Aufgabenliste - Aufbau, Einsatz, Tipps & Vorlagen

Als Projektleiter, Manager oder Wissensarbeiter bzw. deren Berater bist Du mit folgenden Fragen konfrontiert:

Wie können wir offene und laufende ToDos im Projekt zentral festhalten?
Womit geben wir Statustreffen und Jour Fixes eine feste Struktur?
Was hilft uns anfallende Aufgaben vollständig, konsistent und korrekt zu formulieren?

Unterstützung findest Du in der Aufgabenliste und der wiederkehrenden Nachverfolgung von ToDos.

Ergebnis: Aufgaben inkl. Ergebnissen, Verantwortlichen und Fristen dokumentiert und abgestimmt

Teilnehmer: mind. 1 Person

Dauer: ab 2 Minuten pro Aufgabe (je Umfang und Detailtiefe)

Utensilien: Notebook & Office Software oder spezielle ToDo-Listen Software

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Zweck

Mit einer Aufgabenliste vereinbarst, dokumentierst und verfolgst Du, welcher Teilnehmer eines Teams bis zu welchem Termin welches ToDo verbindlich erledigt. Mit der ToDo-Sammlung bleiben offene Punkte im Fokus und werden nicht unbeabsichtigt aus den Augen verloren.

Nutze das bekannte Arbeitsverteilungswerkzeug in kleineren und mittleren Teams. Eine Aufgabenliste bricht große Pläne wie eine Roadmap, einen Projektplan oder ein Product Backlog in handhabbare Einzelpersonentätigkeiten herunter.

Synonyme für die Aufgabenliste sind Liste offener Punkte (LoP), Offene Punkte Liste (OPL), ToDo Liste, Schleppliste, ToDo-Sammlung, Next Steps, Action Item Liste, Action Plan oder ähnliche Kombinationen aus deutschen und englischen Begriffen für Aufgabe und Liste.

Aufbau

Aufgabenliste – „Wer macht was bis wann?“

Die Aufgabenliste enthält alle ToDos deren Erledigung zu einem späteren Zeitpunkt…

möglich ist (z.B. aufgrund fehlender Informationen, offener Entscheidung) oder
notwendig ist (z.B. aufgrund geringer Priorität, fehlender Anforderung).

Die dokumentierte Sammlung offener Tätigkeiten ist ein nützliches Projekt- und Linienwerkzeug, vorausgesetzt ihr Aufbau und ihre Handhabung bleiben simpel und leichtgewichtig. Eine einfache und effektive Aufgabenliste besteht aus mindestens vier und maximal sechs Spalten.

Gerne kannst Du Deine Liste mit Meta-Infos wie den Titel des Projektes oder Teams, das Datum der letzten Aktualisierung sowie den verantwortlichen Listenautor ergänzen.

Identifikation – „Um welche Aufgabe handelt es sich?“

Eine aufsteigende Identifikationsnummer versieht eine Aufgabe mit einem eindeutigen Bezeichner. Dieser ermöglicht das Herstellen von Querverweisen zwischen Aufgaben und gibt einen Überblick über Aufgabenmenge und -alter (je älter eine Aufgabe, desto kleiner ihre Nummer). Zudem kann in den Diskussionen schnell auf eine Aufgabe Bezug genommen werden.

Aufgaben müssen nicht zwangsläufig nach ihrer Nummer aufsteigend sortiert werden. Je nach Frage und Ziel können andere Ordnungskriterien (z.B. Verantwortlicher, Terminfrist, Kategorie) sinnvoller sein.

Verantwortlicher – „Wer verantwortet die Aufgabe?“

Die Spalte Verantwortlicher nennt die einzelne verantwortliche Person, welche die Erledigung der Aufgabe bis zur festgesetzten Frist schuldet. Trage neben dem Familiennamen auch den Vornamen ein. Das beugt Namensverwechselung vor und schafft Verbindlichkeit.

Beachte, dass ein Verantwortlicher stets einer Aufgabe aktiv zustimmen muss, sprichwörtlich ein ‚Pfadfinderehrenwort‘ bzgl. der Erledigung abgibt. Ein Kopfnicken ist gut, eine mündliche Bestätigung der Aufgabenvollbringung ist besser.

Beschreibung – „Was realisiert die Aufgabe?“

Die Beschreibung ist die wichtigste Eigenschaft einer Aufgabe. Messbar, aktiv und spezifisch enthält die Spalte eine klare Definition des erwarteten abgestimmten Ergebnisses.

Bevorzuge eine Formulierung als Ziel-Stand und Resultat, statt einer Aktivität. Besser als das aktionsorientierte „Vertrag mit Herrn Meier unterzeichnen“ sind der Zustand „Herr Meier hat den Vertrag unterzeichnet“ bzw. das Lieferergebnis „Unterzeichnung Vertrag durch Herrn Meier“.

Gerne kannst Du den fachlichen und technischen Kontext sowie den Zweck in erklärenden Zeilen ergänzen. Diese Hintergrundinfos motivieren bei der Erledigung und unterstützen ein umsichtiges Vorgehen.

Gerade bei neuen bzw. umfangreichen Aufgaben lohnt ebenfalls das Festhalten der erforderlichen personellen und materiellen Ressourcen und antizipierten Risiken. Positiver Nebeneffekt dieser Erweiterung: Neben einem präzisierten Verständnisses spürst Du mögliche Folgeaufgaben zur Ressourcenbeschaffung oder Risikosenkung auf.

Terminfrist – „Bis wann ist die Aufgabe zu erfüllen?“

Eine Deadline setzt fest, bis zu welchem Datum der Verantwortliche die Aufgabe vollständig(!) zu erledigen hat. Eine Aufgabe hat immer ein Ende. Dieses fixiert der Verantwortliche in Abstimmung mit dem Team. Da Arbeit die Zeit nimmt, die ihr zu Verfügung stehen, sind frühere die besseren Fristen. Überlegt auch, was die Konsequenzen sind, falls Aufgabe zu spät oder gar nicht erledigt wird.

Falls nicht anders vereinbart, gilt das Ende eines Arbeitstages, bei globalen Projekten die Zeitzone des Verantwortlichen. Nicht erlaubt sind unpräzise Terminangaben wie ‚Herbst‘, ‚laufend‘, ständig‘, ‚ongoing’, ‚zeitnah‘ oder ‚ASAP‘ (englisch: ‚As Soon As Possible’).

Über die Fristen kann ein Team priorisieren. Sind einem Verantwortlichen zwei Aufgaben zugewiesen, dann ist die Aufgabe mit der zeitlich nächsten Fälligkeit aus Teamsicht das dringlichere und wichtigere ToDo.

Status – „Wie steht es um die Aufgabe?“

Der Status beschreibt eindeutig den Zustand der Aufgabenbearbeitung. Verwende ‚Offen‘, ‚In Arbeit‘, ‚Erledigt‘ und ‚Entfällt‘ als mögliche Ausprägungen. Bei ‚Erledigt‘ und ‚Entfällt‘ fügst Du zusätzlich in Klammern das Datum hinzu, wann die Aufgabe in diesen Zustand überführt worden ist.

Vermeide Prozentangaben. Den meisten Teilnehmern fällt es schwer abzuschätzen, wie viel Strecke bereits zurückgelegt wurde bzw. noch vor ihnen liegt. Schnell verharrt ein ToDo für Wochen im Zustand „Die Aufgabe ist zu 80 Prozent fertig.“.

Kategorie – „In welches Themenfeld fällt die Aufgabe?“

Ab 20 und mehr ToDos ist eine Kategorie für die Aufgaben sinnvoll. Sie ordnet ein offenen Punkt in eine bestimmte Schublade ein, zum Beispiel Themengebiet, Teilprojekt, Systemelement, Ablaufphase, Standort oder Zielgruppe. Die Kategorien sollten selbsterklärend sein, beispielsweise durch Verwendung etablierter Begriffe.

Weitere Spalten – „Welche Aufgabendetails sind noch relevant?“

Weitere sinnvolle Spalten sind das Datum der Aufgabendefinition, Details zur Aufgabenumsetzung (z.B. Vorgehen bei der Umsetzung, erforderliche Ressourcen, geschätzter Zeitbedarf, notwendiger Input, spezielle Randbedingungen) sowie Umsetzungskommentare und Historie bei der Umsetzung.

Anwendung

Eine Aufgabenliste kannst Du allein für Dich oder im Team erstellen und führen. In jedem Fall braucht die Liste einen verantwortlichen Kümmerer. Bist Du mit der Liste für ein Team betraut, durchläufst Du folgende Schritte.

1. Erstellen

Lege die Aufgabenliste unmittelbar zu Beginn der wiederkehrenden Arbeit im Team an und kommuniziere den Ablageort an die Beteiligten. Von diesem Zeitpunkt an bildet die Liste die Grundlage der wiederkehrenden Synchronisationstermine wie Jour Fixe, Daily Standup, Status-Treffen oder Wochen-Meetings.

Vereinbare Spielregeln der Verwendung mit den Teilnehmern.

Wer ist Verantwortlicher für die Liste?
Was wird von einem Aufgabenverantwortlichen erwartet?
Wer darf Aufgaben hinzufügen, ändern oder löschen?
Was geschieht mit ToDos deren Frist verstrichen ist?

2. Aktualisieren

In den gemeinsamen Teamtreffen nehmen die Verantwortlichen zu ihren Aufgaben Stellung und berichten kurz von den Ergebnissen, Erkenntnissen, Herausforderungen und nächsten Schritten.

Beginnt mit den Aufgaben, deren Terminfrist als nächstes ansteht.

Jede Teilnehmer bezieht zu den verantworteten Aufgaben mündlich Stellung. Auf Basis der Aussagen wird eine Aufgabe…

ergänzt, falls es sich um neue Fakten zu Verantwortlichem, Inhalt bzw. Frist handelt,
präzisiert, daher mit Zwischenergebnissen und neuen Erkenntnissen angereichert,
eliminiert, falls das angestrebte Ergebnis nicht mehr erforderlich ist oder die Aufgabe in Teilaufgaben zerfällt sowie
geschlossen, falls das Ergebnis erbracht und die Aufgabe damit erledigt ist.

Oft schließt sich dem Abschluss einer Aufgabe das Erstellen neuer Aufgaben an. Diese bauen dann auf den Erkenntnissen und der Vorarbeit bisher geleisteter Resultate. Erfrage, ob ein verantwortlicher Teilnehmer für ein neues ToDo Zuarbeit oder Unterstützung benötigt.

3. Kommunizieren

In der Regel sind Teamteilnehmer über die Arbeitswoche in mehrere Projekt- und Linienaufgaben eingebunden. Schnell geraten die Aufgaben aus dem Sichtbereich. Wiederhole daher die offenen Aufgaben am Ende der Sitzung und ergänze dabei fehlende Informationen.

Erinnere vor dem nächsten Treffen bzw. vor Ablauf der Terminfrist die verantwortlichen Personen an ihre ToDos. Filtere in der Liste auf den entsprechenden Namen und stelle die offenen ToDos per E-Mail oder Kalendertermin bereit. Zeitgemäße Aufgaben-Tools senden automatisch eine Erinnerungsnachricht.

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Beispiele

Aufgabenliste für Consulting LIFE

In der Geschäftswelt ist die Aufgabenliste ein verbreitetes Instrument der Arbeitsteilung. Und trotzdem kommt es in der Praxis oft zu kleinen aber folgenschweren Fehlern beim Verwalten der ToDo-Sammlung. Die Symptome:

ellenlange und ausufernd breite Aufgabensammlungen (z.B. 60 Zeilen und 12 Spalten)
unverständliche Aufgabenbeschreibungen (z.B. passive Schachtelsätze)
unklare Verantwortlichkeiten (z.B. ‚Herr Meier und Frau Schmidt‘)
unpräzise Terminangaben (z.B. ‚ASAP‘)
mehrere kursierende Listenversionen (z.B. lokal und online im Projektlaufwerk)

Komplexe Aufgabenlisten können überwältigend wirken und negativen Stress erzeugen. Auch bedeuten bereits kleine Nachlässigkeiten bei Struktur und Inhalt der Liste Mehraufwand für Alle. Unterschätze das Werkzeug und seine stetige Pflege nicht.

Beispielhafte Aufgabenliste für das Blogprojekt Consulting LIFE

Die Abbildung zeigt beispielhaft eine mögliche Aufgabenliste, erstellt mit Microsoft Excel. Per Filterfunktionen lässt sich durch ein paar Klicks alle Aufgaben mit einer spezifischen Kategorie, Termin, Verantwortlichen und/oder Status auswählen.

Vor- & Nachteile

Pro

Die Stärke einer Aufgabenliste liegt in ihrer raschen und einfachen Erstellung gepaart mit einem flexiblen Einsatz. Eine Office Software und wenige Minuten reichen, schon steht die Erstfassung der Liste.
Keine Aufgabe, die ein Team näher zum Ziel bringt, wird übersehen oder vergessen. Alle ToDos liegen zentral an einem Ort. Jeder Beteiligte im Team wird erinnert: Wer macht was bis wann.
Die feste Struktur der Liste zwingt die Aufgaben einheitlich zu definieren und mit den Verantwortlichen abzustimmen.
Aufgeschriebenen Aufgaben sorgen für Verbindlichkeit. Bei der Verteilung und Bewertung der offenen Punkte entsteht Gruppenzwang, da keiner sein Gesicht verlieren möchte. Das spornt an, die Dinge zu erledigen und von der Liste zu bekommen.
Das Abhaken einer erledigten Aufgabe motiviert. Aufgaben visuell zu erledigen erzeugt ein Gefühl des Fortschritts und der Wirksamkeit

Contra

Speziell bei großen verteilten Projekten neigt eine Aufgabenliste rasch dazu, unübersichtlich zu werden. Schnell sind weitere Spalten mit vermeidlich wichtigen Zusatzinfos ergänzt bzw. schlummern wochenlang pausierte Aufgaben tief unten in der Liste. Abhilfe schafft das Ausblenden von eliminierten und erledigten Aufgaben sowie eine regelmäßige ToDo-Inventur.
Auch zeigt eine Aufgabenliste nicht, welche Themen wer aktiv vorantreibt oder wo ein Engpass entsteht. Besser geeignet sind das Kanban Board oder Pulse Board.
Die Zusammenhänge zwischen den Aufgaben (‚abhängig von‘, ‚Teilaufgabe von‘, ‚kann parallel erledigt werden zu‘, ’sollte ab 18. Oktober in Angriff genommen werden‘ etc.) sind erst nach Lektüre der Beschreibungstexte klar. Projektpläne und Roadmaps geben einen besseren Überblick.

Praxistipps

Tipp 1 – Zentral und einfach erreichbar ablegen

Stelle die Aufgabenliste zentral und für jeden einsehbar bereit. Mit wenigen Schritten, Handgriffen bzw. Mausklicks kann sich jeder Teamteilnehmer in Erinnerung rufen, was er/sie bis wann zu tun hat.

Überführe zudem alle neu entstehenden Aufgaben aus Besprechungsprotokollen, Arbeitsunterlagen sowie E-Mailkommunikation zentral in die Liste. Alle ToDos stehen an einer einzigen Stelle. Es gibt genau eine Aufgabenliste in exakt einer Version. Keine Doppel-Pflege in unterschiedlichen Sammlungen an unterschiedlichen Orten.

Tipp 2 – ToDos präzise formulieren

Nützlich für die Formulierung eines Aufgabentextes ist das PIDEWaWa-Prinzip. Das Akronym steht für:

Positiv – konstruktiv, aktiv und freundlich
Ist-Zustand – im Präsens
Detailliert – konkret, messbar
Erreichbar – machbar
Wann – maximale Umsetzungsdauer bzw. Terminfrist (wichtig bei Perfektionisten)
Warum – Nutzen und Gründe für Aufgabenerledigung

Alternativ verwendet Du bei dem Aufgabenschreiben die 6-W Fragetechnik. Wie bei Checklisten erleichtern verständliche Texte die Delegation einer Aufgabe. Auch erinnern sich die Teilnehmer nach Tagen viel besser, um was es bei einem offenen ToDo handelt.

Vermeide unspezifische Verben wie ‚Klären‘, ‚Abstimmen‘, ‚Analysieren‘ oder ‚Untersuchen‘. Es geht um Ergebnisse und Ziel-Stände, nicht um Tätigkeiten.

Tipp 3 – Bei Aufgaben hart & bei Menschen tolerant sein

Verfolge beim Abgleich der Aufgaben das SoPHoP-Prinzip: Soft on People & Hard on Points.

Bei den ToDo-Punkten und ihren Inhalten und Fristen bist Du hart.
Bei der Interaktion mit den Verantwortlichen agierst Du dagegen sanft.

Dir geht es in der Nachverfolgung offener Aufgaben um die Sache. Du möchtest keinen in die Pfanne hauen.

Tipp 4 – Regelmäßige Inventuren durchführen

Führe als Verantwortlicher einer Aufgabenliste wöchentlich eine Inventur durch. Gut geeignet ist der Tag vor dem Regeltermin. Auch wenn es keinen Statuswechsel für ein ToDo gibt, sind meist neue Fakten hinzugekommen bzw. haben sich Annahmen präzisiert. Ergänze diese Infos direkt an der Aufgabe. Weise damit gleichzeitig Deinen Mehrwert für die Listenaktualisierung nach.

Rege an, unerledigte Aufgaben mit einer niedrigen Nummer zu hinterfragen.

Warum kommt die Aufgabe seit längerer Zeit nicht voran?
Handelt es sich um einen Listenhüter, der aussortiert werden sollte?
Was fehlt für die Überführung des ToDos von ‚fast fertig‘ auf ‚fertig‘?

Eliminiere verwaiste Aufgaben in Absprache mit dem Verantwortlichen. Auch diese Listenhüter binden im Meeting wertvolle Zeit und Aufmerksamkeit und sorgen für überflüssige Diskussionen.

Entferne zur Routine gewordene Aufgaben von der Liste, da sie diese nur unnötig aufblähen. Regeltätigkeiten wie Datenbereinigung oder E-Mailbeantwortung gehören in eine Prozessbeschreibung oder Rollendefinition.

Hinterfrage Tätigkeiten auf einer endlos langen Zielgraden. Erfahrungsgemäß fällt für ‚Fast-Fertig-Tasks‘ immer noch mehr Arbeit an als vermutet. Das Anwachsen der Aufgabenzahl im Zustand ‚in Arbeit‘ ist ebenfalls ein Alarmsignal. Gehe

Tipp 5 – Immer einen Verantwortlichen fixieren

Notiere als Verantwortlichen einer Aufgabe nur solche Personen, die bei deren Verteilung anwesend sind und die Übernahme des Jobs aktiv bestätigen. Fehlt ein Teilnehmer, gehört die Aufgabe jedoch klar in seinen Arbeitsbereich, dann solltest Du diesen als Verantwortlicher samt gewünschter Frist notieren und beide Felder mit einem Fragezeichen versehen. Ein ‚?‘ signalisiert die Vorläufigkeit beider Angaben an.

Auch die Aufgabenliste selbst benötigt einen Verantwortlichen. Dieser kümmert sich um Aktualität, Konsistenz und Verfügbarkeit des Organisationshilfsmittels. Geeignete Rollen im Projekt sind das Projekt Office, der Projektleiter bzw. seine Unterstützung oder ein Vollzeit-Projektteilnehmer. Der Verantwortlicher verliest im Termin die Liste und bringt diese nach Abstimmung mit den Teilnehmern auf den aktuellen Stand.

Tipp 6 – Liste nur für Aufgaben einsetzen

Ausgearbeitete Ergebnisse, gefällte (Entwurfs-)Entscheidungen, wichtige Randbedingungen, abgestimmte Terminpläne, aufkommende Risiken, aufgetauchte Probleme etc. gehören nicht in die Aufgabenliste, sondern in die auszuarbeitenden Konzepte. Die Liste ist ein Aufgabendokument und keine Sammlung von inhaltlichen bzw. organisatorischen Zwischenresultaten.

Alle Fakten, die eine Aufgabe präzisieren und/oder näher erklären, hältst Du im Beschreibungstext fest. Alternativ verweist Du im ToDo auf weiterführende Dokumente bzw. setzt Links auf entsprechende Web-Ressourcen.

Tipp 7 – Unternehmensvorlage und Einsatz erfragen

Fast jedes Kundenunternehmen verwendet eine Vorlage oder ein IT-System für das Nachhalten von Aufgaben. Mache Dich zu Projektbeginn kundig und nutze die intern gesetzte und vertraute ToDo-Schablone.

Das Thema Aufgabenliste ist eine Kulturfrage. So habe ich Projekte erlebt, wo gar keine Listen existierte. Kommuniziert wurde ausschließlich per Zuruf oder E-Mail. Bei anderen Vorhaben existierte eine streng umhegte Gesamtliste, die in den Teilprojekten akribisch zu Einzellisten aufgegliedert wurde. Erfrage die Anforderungen an die Liste und deren Einsatz bzgl. Detailtiefe, Aktualität und Verbreitung.

Tipp 8 – Bedenken und Eindrücke abfragen

Habt Ihr die Aufgabenliste durchgearbeitet und im Meeting verbleibt noch etwas Zeit, empfiehlt es sich, kurz Inne zu halten und per Blitzlicht um Kommentare zu bitten. Nach Besprechung aller Aufgaben:

Was sind positive Eindrücke?
Was negative Eindrücke?
Wo gibt es Bedenken?

Regelmäßig werden auf diese Weise Risiken erkannt, zusätzliche Aufgaben aufgespürt sowie bestehende Aufgaben mit neuen Erkenntnissen angereichert.

Tipp 9 – ToDos in Kalender übertragen

Übertrage alle von Dir verantworteten Aufgaben aus der Liste in Deinen Kalender. Räume dazu jeder Aufgabe bis zum Ablauf ihrer Frist mindestens eine Zeitscheibe von 30 bis 120 Minuten ein. Kleine Aufgaben – beispielsweise Zeiterfassung, Reisekostenabrechnung oder Rechnungsstellung – fasst Du zu Aufgabenblöcken zusammen.

Der Vorteil: Mit Annahme einer Aufgabe wird sofort Erledigungszeit reserviert. Zudem stehen die in verschiedenen ToDo-Listen verteilten Aufgaben in Deinem Kalender zentral an einer Stelle.

Tipp 10 – Zukunfts-ToDos in Themenspeicher schieben

In jeder Aufgabenliste stehen ToDos, die seit mehreren Wochen unverändert vor sich hin stauben. Ursprünglich als sinnvolle Aufgabe geplant, ist der Zweck über die Zeit verlorengegangen. Das Problem: Keiner möchte sich von den Platzhaltern trennen, obwohl sie jede Sitzung erneut andiskutiert werden und den Teilnehmern damit Zeit kosten.

Die Lösung ist ein Themenspeicher. Verschiebe sinnvolle Zukunftsaufgaben in diesen Ideenparkplatz. So bleiben die ToDos erhalten, belasten jedoch nicht die Aufgabenliste.

Tipp 11 – Auf Prioritäten bewusst verzichten

Beim ersten Impuls erscheint eine zusätzliche Spalte ‚Priorität‘ sinnvoll. Jedem ist sofort klar: Diese Aufgabe geniest Vorrang vor anderen ToDos, da sie dringend und wichtig ist. Ein fokussiertes Abarbeiten der Aufgabenliste steht damit eigentlich nichts mehr im weg. Eigentlich. Das Problem mit Prioritäten für Aufgaben ist die Vergabe.

Nach welchen Kriterien werden Prioritäten vergeben?
Welche Person entscheidet über eine Priorität?
Auf welche Weise erfolgt eine Neuvergabe der Prioritäten, falls weitere Aufgaben hinzukommen?

Spare Dir die Prioritäten aus. Nutze stattdessen die Angabe zu den Aufgabenfristen.

Tipp 12 – Liste klein und handhabbar halten

Je ausgefeilter eine Aufgabenliste, desto aufwendiger ihre Pflege und Nutzung.

In meiner Laufbahn habe ich die seltsamsten Aufgabenlisten gesehen. Komplexe Vertreter besaßen mehr als 30 Spalten. Bei anderen wusste keiner der Teilnehmer mehr, welches konkrete Ergebnis für eine bestimmte Aufgabe von dem jeweiligen Verantwortlichen erwartet wurde.

Die Arbeit mit solchen Monsterlisten gleicht einer Wissenschaft. Viel Zeit und Kopfarbeit fließen in die Interpretation und Aktualisierung. Zeit, die für die Erledigung der Aufgaben fehlt. Wie ein Damoklesschwert hängt die Aufgabenliste über den Teilnehmer, jede Woche wird sie länger, komplizierter und undurchsichtiger. Schrittweise sinkt die Motivation sich mit der Liste zu befassen.

Halte als Verantwortlicher die Aufgabenliste schmal und übersichtlich. Bei Bedarf legst Du mit dem Team eine Aufgaben-Power-Sitzung von zwei Stunden ein und trimmst Struktur und Inhalt der Liste auf ein handhabbares Maß.

Nimm neue Aufgaben nur in die Liste auf, falls diese sich nicht in 3 oder weniger Minuten abarbeiten lassen. Die Erfassung dieser Kurztätigkeiten benötigt mehr Zeit als die tatsächliche Erledigung.

Tooltipp

Je mehr insb. räumlich verteilte Personen eine Aufgabenliste nutzen, desto sinnvoller wird der Einsatz von spezifischer Aufgabenlisten-Software.

Für eine gute Aufgaben-Tools gilt: Weniger ist mehr. Jeder der Teilnehmer sollte schnell und direkt Zugriff auf die verantworteten ToDos besitzen. Nicht das ausgefeilteste Tool mit den verrücktesten Funktionen gewinnt, sondern das, was in der Praxis wenig Zeit frisst.

Zur einfach und schnellen Realisierung einer Aufgabenliste eignet sich eine verbreitete Tabellenkalkulation wie zum Beispiel Microsoft Excel. Speziell die Filterfunktion der Aufgaben – zum Beispiel nach Kategorie, Terminfrist oder Status – sowie die Suchfunktion und Historienfunktion des Office Tools ist sehr mächtig. Lege die Listen-Datei zentral auf einem internen Cloud-Speicher oder Netzlaufwerk ab und Verteile den Link an die Beitragenden.

Am Softwaremarkt gibt es gute Tools, die sowohl per Smartphone als auch PC von Überall aus den Zugriff auf die eigenen Aufgaben erlauben. Nutze die Tools Deines Auftraggebers bzw. schlage eine einfache Handhabung vor.

Ursprung

Die Aufgabenliste ist ein Basiswerkzeug in der strukturierten, nachvollziehbaren und arbeitsteiligen Umsetzung von Projekten. Ein einzelner Erfinder oder Entwickler ist mir nicht bekannt.