s Made Manufactory (8 min) – Produktion eines Ford Focus

Dieses Prinzip übertrug der Unternehmer erfolgreich auf seine Fahrzeugproduktion, hob mit der Analogie die Effizienz und reduzierte die Stückkosten.

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Vor- & Nachteile

Pro

• Das Benchmarking ermöglicht das strukturierte Lernen von den Besten. Wiederkehrend durchgeführt, wird die Lücke zum Wettbewerb identifiziert, reduziert und dauerhaft minimal gehalten.
• Ob für Prozesse, IT, Technologie, Design oder Finanzwerte – die Benchmarking Analyse ist vielfältig anwendbar.
• Das Benchmarking ist in der Geschäftswelt verbreitet und akzeptiert.

Contra

• Ein Benchmarking steht und fällt mit verfügbaren und qualitativ hochwertigen Daten. Gerade bei externen Benchmarks – speziell mit Wettbewerbern bzw. zwischen Lieferanten – ist es jedoch schwer, aktuelles und belastbares Faktenmaterial zu bekommen.
• Das Benchmarking liefert Dir nur eine Momentaufnahme. Ein halbes Jahr später kann sich schon wieder ein ganz anderes Bild ergeben und der Vergleich muss wiederholt werden.
• Die Erstellung eines Benchmarks kostet Zeit und verursacht Kosten. Je umfassender der Sachverhalt, je mehr Vergleichsobjekte und je mehr Kriterien, desto aufwendiger.

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Praxistipps

Tipp 1 – Benchmark Ergebnisse geeignet visualisieren

Unterstütze Deine Benchmarking-Initiative durch passende Darstellungen. Nutze beispielsweise…

• die tabellarischen Gegenüberstellung von Benchmarking Objekt und Partner,
• die Stärken-Schwächen-Kurven zur visuellen Betonung von Leistungsdifferenzen,
• die farbigen Portfoliovisualisierung ausgewählter Kriterien oder
• das Kanban Board für die abgeleitete Maßnahmen.

Balken-, Spinnen- und Kreisdiagramme sind einen willkommene Abwechslung zur nüchternen Datentabelle.

Tipp 2 – Defizitursachen strukturiert aufspüren

Auch beim Aufdecken der Ursachen für die Leistungsunterschiede helfen Dir geeignete Consulting Methoden weiter. Nutze beispielsweise das Ishikawa Diagramm oder den Issue Tree für einen Ursachenanalyse–Workshop, die Five Why Fragetechnik hingegen im Einzel–Interview.

Tipp 3 – Partner auf Basis des Jobs auswählen

Oft liegt es nahe als Benchmarking Partner direkte Wettbewerber aus identischer Branche auszuwählen. Immerhin vertreiben dieses ein ähnliches Wertangebot, kämpfen schon lange um die Kunst der gleichen Kunden. In digitalen Zeiten verschwimmen jedoch die Branchengrenzen zunehmend. Wähle daher die Vergleichsobjekte auf Basis des vom Produkt bzw. der Dienstleistung erledigten Jobs.

Beispiel: Statt die Fahrzeuge eines Premiumautoherstellers mit dem direkten Konkurrenten zu vergleichen, lässt Du die Flotte gegen Elektrofahrräder, Bahnfahrten und Flugdrohnen antreten. Alle vier erfüllen den  Job der Mobilität.

Tipp 4 – Daten strukturiert zu Tage fördern

Fast immer gehört beim Benchmarking die Datenerhebung zum größten Aufwandstreiber.

• Erfrage und analysiere zunächst mögliche vorhandene Benchmark Berichte.
• Nutze dann Sekundärdaten, erhoben durch eine Desk Research Initiative.
• Schließe Lücken durch Primärdaten, generiert durch Interviewserien, Betriebsbesichtigungen, Kundenbeobachtungen etc.

Tipp 5 – Benchmarking Partner diversifizieren

Nicht immer muss zum Pool der Vergleichsobjekte auch automatisch der Marktführer gehören. Je nach Zielgruppe und Positionierung ist es ratsam, den Branchendurchschnitt als Benchmarking Partner auszuwählen. Prüfe, wo das Objekt über/unter dem Mittelfeld liegt und beschließe daraufhin Maßnahmen.

Tipp 6 – Betrachtungsraum sorgfältig festlegen

Eine umfassende und kleinteilige Betrachtung erhöht nicht nur beim Benchmarking Objekt, sondern auch bei den Benchmarking Partnern die Arbeit. Wähle den Scope und die Detailtiefe daher mit Bedacht. Nutze das Pareto Prinzip.

• Welche 20 Prozent der potentiell relevanten Kriterien besitzen 80 Prozent der Aussagekraft?
• Welche 20 Prozent der möglichen Vergleichspartner stehen für 80 Prozent des Marktes?
• Welche 20 Prozent der verfügbaren Daten bilden 80 Prozent der Anwendungsfälle ab?

Lesetipp

Benchmarking im Krankenhaus. Benchmarking in Steuerkanzleien. Benchmarking der Nutzererfahrung. Der Buchmarkt ist gut bestückt mit Benchmarking Fachliteratur für spezifische Industrien bzw. Anwendungsfälle. Die Werke enthalten neben methodischen Detail, Zahlen, Daten und Verweise auf nützliches Referenzmaterial.

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Ursprung

Das systematische und kontinuierliche Benchmarking entstand in den 1970er Jahren beim europäischen Ableger Rank Xerox des US-Druckmaschinenkonzerns Xerox. Der Hersteller sah sich einem zunehmenden Konkurrenzdruck durch japanische Kopiergerätefirmen gegenüber und suchte nach einer passenden Methode Leistungsdefizite aufzuspüren und auszumerzen.

Rank Xerox führte Benchmarks mit der japanischen Schwesterngesellschaft sowie mit externen Konkurrenten durch und verbesserte daraufhin seine Wertschöpfung, Produktpalette und Strategie. Der strukturierte Vergleich sicherte dem Unternehmen neben der Rückkehr an die Weltspitze mehrere Qualitätspreise. Seither ist Benchmarking in der Xerox-Gruppe ein fester Bestandteil der Unternehmenskultur.

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Bonusmaterial

The Financial Story Teller: What is benchmarking? (5 min)
– die verschiedenen Typen eines Benchmarkings samt Vor- und Nachteilen

Johannes Deltl/Acrasio GmbH: Benchmarking (2,5 min) –  das Konzept im Erklärfilm aufbereitet

• Johannes Deltl: Benchmarking – von den Besten lernen – mehrere Praxisbeispiele zum Benchmarking
• Universität zu Köln: Benchmarking Center Europe – umfassende Webseite zur Disziplin

Auch vom Gegner kommt häufig ein guter Rat.

– Aristophanes, griechischer Komödiendichter