Anfrage ablehnen – wie Du als Berater professionell Projektvorschläge ausschlägst

Du stehst im Projekt unter Volldampf. 100 Prozent Auslastung. 100 Prozent Einkommen. 0 Prozent Zeit. Und die Beratungsanfragen reißen nicht ab. Neu- und Bestandskunden – plötzlich will jeder mit Dir Geschäfte machen. Du könntest jetzt kurz und unberührt die Anfrage ablehnen und den Kunden damit möglicherweise für immer vergraulen. Oder die Gunst der Stunde nutzen und Zukunftsaufträge an Land ziehen.

Beratungsprojekt nicht leistbar – Gründe eine Bitte auszuschlagen

Egal ob Bestandskunde, Neukunde, Partnerkontakt oder Consulting Plattform – nicht jede Beratungsanfrage solltest Du annehmen. Die Gründe einen an Dich gerichteten Kundenbedarf auszuschlagen sind vielfältig:

• Du bist bereits unter Volllast in einem laufenden Kundenvorhaben. Bei jedem zusätzlichen Engagement bräuchtest Du eine Klone-Maschine.
• Der Projektvorschlag klingt nicht wirklich spannend. Auch der Einsatzort und das Projektteam reisen Dich nicht vom Hocker. Ganz zu schweigen vom Tagessatz. Auf einer Skala von 1 (immer ablehnen) bis 10 (immer annehmen) rangiert der Gesuch unter 7.
• Du hast Schlechtes vom Kundenunternehmen und seiner Kultur gehört. Auch bei Kollegen steht die Firma auf einer schwarzen Liste. Arbeitszeit ist immer auch Lebenszeit. Und die soll überwiegend positiv ausfallen.
• Kundenbeziehung stimmt. Honorar und Termine auch. Kultur sowieso. Aber irgendwie bist Du nicht der richtige Consultant für diesen Job. Ganz klar – hier müssen andere Experten ran.
• Das Auftragsvolumen passt vorne und hinten nicht. Das Beratungsmandat ist entweder zu gering oder es übersteigt um Längen die Kapazität Deiner Firma.
• Tatsächlich ist der vermeintliche Kunde nicht an einer Zusammenarbeit mit Dir interessiert. Er benötigt einzig und allein Dein Wettbewerbsangebot für den Einkauf.
• Nach einer langen Beratungsphase willst Du kürzer treten und Kräfte sammeln. Du benötigst Erholungsurlaub, mindestens 3 Wochen am Stück.

Ob strategisch, taktisch oder operativ – manchmal existieren Beweggründe, in denen Du eine Beratungsanfrage einfach absagen musst.

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Anfrage ablehnen – Nutzen stiften und für Folgeaufträge offen bleiben

Trotzdem kannst Du mit Deiner Ablehnung einen Nutzen stiften. Und damit…

• dem anfragenden Kunden weiterhelfen und Dich für zukünftige Aufträge empfehlen,
• Dein Kontaktnetzwerk stärken und Dich für Projektanfragen in Erinnerung rufen
• zusätzliche Datenpunkte über Beratungsbedarfe am Markt sammeln.

Daher: Statt eine Projektanfrage einfach zu ignorieren oder mit einer Standard-E-Mail abzusagen, gehst Du die DAB-Ersthelferkette durch. DAB, das steht für drei Schritte:

 Schritt 1: Danken

Danke dem interessierten Kunden für seinen Zusammenarbeitsgesuch. Seine Anfrage zeugt von Vertrauen in Deine Person und der Überzeugung von Deinem Wertangebot.

• „Danke, dass Sie sich mit dem Projekt an uns wenden.“
• „Herzlichen Dank für Ihre Anfrage zum Beratungsthema XY.“

Bestätige zudem den Sinn und Zweck des Vorhabens und bekräftige den Nutzen für das Unternehmen und die Kundenperson.

Schritt 2: Absagen

Sage dem Kunden ab, falls möglich unverzüglich und persönlich. Begründe Deine Ablehnung mit bereits laufenden Engagements. Ein selten verfügbarer Berater, ist ein wertvoller Berater. Eine Absage aufgrund der hohen Nachfrage nach Deiner Beratungsleistung unterstreicht Deinen Wert.

Alternativ hebst Du Deine Spezialisierung hervor und empfiehlst für das Vorhaben alternative Kompetenzen. Ehrlichkeit zahlt positiv auf die Kundenbeziehung ein. Klienten schätzen, falls ein Experte ihnen die Beauftragung eines alternativen Spezialisten rät.

• „Wir haben Ihre Anfrage geprüft. Vor dem Hintergrund aktueller Consulting Engagements können wir Ihnen derzeit kein Beratungsangebot machen.“
• „Mit meiner Spezialisierung auf XY habe ich mir Ihren Sachverhalt genauer angesehen. Tatsächlich sehe ich für eine Lösung andere Kompetenzen als solche, die ich mitbringe.“ 

Nutze diplomatische Worte. Vermeide Begriffe wie ‚leider‘, ‚aber‘ und ‚bedauern‘, den Konjunktiv sowie eine ‚Wir‘-Bezogenheit. Werbe vielmehr um Verständnis.

Schritt 3: Brücken bauen

Baue dem abgesagten Kunden Brücken. Diese kosten Dich kurzfristig etwas Zeit und Energie, helfen jedoch mittelfristig dem Kunden und Deinem Netzwerk bzw. langfristig Dir. Es greift das Prinzip der Reziprozität. Du investierst in Kunden und Consulting Partner, erhältst dafür später wieder zurück.

Baue auf die 5V-Brückenformel.

• Verschieben: Schlage dem Interessenten einen verzögerten Start des gemeinsamen Engagements zu. Zu einem späteren Zeitpunkt stehst Du bereit. 100 Prozent fokussiert.
• Verkleinern: Biete einen Kick-Off Termin für das Aufgleisen des Projektes an. Falls zeitlich möglich, sagst Du einer intensiven Strukturierungswoche zu.
• Verweisen: Verweise den Kunden auf thematisch passende Fachbücher, Studien und Online Artikel. Die Publikationen sollten einfach zugänglich und extrem nützlich sein.
• Verhelfen: Erkundige Dich beim Kunden, ob Du sein Gesuch an handverlesene Experten aus Deinem persönlichen Netzwerk weiterleiten kannst. Generiere ein Win-Win-Win.
• Vermitteln: Leite nach Absprache mit dem Kunden das Gesuch an eine Consulting Plattform weiter. Für vermittelte Aufträge zahlen diese Dir eine Provision.

Es gilt: Minimale Intervention, maximaler Mehrwert. Obwohl Du die Anfrage ablehnst, erhalten Kunden bei Dir Hilfe. Du bist keine Sackgasse, sondern ein Ersthelfer. Auch zukünftige lohnen sich Anfragen bei Dir.

Unehrliche Anfrage – ein unfaires Gesuch taktisch absagen

Dich beschleicht das Gefühl der potentielle Kunde interessiert sich nicht an einer Zusammenarbeit, benötigt jedoch Dein Angebot für die internen Beschaffungsprozesse?

Vertröste den Interessenten mit Deinem Angebot und sage kurz vor Abgabefrist mit knappen Worten ab. Dieser – zugegeben etwas unfaire Schachzug – führt beim Kunden zu hektischen Aktivitäten, benötigt dieser nun kurzfristig eine weitere vergleichbare Offerte für die bevorstehende Auswahlphase.

Versteh mich bitte nicht falsch. In Absprache mit dem Kunden ist es dann und wann sinnvoll ein Gefälligkeitsangebot abzugeben, wissend, dass Du das beschriebene Projekt nie gewinnen, im Gegenzug für Deine Mühe jedoch ein Folgeengagement erhalten wirst. Sage Angebote dann unfair ab, wenn Du das Gefühl hast ein Interessent benötigt Dich ausschließlich für die Befriedung der organisationsinternen Vorgaben.

Lesetipps – der Bitte um ein Angebot nicht nachkommen

Das Anfragevolumen übersteigt die Kapazität Deiner Beratung? Kurzfristige Antwort ist die Auftragsabsage. Mittelfristig kannst Du die Preise erhöhen oder die Firmenbelegschaft aufstocken. Für alle drei Strategien gibt es empfehlenswerten Lesestoff.

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Fazit – jetzt helfen und später profitieren

Glückwunsch. Als Unternehmensberater bist Du gefragt und kannst Dich momentan vor Projektanfragen nicht retten. Statt diese wortkarg auszuschlagen und Kunden dauerhaft zu verprellen, leistest Du wertvolle Ersthilfe. Interessiert. Offen. Optimistisch. Dein Motto:

„Gebe in der Zeit, dann hast Du in der Not.“

Die DAB-Ersthelferkette und 5V-Brückenformel unterstützen Dich gleichzeitig die Anfrage abzulehnen und die Tür zum Kunden weiterhin weit offen zu halten.