Das Barcamp – den lockeren Austausch von Ideen fördern

Als Manager, Event-Veranstalter oder Kreativarbeiter bzw. deren Berater bist Du mit folgenden Fragen konfrontiert:

• Was ist eine interaktive und flexible Alternative zu vertrauten und oft auch passiven Veranstaltungsformaten wie Konferenz, Tagung oder Kongress?
• Womit regen wir auf einer Sitzung den Wissensaustausch, das Netzwerken sowie das Miteinander an?
• Wie forcieren wir bei einer Zusammenkunft die gemeinsame kreative Themenarbeit?

Unterstützung findest Du im Barcamp und der Entwicklung von Ideen in Großgruppen.

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Ergebnis: Informationen ausgetauscht, Ideen generiert und sozialen Zusammenhalt gestärkt

Teilnehmer: mind. 4 Personen

Dauer: 2 bis 8 Stunden (auch mehrtägig möglich)

Utensilien: Whiteboard/Flipchart/Metaplan-Wand, Stifte & mind. einen Sitzungsraum (besser mehrere)

Zweck

Nutze ein Barcamp als Austauschformat, um mit wenig Vorbereitungsaufwand einen inspirierenden Event voller Ideen, Erfahrungen und Meinungen auf die Beine zu stellen. Im Unterschied zu gewöhnlichen Konferenz- oder Tagungsformaten besitzt ein Barcamp keine festen Programmelemente. Inhalt und Ablauf gestalten die Teilnehmer zum Auftakt des Camps selbst.

Das hört sich zunächst chaotisch an, führt aber dazu, dass Themen kreativ entwickelt und ein hoher Grad von Austausch zwischen den Teilnehmern stattfindet. Gerade die Offenheit der Agenda bis zu ersten Konferenzstunde sorgt für Flexibilität im Kopf und einem positiven Gefühl der Neugier.

Im Unterschied zum ebenfalls offenen Format des Open Space zielt ein Barcamp auf eine zweistellige Personenanzahl ab. Auch werden beim Barcamp die Ergebnisse in den einzelnen Arbeitssitzungen nicht schriftlich festgehalten. Nichtsdestotrotz sind sich beide Formate sehr ähnlich.

Synonyme für das Barcamp sind BarCamp bzw. Bar Camp oder die beiden deutschen Bezeichnungen Unkonferenz bzw. Nicht-Konferenz.

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Aufbau

Ergebnistypen – „Was bleibt nach einem Barcamp?“

Dreh- und Angelpunkt eines Barcamps ist die unter einem Hauptthema stehende Agenda. Erarbeitet und veröffentlicht auf einem Flipchart, einem Whiteboard oder einer Folie enthält diese die verschiedenen Teilthemen für die Teilgruppen, die verantwortlichen Gastgeber sowie den Start und das Ende einer jeden Kreativsitzung. Je nach Gesamtgruppengröße finden mehrere Sitzungen parallel in unterschiedlichen Räumen statt.

Während den Sitzungen kann der Gastgeber die Ergebnisse auf Whiteboard, Flipchart oder Metaplan-Wand festhalten. Die Betonung liegt auf Kann. Daher: Es besteht keine Pflicht ein Besprechungsprotokoll anzufertigen oder Folgeaufgaben zu vereinbaren.

Rollen – „Wer agiert während des Barcamps in welcher Funktion?“

Wie bei einem Workshop oder Open Space unterscheidet auch das Barcamp zwischen Organisator, Gastgeber und Teilnehmer.

• Organisator: Veranstaltet das Barcamp. Dazu gehören die Vorbereitung des Ereignisses, die Vorstellung der Methode, das Dokumentieren der Agenda, die Koordination der Teilgruppen sowie die Zusammenfassung der Ergebnisse.
• Gastgeber: Schlägt ein Teilthema vor, moderiert die dazugehörige Arbeitssitzung, animiert die Teilnehmer zu Kreativität und verantwortet das Ergebnis.
• Teilnehmer: Nimmt an einer Sitzung teil und bringt Ideen für ein Teilthema ein.

Regeln – „Was gilt während einer Unkonferenz?“

Obwohl ein Barcamp offen und spontan ausfällt und ohne Planung auskommt, ist das Format nicht gänzlich frei von Regeln. Diese strukturieren den Event, sorgen für Austausch und handfeste Ergebnisse.

Inspiriert vom Film Fight Club mit Brad Pitt und Edward Norton lauten die Regeln wie folgt (in Klammern ein Übersetzungsvorschlag):

1^st Rule: You do talk about Bar Camp. („Spreche über das Bar Camp.“)

2^nd Rule: You do blog about Bar Camp. („Blogge über das Bar Camp.“)

3^rd Rule: If you want to present, you must write your topic and name in a presentation slot. („Falls Du präsentieren willst, musst Du das Thema und Deinen Namen in ein Sitzungsfeld notieren.“)

4^th Rule: Only three word intros. („Führe Deine Sitzung kurz und knapp ein.“)

5^th Rule: As many presentations at a time as facilities allow for. („So viele parallele Sitzungen wie die Räumlichkeiten es zulassen.“)

6^th Rule: No pre-scheduled presentations, no tourists. („Keine vorgeplanten Sitzungen, keine Gelegenheitszuhörer.“)

7^th Rule: Presentations will go on as long as they have to or until they run into another presentation slot. („Präsentationen dauern so lange wie nötig bzw. bis sie durch die Nachfolgesitzung beendet werden.“)

8^th Rule: If this is your first time at BarCamp, you HAVE to present. („Bist Du das erste Mal auf einen Barcamp dabei, musst Du eine Sitzung halten.“)

Bonusregel: Dynamische Teilnahme. Das heißt, Teilnehmer dürfen eine Sitzung während der Laufzeit verlassen und sich einem anderen Thema anschließen. Keiner soll seine Zeit vergeuden und das Maximale für sich und die Mitstreiter aus dem Barcamp herausholen.

Natürlich musst Du bzw. Deine Kollegen nicht alle Regeln (insbesondere die 8th Rule) bierernst nehmen. Halte Dich am besten an die Regeln 4 bis 7 sowie die Bonusregel.

Übrigens sprechen sich alle Barcamp-Teilnehmer mit einem ‚gehobenen Du‚ bzw. ‚Arbeits-Du‘ an. Das schafft Vertrauen und nivelliert hierarchische Ebenen.

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Anwendung

Auch wenn der Inhalt des Barcamps vor seinem Beginn noch nicht feststeht, folgt die Veranstaltung einem klaren 5-stufigen Ablauf. Zeitlich nehmen die Sitzungsphasen rund 80 Prozent der Zeit ein. Bei einem 2-stündigen Barcamp sind das immerhin über 90 Minuten.

1. Begrüßen & vorstellen

Zu Beginn eines Barcamps begrüßen die Organisatoren die Teilnehmer und stellen das Leitthema, Räumlichkeiten sowie die zeitlichen Eckdaten (Start, Ende, Pausen) vor.

Ebenfalls werden wichtige Grundlagenbegriffe definiert. Anschließend haben alle Teilnehmer die Möglichkeit sich kurz vorzustellen, verweisen dabei auch auf ihren Bezug und Interesse am Thema.

2. Sitzungsthemen vorschlagen

Jeder Teilnehmer hat nun die Möglichkeit eine oder mehrere Sitzungsthemen vorzuschlagen. Dazu notiert er dieses mit seinem Namen auf eine Karte und stellt dieses anschließend in wenigen Worten der versammelten Gruppe vor. Per Zuruf oder Handzeichen signalisieren die Teilnehmer, wie interessant ein Thema für sie ist.

3. Sitzungsplan festlegen

Die Organisatoren planen nun mit Unterstützung der Teilnehmer das Barcamp. Dazu werden die Sitzungen mit Hilfe einer Matrix auf die verschiedenen Räume (Spalten) und Uhrzeiten (Zeilen) verteilt. Der Sitzungsplan dient fortan als Programmagenda des Barcamps.

4. Sitzungen durchführen

Nun starten die Sitzungen die durch den Themenverantwortlichen geleitet und durch die Teilnehmer inhaltlich ausgestaltet werden. Ein guter Richtwert für die Dauer sind 25 bzw. 40 Minuten. Zwischen zwei Sitzungen gibt es eine Pause von 5 Minuten (für Raumwechsel) bzw. 20 Minuten (für Kaffee und Netzwerken).

5. Barcamp abschließen

Ganz am Schluss fassen die Organisatoren noch einmal das Barcamp zusammen. Insbesondere heben Sie die produktive Zusammenarbeit und den offenen Dialog hervor. Die entstandenen Ideen, Inhalte und Erkenntnisse sind eher zweitrangig.

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Beispiele

Barcamp in einem Beratungsunternehmen

In unserer Beratungsfirma veranstalten wir regelmäßig an einem Freitagnachmittag ein 2-stündiges Barcamp. Dreh- und Angelpunkt der firmeninternen ‚Unkonferenz‘ ist ein spezifisches Leitthema, beispielsweise…

• Vertrieb im Consulting,
• Best-Practices im Angeboteschreiben oder
• Publizieren für Berater.

Eingeladen ist, wer Zeit hat, Input zu einer konkreten Themenstellung benötigt oder den Kollegen seine Erfahrungen weitergeben möchte.

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Vor- & Nachteile

Pro

• Ein positiver Aspekt von Barcamps ist die Gleichbehandlung der Teilnehmer untereinander. Experten diskutieren mit Neueinsteigern auf Augenhöhe, Vorgesetzte mit Mitarbeitern offen auf der gleichen Ebene.
• Gewinnbringend ist der hohe Interaktionsgrad zwischen den Personen. Nicht das von Konferenzen gewohnte Kinoambiente mit kurzer Fragerunde, sondern ein aktiver Dialog prägt eine Sitzung. Fortwährend werden neue Gedanken generiert, von verschiedenen Perspektiven beleuchtet und in der Gruppe weiterentwickelt.

Contra

• Großer Pferdefuß des Barcamps ist die Ergebnissicherung. Zwar kannst Du in einer Sitzung Hilfsmittel wie Whiteboard, Flipchart und Pinnwände zur Diskussion nutzen, es sorgt jedoch keiner dafür, dass alle Ideen, Erkenntnisse und Aufgaben auch tatsächlich festgehalten und nachverfolgt werden. Eine offizielle Rolle ‚Schriftführer‘ fehlt, auch gibt es keine Regel für ein Besprechungsprotokoll.
• Auch nachteilig der Umstand, dass Sessions (unbewusst) zerredet werden können. Im Gespräch kommen die Teilnehmer vom Hölzchen aufs Stöckchen. Nichts ist wirklich konkret.

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Praxistipps

Tipp 1 – Sitzungsplan räumlich ausrichten

Bei der Festlegung des Sitzungsplans solltest Du inhaltlich verwandte Sitzungen einem identischen Raum zuordnen. Somit können die Teilnehmer gleich vor Ort bleiben, wenn ihnen ein bestimmtes Themenfeld zusagt.

Beispielsweise könntest Du Consulting Sitzungen ‚Besser in Experteninterviews‚, ‚Die Optimale Meeting-Organisation‘ und ‚Perfekte Telefonkonferenzen‚ alle im gleichen Raum zum Thema ‚Projektarbeit mit dem Kunden‘ stattfinden lassen.

Tipp 2 – Sitzungsplan thematisch ausrichten

Ein zweiter Schritt den Sitzungsplan zu optimieren ist die zeitliche Abfolge. Zum Start sollten allgemeine Grundlagenthemen besprochen werden, später schließen sich dann Diskussionen zu Detailfragen an. Auf diese Weise stellst Du sicher, dass zunächst ein gemeinsames Verständnis besteht, bevor ihr Euch den Spezifika widmet.

Tipp 3 – Ausreichend Pausen einplanen

Nur weil die Struktur zum Zeitpunkt der Einladung noch nicht feststeht, heißt das nicht, das Barcamps nicht anstrengend sind. Wo sachlich intensiv diskutiert wird, sind regelmäßige Pausen unabdingbar. Neben dem Aufladen des Akkus nutzen Du und die Teilnehmer diese Unterbrechungen zum Netzwerken und zur Vertiefung der Sitzungsthemen.

Tipp 4 – Eigenen Expertenstatus untermauern

Einen besonders ausgefuchsten Trick habe ich einmal auf einem Barcamp zum Systems Engineering erlebt. Zu Beginn der Sitzung bat der Moderator die Teilnehmer, zu erklären wie sie eine typische Fragestellung lösen. Anschließend präsentierte er auf 2-3 drei Folien sein vorbereitetes Vorgehen. Und untermauerte ganz implizit seinen Status als Experten.

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Ursprung

Die Web-Gemeinschaft spricht das Barcamp Tim O’Reilly vom O’Reilly Verlag zu. Seit 2003 veranstaltet der Amerikaner jährlich das FooCamp, ein Campingwochenende auf dem Internetdenker und Erfinder gemeinsam brainstormen.

Den Begriff ‚Foo‘ kannst Du mit ‚Friends of O’Reilly‘ übersetzen. Informatiker (wie ich) verstehen unter ‚Foo‘ und ‚Bar‘ auch zwei Platzhalter, die häufig im Systemcode oder Bildschirmentwurfsmasken zu finden sind.

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Bonusmaterial

Lightwerk: Was ist ein Barcamp? Einfach erklärt! (1,5 min) – zentrale Infos zum Konferenzformat von ‚Mister Barcamp‘ Jan Theofel

• Jann Theofel: Was sind Barcamps? Eine Erklärung von Jan Theofel – ausführliche Beschreibung des Formats